人事檔案整理的步驟和方法

人事檔案整理工作的步驟第一步，分類。

首先要對前期鑒別過的材料進行復核，防止不符合要求的材料進入人事檔案；然后按照《干部人事檔案工作條例》（2018）所規(guī)定的十大類，對人事檔案材料進行歸類。分類排列裝訂驗收編目復制加工PROCEDURESOFPERSONNELFILEARRANGEMENT人事檔案整理工作的步驟類別材料名稱第一類履歷類材料第二類自傳和思想類材料第三類考核鑒定類材料第四類學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料第五類政審、審計和審核類材料第六類黨、團類材料第七類表彰獎勵類材料第八類違規(guī)違紀違法處理處分類材料第九類工資、任免、出國和會議代表類材料第十類其他可供組織參考的材料PROCEDURESOFPERSONNELFILEARRANGEMENT

本人填寫的以反映個人經(jīng)歷等基本情況的表格材料應歸入本類。這些材料都是組織上歷次制定、反映個人經(jīng)歷和基本情況、由本人填寫、經(jīng)組織上審查蓋章的登記表格。主要包括：干部履歷表，簡歷表，干部、工人、教師、軍人、學生、流動人員等各類人員登記表。第一類履歷類材料CATEGORYIRESUNEMATERIALS①學生就讀期間填寫的反映本人經(jīng)歷的登記表（如學籍卡、學生登記表）放第一類，而報考登記表、成績單和畢業(yè)生登記表則歸第四類；②帶自傳的履歷表與其他自傳內(nèi)容不重復的歸第二類；③涉及干部政治問題或記載審查情況的登記表歸第五類；④有任免職務內(nèi)容的登記表歸九類。第一類履歷類材料CATEGORYIRESUNEMATERIALS

本人所寫的有關(guān)敘述自己生平經(jīng)歷、思想變化過程、家庭情況、社會關(guān)系、社會影響等方面情況的自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料歸入本類。主要包括：各類人員本人歷次所寫的自傳，入黨（團）申請書中能分開的自傳內(nèi)容材料，敘述個人經(jīng)歷、家庭情況、社會關(guān)系的自述（傳）材料，有自傳內(nèi)容的歷史反省材料。第二類自傳和思想類材料CLASSIIAUTOBIOGRAPHICALANDIDEOLOGICALMATERIALS①沒有寫過自傳的，可將含有自傳內(nèi)容較多的入黨（團）申請書放第二類，并在檔案目錄中標明“代自傳”；②組織上要求干部本人交代的有關(guān)本人經(jīng)歷、家庭情況或社會關(guān)系等材料，凡有專題調(diào)查報告、調(diào)查材料及結(jié)論性意見的材料，應合并一起歸第五類；③一般性的科技干部業(yè)務自傳、技術(shù)自傳，不歸檔。第二類自傳和思想類材料CLASSIIAUTOBIOGRAPHICALANDIDEOLOGICALMATERIALS第三類考核鑒定類材料考核鑒定類材料是指各級組織對各類人員個人一貫表現(xiàn)和優(yōu)缺點進行考察了解評價所形成的，有關(guān)其思想品德、學識水平、工作能力、工作業(yè)績、勤政廉政方面的綜合評價材料。CLASSIIIASSESSMENTANDIDENTIFICMATERIALS第三類考核鑒定類材料主要包括：平時考核、年度考核、專項考核、任（聘）期考核，工作鑒定，重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務中的表現(xiàn)，援派、掛職鍛煉考核鑒定，黨組織書記抓基層黨建評價意見等材料。CLASSIIIASSESSMENTANDIDENTIFICMATERIALS第三類考核鑒定類材料考核鑒定類材料須經(jīng)組織、人事部門蓋章，簽署考核人姓名并注明身份方可歸檔。含有成績（或有“同意畢業(yè)”、“準予畢業(yè)”意見）的畢業(yè)生鑒定表放第四類。短期（半年以下）的總結(jié)材料可不歸檔，領(lǐng)導干部述職報告不歸檔。123CLASSIIIASSESSMENTANDIDENTIFICMATERIALS第四類學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料

