檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書

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檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書

目的1

為了進(jìn)一步提高南方電網(wǎng)公司系統(tǒng)各單位檔案管理水平，根據(jù)國(guó)家檔案工作的規(guī)定和有關(guān)要求，結(jié)合南方電網(wǎng)公司檔案管理的實(shí)踐，明確檔案基礎(chǔ)管理工作的有關(guān)要求及做法．指導(dǎo)公司系統(tǒng)各單位的檔案工作。

適用范圍2

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書

引用標(biāo)準(zhǔn)3

中華人民共和國(guó)檔案法(1987年9月5日第六屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十二次會(huì)議通過(guò)，根據(jù)1996年7月5日第八屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二十次會(huì)議《關(guān)于修改<中華人民共和國(guó)檔案法>的決定》修正)

中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施辦法(1990年10月24日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，1990年11月19日國(guó)家檔案局第1號(hào)令發(fā)布；1999年5月5日國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)修訂，1999年6月7日國(guó)家檔案局第5號(hào)令重新發(fā)布)

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引用標(biāo)準(zhǔn)3

中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法

企業(yè)檔案工作規(guī)范(DA／T42—2009)

企業(yè)檔案管理規(guī)定(檔發(fā)[2002]5號(hào))

國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法(檔發(fā)[2004]4號(hào))

會(huì)計(jì)檔案管理辦法(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))

科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定(國(guó)檔發(fā)[1987]6號(hào))

科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求(GB/T11822—2008)

歸檔文件整理規(guī)則(DA/T22—2000)

國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范(DA／T28—2002)

電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB／T18894—2002)

南方電網(wǎng)公司檔案分類方案

南方電網(wǎng)公司檔案管理信息分類和編碼(Q／CSG11801.12—2008)

中國(guó)南方電網(wǎng)公司檔案評(píng)估辦法(南方電網(wǎng)辦[2008]31號(hào))

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基本術(shù)語(yǔ)4

4.1企業(yè)檔案：是指企業(yè)在各項(xiàng)管理工作、生產(chǎn)、科研及經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中直接形成的,具有保存價(jià)值的各種文字材料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。4.2文書類檔案：指企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄,包括文書檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、傳媒類檔案的紙質(zhì)載體。4.3科技類檔案：企業(yè)在生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式及載體的歷史記錄，包括生產(chǎn)運(yùn)行檔案、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案、電源建設(shè)項(xiàng)目檔案、科研檔案、信息化項(xiàng)目檔案、招投標(biāo)檔案等。

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基本術(shù)語(yǔ)4

4.4會(huì)計(jì)檔案：指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。4.5特殊載體類檔案：以特殊載體或電子形式存在的企業(yè)檔案，包括傳媒、電子、照片、影片、錄音、錄像、光盤、磁盤等檔案．4.6實(shí)物檔案：企業(yè)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的榮譽(yù)、紀(jì)念品、印信類等實(shí)物形式存在的檔案。

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基本術(shù)語(yǔ)4

4.7用電客戶檔案：是指供電企業(yè)與用電客戶之間在供用電業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的原始文字、圖紙、圖表等記錄，包括業(yè)務(wù)擴(kuò)充、變更用電、電能計(jì)量管理、用電檢查、客戶信息服務(wù)等相關(guān)資料。按照南方電網(wǎng)公司用電客戶檔案管理的有關(guān)制度執(zhí)行。4.8檔案管理：檔案的產(chǎn)生、收集、整理、保管、鑒定、利用等活動(dòng)。4.9歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件材料，經(jīng)系統(tǒng)整理并移交檔案人員保存的過(guò)程。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.1檔案管理體系5.1.1各單位應(yīng)建立由單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門(科室)負(fù)責(zé)人及專兼職檔案員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

5.2辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各種門類和載體檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行有關(guān)檔案法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，定期對(duì)項(xiàng)目管理人員及檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5.2.2負(fù)責(zé)督促和協(xié)助各部門(科室)做好文件材料的收集、整理和歸檔工作．對(duì)檔案的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性負(fù)責(zé)。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.2辦公室負(fù)責(zé)對(duì)接收的檔案進(jìn)行加工整理、編目、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定、編研和提供利用，確保檔案的完整與安全。

5.3計(jì)劃發(fā)展部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、保管、整理和歸檔。對(duì)項(xiàng)目檔案前期文件的齊全完整準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；收集歸檔項(xiàng)目前期文件，并向工程建設(shè)部移交。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.4工程建設(shè)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、保管、整理和歸檔。對(duì)項(xiàng)目檔案建設(shè)過(guò)程文件的齊全完整準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)書；負(fù)責(zé)招投標(biāo)合同中關(guān)于項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l款的落實(shí)(明確設(shè)備開(kāi)箱資料及竣工圖的編制責(zé)任單位)．收集積累項(xiàng)目前期、建設(shè)管理過(guò)程文件；負(fù)責(zé)組織對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗(yàn)收合格的項(xiàng)目檔案。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.5生產(chǎn)技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、保管、整理和歸檔。對(duì)技改大修項(xiàng)目檔案的齊全完整準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)收集積累技改大修項(xiàng)目檔案，協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)書，組織對(duì)技改大修項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗(yàn)收合格的技改大修項(xiàng)目檔案。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.6農(nóng)電工作部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、保管、整理和歸檔。對(duì)農(nóng)電項(xiàng)目檔案的齊全完整準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。負(fù)責(zé)收集積累農(nóng)電項(xiàng)目檔案，協(xié)調(diào)和督促各參建單位嚴(yán)格執(zhí)行本作業(yè)指導(dǎo)書，組織對(duì)農(nóng)電項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，并向辦公室移交全套經(jīng)驗(yàn)收合格的農(nóng)電項(xiàng)目檔案。

