檔案移交進館規(guī)范

檔案移交進館規(guī)范

課程內(nèi)容提要

一、到期檔案的相關(guān)概念二、到期檔案移交進館的法律依據(jù)三、到期檔案移交進館的必要性四、移交進館到期檔案的質(zhì)量規(guī)范五、到期檔案移交進館的相關(guān)手續(xù)一、到期檔案的相關(guān)概念

（一）檔案的定義和基本涵義

1、定義檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

2、基本涵義（1）檔案的形成主體是國家機構(gòu)、社會組織以及個人。（2）檔案來源于社會實踐活動。（3）檔案的基本形態(tài)是多種多樣的。（4）檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性。（二）檔案的種類1、檔案以內(nèi)容為標準可劃分為：

文書檔案，科技檔案（產(chǎn)品檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等），專門檔案（會計檔案、審計檔案、人事檔案、訴訟檔案、公證檔案、病歷檔案、教學檔案、婚姻登記檔案、移民檔案、商標檔案、書稿檔案、地名檔案等）2、按不同形態(tài)載體可劃分為：紙質(zhì)檔案、照片檔案、聲像檔案、電子檔案、實物檔案等（三）檔案價值

定義：檔案的價值是指檔案對國家、社會組織或個人的有用性。它是主體與客體之間的關(guān)系范疇。檔案價值作為一種關(guān)系，是主體需要和客體屬性的統(tǒng)一和結(jié)合。

檔案的價值形態(tài)：

1、按所起作用的性質(zhì)分：憑證價值、參考價值

例：某市檔案館近年來館藏知青檔案的大量提供利用為群眾延續(xù)計算工齡、增加退休工資提供了極大便利。2、按檔案產(chǎn)生作用的時間分：現(xiàn)實價值、長遠價值（歷史、政治價值）右圖：2005年4月29日，中國國民黨主席連戰(zhàn)在北京大學發(fā)表演講，并獲贈具有特殊意義的北京大學紀念品——其母親趙蘭坤女士76年前在燕京大學學習時的學籍檔案和照片。

（四）我國檔案事業(yè)體系統(tǒng)一領(lǐng)導分級管理中共中央國務院國家檔案局中央檔案館中央機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室中國第一歷史檔案館中國第二歷史檔案館專門、部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案館中央級單位直屬單位檔案室中共省委省人民政府省檔案局省檔案館省級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室專門、部門、企業(yè)事業(yè)單位檔案館省級單位直屬單位檔案室中共市委市人民政府市檔案局市檔案館市級機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位檔案室專門、部門、企事業(yè)單位檔案館市級各單位直屬單位檔案室中共縣委縣人民政府縣檔案局縣檔案館縣級機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案室（五）到期需移交檔案的定義和基本涵義1、定義到期需移交檔案是指在機關(guān)、團體、企事業(yè)單位檔案室（館）及各類專門、部門檔案館保管滿一定年限應向國家綜合檔案館移交的各種門類各種載體的檔案。2、基本涵義（1）到期檔案接收主體是各級國家綜合檔案館。（2）到期檔案移交對象涉及面廣。（3）到期需移交檔案應保管滿一定年限并符合綜合檔案館相關(guān)進館要求。（4）到期需移交檔案包含各種門類、各種載體。二、到期檔案移交進館的法律依據(jù)1、《中華人民共和國檔案法》（1987年9月5日通過）第三章第十一條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案?！?、《中華人民共和國檔案法實施辦法》（1999年5月5日經(jīng)國務院批準，以國家檔案局第5號令發(fā)布）第二章第九條規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)統(tǒng)一管理本單位的檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交檔案；監(jiān)督、指導所屬機構(gòu)的檔案工作。”3、國家檔案局第9號令《各級各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》（2011年11月11日通過）規(guī)定：各級各類檔案館收集同級黨政機關(guān)、人大、政協(xié)、審判和檢察機關(guān)、群眾團體、民主黨派、企事業(yè)單位及其他社會組織和個人應向綜合檔案館移交的各種門類各種載體形態(tài)的檔案。4、監(jiān)察部、人力資源和社會保障部、國家檔案局聯(lián)合頒布《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》（2013年3月1日起施行）

第四條

拒不按照國家規(guī)定向指定的國家檔案館移交檔案的，對有關(guān)責任人員，給予警告或者記過處分；情節(jié)較重的，給予記大過或者降級處分；情節(jié)嚴重的，給予撤職處分。