反映各類人員個人學習經(jīng)歷、知識水平、業(yè)務能力、專門技術(shù)方面的材料歸入本類。中學以來取得的學歷學位類材料包括：報考高等院校考生登記表、審查表，畢業(yè)生登記表，學習（培訓結(jié)業(yè)）成績表，學歷證明材料，研究生推免生登記表、專家推薦表，授予學位的決定、決議、學位論文答辯決議、博士后研究人員工作期滿登記表，選拔留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關(guān)材料，國務院學位委員會、教育部授予單位出具的國內(nèi)外學歷學位認證材料等；COMPETENCEGOALSCATEGORYIVDEGREES,PROFESSIONALANDTECHNICALPOSITIONS(TTLES),ACADEMICEVALUATIONANDEDUCATIONALTRAININGMATERIALS第四類學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料

專業(yè)技術(shù)職務（職稱）類材料包括：職業(yè)資格考試合格人員登記表、職業(yè)資格證書復印件；專業(yè)技術(shù)職務任職資格申報表，專業(yè)技術(shù)職務考績材料，聘任、套改、晉升、解聘專業(yè)技術(shù)職務（職稱）審批表、登記表；學術(shù)評鑒類材料包括：當選院士、入選重大人才工程，發(fā)明創(chuàng)造、科研成果獲獎、著作譯著和有重大影響的論文目錄（目錄經(jīng)組織批注意見并加蓋單位公章后方可歸檔）；教育培訓類材料包括：政策理論、業(yè)務知識、文化素養(yǎng)培訓和技能訓練情況等材料。COMPETENCEGOALSCATEGORYIVDEGREES,PROFESSIONALANDTECHNICALPOSITIONS(TTLES),ACADEMICEVALUATIONANDEDUCATIONALTRAININGMATERIALS一套完整的學歷材料包括報考登記表、學習成績單、畢業(yè)生登記表三部分。畢業(yè)證、學位證、職業(yè)資格證原件由本人保存，復印件放第四類（登記目錄時注明。下列材料不歸檔：學生證、各科試卷、畢業(yè)論文/設(shè)計、實習報告、準考證、入學通知書、論文、著作、評定專業(yè)技術(shù)職務時本人寫的論文、著作、技術(shù)報告、技術(shù)設(shè)計及圖紙。123第四類學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料

COMPETENCEGOALSCATEGORYIVDEGREES,PROFESSIONALANDTECHNICALPOSITIONS(TTLES),ACADEMICEVALUATIONANDEDUCATIONALTRAININGMATERIALS第五類政審、審計和審核類材料

組織對有關(guān)人員的政治歷史情況進行審查時形成的材料：審查干部政治歷史情況（包括黨籍問題）的調(diào)查報告、審查結(jié)論、上級批復、本人對結(jié)論的意見、檢查交待或說明情況的材料，作為結(jié)論依據(jù)的主要證材料，甄別、復查結(jié)論（意見、決定）、調(diào)查報告、批復及有關(guān)的依據(jù)材料；入黨、入團、參軍、出國或從事特殊職業(yè)等的政審材料；THEHEFIFTHCATEGORYOFMATERIALSFORPOLITICALEXAMINATION,AUDITINGANDAUDITING第五類政審、審計和審核類材料審計和審核類材料包括：領(lǐng)導干部經(jīng)濟責任審計和自然資源資產(chǎn)離任審計的審計結(jié)果及整改情況、履行干部選拔任用工作職責離任檢查結(jié)果及說明，證明，干部基本信息審核認定、干部人事檔案任前審核登記表，廉潔從業(yè)結(jié)論性評價等材料。