5.7其他部門(科室)負(fù)責(zé)對(duì)本部門日常工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料進(jìn)行收集、保管、整理和歸檔。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.8專職檔案人員的職責(zé)認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策、標(biāo)準(zhǔn)。負(fù)責(zé)做好各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)、利用等工作。負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和協(xié)助兼職檔案員做好文件材料的收集、整理、移交、歸檔工作。認(rèn)真學(xué)習(xí)信息化知識(shí)，提高檔案管理信息化水平。嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，保守黨和國(guó)家、企業(yè)秘密。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和職能5

5.9兼職檔案員的職責(zé)負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的文件材料的收集、積累、整理并按時(shí)移交檔案部門。負(fù)責(zé)本部門所管工程項(xiàng)目全套文件材料的收集、匯總、移交、歸檔。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案設(shè)施設(shè)備配備6

6.1檔案室應(yīng)具備庫(kù)房、閱覽室、辦公室，庫(kù)房和閱覽室、辦公室實(shí)行三分開(kāi)(沒(méi)條件的可實(shí)行庫(kù)房、閱覽室、辦公室兩分開(kāi))。6.2庫(kù)房裝具符合國(guó)家規(guī)定，配備必要的檔案保護(hù)設(shè)施設(shè)備，如溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、防磁柜、吸塵器、滅火器等。6.3檔案室應(yīng)配備必要的檔案現(xiàn)代化管理設(shè)備．如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等。6.4庫(kù)房面積應(yīng)滿足企業(yè)發(fā)展需要，并留有十年以上的余地。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理要求7

7.1“三納入”、“四參加”、“三同步”、“四同時(shí)”制度是保證檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的有效控制措施。7.2“三納入”指的是將檔案工作納入到企業(yè)計(jì)劃，納入到領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制、崗位責(zé)任制中。企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列人生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)的工作計(jì)劃，列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日程并列人生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)管理程序，列入企業(yè)有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的崗位責(zé)任制。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理要求7

7.3“四參加”指的是，檔案部門或檔案人員參加產(chǎn)品定型會(huì)、科研課題鑒定會(huì)、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)、基建工程竣工驗(yàn)收會(huì)。參加會(huì)議要履行文件檢查職責(zé)，檢查其文件材料的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率，文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)，不予鑒定驗(yàn)收。一般單位的檔案部門或檔案人員，可作為會(huì)議資料組的一員參與會(huì)議的組織工作，負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、整理和歸檔工作，以保證歸檔材料的完整性、準(zhǔn)確性與系統(tǒng)性。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書檔案管理要求7

7.4“三同步”是指項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)始、同步進(jìn)行、同步驗(yàn)收。即項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，就應(yīng)開(kāi)始進(jìn)行文件材料的積累、整理、審查工作；項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，進(jìn)行文件材料跟蹤管理；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，完成文件材料的歸檔和驗(yàn)收工作。7.5“四同時(shí)”是企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)應(yīng)同時(shí)提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時(shí)驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時(shí)做好項(xiàng)目文件歸檔交接。

檔案基礎(chǔ)管理作業(yè)指導(dǎo)書文書類檔案管理8

文書類文件歸檔的原則和要求

歸檔的原則

整理歸檔的文件材料應(yīng)遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求，便于保管和利用。

歸檔要求a歸檔的文件材料應(yīng)為原件。因故無(wú)原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件材料歸檔后不得更改。b具有永久、30年保存價(jià)值的電子文件，必須有相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件歸檔。8.1

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c非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。d歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門規(guī)定的可根據(jù)實(shí)際適當(dāng)增加份數(shù)。e歸檔文件應(yīng)以本單位產(chǎn)生的具有憑證查考價(jià)值的文件為主。除針對(duì)本單位的批復(fù)、指示和在工作中需要貫徹執(zhí)行的重要依據(jù)性文件外，外來(lái)普發(fā)性文件一般無(wú)需歸檔。歸檔的電子文件，可直接歸入電子檔案庫(kù)。無(wú)電子文件的非保密歸檔文件，如報(bào)表、名冊(cè)、工作計(jì)劃、總結(jié)等，應(yīng)制成電子文件后歸檔。歸檔要求

