小企業(yè)“穿”上大軟件

小企業(yè)“穿”上大軟件作者：楊華中國企業(yè)信息化具有推廣價值的50個案例(3)“在祖國大陸市場開店后不久，一種失控的恐懼感就一直彌漫在我的心頭，隨著連鎖店越開越多，這種恐懼也越來越強(qiáng)烈”，談起這些年走過的心路歷程，寶島眼鏡執(zhí)行董事王智民仍然心有余悸。寶島眼鏡選擇了ERP,而且是SAP的R/3系統(tǒng)。經(jīng)慎重考慮，本報“經(jīng)典”欄目決定將寶島眼鏡案例選入“中國企業(yè)信息化具有推廣價值的50個案例”，以對其勇氣與決心表示敬意。案例故事“寶島”需要ERP嗎？寶島眼鏡是一家來自我國臺灣省的眼鏡零售企業(yè)，1997年3月正式進(jìn)入祖國大陸市場，目前已在各地?fù)碛?0多家連鎖店。雖然僅是臺灣總公司連鎖店規(guī)模的1/6，但王智民的失控感卻越來越強(qiáng)烈?！按箨憣嵲谑翘罅?，很多店分散在各個城市內(nèi)，我很難了解他們的運(yùn)營情況。另外，由于地域廣闊，造成了消費習(xí)慣的炯異，給公司的采購等運(yùn)作也提出了挑戰(zhàn)。盡管我們在臺灣有300多家店，但開車趕到現(xiàn)場解決問題，最遠(yuǎn)也只需要5個小時的車程，而這在大陸顯然是不可想象的?！睗u漸地，解決的辦法已經(jīng)在王智民的腦海中盤旋。他想起了在悉尼大學(xué)讀MBA時，對眾多大公司IT戰(zhàn)略進(jìn)行的研究；更重要的是，作為寶島眼鏡董事長的兒子，他目睹了1996年，寶島之所以有能力收購臺灣的另一家眼鏡公司，IT系統(tǒng)的應(yīng)用在其中起到了重要作用。2001年年初，王智民的失控感達(dá)到了頂峰，他常常覺得自己的“經(jīng)絡(luò)、血液被堵塞了，人好像變成瞎子、聾子，沒感覺了”，決策的兩大障礙更是讓王智民困惑不已。一是決策信息的滯后以及決策信息來源的不準(zhǔn)確；二是快速周轉(zhuǎn)商品的問題。“我到店里的時候，問銷售人員某種產(chǎn)品賣得如何？經(jīng)常得不到確定的答案，幾乎沒有人能用準(zhǔn)確數(shù)據(jù)告訴我某款產(chǎn)品的銷售及庫存情況。另外，由于當(dāng)時各個店之間的數(shù)據(jù)不能共享，給互相調(diào)貨造成了困難！有時南方賣得脫銷，但北方卻庫存積壓嚴(yán)重……”“一定要通過上ERP來解決這些問題！”王智民越來越清晰地感覺到這個想法必須要實現(xiàn)，否則，不但自己心中的夢想——“到2010年之前在大陸建立3000家連鎖店”難以順利實現(xiàn)，而且目前這些店能否健康發(fā)展也將成為問題！購買成熟軟件當(dāng)王智民與SAP的銷售代表在廈門第一次會面時，雙方相見甚歡。由此，王智民很自然地想到了五年前，當(dāng)他從澳大利亞學(xué)成回到臺灣后，也曾想過要在寶島眼鏡的臺灣總公司上SAP的ERP系統(tǒng)，但那時SAP將主要客戶鎖定在年營業(yè)收入25億元以上的企業(yè)！寶島眼鏡與SAP第一次失之交臂。后來成為寶島眼鏡咨詢方的高維信誠公司的項目工程師回憶說：“當(dāng)時，SAP最看重的是寶島眼鏡的擴(kuò)張速度，而ERP在其中將起到關(guān)鍵的作用?！逼鋵?，此時上ERP是不是一個適宜的時機(jī)？王智民也拿不定主意，他前前后后考慮了3、4個月的時間：到底是現(xiàn)在有30多家連鎖店的時候上，還是等規(guī)模擴(kuò)大了以后再上？經(jīng)過與公司董事會溝通，王智民的思路也逐漸清晰：店數(shù)越少，上線的速度就越快，上線的成本也就越低;相反地，店數(shù)越多，上線的速度就越慢，上線的成本也就越高。當(dāng)然，店數(shù)少，企業(yè)規(guī)模小，ERP軟件中的很多工具都用不上，但只要把最核心的部分做好，周邊的很多“工具”都可以放在那里，等規(guī)模大了，時機(jī)成熟了，用的時候只需啟動即可。決定上ERP后，剩下的用王智民的話說就是“選哪條道路的問題”。擺在眼前的有兩條路,一是自己開發(fā)，這條路的優(yōu)點是價格便宜，大約需要120萬?150萬元人民幣，僅僅是購買ERP系統(tǒng)的1/3,由于歷史等原因，目前寶島在臺灣的公司采用的就是這種方法另外一條路是購買一個成熟的產(chǎn)品。