更改民族、年齡、國籍、入黨入團和參加工作時間的組織審查意見，上級批復以及所依據(jù)的證明材料。THEHEFIFTHCATEGORYOFMATERIALSFORPOLITICALEXAMINATION,AUDITINGANDAUDITING第五類政審、審計和審核類材料一套完整的政審材料包括上級批復、審查結(jié)論或甄別復查結(jié)論、本人對結(jié)論的意見及檢查交代材料、調(diào)查報告、主要證明材料等。入伍時間批注（證明）、連續(xù)工齡審核等材料放第五類。政審過程中形成的請示報告、信件、調(diào)函、索要證明卡片、外調(diào)提綱、調(diào)查線索、外調(diào)介紹信、審查結(jié)論和調(diào)查報考的草稿、底稿，未經(jīng)查證的有關(guān)干部政歷問題的檢舉材料不歸檔。123THEHEFIFTHCATEGORYOFMATERIALSFORPOLITICALEXAMINATION,AUDITINGANDAUDITING第六類黨、團類材料黨、團類材料包括《中國共產(chǎn)黨入黨志愿書》，入黨申請書（1-2份全面系統(tǒng)的）和轉(zhuǎn)正申請書，黨員登記表，不予登記的決定、組織審批意見及所依據(jù)的材料；民主評議黨員中形成的組織意見或黨員登記表、認定為不合格黨員被勸退或除名的主要事實依據(jù)材料和組織審批材料，退黨材料，取消預備黨員資格的組織意見；《中國共產(chǎn)主義青年團入團志愿書》、入團申請書；加入民主黨派的有關(guān)材料。CATEGORY6PARTYANDLEAGUEMATERIALS12入黨申請書最多只歸兩份，較為全面系統(tǒng)的，一般是首尾兩份。3未批準或未轉(zhuǎn)正以及取消預備黨員資格的入黨志愿書，由本人所在單位黨組織保存，不歸檔。黨團材料只歸組織已作了結(jié)論的正式材料。要求入黨、入團期間的思想?yún)R報材料、黨小組、支部討論記錄、考察寫實材料、有關(guān)問題請示報告、審批通知書等不歸檔。4凡被開除出黨的，其入黨材料仍放第六類，但須在入黨志愿書封面上注明何時由何機關(guān)開除出黨。開除出黨的處分材料則放第八類。第七類表彰獎勵類材料表彰獎勵類材料包括：縣處級以上黨政機關(guān)、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表、先進人物登記(推薦、審批)表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關(guān)材料等。如：勞動模范、先進工作者、有突出貢獻優(yōu)秀專家、國家科技獎（含國家發(fā)明獎、自然科學獎、科技進步獎）、中國青年科技獎、優(yōu)秀黨務工作者、優(yōu)秀黨、團員等審批（呈報）表，先進事跡材料、先進事跡登記表，立功、受勛、嘉獎、通報表揚等以及在其他工作中形成的表彰材料。THESEVENTHCATEGORYOFCOMMENDATIONANDREWARDMATERIALS②班組、車間、連隊口頭表揚材料不歸檔③獎勵過程中形成的決定、通告、請示報告屬于文書檔案；獎狀、榮譽證書、紀念冊、獎章、勛章由本人保存，不歸檔。①獎勵晉升工資審批表應放第九類第七類表彰獎勵類材料THESEVENTHCATEGORYOFCOMMENDATIONANDREWARDMATERIALS②離婚判決書放第十類，其他如刑事、行政（治安）拘留、勞教等審批材料放第八類。③紀檢查處案件中的處分決定、批復、通知等原稿，索要的調(diào)查證明材料、檢舉揭發(fā)旁證材料和司法部門判決書原件、證據(jù)、本人交代、偵破方案、審訊筆記等，屬于案件檔案，不歸入人事檔案。