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a本年度形成的文件材料，分別由各部門兼職檔案員收集、整理，于次年4月末前歸檔。b臨時(shí)組織機(jī)構(gòu)形成的文件材料，由該機(jī)構(gòu)在工作結(jié)束后，1個(gè)月內(nèi)整理歸檔。c會(huì)議形成的文件材料（包括照片、錄音、錄像等），應(yīng)在會(huì)議結(jié)束時(shí)，由專人負(fù)責(zé)整理，在會(huì)后十五天內(nèi)歸檔。d參加上級(jí)機(jī)關(guān)和外單位召開(kāi)的會(huì)議帶回的文件，會(huì)后交文書處理后，于次年4月前歸檔。e外出考察或調(diào)查組、工作組形成的文件材料，工作結(jié)束后由專人整理30天內(nèi)歸檔。f各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)、臺(tái)帳、合同和重要的原始憑證等文件材料，應(yīng)歸檔并作長(zhǎng)期以上保管的，各部門應(yīng)在次年4月底前歸檔。8.1.3歸檔時(shí)間

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歸檔文件以“件”為基本整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收文的文件處理單與收文為一件；原件與復(fù)制件為一件；多種文字形成的同一文件各為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文各為一件；來(lái)文與復(fù)文各為一件（包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。簡(jiǎn)報(bào)一期一件或幾期一件。會(huì)議文件原則上每份文件為一件，一般會(huì)議可視情況作為一件。會(huì)議記錄原則上一次會(huì)議為一件，也可一本（冊(cè)）為一件。8.1.4歸檔文件的整理單位

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可采用集中與分散或兩者結(jié)合方式歸檔。集中式歸檔方式為：所有收發(fā)文件由機(jī)要文書和檔案人員進(jìn)行整理歸檔。分散式歸檔方式為：部門兼職檔案員負(fù)責(zé)文件的收集、整理與歸檔。各單位可根據(jù)實(shí)際選擇恰當(dāng)?shù)臍w檔方式。8.1.5歸檔方法

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歸檔范圍與保管期限

8.2.1歸檔范圍和保管期限參見(jiàn)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（2006年12月18日國(guó)家檔案局第8號(hào)令）和《中國(guó)南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》。8.2.2保管期限要?jiǎng)澐譁?zhǔn)確。文書檔案的保管期限定為永久和定期兩種。定期一般分為30年、10年。8.2

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歸檔文件的整理

8.3.1歸檔文件的裝訂a歸檔文件應(yīng)以件為單位進(jìn)行裝訂。裝訂材料可選用不銹鋼釘書針、棉線進(jìn)行裝訂。對(duì)需要永久和長(zhǎng)期保存的歸檔文件，應(yīng)用不銹鋼釘進(jìn)行裝訂；保管期限為短期的文件及已裝訂成冊(cè)的刊物、書籍等可保持原裝訂；較厚的文件材料應(yīng)采用棉線“三孔一線”的方法裝訂。

8.3

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8.3.1歸檔文件的裝訂

b裝訂時(shí)，正文在前，底稿（包括發(fā)文簽發(fā)單）在后(底稿如為計(jì)算機(jī)打印的，與正本內(nèi)容一致，并且無(wú)任何修改筆跡的，只需將文頭紙或領(lǐng)導(dǎo)簽字的一頁(yè)附在正本之后視為定稿歸檔)；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；收文傳閱單在前，文件在后。c采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左、下側(cè)對(duì)齊；采用左上角裝訂的，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊。

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8.3.2歸檔文件的分類

a歸檔文件的分類，按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，采用“大類－年度－保管期限”或“年度━機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）━保管期限”或“年度-保管期限”等方法。同一全宗內(nèi)應(yīng)保持分類方案的一致。若按年度━問(wèn)題━保管期限分類的，問(wèn)題類一般可分至一級(jí)類目，即A0黨群工作，A1行政管理，A2經(jīng)營(yíng)管理，A3生產(chǎn)技術(shù)，A4財(cái)務(wù)審計(jì)，A5人事勞資，A6其它。

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8.3.2歸檔文件的分類

b對(duì)于文件數(shù)量較少的單位（如各縣供電公司），可將選擇項(xiàng)“機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”省略，按“年度-保管期限”分類整理，然后直接按永久、30年、10年裝盒。

c在分年度時(shí)，按照文件形成的年度進(jìn)行確定目錄號(hào)，對(duì)于計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，按文件簽發(fā)日期的年度確定?？缒甓鹊臅?huì)議形成的文件材料歸在會(huì)議閉幕年。跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料歸在結(jié)案年。

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8.3.2歸檔文件的分類

d報(bào)紙、雜志等傳媒檔案按文書類檔案整理，以4位年度確定目錄號(hào)。合同檔案不涉及到具體項(xiàng)目的歸入文書類，涉及到具體項(xiàng)目的歸入科技類。e合同檔案單獨(dú)歸檔，屬于非工程合同或不涉及具體項(xiàng)目的按照4位年度確定目錄號(hào)，屬于工程合同按照項(xiàng)目代號(hào)確定目錄號(hào)。f審計(jì)檔案按照年度確定目錄號(hào)，然后按照審計(jì)項(xiàng)目分類。g招投標(biāo)檔案按照年度確定目錄號(hào)，然后按照招投標(biāo)項(xiàng)目進(jìn)行分類。