王智民的內(nèi)心顯然開始向第二條路傾斜，他說：“表面上看，雖然第一條路節(jié)省經(jīng)費，但自己開發(fā)出的系統(tǒng)能用幾年呢？能否兼容隨后要上的CRM、SCM等系統(tǒng)？新舊之間會不會產(chǎn)王智民幾乎一開始就選擇了SAP,“我也了解了一些其他國外品牌的ERP產(chǎn)品，從契合我們公司的實際業(yè)務(wù)來看，我認(rèn)為SAP需要修改的部分最少！”誰適應(yīng)誰？事情進(jìn)展得很順利，很快寶島與SAP就到了“談婚論嫁”的階段，但原本雙方都忽略的一個問題出現(xiàn)了：由于眼鏡業(yè)的特殊性，SAP零售版本的前端系統(tǒng)不能完全滿足寶島的需要——王智民希望能專門為寶島開發(fā)一套零售平臺系統(tǒng)。咨詢方高維信誠的出現(xiàn)使這件事情有了轉(zhuǎn)機(jī)，這家公司能在6家候選咨詢公司中脫穎而出靠的就是手中的“殺手锏”一一為寶島開發(fā)一套零售平臺系統(tǒng)，與SAP的財務(wù)、物料、銷售三大模塊無縫連接。據(jù)透露，這是國內(nèi)第一套基于SAP的零售系統(tǒng)解決方案。雙方在2001年9月正式開始了合作，據(jù)王智民透露：雙方選擇的方式是拿廈門總部的5家連鎖店做“試驗田”，看反映，然后再做調(diào)試，從而降低實施風(fēng)險和投入成本。調(diào)試后的系統(tǒng)將呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的流程，為其在全國范圍內(nèi)推廣降低了難度。至于一期工程，王智民喊出的口號是：“三個月內(nèi)上線！”盡管雙方都認(rèn)為已有充分的思想準(zhǔn)備，但在企業(yè)與方案之間磨合的問題上，還是出現(xiàn)了始料未及的情況。就在記者到訪的前幾天，寶島眼鏡對已經(jīng)上線了近兩個月的ERP系統(tǒng)做了一次修改，取消了對產(chǎn)品序列號的管理，代之以ERP系統(tǒng)中原有對產(chǎn)品的管理方式。“而在這之前，保留對產(chǎn)品進(jìn)行序列號管理的方式，是寶島眼鏡對我們提出的要求！”寶島眼鏡的咨詢方高維信誠公司項目工程師解仁軍回憶說：“所謂序列號管理就是指對每一種類下的每一個產(chǎn)品進(jìn)行編號管理，而現(xiàn)在的產(chǎn)品管理辦法為統(tǒng)計產(chǎn)品的種類，每個種類下面則以產(chǎn)品的量來計算。在系統(tǒng)上線之前，這兩種管理方式曾是爭論的焦點，寶島方面堅持認(rèn)為序列號管理是寶島眼鏡20多年來產(chǎn)品管理的特色，要求保留?！庇谑?，高維信誠方面保留了序列號的管理，但系統(tǒng)運(yùn)行兩個多月后，寶島方面主動提出了恢復(fù)系統(tǒng)原有的管理辦法，理由是：序列號管理效率太低了！最終拍板改回來的是王智民，他說：“序列號管理曾是寶島眼鏡產(chǎn)品管理的特色，SAP系統(tǒng)中有序列號管理的部分，但它更適合周轉(zhuǎn)率低的商品，對眼鏡這樣周轉(zhuǎn)率高的商品，顯然造成了人力以及時間上的浪費，不利于信息的及時反饋。而如今改回來之后，原本需要10個小時才能完成的工作，現(xiàn)在只需要4個小時就可以完成了！”據(jù)介紹，像這樣雙方磨合的問題，寶島實施ERP的過程中還遇到了不少。對此，王智民有自己的看法，他說：“實際上，是企業(yè)適應(yīng)方案，還是方案適應(yīng)企業(yè)，是每一家實施ERP的企業(yè)都要遇到的，寶島之所以每次都‘化險為夷'，主要是兩個層面的問題，一是寶島企業(yè)的很多業(yè)務(wù)，基本上沒有超出SAP流程所涵蓋的范圍；另一方面也得益于寶島一直堅持的一個原則：在不影響效率和核心業(yè)務(wù)的前提下，企業(yè)應(yīng)該盡量去適應(yīng)產(chǎn)品。否則，雖然企業(yè)實施ERP的難度減少了，但對于企業(yè)拉升管理水平是不利的，另外，今后企業(yè)系統(tǒng)的升級也會成問題！”小有小的好處“我想我是瘋了，3個月內(nèi)上線，這是根本不可能的事！”王智民頓了頓說：“這或許就是中小企業(yè)的好處吧！”不能否認(rèn)，在寶島眼鏡這樣的私有企業(yè)中，老板有著絕對的權(quán)威，但他仍然感到了來自內(nèi)部的阻力。