①政治歷史問題與違紀錯誤混同一起給予處分的結(jié)論、調(diào)查報告、處分決定等材料放第八類；只有批復或結(jié)論而未給予處分，以政治歷史問題為主的放第五類，以違紀錯誤為主的放第八類。第七類表彰獎勵類材料THESEVENTHCATEGORYOFCOMMENDATIONANDREWARDMATERIALS第八類違規(guī)違紀違法處理處分類材料因違犯黨紀、政紀、國法和其他錯誤后由紀檢、監(jiān)察、公安、檢察院、法院等有關(guān)部門依照法律和法規(guī)，對行為過失人給予處分、處罰、懲戒形成的有關(guān)材料。主要包括：黨紀政務處分，組織處理，法院刑事判決書、裁定書，公安機關(guān)有關(guān)行政處理決定，有關(guān)行業(yè)監(jiān)管部門對干部有失誠信、違反法律和行政法規(guī)等行為形成的記錄，人民法院認定的被執(zhí)行人失信信息等材料。CATEGORYVIIICLASSIFIEDMATERIALSOFTHEDISPPSALDEPARTMENFORVIOLATIONOFDISCIPLINESANDVIOLATIONS第九類工資、任免、出國和會議代表類材料反映有關(guān)人員錄用聘用、工資待遇審批、職級變化、退（離）休退職、出國出境、參加各種代表會議的材料歸入本類。主要包括：工資待遇審批、參加社會保險，錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免、調(diào)配、軍隊轉(zhuǎn)業(yè)（復員）安置、退（離）休、辭職、辭退，公務員（參照公務員法管理人員）登記、遴選、選調(diào)、調(diào)任、職級晉升，職務、職級套改，事業(yè)單位管理崗位職員等級晉升，出國（境）審批，當選黨的代表大會、人民代表大會、政協(xié)會議、群團組織代表會議、民主黨派代表會議等會議代表（委員）及相關(guān)職務等材料。CATEGORY9WAGES,APPOINTMENTSANDREMOVALS,GOINGABROADANDREPRESENTATIVEMATERIALSFORCONFERENCES第九類工資、任免、出國和會議代表類材料①應征入伍登記表（兵役登記表）、退伍登記表（審批表）、轉(zhuǎn)業(yè)干部服預備役報告表，知識青年上山下鄉(xiāng)登記表，招工登記表，“以工代干”人員轉(zhuǎn)干審批表等材料放第九類；②以紅頭文件下發(fā)的任免通知不屬于干部檔案材料的收集范圍。但在實際中，有些單位由于干部檔案中缺少“任免呈報表”，而將任免通知歸入干部個人檔案，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，對已歸檔的任免通知可根據(jù)不同情況進行處理：凡近幾年內(nèi)任免職務的，應填寫“干部任免表”，同時將任免通知抽出轉(zhuǎn)交文書檔案或銷毀；因年代久遠或單位變遷等原因無法補填“任免呈報表”的，任免通知可留在檔案中。③大、中專畢業(yè)生分配報到通知書（派遣證）放第十類；④商調(diào)函、調(diào)令、出國任務批件等材料不歸檔。CATEGORY9WAGES,APPOINTMENTSANDREMOVALS,GOINGABROADANDREPRESENTATIVEMATERIALSFORCONFERENCES