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8.3.3歸檔文件的編號(hào)與蓋章

a歸檔文件應(yīng)以件為單位按照其排列順序編寫件號(hào)（室編件號(hào)），并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號(hào)按文件排列順序從“1”開(kāi)始標(biāo)注。紙質(zhì)文件和電子文件的件號(hào)應(yīng)完全一致。b檔號(hào)編制。檔號(hào)必備項(xiàng)目包括全宗號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)；選擇項(xiàng)目為機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）。其中全宗號(hào)按南方電網(wǎng)公司編碼規(guī)定統(tǒng)一填寫；年度須填滿4位數(shù)字；保管期限可直接用永久、30年、10年表示，也可以用永久、長(zhǎng)期、短期表示；機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）填寫機(jī)構(gòu)名稱、問(wèn)題名稱或代碼。

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8.3.3歸檔文件的編號(hào)與蓋章

c蓋章。歸檔章的項(xiàng)目設(shè)置和檔號(hào)基本相同。填寫歸檔章項(xiàng)目時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的字跡材料，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料填寫。歸檔章的格式，參見(jiàn)附錄樣式。加蓋歸檔章應(yīng)在首頁(yè)上端居中或盡量靠近上方的空白位置上。注意應(yīng)盡量不要壓住文件字跡，也不宜與批示文字或收文章等交叉。歸檔章樣式見(jiàn)附錄B.1。

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8.3.4歸檔文件的編目

a編目就是以件為單位，依據(jù)歸檔文件的分類方案和件號(hào)排列的順序，編制（生成）歸檔文件目錄。歸檔文件目錄的項(xiàng)目有分類號(hào)（問(wèn)題或機(jī)構(gòu)）、保管期限、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。歸檔文件目錄的格式見(jiàn)附錄A.2。

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8.3.4歸檔文件的編目

b目錄各項(xiàng)的填寫要求:分類號(hào)：根據(jù)分類原則界定的歸檔文件的分類標(biāo)識(shí)。保管期限：歸檔文件的保管時(shí)間，有永久、定期（30年、10年）兩種。件號(hào)：歸檔文件的排列順序號(hào)。責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。填寫時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略。題名：文件標(biāo)題。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范、不明確的，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充，外加“[]”號(hào)。會(huì)議記錄須重?cái)M題名時(shí)，應(yīng)寫明會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容。日期：文件的形成時(shí)間，即發(fā)文時(shí)間（領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)時(shí)間），以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20020609。頁(yè)數(shù)：每一件歸檔文件的總頁(yè)數(shù)。計(jì)算頁(yè)數(shù)時(shí)應(yīng)以文件中有圖、文字的頁(yè)面為一頁(yè)。備注：注釋文件需說(shuō)明的情況或與其他文件的關(guān)聯(lián)情況。

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8.3.4歸檔文件的編目

c歸檔文件目錄的打印裝訂。歸檔文件目錄根據(jù)各單位實(shí)際需要，按照機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)或保管期限的方式由計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)形成，然后打印出完整的、符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并進(jìn)行裝訂成冊(cè)。歸檔文件目錄封面應(yīng)設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等必備項(xiàng)(見(jiàn)附錄B.4)。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

a裝盒：歸檔文件應(yīng)嚴(yán)格按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分永久、30年、10年三種不同的保管期限按件號(hào)的先后順序裝盒，或直接按年度、保管限期、件號(hào)裝盒，與歸檔文件目錄的條目一一對(duì)應(yīng)。b有關(guān)要求：不同形成年度的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒（并不意味著同一檔案盒內(nèi)的文件都是一個(gè)年度形成的，跨年度形成的文件在某一年度整理歸檔的，應(yīng)一起放入歸檔的年度中）；不同保管期限的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒；不同機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

c檔案盒格式：檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長(zhǎng)×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm(見(jiàn)附錄B.4)，也可以根據(jù)需要設(shè)置其他尺寸的厚度。檔案盒應(yīng)采用無(wú)酸紙制作。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、起止件號(hào)、盒號(hào)等。檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱：全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2003。保管期限：一般以漢字全稱表示，如永久、30年、10年。機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)：填寫分類方案中的機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)類目名。起止件號(hào)：本檔案盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔文件的件號(hào)。盒號(hào)：檔案盒上架后的排列順序號(hào)，一般按“年度━問(wèn)題（機(jī)構(gòu)）”或“年度━保管期限”編制大流水號(hào)。

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8.3.5歸檔文件的裝盒

d備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，每一盒均要填寫。備考表項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期（見(jiàn)附錄A.3）。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明的主要內(nèi)容：盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀及其它需說(shuō)明的情況。整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。日期：歸檔文件整理完畢的日期。

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9.1總則9.1.1歸檔的科技檔案材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。完整：指按歸檔范圍所確定的內(nèi)容，將應(yīng)該歸檔的科技文件材料收集歸檔，各種文件原件齊全、成套。準(zhǔn)確：指科技檔案與反映的內(nèi)容保持一致，做到圖物相符，技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠，簽字手續(xù)完備。系統(tǒng)：指按科技檔案的形成規(guī)律，保持各部分之間的有機(jī)聯(lián)系，分類科學(xué)，組卷合理。

