企業(yè)采購及應(yīng)付賬款管理制度

企業(yè)采購及應(yīng)付賬款管理制度一、目的1規(guī)范采購操作步驟和方法，確保采購的質(zhì)量和采購要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。2規(guī)定了應(yīng)付賬款入賬、調(diào)賬等方面的管理要求，規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，防范公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過程中的經(jīng)營風(fēng)險。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長期代理產(chǎn)品）等采購的控制。三、定義供應(yīng)商：是指能向采購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。抽貨檢驗標準：此標準是對采購物品進行檢驗的參照標準，由技術(shù)部門或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門編寫交采購中心匯總成冊。貨物檢驗報告：是貨物驗收部門和人員對貨物進行驗收后對所采購貨物給出驗收報告和處理意見。4、無票應(yīng)付款：采購貨物的所有權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移至本公司，但是供應(yīng)商的正式發(fā)票尚未到達財務(wù)部的應(yīng)付款項。當供應(yīng)商的發(fā)票送達財務(wù)部時，應(yīng)將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。公司的無票應(yīng)付款和應(yīng)付賬款構(gòu)成了公司資產(chǎn)負債表上的應(yīng)付賬款四、物資采購報銷流程1物資采購前要由用料申請人先填寫采購計劃，“采購計劃表”經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交與采購人員，采購人員制作“采購定單”并進行采購。2凡購進物料、工具用具，尤其是定制品，采購者應(yīng)堅持先取樣品，征得使用部門及領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進行采購或定制。3物資采購返回單位，須經(jīng)物資使用部門（庫房管理人員）核實、驗收簽字,出具“入庫單，4物資采購報銷必須以發(fā)票為據(jù)，不準出現(xiàn)白條報銷。5物資采購前，預(yù)借物資款，必須經(jīng)財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購?fù)戤?，需及時報銷。6物資采購報銷須填寫報銷單，執(zhí)行費用報銷流程7凡不按上述規(guī)定采購者，財務(wù)部以及各業(yè)務(wù)部門的財務(wù)人員，應(yīng)一律拒絕支付。五、應(yīng)付賬款入賬程序（一）、有票應(yīng)付款1財務(wù)部業(yè)務(wù)會計對采購定單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗入庫單進行審核，即“三單符合”審核。2三單中的第一單“采購定單”是指由采購合同、采購定單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應(yīng)商發(fā)票'是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫單”是指由入庫單、質(zhì)檢單、運輸提貨單等組成的收貨單據(jù)。3財務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“三單符含‘審核后，制作記賬憑證并按照會計復(fù)核、批準程序入賬。4有關(guān)部門對合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時傳遞到財務(wù)部。（二）無票應(yīng)付款1倉庫管理員在收到供應(yīng)商的合格來貨（經(jīng)檢驗合格）后，填寫入庫單并將入庫信息傳遞給財務(wù)部門。未經(jīng)質(zhì)量檢驗合格的貨物不得入庫。2財務(wù)部核對每一張入庫單，確保信息準確無誤。將無票入庫貨物作為暫估入庫進行核算。3對貨物入庫后超過一個月發(fā)票未達的無票應(yīng)付款,財務(wù)部應(yīng)及時與采購部聯(lián)系并品艮蹤。（三）應(yīng)付賬款1供貨方開來發(fā)票，從無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款時，必須經(jīng)過'三單符合審核工財務(wù)部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當在“三單符合審核”后，方可將無票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。將暫估入庫的項目轉(zhuǎn)入庫存項目。2財務(wù)部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時，應(yīng)立即通知商務(wù)部和物流部門。商務(wù)部應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系處理，并在一周內(nèi)將問題調(diào)查清楚并合理解決。財務(wù)部應(yīng)同時將所有三單不符的情況記錄，并定期跟蹤和向財務(wù)經(jīng)理或財務(wù)經(jīng)理匯報。3對在“三單符合審核”中多開票、重開票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴重的，要考慮給予處罰或更換。4生產(chǎn)部門應(yīng)在每月二十八日前將供應(yīng)商的質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞到財務(wù)部，財務(wù)部應(yīng)于當月?lián){(diào)整應(yīng)付賬款。5任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理及相關(guān)人員的書面批準。這些依據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。6更改供應(yīng)商名稱必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過財務(wù)部經(jīng)理的批準。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。六應(yīng)付賬款賬齡分析1財務(wù)部每季度進行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。2財務(wù)部每月打印出有借方余額的應(yīng)付賬款，并通知采購部及相關(guān)部門。采購部及有關(guān)部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財務(wù)部。對超過兩個月的有借方余額的應(yīng)付賬款，財務(wù)部應(yīng)向財務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理作書面匯報。七對賬1財務(wù)部每月應(yīng)核對應(yīng)付賬款總賬與明細賬，對存在的差異及明細賬中的異常項目和長期未達項目，財務(wù)部應(yīng)會同商務(wù)部采購人員進行調(diào)查，并經(jīng)財務(wù)經(jīng)理書面批準后及時處理。2財務(wù)部每年至少獲得一次供應(yīng)商對賬單，對發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。應(yīng)付賬款管理流程圖A：申請人按“申購程序”提出申請，經(jīng)本部門經(jīng)理審查簽批后，交供應(yīng)部經(jīng)理,，進入“尋價比價程序”。B：供應(yīng)部經(jīng)理按資金使用情況，經(jīng)“尋價比價程序”后，轉(zhuǎn)交財務(wù)部，進入“采購申請申查程序”。C：財務(wù)部有關(guān)人員分別進行成本、利潤核算、出納備款審核后，決定簽批，報總經(jīng)理批準后，進入“采購程序”。C1：在財務(wù)部審核后決定簽否的情況下，將資料退回申請部門，申請部門視情況進入“堅持申請采購程序”或放棄申請。C2：經(jīng)過“堅持申請采購程序”后，報總經(jīng)理審核，如總經(jīng)理簽批，進入“采購程序”；如總經(jīng)理簽否，仍退回申請部門，由部門經(jīng)理放棄申請，用其他方法解決。D：進入“采購程序”后，由供應(yīng)部經(jīng)理根據(jù)采購屬于屬長期及大宗情況，進入“合同簽定及審核程序”；若屬小額采購，則由供貨商處直接采購。E：進入“合同簽定及審核程序”，由供應(yīng)部根據(jù)供貨商提供的資料，形成合同文本，交財務(wù)部進行成本利潤分析，財務(wù)部審核簽批后，報總經(jīng)理，簽批后交供應(yīng)部簽定合同并執(zhí)行，進入“收貨程序”；若財務(wù)部及總經(jīng)理審核后淺否，退還供應(yīng)部與供貨商重新談判。F：收貨人員按“收貨程序”檢驗所購物品，如不合格