對于不屬于前九類、但對用人具有參考價值、需要保存的材料歸入本類。主要包括：有殘疾的體檢表、殘廢等級材料；大、中專畢業(yè)生分配報到通知書（派遣證），工作調(diào)動介紹信，國（境）外永久居留資格、長期居留許可等證件有關(guān)的復印件、人事爭議仲裁裁決書，死亡通知書、悼詞（生平）、訃告、非正常死亡的調(diào)查報告及有關(guān)情況、遺書等。第十類其他可供組織參考的材料CATEGORY10OTHERMATERIALSMATERIALSFORORGANIZATIONALREFERECE①第十類材料必須精煉且確實有參考價值，不能把第十類當作“回收站”；②思想?yún)R報原則上不歸檔，但反映的思想獨特、影響較大的材料可放第十類；③一般性體檢表、化驗報告和超過五年以上的體檢表，結(jié)婚證明，探親報告表不歸檔。第十類其他可供組織參考的材料CATEGORY10OTHERMATERIALSMATERIALSFORORGANIZATIONALREFERECE其次，看材料的內(nèi)容。對于只看名稱而無法確定類目歸屬的材料，應當根據(jù)其內(nèi)容歸入相應類別。如果材料內(nèi)容涉及幾個類目時，根據(jù)主要內(nèi)容歸入相應類目。如學生鑒定表中除了鑒定評語外，還包括各科成績，從內(nèi)容上看，學習成績比重大，應歸入第四類。第三，看材料的價值作用。一般來講，第九類都是具有憑證價值的材料，第十類是具有參考價值的材料。首先，看材料的名稱。凡是材料上有準確名稱的，可以按名稱歸入所屬類別中。如：履歷表、簡歷表歸入第一類；鑒定表歸入第三類；任免表歸入第九類。人事檔案的歸類（對號入座）CLASSIFICATIONOFPERSOONELARCHIVES人事檔案整理工作的步驟第二步，排列。排列指的是經(jīng)過歸類后，將每類所含的材料按一定的順序排列起來。排列的原則是依據(jù)人事檔案在了解人、使用人的過程中相互之間固有的聯(lián)系，保持材料之間的系統(tǒng)性、連貫性，且方便利用和不斷補充新的的檔案材料。分類排列裝訂驗收編目復制加工PROCEDURESOFPERSONNELFILEARRANGEMENT時序法按材料形成時間的先后進行排序，由遠及近，依次排列。采用這種方法，可以比較詳細地了解來龍去脈，掌握相對人的成長和發(fā)展變化情況，同時有利于新材料的繼續(xù)補充。適用于第一類、第二類、第三類、第七類、第十類材料。類號材料名稱材料形成時間份數(shù)頁數(shù)備注年月日一履歷類材料1在校學生登記表20000909162干部履歷表20050716110TIMESERIESMETHOD系統(tǒng)法按材料內(nèi)容的主次關(guān)系、重要程度進行排列，主次分明。適用于第五類、第六類、第八類。其中，第五類和第八類的排列方法基本相同，排列順序為：上級批復、結(jié)論（處分決定）、本人對結(jié)論（處分決定）的意見、調(diào)查報告、證明材料、本人檢討或交代等。第六類材料的排列順序為：先分開入黨、入團的材料，具體排列時將入團或入黨志愿書放在申請書前面。類號材料名稱材料形成時間份數(shù)頁數(shù)備注年月日六黨、團類材料1入團志愿書19940501132入團申請書19940125123入黨志愿書200212161124入黨申請書20010701165轉(zhuǎn)正申請書20031201156黨員登記表2003122415SYSREMATICMETHOD混合法按問題結(jié)合時間先后進行排列，即一個類內(nèi)有幾個問題的材料，先按問題分開，在一個問題內(nèi)按材料的形成時間順序由遠及近排列。適用于一個類別里有多套系列材料的情況，如：第四類、第九類。類號材料名稱材料形成時間份數(shù)頁數(shù)備注年月日四學歷學位、專業(yè)技術(shù)職務（職稱）、學術(shù)評鑒和教育培訓類材料4-11報考高等院校學生登記表20000125122學習成績表20040301113大學畢業(yè)生登記表20040703164-21中級專業(yè)技術(shù)職務任職資格評定申報表20110903192專業(yè)技術(shù)職務聘任審批表2011122813HYBRIDMETHOD人事檔案整理工作的步驟第三步，編目，即填寫人事檔案案卷封面，填寫案卷（或稱保管單位）內(nèi)的人事檔案目錄，編寫件頁號等。目錄具有重要作用：第一，固定案卷內(nèi)各類檔案的分類體系和類內(nèi)每份材料的排列順序及其位置，避免次序混亂，鞏固整理工作成果。