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9.1總則9.1.2為確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，在科技檔案的形成過(guò)程中必須執(zhí)行“三納入”、“四參加”、“三同步”制度。9.1.3工程（項(xiàng)目）建設(shè)部門與施工單位在簽訂施工合同時(shí)，應(yīng)明確提交檔案的套數(shù)、時(shí)間、要求等。工程（項(xiàng)目）建設(shè)部門必須待資料交齊全，見(jiàn)到檔案室驗(yàn)收簽字后，方能向各參建單位交付尾款。

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9.2科技類文件材料的收集9.2.1科技類文件材料的歸檔范圍見(jiàn)《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限表》、《科學(xué)技術(shù)研究文件材料歸檔范圍》。9.2.2科技類文件材料的質(zhì)量要求a科技類文件材料應(yīng)原件歸檔，必須字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續(xù)完備。b文件材質(zhì)優(yōu)良，經(jīng)久耐用，不得用易褪色的書寫材料（紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆）書寫和繪制。c復(fù)印、打印文件及照片字跡、線條和影象的清晰及牢固程度應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。d錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。e電子文件應(yīng)以光盤磁帶為儲(chǔ)存介質(zhì)。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.1科技類文件編制要求a凡為易褪色材料（如復(fù)寫紙、熱敏紙等）形成的并需要永久和長(zhǎng)期保存的文件，應(yīng)附一份復(fù)印件。b項(xiàng)目施工及調(diào)試完成后，施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照“誰(shuí)施工，誰(shuí)負(fù)責(zé)組織編制竣工檔案”的原則，根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目竣工文件。c竣工文件由施工單位負(fù)責(zé)組織編制，監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。主要內(nèi)容有：施工綜合管理文件、測(cè)量文件、原始記錄及質(zhì)量評(píng)定文件、材料（構(gòu)、配件）質(zhì)量保證書及復(fù)試文件、測(cè)試（調(diào)試）及隨工檢查記錄、建筑、安裝工程總量表、工程說(shuō)明、竣工圖、重要工程質(zhì)量事故報(bào)告等。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制d對(duì)施工文件、施工圖及設(shè)備技術(shù)文件的準(zhǔn)確性和更改情況進(jìn)行核實(shí)，并按要求修改或補(bǔ)充標(biāo)注到相應(yīng)的文件上。

e與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場(chǎng)洽商和材料變更可與竣工圖編在一起，也可以單獨(dú)組卷，但應(yīng)由項(xiàng)目主管部門或建設(shè)單位作出統(tǒng)一規(guī)定。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2竣工圖編制要求各項(xiàng)新建、擴(kuò)建、改建、技改項(xiàng)目，在項(xiàng)目竣工時(shí)要編制竣工圖。項(xiàng)目竣工圖應(yīng)由施工單位負(fù)責(zé)編制。如行業(yè)主管部門規(guī)定設(shè)計(jì)單位編制或施工單位委托設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的，應(yīng)明確規(guī)定施工單位和監(jiān)理單位的審核和簽認(rèn)責(zé)任?？⒐D必須真實(shí)、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況，按圖紙規(guī)范編制方法和修改方法編制。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.1施工單位編制竣工圖要求a凡施工圖沒(méi)有變動(dòng)的，則由施工單位在原施工圖上加蓋竣工章，作為竣工圖。b一般性圖紙變更的，但能將原施工圖加以修改作為竣工圖的，可以不再重新繪制竣工圖，由施工單位按規(guī)范要求加以修改到位后，加蓋竣工章作為竣工圖。c凡由于施工原因造成的，結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置以及其他方面有重大改變的且圖面改動(dòng)部分超過(guò)35%的；或者雖然改動(dòng)不超過(guò)35%，但修改后圖面混亂，分辨不清的個(gè)別圖紙則需要重繪竣工圖。重新繪制竣工圖按原圖編號(hào)，末尾加注“竣”字，或在新圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工階段”，加蓋竣工章，作為竣工圖。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制d同一建筑物、構(gòu)筑物重復(fù)的標(biāo)準(zhǔn)圖、通用圖可不編入竣工圖中，但應(yīng)在圖紙目錄中列出圖號(hào)，指明該圖所在位置并在編制說(shuō)明中注明；不同建筑物、構(gòu)筑物應(yīng)分別編制。e竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)更改通知單、過(guò)程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、材料變更等相符合，變更內(nèi)容必須不遺漏地反映到有關(guān)的竣工圖上。f竣工圖圖幅應(yīng)按GB/T10609.3規(guī)格要求統(tǒng)一折疊。圖標(biāo)要外露，頁(yè)號(hào)標(biāo)在圖面右下角。g凡在施工圖上有變更的，應(yīng)注明變更依據(jù)、變更內(nèi)容、更改人及更改日期。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.2設(shè)計(jì)單位編制竣工圖的要求a設(shè)計(jì)單位編制竣工圖可以在設(shè)計(jì)合同中予以明確，也可單獨(dú)簽訂竣工圖的編制合同。內(nèi)容要包括竣工圖的編制要求、范圍、份數(shù)、交付時(shí)間等。b施工圖有修改的應(yīng)重新繪制竣工圖，圖標(biāo)仍按施工圖標(biāo)，但“設(shè)計(jì)階段”改為“竣工階段”，由設(shè)計(jì)人（修改人）編制完成后，經(jīng)校核人和批準(zhǔn)人審定后簽署。圖紙編號(hào)按原施工圖圖號(hào)，并標(biāo)記修改的說(shuō)明。未修改的施工圖，可在施工圖上加蓋竣工章做竣工圖。c編制竣工圖總說(shuō)明及分冊(cè)編制說(shuō)明。d設(shè)計(jì)單位竣工圖編制完成后，監(jiān)理、施工單位應(yīng)對(duì)竣工圖的內(nèi)容是否與設(shè)計(jì)更改通知單、工程聯(lián)系單、會(huì)議紀(jì)要、材料變更等相符合進(jìn)行審核和簽認(rèn)。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.3竣工圖的修改方法a文字、數(shù)字更改一般是杠改；線條更改一般是劃改，在其附近適當(dāng)?shù)奈恢锰顚懽兏蟮膬?nèi)容，并注明修改依據(jù)。局部圖形更改可以圈出更改部位，在原圖空白地重新繪制，并注明修改依據(jù)。b圖上各種引出說(shuō)明應(yīng)與圖框平行，引出線不交叉，不遮蓋其他線條。c繪制、修改竣工圖須符合制圖規(guī)范，做到圖形清晰、字跡工整。

