怎樣做好行政助理

行政助理

吳振源-風(fēng)城張家怡-風(fēng)城蘇綺芬-風(fēng)城黃智偉-香山蔡建亨-青草湖黃立宏-青草湖1第一頁(yè)，共十六頁(yè)。行政助理的定義協(xié)助各個(gè)階層主管，分擔(dān)工作所承載之壓力

主任副主任主秘正兼職人員2第二頁(yè)，共十六頁(yè)。行政助理功能

櫃臺(tái)服務(wù)開關(guān)教室美工繪圖會(huì)計(jì)出納課程活動(dòng)電腦資料處理網(wǎng)頁(yè)管理場(chǎng)地設(shè)備攝影文字記錄

3第三頁(yè)，共十六頁(yè)。櫃臺(tái)服務(wù)電話聯(lián)絡(luò)：要有標(biāo)準(zhǔn)文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。聯(lián)絡(luò)名單常重複，顯示名單有誤，請(qǐng)否請(qǐng)下次key的人多校對(duì)。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動(dòng)，可否在十點(diǎn)就停止聯(lián)絡(luò)。開學(xué)期間重複聯(lián)絡(luò)課程、活動(dòng)通知。例如：甲上了兩個(gè)課程，在同一時(shí)間確有兩位工作人員打電話聯(lián)絡(luò)他。建議：開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單，可以一次完成，他兩次上課的時(shí)間。櫃臺(tái)服務(wù)：櫃檯的工作人員常更換，造成學(xué)員報(bào)名註冊(cè)無(wú)固定工作人員可詢問。課程報(bào)名人數(shù)變動(dòng)甚快，常有多收學(xué)員數(shù)等情形發(fā)生。4第四頁(yè)，共十六頁(yè)。開關(guān)教室已有標(biāo)準(zhǔn)的開關(guān)教室流程與文件，請(qǐng)助理要切確的填寫。冷氣、電腦設(shè)備務(wù)必確實(shí)巡視關(guān)閉。5第五頁(yè)，共十六頁(yè)。美工繪圖常有繪製活動(dòng)海報(bào)的機(jī)會(huì)，但在傳統(tǒng)海報(bào)上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。電腦繪圖方面未有學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。建議：希望提供行政助理學(xué)習(xí)美工及繪圖軟體使用的機(jī)會(huì)

6第六頁(yè)，共十六頁(yè)。會(huì)計(jì)出納每次退費(fèi)時(shí)需先向主管請(qǐng)錢，主管未到則無(wú)法退錢。因?yàn)橹皫?wù)關(guān)係未處理完善，以致目前極力在修補(bǔ)這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完全。7第七頁(yè)，共十六頁(yè)。課程活動(dòng)臨時(shí)通知工作事項(xiàng)建議：應(yīng)及早開工作會(huì)議，避免前一天趕工。

8第八頁(yè)，共十六頁(yè)。電腦資料處理在登錄學(xué)生資料時(shí)，三校學(xué)生參雜其中?；蚴菍W(xué)員資料不完全網(wǎng)頁(yè)編輯助理、電子報(bào)發(fā)行助理：網(wǎng)頁(yè)太簡(jiǎn)略，無(wú)法吸引民眾透過網(wǎng)頁(yè)了解社大課程講義準(zhǔn)備匆促。資料整理與建檔功能社大未落實(shí)完全建議：事先準(zhǔn)備課程講義。每一活動(dòng)結(jié)束後就應(yīng)建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設(shè)，避免直接堆在一起影響核銷流程。9第九頁(yè)，共十六頁(yè)。網(wǎng)頁(yè)管理電腦不常關(guān)機(jī)或是軟硬體不常清理，造成電腦執(zhí)行動(dòng)作遲緩。wiki、qcu-114等系統(tǒng)常斷線。建議：懂電腦的可以教導(dǎo)電腦的基本維護(hù)，或落實(shí)教導(dǎo)FrontPage、Access等軟體使用。對(duì)網(wǎng)頁(yè)可多做一些修飾，趨向精緻。10第十頁(yè)，共十六頁(yè)。場(chǎng)地設(shè)備器材並無(wú)詳細(xì)的規(guī)劃擺放位置，例：劇場(chǎng)組的道具未有專屬空間，表演結(jié)束也道具四散在辦公室。建議：除了規(guī)劃器材的正確擺設(shè)位置外，應(yīng)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)的借入清單，確認(rèn)何時(shí)、何人、何地使用。11第十一頁(yè)，共十六頁(yè)。攝影文字記錄多撥一點(diǎn)時(shí)間來(lái)培訓(xùn)拍攝人才。購(gòu)買腳架提供拍攝人員使用。開會(huì)文字記錄，需要有一個(gè)格式。錄音筆12第十二頁(yè)，共十六頁(yè)。行政助理作業(yè)流程助理報(bào)到→青風(fēng)香社區(qū)大學(xué)→副主任、主秘→各部門→標(biāo)準(zhǔn)文件→執(zhí)行方法→助理執(zhí)行→（結(jié)束）段落報(bào)告。

建議：希望主管能針對(duì)標(biāo)準(zhǔn)文件、執(zhí)行方法詳加解說(shuō)，籠統(tǒng)帶過容易造成彼此結(jié)果上認(rèn)知的差異。有些事情可以充分授權(quán)，避免過多回報(bào)，影響效率

13第十三頁(yè)，共十六頁(yè)。助理請(qǐng)求與福利希望各部門交辦事情時(shí)態(tài)度和善，避免影響整體工作士氣。希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會(huì)常在位置上，但在處理資料時(shí)，可避免需使用電腦。

或製作資料時(shí)需等待其他工作人員使用補(bǔ)貼車油費(fèi)。工讀生是否也有績(jī)效考核？14第十四頁(yè)，共十六頁(yè)。

報(bào)告結(jié)束感謝各位的聆聽15第十五頁(yè)，共十六頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)行政助理。黃智偉-香山。蔡建亨-青草湖。黃立宏-青草湖。聯(lián)絡(luò)名單常重複，顯示名單有誤，請(qǐng)否請(qǐng)下次key的人多校對(duì)。聯(lián)絡(luò)學(xué)員參加活動(dòng)，可否在十點(diǎn)就停止聯(lián)絡(luò)。建議：開學(xué)聯(lián)絡(luò)名單，可以一次完成，他兩次上課的時(shí)間。櫃檯的工作人員常更換，造成學(xué)員報(bào)名註冊(cè)無(wú)固定工作人員可詢問。常有繪製活動(dòng)海報(bào)的機(jī)會(huì)，但在傳統(tǒng)海報(bào)上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。每次退費(fèi)時(shí)需先向主管請(qǐng)錢，主管未到則無(wú)法退錢。修補(bǔ)這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完