第二，介紹每份材料的內(nèi)容、名稱和形成時間，幫助查閱者及時準確迅速地查到所需要的材料。第三，是人事檔案材料登記和統(tǒng)計的基本形式，能檢查已歸檔的材料有無遺失，分類歸類及排列上有無差錯，發(fā)現(xiàn)后及時給予糾正。分類排列裝訂驗收編目復制加工PROCEDURESOFPERSONNELFILEARRANGEMENT編碼全部材料按以上順序排列好后，在每份材料的右上角用鉛筆寫上類號和順序號。寫法是：類號在前，順序號在后，中間用一橫線連接，必須用鉛筆填寫。如：3—1表示這份材料是第三類中的第一份材料，其他依次類推，再如“9—1—1”表示這份材料是第九類中第一個問題的第一份材料，“9—2—1”表示這份材料是第九類中第二個問題的第一份材料，其他依次類推。CODE編碼寫完類號和順序號后，在材料每面的右下角（反面為左下角）編寫頁碼。人事檔案材料的編頁不同于圖書編頁碼，以每一份完整的材料為一份；材料頁數(shù)的計算，采取圖書編頁法，每面為一頁（沒有正式記述情況文字的前后皮除外），印有頁碼的材料、表格，應如數(shù)填寫。通過編碼，一方面可以固定材料的位置，另一方面也方便檢索和利用。CODE人事檔案的目錄登記，即在材料經(jīng)過排列、編碼之后，按照固定的目錄欄目和要求，將相應的歸檔材料逐份記載。通過目錄登記，可以起到索引的作用，同時有助于復查、保護檔案材料。目錄登記必須按“干部檔案登記目錄”的格式里所列的項目（類目、材料名稱、材料形成時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注）逐欄進行登記。目錄登記DIRECTORYREGISTRATION填寫類目號和每份材料的順序號。類目號用漢字數(shù)字（一、二、三、……）寫，順序號用阿拉伯數(shù)字（1、2、3、……)寫。為了使類目號和類目名稱醒目、美觀，把類目號和類目名稱刻成印章（這個印章叫條章），用時蘸上紅色印油蓋在類目的位置上。條章蓋在每類的卷首，暫時沒有材料的也要蓋上類目名稱，以固定類目的位置，待以后再有新材料時“對號入座”。順序號書寫的位置，每份材料從1號開始往下編寫，有多少份材料，就編多少號碼。目錄登記DIRECTORYREGISTRATION目錄登記需要注意的是，每類后面都要留出適當?shù)目崭?。一般來說，年齡小的多留些，年齡大的少留些。要求每一類約占目錄一面，注意三類、四類、九類可適當多留出一面，每人至少要留6-7頁目錄。DIRECTORYREGISTRATION材料名稱材料名稱是目錄登記的核心內(nèi)容。在實際整理檔案過程中，應注意：第一，堅持客觀記錄的原則，即照錄材料的原標題，一般不得省略。第二，對于過于冗長的標題，可采取縮寫的辦法來解決，比如“申請專業(yè)技術(shù)職務呈報表”只能縮寫成“技術(shù)職務呈報表”，而不能簡化成“呈報表”；MATERIALNAME材料名稱第三，對于題不對文、含義不清和沒有標題的材料，目錄登記者要自擬標題。因此，要求自擬的標題語言準確、精煉、規(guī)范，不能太籠統(tǒng)，否則就失去了目錄登記的作用。自擬的題目用“【】”號括起來，以示該題目系登記者所加。例如，原標題為“證明材料”，應自擬簡明正確的標題為“***關(guān)于***的**問題的證明材料”，并加“【】”號。MATERIALNAME1-11-2復制的檔案材料，采用原材料形成時間。1-3材料時間的填寫上應注意，一律使用阿拉伯數(shù)字、八位數(shù)表示。年份必須寫全稱“1998，2008”，而不能簡寫成“98，08”；月、日用兩位數(shù)表示，如2012年9月10日，應寫成20120910。材料形成的時間，一般采用材料落款表明的最后時間。材料最后末簽署時間的，如無可靠依據(jù)，一般不再注明。