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9.3科技類文件材料及竣工圖的編制9.3.2.4竣工圖章的使用a竣工圖章內(nèi)容、規(guī)格尺寸見(jiàn)附錄B.3。b竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，蓋在標(biāo)題欄附近空白處。c所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章?？⒐D章中的內(nèi)容填寫應(yīng)齊全、清楚，不得代簽。9.3.2.5竣工圖套數(shù)項(xiàng)目竣工圖的套數(shù)可以按合同條件的規(guī)定提交。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.1目錄號(hào)、分類、組卷a科技類文件材料的分類、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，做到分類科學(xué)、組卷合理。凡是應(yīng)歸檔的科技文件材料，都應(yīng)由形成單位或部門進(jìn)行整理、立卷，由課題負(fù)責(zé)人、工程負(fù)責(zé)人審核合格后，才能移交檔案室歸檔。b生產(chǎn)運(yùn)行檔案按照4位年度進(jìn)行確定目錄號(hào)，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行分類。c建設(shè)項(xiàng)目檔案按照工程代碼確定目錄號(hào)，如果沒(méi)有工程代碼，項(xiàng)目代號(hào)按照原能源部《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則及分類表》執(zhí)行，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行分類。

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9.4科技類文件材料的整理d電壓等級(jí)的標(biāo)識(shí)“0”表示20千伏及以下電壓等級(jí)“1”表示110～154千伏電壓等級(jí)“2”表示220千伏電壓等級(jí)“3”表示35千伏電壓等級(jí)“4”表示330千伏電壓等級(jí)“5”表示500千伏電壓等級(jí)“6”表示66千伏電壓等級(jí)“8”表示800千伏及以上電壓等級(jí)

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9.4科技類文件材料的整理e科研檔案按照4位年度進(jìn)行確定目錄號(hào)，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行分類。f信息化項(xiàng)目檔案按照信息化項(xiàng)目代號(hào)確定目錄號(hào)，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行分類。g招投標(biāo)檔案按照4位年度進(jìn)行確定目錄號(hào)，然后按照《南方電網(wǎng)公司檔案分類方案》進(jìn)行分類。h合同檔案不涉及具體項(xiàng)目的歸入合同類（部分單位合同較少的也可以歸入文書類），涉及到具體項(xiàng)目的，歸入項(xiàng)目類。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.2卷內(nèi)文件的排列a文字材料按時(shí)間、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。b圖紙按圖號(hào)順序排列。c既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.3案卷編目a卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)的編制

（1）編頁(yè)原則：見(jiàn)字編頁(yè)，均以有書寫內(nèi)容的頁(yè)面編寫頁(yè)號(hào)，空白頁(yè)不編頁(yè)號(hào)。卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，本身已有順序頁(yè)號(hào)的，不必重新編寫頁(yè)號(hào)；各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。頁(yè)碼用鉛筆標(biāo)注。

（2）文字材料的編頁(yè)方法：?jiǎn)蚊鏁鴮懙目萍嘉募牧显谟蚁陆蔷帉戫?yè)號(hào)；雙面書寫的科技文件材料正面在右下角，背面在左下角編寫頁(yè)號(hào)。整卷裝訂成一冊(cè)的案卷（裝訂卷）的編頁(yè)，從卷內(nèi)目錄后面第一份文件的首頁(yè)開(kāi)始連續(xù)編頁(yè)。散卷裝訂的案卷的編頁(yè)，每份文件的首頁(yè)都從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