三、到期檔案移交進館的必要性（一）檔案室檔案保存條件的局限性1、很多檔案室檔案保管場所、設(shè)備有限，人員、經(jīng)費不足，隨著時間的推移，檔案數(shù)量越來越龐大，檔案室已無法達到檔案安全保管的“八防”要求。2、很多檔案室檔案信息化能力不夠，檔案查閱利用不便，不能很好地發(fā)揮檔案的應有價值。3、各單位保存的檔案是國家檔案資源不可分割的一部分，其最終歸屬是國家綜合檔案館。（二）綜合檔案館大批接收檔案進館的客觀條件成熟1、綜合檔案館新館建設(shè)近年來掀起熱潮，檔案庫房面積不斷擴大，檔案保管設(shè)施設(shè)備得以改善，功能布局更加合理，綜合檔案館檔案安全保管的能力進一步加強2、綜合檔案館近年來大力推進檔案資源建設(shè)的需要3、檔案資源的集中保管，方便提供利用，便利民生

綜合檔案館檔案密集架

檔案館回行走廊安全監(jiān)控設(shè)備自動報警系統(tǒng)

滅火器固定式EBM氣溶膠自動滅火裝置空調(diào)機四、移交進館到期檔案的質(zhì)量規(guī)范（一）組織保障1、檔案局（館）：加強檔案進館的業(yè)務指導，派發(fā)移交通知書，并上門指導，使到期檔案規(guī)范化進館。2、各移交單位：專（兼）職檔案管理員在單位分管領(lǐng)導的領(lǐng)導下，做好到期檔案移交進館的各項具體工作，確保檔案齊全、完整，整理規(guī)范，檢索工具齊備。

（二）檔案收集進館范圍

各單位根據(jù)國家檔案局第9號令編制本館《收集檔案范圍實施細則》下面以《某市檔案館收集檔案范圍實施細則》中檔案收集進館的范圍為例：第四條市檔案館依法接收中華人民共和國成立后某市下列組織機構(gòu)形成的檔案：1、中共某市委員會、中共某市紀律檢查委員會及其所屬各部門形成的檔案；2、某市人民代表大會及其常設(shè)機構(gòu)形成的檔案；3、某市人民政府及其所屬各部門和單位形成的檔案；4、某市政協(xié)及其常設(shè)機構(gòu)形成的檔案；5、某市人民法院、人民檢察院形成的檔案；6、某市總工會、共青團、婦聯(lián)、文聯(lián)、僑聯(lián)、殘聯(lián)、工商聯(lián)、科協(xié)等群團組織形成的檔案；7、某市開發(fā)區(qū)、新區(qū)、駐外辦事處形成的檔案；8、某市各民主黨派機關(guān)形成的檔案；9、屬于市委、市政府和上級主管部門雙重領(lǐng)導的單位形成的檔案；10、市屬具有代表性的企事業(yè)單位，破產(chǎn)改制國有企業(yè)和撤銷事業(yè)單位形成的檔案；11、以上機構(gòu)的下屬單位和臨時性機構(gòu)形成的檔案。第五條市檔案館依法接收中華人民共和國成立前某市行政區(qū)域內(nèi)下列組織機構(gòu)形成的檔案：1、某市行政區(qū)域內(nèi)各級中國共產(chǎn)黨組織、中國共產(chǎn)主義青年團組織、革命政權(quán)、地方人民武裝和革命群眾團體形成的革命歷史檔案；2、某市行政區(qū)域內(nèi)各個歷史時期舊政權(quán)機構(gòu)、黨派、社會組織、著名人物形成的檔案。第六條

除接收上述接收范圍的檔案外，市檔案館還依法收集其他對國家和社會具有保存價值的檔案：1、某市行政區(qū)域內(nèi)重大活動、重大事件所形成的檔案，涉及民生的專業(yè)檔案；2、某市行政區(qū)域內(nèi)市重點建設(shè)項目檔案；3、統(tǒng)計檔案；4、市屬部門檔案館保存的反映本部門及其直屬單位履行行政管理職能的檔案。第七條