材料形成時間MATERIALFORMATIONTIME材料形成時間實踐工作中，對常見材料形成時間的確認方法是：本人撰寫的自傳、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書等，以本人書寫材料的落款時間為準；由本人填寫后，經(jīng)組織審核蓋章或簽署意見的材料，如履歷表、學生登記表、鑒定表、黨員登記表等，應以組織最后蓋章或簽署意見的時間為準；證明材料凡是單位出具的，應以單位簽署的時間為準，個人出具的證明材料，應以證明人所在單位組織注明意見的時間為準；直接由組織形成的材料，具有審批性質(zhì)的材料，應以審批單位簽署的時間為準，如審查結(jié)論、處分決定、任免呈報表、工資呈報表等，均以批準機關(guān)的簽署時間為準；由選舉產(chǎn)生而辦理職務任免手續(xù)的任免呈報表，應以選舉當選的時間為準。MATERIALFORMATIONTIME份數(shù)材料份數(shù)，以每份完整的材料(包括附件)為一份。復制件與原件同時存入正本時，按一式兩份計算，并在備注欄中注明含復制件一份。頁數(shù)按材料右下角鉛筆書寫的總頁數(shù)填寫。備注需要說明的事項。應從實際情況出發(fā)，本著“有則注之、無則免之”的原則，避免備注項雜亂。1、書寫目錄要工整、正確、清楚，使用鋼筆、簽字筆或計算機打印，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色或純藍墨水。2、目錄登記要逐項認真填寫，做到登記與實際材料的內(nèi)容、時間、份數(shù)、頁數(shù)相符，準確無誤。不能有錯登、漏登或重登。3、目錄卷面要整潔，不得勾畫、涂改。4、書寫目錄時，每類目錄之后，須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。5、目錄登記完畢，應該和干部檔案材料進行認真地核對，做到數(shù)量、位置、形成時間、類屬號相一致。一般每份檔案卷都有好幾張目錄，幾頁目錄放在一起不能分開。目錄登記注意事項NOTESFORCATALOGUEREGISTRATION人事檔案整理工作的步驟第四步，復制和技術(shù)加工。復制，就是用一定的手段，按照檔案材料原件內(nèi)容和外形重新制作一份或數(shù)份材料。復制的作用主要是，保護檔案原件，使其能永久或長期保存，延長檔案材料的壽命，恢復檔案材料的原貌；為建立副本提供所需的材料；用復制件滿足利用者的需要。技術(shù)加工，是指在不損害檔案材料的文字內(nèi)容，保持檔案歷史原貌的前提下，對一些紙張不規(guī)范、破損、卷角、折皺的材料，以最大限度的延長檔案壽命所進行的技術(shù)加工。分類排列裝訂驗收編目復制加工PROCEDURESFORTHECOLLATINGOFPRESONNELFILES復制的要求第一，忠于原件。復制件與原件在內(nèi)容上應完全一致，外貌形狀也完全相似。不能對原件內(nèi)容進行綜合、增刪、修改或手描，也不宜變動原件的外貌第二，復制件應字跡清楚，不得模糊第三，復制所使用的材料應經(jīng)久耐用，有利于長遠保存123第四，手續(xù)要完備。復制材料須注明復制單位、復制時間、原件存何處，并加蓋復制單位公章。這是復制件進入人事檔案的必備條件之一。4REQUIREMENTSFORREPLICATION復制的范圍復制的范圍不能任意擴大或縮小，該復制的沒有復制就會造成損失，不該復制的復制了則造成浪費，影響人事檔案的精煉。復制的范圍包括：第一，建立副本所需要的材料。副本是由正本中的部分材料構(gòu)成的，在實際工作中大多數(shù)材料都是孤本，重份比較少，一般只能滿足正本的需要，因此，復制件是建立副本的主要來源，是否建立副本由單位根據(jù)情況自行確定。SCOPEOFREPLICATION復制的范圍第二，字跡不清的材料。由于年久紙張變質(zhì)，墨水褪色，字跡模糊不清難以辨認，影響使用價值，這種材料需及時進行搶救。第三，圓珠筆、復印紙、鉛筆等書寫的材料。