在整個項目中，寶島沒有設(shè)專門的人員，所有的參與者都是兼職的。員工們既要做自己原有的工作，還要加班加點整理數(shù)據(jù)。一遍不行，還要改第二遍、第三遍，員工們有抱怨是在所難免的。王智民認(rèn)為此時企業(yè)一把手的作用非常關(guān)鍵:一是一定要堅持下去；同時以身作責(zé)，為員工做表率，帶頭為系統(tǒng)的運(yùn)行成功而努力;二是還要有有效的獎懲措施，從而確保系統(tǒng)上線的成功?！斑@套項目計劃投入500萬?600萬兀，全部完成后將是800萬?1000萬元，我們是私企，投了這么多錢下去是要看到效益！”王智民斬釘截鐵地說。王智民認(rèn)為：“大部分中小企業(yè)的員工都很年輕，這也是非常有利的因素，以寶島為例，員工平均年齡只有24歲，接受電腦等新事務(wù)的能力比較強(qiáng)，肯學(xué)習(xí)，大大促進(jìn)了ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部的應(yīng)用?！钡缛魏问挛锒加袃擅嫘砸粯樱行∑髽I(yè)由于自身的特點和業(yè)務(wù)的局限，對ERP的利用率普遍不是很高，尤其是對SAP這樣的大型軟件來說，其利用率到底又有多少呢？王智民坦言，寶島目前僅用到了系統(tǒng)的20％?；ㄈ绱烁甙旱拇鷥r僅買來2成的應(yīng)用，著眼點當(dāng)然是企業(yè)未來的發(fā)展，但人們不禁要問：這樣的投資是不是最劃算？相信未來會給出更加清晰的答案。技術(shù)分析動因在實施ERP系統(tǒng)以前，寶島眼鏡除財務(wù)系統(tǒng)是一套通用的軟件外，單店的采購、銷售、庫存都是各部門自行開發(fā)的獨立系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)無法與財務(wù)系統(tǒng)集成，只能通過軟盤來回倒數(shù)據(jù)，使總部系統(tǒng)與各地單店系統(tǒng)之間形成了一個個“信息孤島”，給總部的決策帶來了困難。隨著寶島眼鏡在祖國大陸市場的發(fā)展，零售連鎖店越開越多，這些困難已經(jīng)嚴(yán)重阻礙了公司的快速擴(kuò)張，王智民深感“失控”?！笆Э亍钡木唧w表現(xiàn)是：由于總部及各個零售連鎖店使用的零售系統(tǒng)彼此獨立，造成了數(shù)據(jù)冗余，大量占用存儲設(shè)備，浪費企業(yè)資源;零售系統(tǒng)的信息共享、數(shù)據(jù)集成較差，總部及各連鎖店之間的信息流通以紙張、磁盤作業(yè)為主，流通環(huán)節(jié)多，時效性差，信息在流轉(zhuǎn)過程中被不斷地加工處理，造成了數(shù)據(jù)失真現(xiàn)像，不利于管理決策層對市場做出準(zhǔn)確的判斷;零售系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)的集成性較差，甚至使用另一種財務(wù)軟件，導(dǎo)致財務(wù)人員需要花費大量精力來整理前臺連鎖店與總部之間的各種應(yīng)收、應(yīng)付及總賬數(shù)據(jù)，給財務(wù)工作帶來不便；由于存在多個數(shù)據(jù)服務(wù)器，數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)維護(hù)、安全防范等方面需要較多的專業(yè)人員，造成一定的資源浪費。ERP系統(tǒng)寶島眼鏡的ERP系統(tǒng)包含兩大部分：即后端的ERP系統(tǒng)和基于ERP的零售系統(tǒng)。后端ERP采用的是SAP/R3系統(tǒng)，包含商品管理（MM）、銷售與分銷（SD）、管理會計（CO）、財務(wù)會計（FI）、決策分析（BW）五大功能模塊。商品管理（MM）商品管理主要包括兩部分，采購和庫存管理。采購為計劃提供重要的交貨情況和市場供應(yīng)情況，并且控制采購商品從采購申請到收貨、檢驗、入庫的詳細(xì)流程，當(dāng)貨物接收時，相關(guān)的采購單進(jìn)行自動檢查。通過對供應(yīng)商合同的管理和比較，對價格實行控制，以取得最佳的效益。