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9.4科技類文件材料的整理

（3）竣工圖的編頁(yè)方法：竣工圖按卷內(nèi)目錄順序從圖紙目錄開(kāi)始連續(xù)編頁(yè)，頁(yè)號(hào)編頁(yè)在圖框欄處右下角。在一卷內(nèi)有圖文混合材料時(shí)，即在一卷內(nèi)既有文字材料（如總說(shuō)明書、設(shè)備材料清冊(cè)等）又有圖紙時(shí)，編頁(yè)應(yīng)注意：若文字材料排列在卷首，且文字材料在原先編制時(shí)已有連貫編號(hào)，則第一個(gè)文件不編頁(yè)，第二個(gè)文字材料或者圖紙的編號(hào)接著第一個(gè)文件材料的最后一頁(yè)的號(hào)碼編寫。若文字材料排列在中間或最后，編頁(yè)都應(yīng)保持連貫不重號(hào)的原則。

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9.4科技類文件材料的整理b卷內(nèi)目錄的編制卷內(nèi)目錄：是登錄案卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。卷內(nèi)目錄排列于每一案卷科技文件材料的首頁(yè)。式樣見(jiàn)附錄A.5。序號(hào)——是卷內(nèi)科技文件材料件數(shù)的順序。用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注。文件材料題名——亦稱文件標(biāo)題，填寫科技文件材料標(biāo)題的全稱。一般要按文件標(biāo)題照實(shí)抄錄，不得隨意更改和簡(jiǎn)化。如沒(méi)有標(biāo)題的文件要重新擬寫標(biāo)題，重新擬寫的題名應(yīng)用括號(hào)“[]”括起來(lái)；標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的，要在標(biāo)題后用括號(hào)“[]”標(biāo)注文件提要。文件編號(hào)——填寫文件的文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，設(shè)備代號(hào)，項(xiàng)目代號(hào)等。

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9.4科技類文件材料的整理

責(zé)任者——填寫文件的直接形成單位（即公章的單位）或個(gè)人，有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇主要責(zé)任者，其余用等代替；竣工圖的“責(zé)任者”應(yīng)填寫竣工圖章上的施工單位，如設(shè)計(jì)院重新出圖，則填寫設(shè)計(jì)單位；設(shè)備廠家資料的“責(zé)任者”應(yīng)填寫設(shè)備廠家資料形成單位。日期——填寫科技文件材料的形成日期。當(dāng)一份科技文件材料其文件的形成日期是一個(gè)階段時(shí)，應(yīng)填寫編制此文件的最早日期和最晚日期?？⒐D上的日期，應(yīng)寫竣工章上的編制日期。文件日期必須填寫年、月、日，不得省略。沒(méi)有日期的文件材料經(jīng)考證后填寫。頁(yè)號(hào)——填寫每份科技文件材料首尾頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào)。

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9.4科技類文件材料的整理c卷內(nèi)備考表的編制備考表：是卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。式樣見(jiàn)附錄A.8。（1）說(shuō)明：標(biāo)明案卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。如竣工圖更改的改圖信息，對(duì)不用原件歸檔原因的說(shuō)明等均應(yīng)寫入備考表。（2）立卷人：由責(zé)任立卷人親筆簽名。（3）立卷日期：填寫完成立卷的日期。（4）檢查人：由案卷質(zhì)量審核者親筆簽名

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9.4科技類文件材料的整理

（5）檢查日期：填寫審核的日期。（6）互見(jiàn)號(hào)：填寫反映同一內(nèi)容而載體不同且另行保管的檔案保管單位的檔號(hào)。但在檔號(hào)后應(yīng)注明檔案載體形式，并用括號(hào)括起。例如：一個(gè)會(huì)議既產(chǎn)生了會(huì)議紀(jì)要，又錄制了錄音帶，此錄音帶的檔號(hào)為2002-3，則此會(huì)議紀(jì)要所在案卷備考表的互見(jiàn)號(hào)應(yīng)寫為：“2002-3（錄音帶）”。注意：案卷若是整卷裝訂為一冊(cè)，備考表也應(yīng)放在最后一頁(yè)一起裝訂。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷目錄的編制案卷目錄是傳統(tǒng)檔案管理中最基本的檔案檢索工具，式樣見(jiàn)附錄A.6。主要項(xiàng)目包括：案卷號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、份（冊(cè)）數(shù)、頁(yè)數(shù)、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)、庫(kù)位號(hào)、備注。（1）案卷號(hào)：是整個(gè)項(xiàng)目所有案卷的大流水號(hào)。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷目錄的編制（2）案卷題名：案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。一般包括項(xiàng)目的名稱、代碼、代號(hào)以及其部件、階段的代號(hào)和名稱等。文字材料部分應(yīng)包括責(zé)任者、內(nèi)容、文種等三部分，如“云南省政府、昆明市規(guī)劃局、云南電網(wǎng)公司關(guān)于土地征用、建設(shè)規(guī)劃、可行性研究、青苗林木補(bǔ)償?shù)恼?qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)等文件”?？⒐D的名稱應(yīng)在設(shè)計(jì)圖名稱后加上“竣工圖”三個(gè)字，比如設(shè)計(jì)圖名為“鐵塔基礎(chǔ)施工圖”則應(yīng)去掉“施工圖”字樣,寫為“鐵塔基礎(chǔ)竣工圖”，設(shè)計(jì)圖名為“ZM2直線塔結(jié)構(gòu)圖”則應(yīng)加上“竣工圖”三個(gè)字寫為“ZM2直線塔結(jié)構(gòu)竣工圖”。

