項(xiàng)目八任務(wù)文書的制文階段

人力資源文書寫作與管理

—項(xiàng)目八：人力資源文書管理

任務(wù)3：人力資源發(fā)文處理任務(wù)三

人力資源發(fā)文處理一、制文階段（1）起草起草，就是文件草擬的過程，即公文文稿寫作，是制文階段的起始環(huán)節(jié)，也是發(fā)文處理工作中的一個(gè)關(guān)鍵性環(huán)節(jié)。起草文件是發(fā)文處理的第一道程序，是關(guān)系到文件質(zhì)量的基礎(chǔ)工作，必須認(rèn)真細(xì)致對(duì)待。草擬質(zhì)量的好壞，體現(xiàn)了人力資源管理人員的基本功，反映了文稿法定作者即企事業(yè)單位等發(fā)布任務(wù)、交流信息、開展業(yè)務(wù)的愿望和要求。起草是一項(xiàng)具有很強(qiáng)思想性、綜合性、業(yè)務(wù)性的特殊的寫作活動(dòng)，也是一種集體的創(chuàng)造性勞動(dòng)，對(duì)起草人的要求較高。起草人必須具有多方面的綜合素質(zhì)：首先，起草人需具有扎實(shí)的文字功底，熟知任務(wù)，并且擬寫的公文文稿應(yīng)符合領(lǐng)導(dǎo)人的目的和意圖，也要符合人力資源管理工作的規(guī)范和要求；其次，人力資源專業(yè)文書的撰寫需要起草人具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)；再次，擬稿人需要有優(yōu)良的道德品質(zhì)和工作作風(fēng)，在起草公文時(shí)有理有據(jù)且符合實(shí)際，不弄虛作假。發(fā)文稿紙樣式，見表8-3-1。表8-3-1發(fā)文稿紙部門名稱：人力資源部發(fā)【202X】

號(hào)緩急密級(jí)發(fā)文日期

會(huì)簽簽發(fā)

標(biāo)題

主題詞

主送

抄送

擬稿人

擬稿單位校對(duì)人

核稿人登記人附件

（正文）（2）審核審核也稱核稿，在人力資源管理部門將起草的公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，由公司的辦公部門或綜合部門對(duì)起草的公文的內(nèi)容、體式、文字等進(jìn)行全面的核對(duì)檢查。

核稿的目的是確保發(fā)文能準(zhǔn)確體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，防止起草人遺漏和疏忽大意，確保發(fā)文的質(zhì)量。審核從某種意義上來說是擬稿工作的延續(xù)，在實(shí)際工作中，審核和起草工作是循環(huán)往復(fù)的，審核完后再改，改后再審，因此核稿的內(nèi)容應(yīng)該是全面具體的，審核主要是把好三關(guān)：行文關(guān)、文字關(guān)、政策關(guān)。這一環(huán)節(jié)通常由公司綜合部門負(fù)責(zé)或由具有工作經(jīng)驗(yàn)、水平較高的秘書人員承擔(dān)。所有公文呈批前由綜合部門審核，審核的主要內(nèi)容包括：1．行文的必要性。對(duì)發(fā)文條件和發(fā)文名義進(jìn)行審核，如果不需行文，即可就此打住。2．行文的方式。從公文性質(zhì)、發(fā)布和傳遞范圍、公文遞送途徑及公文行文方向等方面進(jìn)行檢查，避免違規(guī)越級(jí)上報(bào)和多頭主送等情況。

3．公文的文種和內(nèi)容。文種需是法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定的文種，也就是本教材前面章節(jié)已講述到的各類文種，文稿內(nèi)容需符合國家法律法規(guī)和人力資源專業(yè)工作的要求。

4．公文的格式。檢查公文格式是否規(guī)范、正確，符合規(guī)定。5．公文的文字表達(dá)。詳細(xì)審核文稿主題是否明確，語言表達(dá)是否符合邏輯，意思是否表達(dá)清楚。（2）審核如審核文稿不合格，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，要根據(jù)具體情況區(qū)分處理，主要有以下處理方式：1．文稿中出現(xiàn)的原則性問題或具體業(yè)務(wù)的問題的修改，應(yīng)附上具體的修改意見后返回給起草人修改。2．文稿中的一般性問題，則可直接進(jìn)行具體修改。3．若是人力資源部與其他部門聯(lián)合行文的文稿，應(yīng)在綜合辦公部門審核完畢后進(jìn)行“會(huì)稿”工作，可召開會(huì)議由人力資源部門和相關(guān)部門共同審核，也可依次返回有關(guān)部門征求審核意見。審核完畢確認(rèn)無誤后，審核人應(yīng)在發(fā)文稿紙（見表8-3-1）的相應(yīng)欄目內(nèi)簽名，以示負(fù)責(zé)，再呈上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。（3）簽發(fā)

簽發(fā)就是單位領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)人力資源部門的文稿進(jìn)行最后的審核并簽署意見的工作。簽發(fā)是發(fā)文處理過程中最關(guān)鍵的程序，是領(lǐng)導(dǎo)人行使職權(quán)的重要形式。簽發(fā)的主要作用有以下兩點(diǎn)：1．確保公文的質(zhì)量。簽發(fā)人在批注簽發(fā)前，需要對(duì)文稿進(jìn)行又一次全面系統(tǒng)的審核把關(guān)，這一步驟可以及時(shí)糾正或彌補(bǔ)文稿中的錯(cuò)漏。

2．確定公文的正式效力。簽發(fā)正式賦予公文法定效用，簽發(fā)后的公文即為定稿，是繕印正本的