企業(yè)采購(gòu)及應(yīng)付賬款管理制度

企業(yè)采購(gòu)及應(yīng)付賬款管理制度一、目的1規(guī)范采購(gòu)操作步驟和方法，確保采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。2規(guī)定了應(yīng)付賬款入賬、調(diào)賬等方面的管理要求，規(guī)范應(yīng)付賬款管理工作，防范公司處理應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)過(guò)程中的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍本規(guī)范適用于公司的設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等采購(gòu)的控制。三、定義供應(yīng)商：是指能向采購(gòu)者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。抽貨檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)：此標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行檢驗(yàn)的參照標(biāo)準(zhǔn)，由技術(shù)部門(mén)或其他相關(guān)權(quán)責(zé)部門(mén)編寫(xiě)交采購(gòu)中心匯總成冊(cè)。貨物檢驗(yàn)報(bào)告：是貨物驗(yàn)收部門(mén)和人員對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收后對(duì)所采購(gòu)貨物給出驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和處理意見(jiàn)。4、無(wú)票應(yīng)付款：采購(gòu)貨物的所有權(quán)已經(jīng)轉(zhuǎn)移至本公司，但是供應(yīng)商的正式發(fā)票尚未到達(dá)財(cái)務(wù)部的應(yīng)付款項(xiàng)。當(dāng)供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財(cái)務(wù)部時(shí)，應(yīng)將無(wú)票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。公司的無(wú)票應(yīng)付款和應(yīng)付賬款構(gòu)成了公司資產(chǎn)負(fù)債表上的應(yīng)付賬款四、物資采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)流程1物資采購(gòu)前要由用料申請(qǐng)人先填寫(xiě)采購(gòu)計(jì)劃，“采購(gòu)計(jì)劃表”經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交與采購(gòu)人員，采購(gòu)人員制作“采購(gòu)定單”并進(jìn)行采購(gòu)。2凡購(gòu)進(jìn)物料、工具用具，尤其是定制品，采購(gòu)者應(yīng)堅(jiān)持先取樣品，征得使用部門(mén)及領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可進(jìn)行采購(gòu)或定制。3物資采購(gòu)返回單位，須經(jīng)物資使用部門(mén)（庫(kù)房管理人員）核實(shí)、驗(yàn)收簽字,出具“入庫(kù)單，4物資采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)必須以發(fā)票為據(jù)，不準(zhǔn)出現(xiàn)白條報(bào)銷(xiāo)。5物資采購(gòu)前，預(yù)借物資款，必須經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)方可借款，執(zhí)行借款流程；物資采購(gòu)?fù)戤?，需及時(shí)報(bào)銷(xiāo)。6物資采購(gòu)報(bào)銷(xiāo)須填寫(xiě)報(bào)銷(xiāo)單，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)流程7凡不按上述規(guī)定采購(gòu)者，財(cái)務(wù)部以及各業(yè)務(wù)部門(mén)的財(cái)務(wù)人員，應(yīng)一律拒絕支付。五、應(yīng)付賬款入賬程序（一）、有票應(yīng)付款1財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)對(duì)采購(gòu)定單、供應(yīng)商發(fā)票、檢驗(yàn)入庫(kù)單進(jìn)行審核，即“三單符合”審核。2三單中的第一單“采購(gòu)定單”是指由采購(gòu)合同、采購(gòu)定單、委托加工單等組成的合同單據(jù)。第二單“供應(yīng)商發(fā)票'是指由發(fā)票、收款收據(jù)組成發(fā)票單據(jù)。第三單“入庫(kù)單”是指由入庫(kù)單、質(zhì)檢單、運(yùn)輸提貨單等組成的收貨單據(jù)。3財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員在“三單符含‘審核后，制作記賬憑證并按照會(huì)計(jì)復(fù)核、批準(zhǔn)程序入賬。4有關(guān)部門(mén)對(duì)合同、訂單的修改原件，應(yīng)及時(shí)傳遞到財(cái)務(wù)部。（二）無(wú)票應(yīng)付款1倉(cāng)庫(kù)管理員在收到供應(yīng)商的合格來(lái)貨（經(jīng)檢驗(yàn)合格）后，填寫(xiě)入庫(kù)單并將入庫(kù)信息傳遞給財(cái)務(wù)部門(mén)。未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格的貨物不得入庫(kù)。2財(cái)務(wù)部核對(duì)每一張入庫(kù)單，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤。將無(wú)票入庫(kù)貨物作為暫估入庫(kù)進(jìn)行核算。3對(duì)貨物入庫(kù)后超過(guò)一個(gè)月發(fā)票未達(dá)的無(wú)票應(yīng)付款,財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部聯(lián)系并品艮蹤。