按規(guī)定圓珠筆、復印紙、鉛筆書寫的材料不能歸檔，但是由于受歷史條件限制和其他方面的原因，檔案中已歸入了一些不合格的材料，為使這些材料長期保存，就必須對其進行復制。SCOPEOFREPLICATION人事檔案復制的方法有：復?。ㄖ灰舟E清楚，就可以用復印機復印）、打印、抄寫、手描（注意保持檔案材料的原貌）、掃描、攝影（費用高，不便于裝訂）。新研制推廣的字跡恢復固定劑（液），是檔案字跡恢復和固定保護的最好用品。思考：復制的方法METHODOFREPLICATION①修裱，是以漿糊做膠黏劑，運用修補和托裱的方法，把選定的紙張補或托在檔案文件上，以恢復或增加強度，提高耐久性。主要適用于檔案遭到損壞，出現(xiàn)孔洞、腐朽、殘破、折疊處斷裂，以及紙張發(fā)脆或過薄、紙面過?。ㄐ∮?6開規(guī)格）的材料。②修復，是對已經(jīng)損壞或不利于永久保存的檔案材料進行處理，以恢復原來面貌，提高耐久性。包括去污、去酸、加固、字跡顯示與恢復。③加邊與包邊。所謂加邊是指對過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，在裝訂線一邊加一條白紙邊，拓寬材料的裝訂位置，保證打眼、裝訂不壓字和損傷材料內(nèi)容。所謂包邊是指對一些破損、多頁零散的材料在裝訂線一邊用白紙包邊。技術(shù)加工的方法

TECHNICALPROCESSINGMETHOD技術(shù)加工的方法

④折疊與剪裁。對超過16開規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損壞字跡的條件下，可酌情進行剪裁；不能剪裁的材料需進行折疊，折疊時，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。折疊后的材料，要保持整個案卷的平整，文字不得損害，便于展開閱讀。⑤拆除檔案上的大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品，以防氧化銹蝕檔案材料。TECHNICALPROCESSINGMETHOD字跡材料是否耐久，取決于兩個因素：一是看其色素成分是否穩(wěn)定耐久，二是看其色素與紙張的結(jié)合是否牢固。凡色素成分是碳黑，以結(jié)膜方式與紙張結(jié)合的是耐久的字跡材料。這類字跡材料有墨、墨汁、黑色油墨等。凡色素成分是顏料，以結(jié)膜或吸收方式與紙張結(jié)合的；或色素成分是碳黑，以吸收方式與紙張結(jié)合的，都是較耐久的字跡材料，這類字跡材料有碳素墨水、藍黑墨水、彩色油墨、印泥等。如何評價字跡的耐久性

HOWTOEVALUATETHEDURABILITYOFHANDWRITING凡色素成分是染料，不論以何種方式與紙張結(jié)合的，都是不耐久的字跡材料，這類字跡材料有紅墨水、純藍墨水、圓珠筆油等。凡與紙張以粘附方式結(jié)合的，不論是何種色素成分的字跡材料，都是不耐久的字跡材料，如鉛筆字跡。您記日記或書寫單位、家庭和自己的歷史，填寫重要表格材料時，可要注意選擇耐久或較耐久的字跡材料。如何評價字跡的耐久性

HOWTOEVALUATETHEDURABILITYOFHANDWRITING人事檔案整理工作的步驟第五步，裝訂驗收。裝訂是將零散的檔案材料加工成冊，它是檔案整理工作中的重要步驟，能夠鞏固整理工作中以上各道工序的成果。驗收是對裝訂后的人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》等有關(guān)文件規(guī)定的標準，全面系統(tǒng)地檢查其是否合格的一項工作。它是人事檔案整理工作中的最后一道關(guān)口，也是人事檔案整理工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)。分類排列裝訂驗收編目復制加工PROCEDURESOFPERSONNELFILEARRANGEMENT1將目錄與材料逐份核對無誤，避免出現(xiàn)缺份、缺頁、錯