對供應(yīng)商和采購部門的績效評估，可以協(xié)助采購部門確定采購環(huán)節(jié)中尚待完善的地方，同時在采購和應(yīng)付賬款、收貨和成本核算部門之間建立有意義的信息通信，以保證企業(yè)的某一環(huán)節(jié)所提供的信息能在其他所有相關(guān)的環(huán)節(jié)中反映出來。通過建立和維護(hù)采購訂單方式，來實現(xiàn)采購合同跟蹤，安排供應(yīng)商交貨進(jìn)度和評價采購活動績效等需求目標(biāo)。從而，提高采購活動的效率，降低采購成本。庫存管理系統(tǒng)負(fù)責(zé)現(xiàn)有庫存的管理，直到他們被消耗。其基本目標(biāo)就是要能幫助企業(yè)維護(hù)準(zhǔn)確的庫存數(shù)。它支持各種物品庫存狀況、庫存變化歷史以及發(fā)展趨勢的聯(lián)機(jī)查詢，并能從多層次查看庫存狀況。此外，該管理系統(tǒng)能提供基本的庫存分析報告，幫助評價庫存管理的績效。宗旨是實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化商品管理流程，縮短采購訂單執(zhí)行周期、提高訂單交貨及時性和準(zhǔn)確性,降低庫存，提高存貨的供應(yīng)水平，合理地評估供應(yīng)商，并為管理者提供物流及供應(yīng)鏈管理的相關(guān)信息。其中需要改進(jìn)的內(nèi)容包括：提高采購訂單交貨及時性和準(zhǔn)確性;持續(xù)減少應(yīng)付賬款;合理的供應(yīng)商評估；降低庫存;提高供應(yīng)服務(wù)質(zhì)量;及時、全面的庫存實時查詢;采購和庫存信息與財務(wù)的全面集成（商品管理業(yè)務(wù)流程如圖1所示）。銷售與分銷銷售與分銷管理可根據(jù)客戶需求創(chuàng)建、修改和跟蹤銷售訂單的執(zhí)行過程?？筛鶕?jù)不同訂單類型設(shè)計不同業(yè)務(wù)處理流程，包括實時庫存檢查、銷售開票。當(dāng)產(chǎn)品發(fā)貨完成或完成發(fā)貨準(zhǔn)備后，系統(tǒng)可自動生成增值稅或非增值稅發(fā)票，并隨產(chǎn)品發(fā)貨同步送交客戶。通過銷售信息系統(tǒng)可簡單地獲取相關(guān)客戶、銷售及服務(wù)信息。改進(jìn)內(nèi)容包括:提高訂單交貨完成率和準(zhǔn)確率;持續(xù)減少應(yīng)收賬款并降低應(yīng)收風(fēng)險；減少訂單流失率;避免錯誤開票（項目、數(shù)量、價格和折扣）;及時、全面地獲得需求信息；提高客戶服務(wù)水平;為銷售計劃的完成提供支持?；贓RP的零售系統(tǒng)其功能主要表現(xiàn)在以下幾點：建立零售連鎖店與總部之間的信息高速平臺，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的及時處理和集成。及時了解各個連鎖店的庫存和進(jìn)出庫數(shù)據(jù)，準(zhǔn)確了解各地的銷售與庫存情況，及時補(bǔ)貨，避免缺貨或者庫存積壓;對訂單信息的及時收集，有效地指導(dǎo)銷售預(yù)測和生產(chǎn)計劃;提供一套方便的電

子化業(yè)務(wù)操作工具，實現(xiàn)一體化的信息管理平臺;及時的顧客反應(yīng)和市場反應(yīng)速度，提高客戶服務(wù)水平。標(biāo)準(zhǔn)化零售連鎖店的日常工作，提高工作效率和銷售拓展能力。將寶島眼鏡的業(yè)務(wù)加以優(yōu)化整合，并通過IT技術(shù)加以固化，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)；基于知識管理概念，將產(chǎn)品特性、操作規(guī)范、銷售培訓(xùn)等知識不斷地提供給工作人員。MM-020采陽信息遠(yuǎn)錄維護(hù)物料管理流程MM-C3-1妥全庫存采約口單MM-070庫存報昵（廢〕采購訂單入庫訴程MM-050伺供應(yīng)商退離沛程UM-oaaMM-020采陽信息遠(yuǎn)錄維護(hù)物料管理流程MM-C3-1妥全庫存采約口單MM-070庫存報昵（廢〕采購訂單入庫訴程MM-050伺供應(yīng)商退離沛程UM-oaa庫話盤點流程MM-06OSM-&30圧滯輛自｛翫尸品，零訂）MM-O1C乘將音同営理流程通過終端業(yè)