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9.4科技類文件材料的整理

（3）檔號(hào)：由全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)和案卷號(hào)組成。目錄號(hào)的確定見(jiàn)。（4）份（冊(cè)）數(shù)：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的總件數(shù)，即卷內(nèi)目錄中“序號(hào)”的計(jì)數(shù)。（5）頁(yè)數(shù)：填寫案卷內(nèi)科技文件材料的總頁(yè)數(shù)。（6）立卷單位：填寫負(fù)責(zé)科技文件材料組卷的部門或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門。

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9.4科技類文件材料的整理

（7）起止日期：填寫卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。即凡在一卷中，時(shí)間有跨度的應(yīng)寫最早日期至最晚日期，時(shí)間無(wú)跨度的寫形成日期。如：竣工圖上的起止日期，應(yīng)寫竣工章上的編制日期（施工技術(shù)管理文件組卷后的編制日期應(yīng)為卷內(nèi)最早一個(gè)文件的日期至卷內(nèi)最晚一個(gè)文件的日期。（8）保管期限：分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。當(dāng)一個(gè)案卷中文件的保管期限不同時(shí)，案卷保管期限的確定以文件中保管期限最長(zhǎng)的一個(gè)為準(zhǔn)。

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9.4科技類文件材料的整理

（9）密級(jí)：應(yīng)依據(jù)保密規(guī)定填寫卷內(nèi)科技文件材料的最高密級(jí)。（10）庫(kù)位號(hào)：案卷在檔案庫(kù)中的存放位置。庫(kù)位號(hào)按“檔案的存放、排列和柜架標(biāo)識(shí)辦法”編制。（11）備注：用來(lái)說(shuō)明案卷的情況，如卷內(nèi)文件字跡模糊、缺損、為復(fù)印等，以及案卷的變化情況（如案卷的移出、銷毀和卷內(nèi)文件數(shù)量的增減等）。

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9.4科技類文件材料的整理e案卷封面的編制及裝盒要求（1）案卷封面印制在卷盒的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。封面式樣見(jiàn)附錄B.5。（2）卷皮、卷內(nèi)表格的規(guī)格及其制成材料要求：卷皮的外表面規(guī)格為：305mm×220mm，厚度分別為10mm，20mm，30mm，40mm，50mm，60mm六種，卷盒宜采用牛皮紙板雙裱壓制，或黃板紙制作，外裱牛皮紙，一般應(yīng)使用無(wú)酸卷盒。

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（3）案卷封面上的填寫與案卷目錄中的項(xiàng)目填寫完全要求一致。（4）卷盒正面與側(cè)面的案卷題名應(yīng)保持一致。（5）裝盒要求。歸檔文件材料在編制完畢后，應(yīng)選擇厚度適中的卷盒裝盒。（6）填寫卷盒封面和卷盒脊背可以直接寫在上面，也可用貼標(biāo)簽形式。書寫或打印的字跡要清晰端正。（7）檔案館號(hào)在不向檔案館移交時(shí)可以不填寫。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.4案卷裝訂a案卷可采用裝訂（裝訂卷）和不裝訂（即散卷）兩種形式。b案卷內(nèi)不同尺寸的科技文件材料要折疊為同一幅面（A4幅面），圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。c案卷裝訂時(shí)應(yīng)去掉金屬物（如訂書針、大頭針等），用棉線按三孔一線的方法裝訂，孔距85mm，活結(jié)應(yīng)打在文件材料的背面。

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9.4科技類文件材料的整理d案卷不裝訂時(shí)其科技文件材料要按卷內(nèi)目錄的編排次序排列有序，每份科技文件材料單獨(dú)裝訂，并在每件文件第一頁(yè)的右上角加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章樣式見(jiàn)附錄，檔號(hào)章內(nèi)容用碳素筆填寫，檔號(hào)填寫此文件所在案卷的檔號(hào)，序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫此文件在本案卷中的順序號(hào)。e視竣工圖為裝訂卷時(shí)，連續(xù)編頁(yè)，不需蓋檔號(hào)章；視竣工圖為散卷時(shí)，不連續(xù)編頁(yè)，需蓋檔號(hào)章。

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9.4科技類文件材料的整理9.4.5卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格及制成材料a案卷卷皮采用卷盒形式，按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一外表尺寸為305mm×220mm，厚度尺寸分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。用無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。b案卷內(nèi)封面、卷內(nèi)表格、卷內(nèi)備考表尺寸為297mm×210mm（A4紙），用70g以上白色書寫紙制作。c表內(nèi)字體要清晰端正。

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文書類文件歸檔的原則和要求歸檔的原則