（三）應(yīng)付賬款1供貨方開(kāi)來(lái)發(fā)票，從無(wú)票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款時(shí)，必須經(jīng)過(guò)'三單符合審核工財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在“三單符合審核”后，方可將無(wú)票應(yīng)付款轉(zhuǎn)入應(yīng)付賬款。將暫估入庫(kù)的項(xiàng)目轉(zhuǎn)入庫(kù)存項(xiàng)目。2財(cái)務(wù)部在“三單符合審核”中發(fā)現(xiàn)不符或不完全相符時(shí)，應(yīng)立即通知商務(wù)部和物流部門(mén)。商務(wù)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系處理，并在一周內(nèi)將問(wèn)題調(diào)查清楚并合理解決。財(cái)務(wù)部應(yīng)同時(shí)將所有三單不符的情況記錄，并定期跟蹤和向財(cái)務(wù)經(jīng)理或財(cái)務(wù)經(jīng)理匯報(bào)。3對(duì)在“三單符合審核”中多開(kāi)票、重開(kāi)票的供應(yīng)商應(yīng)提出警告，情節(jié)嚴(yán)重的，要考慮給予處罰或更換。4生產(chǎn)部門(mén)應(yīng)在每月二十八日前將供應(yīng)商的質(zhì)量退貨及向供應(yīng)商索賠的資料傳遞到財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部應(yīng)于當(dāng)月?lián){(diào)整應(yīng)付賬款。5任何供應(yīng)商應(yīng)付賬款的調(diào)整必須有充分的依據(jù)并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理及相關(guān)人員的書(shū)面批準(zhǔn)。這些依據(jù)應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。6更改供應(yīng)商名稱(chēng)必須得到供應(yīng)商提供的合法的資料，并經(jīng)過(guò)財(cái)務(wù)部經(jīng)理的批準(zhǔn)。這些資料應(yīng)附在相應(yīng)的調(diào)整憑證后。六應(yīng)付賬款賬齡分析1財(cái)務(wù)部每季度進(jìn)行一次應(yīng)付賬款的賬齡分析，并分析資金安排和使用的合理性。2財(cái)務(wù)部每月打印出有借方余額的應(yīng)付賬款，并通知采購(gòu)部及相關(guān)部門(mén)。采購(gòu)部及有關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決，并將結(jié)果在一周內(nèi)告知財(cái)務(wù)部。對(duì)超過(guò)兩個(gè)月的有借方余額的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部應(yīng)向財(cái)務(wù)經(jīng)理和總經(jīng)理作書(shū)面匯報(bào)。七對(duì)賬1財(cái)務(wù)部每月應(yīng)核對(duì)應(yīng)付賬款總賬與明細(xì)賬，對(duì)存在的差異及明細(xì)賬中的異常項(xiàng)目和長(zhǎng)期未達(dá)項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部應(yīng)會(huì)同商務(wù)部采購(gòu)人員進(jìn)行調(diào)查，并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理書(shū)面批準(zhǔn)后及時(shí)處理。2財(cái)務(wù)部每年至少獲得一次供應(yīng)商對(duì)賬單，對(duì)發(fā)現(xiàn)的差異應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系解決。應(yīng)付賬款管理流程圖A：申請(qǐng)人按“申購(gòu)程序”提出申請(qǐng)，經(jīng)本部門(mén)經(jīng)理審查簽批后，交供應(yīng)部經(jīng)理,，進(jìn)入“尋價(jià)比價(jià)程序”。B：供應(yīng)部經(jīng)理按資金使用情況，經(jīng)“尋價(jià)比價(jià)程序”后，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部，進(jìn)入“采購(gòu)申請(qǐng)申查程序”。C：財(cái)務(wù)部有關(guān)人員分別進(jìn)行成本、利潤(rùn)核算、出納備款審核后，決定簽批，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)入“采購(gòu)程序”。C1：在財(cái)務(wù)部審核后決定簽否的情況下，將資料退回申請(qǐng)部門(mén)，申請(qǐng)部門(mén)視情況進(jìn)入“堅(jiān)持申請(qǐng)采購(gòu)程序”或放棄申請(qǐng)。C2：經(jīng)過(guò)“堅(jiān)持申請(qǐng)采購(gòu)程序”后，報(bào)總經(jīng)理審核，如總經(jīng)理簽批，進(jìn)入“采購(gòu)程序”；如總經(jīng)理簽否，仍退回申請(qǐng)部門(mén)，由部門(mén)經(jīng)理放棄申請(qǐng)，用其他方法解決。D：進(jìn)入“采購(gòu)程序”后，由供應(yīng)部經(jīng)理根據(jù)采購(gòu)屬于屬長(zhǎng)期及大宗情況，進(jìn)入“合同簽定及審核程序”；若屬小額采購(gòu)，則由供貨商處直接采購(gòu)。E：進(jìn)入“合同簽定及審核程序”，由供應(yīng)部根據(jù)供貨商提供的資料，形成合同文本，交財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本利潤(rùn)分析，財(cái)務(wù)部審核簽批后，報(bào)總經(jīng)理，簽批后交供應(yīng)部簽定合同并執(zhí)行，進(jìn)入“收貨程序”；若財(cái)務(wù)部及總經(jīng)理審核后淺否，退還供應(yīng)部與供貨商重新談判。F：收貨人員按“收貨程序”檢驗(yàn)所購(gòu)物品，如不合格