市檔案館通過協(xié)商收集、接受捐贈、代存、購買等形式征集對國家和社會具有保存價值檔案：1、本行政區(qū)域內(nèi)社會組織、集體和民營企業(yè)、基層群眾自治組織、家庭和個人形成的對國家和社會有利用價值的檔案；2、反映某市經(jīng)濟、科技、文化、教育、衛(wèi)生、體育等領(lǐng)域突出成就或反映本市名優(yōu)特產(chǎn)品、工藝美術(shù)、名勝古跡、遺產(chǎn)保護等具有地方特色的檔案；3、某市籍貫或在某市行政區(qū)域工作過的黨政領(lǐng)導、社會知名人士及其他重要人物在社會活動中形成的檔案。第八條市檔案館收集上述單位形成的反映其主要職能活動和基本歷史面貌，保管期限為永久、長期和30年的各種門類、各種載體形態(tài)的檔案。第九條市檔案館在收集各單位檔案進館時，還同時收集有助于了解檔案內(nèi)容和立檔單位歷史面貌的、立檔單位編印的公開出版或內(nèi)部發(fā)行的各種資料。1、收集解放后各單位的資料包括：簡報、通訊、書籍、報刊、雜志、學報、畫報、手冊、地圖、年鑒、回憶錄、文件匯編和資料匯編、會議特刊、?？?、科技資料、成果匯編、產(chǎn)品目錄等。2、收集解放前編印的反映某市我黨、政、軍、群革命活動的革命歷史資料，舊政權(quán)某市級機關(guān)、企業(yè)的內(nèi)部刊物、資料匯編、報紙、雜志、年鑒、地方志以及族譜、家譜等。3、收集有助于管理和利用檔案所必需的專用設(shè)備。

（三）移交進館檔案種類

包括文書檔案、專業(yè)檔案、科技檔案、照片檔案、音像檔案、電子檔案、實物檔案等各種門類各種載體的檔案。（四）進館檔案質(zhì)量要求文書檔案1、相關(guān)法規(guī)文件1）參照國家檔案局第8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》制定本單位文件材料歸檔范圍和保管期限表2）按照歸檔文件整理規(guī)范（DB36／T380—2016）具體要求將到期需移交檔案進行規(guī)范化整理。2、立卷文書檔案整理規(guī)范1）立卷要求：保持全宗內(nèi)文件材料的齊全完整，要按照文件材料的自然形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。2）分類：一般采用年度—組織機構(gòu)或年度—問題的方法進行分類。3)立卷4）卷內(nèi)文件材料的排列5）案卷排列6）案卷的編目7）案卷封面項目8）案卷號9）卷內(nèi)文件目錄10）案卷各部分的排列格式11）案卷裝訂3、歸檔文件整理規(guī)范1）建立健全歸檔制度，確保歸檔文件收集齊全完整2）將歸檔文件按年度進行分類，一般采用年度—機構(gòu)—保管期限分類法3）對歸檔文件進行拆釘、修整、裝釘處理4）區(qū)分文件保管期限；5）蓋歸檔章；6）一般按文件形成時間排列編件號；7）用檔案管理軟件著錄、編制歸檔文件目錄8）按不同年度、不同期限、不同機構(gòu)裝盒?？萍紮n案國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事各項社會活動形成的，對國家、社會、本單位和個人具有保存價值的，應當歸檔保存的科技文件。按照《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822—2008進行規(guī)范化整理。產(chǎn)品檔案：以“型號”立卷科研檔案：以“課題”立卷基建檔案：以“單項工程”立卷設(shè)備檔案：以“型號”立卷組卷原則：

遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。組卷要求：1）案卷內(nèi)科技文件應齊全、完整、簽章手續(xù)完備。2）案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應符合檔案保護要求。專門檔案主要指會計、審計、訴訟、公證、藝術(shù)、教學、地名、標準、商標等專門業(yè)務活動中形成的具有特殊內(nèi)容和形式的檔案。按照國家檔案行政管理部門與國家主管部門聯(lián)合印發(fā)的專門檔案管理規(guī)范或部門自行制定的專門檔案管理規(guī)范進行整理。會計檔案：按照《會計檔案管理辦法》（2015年12月11公布施行）整理，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務報告和會計檔案保管和銷毀清冊。

公證檔案：《公證檔案管理辦法

》第三十五條規(guī)定：直轄市公證處列為永久保管的公證檔案，在本處保存二十年；其他公證處列為永久、長期保管的公證檔案，在本處保存十年，保存期滿后，連同案卷目錄（一式三份）和有關(guān)檢索工具、參考材料，一并向同級地方檔案館移交。對移交的檔案，一律填寫檔案移出登記簿。照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821—2002代替GB/T11821—19892002—12—04發(fā)布2003—05—01實施）進行規(guī)范化整理。照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分。電子檔案按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894—20022002—12—04發(fā)布2003—05—01實施）進行規(guī)范化整理。移交的電子檔案必須具備真實性、完整性、可靠性和可用性。重大建設(shè)項目檔案按照《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—20022002—11—09發(fā)布2003—04—01實施）進行規(guī)范化整理。五、到期檔案移交進館相關(guān)手續(xù)

（一）各類到期檔案移交進館時間以某市檔案館為