醫(yī)院檔案管理制度

第頁共頁醫(yī)院檔案管理制度醫(yī)院檔案管理制度醫(yī)院檔案管理制度1檔案保管權限、期限與類型1檔案保管權限1.1財務部檔案由財務部保存;1.2人事部檔案由人事部保存;1.3醫(yī)院證、章、信由院長指定負責人保存;1.4其它各類檔案由辦公室保存。2檔案保管期限2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規(guī)定的保管期限執(zhí)行。2.2醫(yī)院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。2.3政府職能部門授予、發(fā)放的各種答應證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎杯、錦旗等原件屬永久保存檔案。2.4本醫(yī)院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫(yī)院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須于失效當日即刻銷毀。3文檔的保存形式：3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。3.2計算機存儲的涉密文件應采取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，并須將該文件途徑及密碼報院辦公室備存，并保證其真實性。3.3機密文檔以書面或實物形式保存。4檔案類型4.1行政檔案，包括：營業(yè)執(zhí)照正、副本，復印件;法定代表人身份證(護照)(復印件);對內、對外收、發(fā)的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文;各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料;各部門(含財務、醫(yī)務科室)現(xiàn)行的各項規(guī)章制度、規(guī)定、流程等;院級會議的會議紀要、決議;醫(yī)院年度(季、月、周)工作方案匯總表;《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產(chǎn)權證等固定資產(chǎn)檔案;購置車輛所有權證、購置稅證、保險、行駛證(復印件)等車輛管理檔案;對外簽訂的各類購置(租賃、效勞)性質的合同文件;其它應歸檔保管的文件、資料。4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料(花名冊);勞動合同及保密協(xié)議;勤打卡數(shù)據(jù);工資、社保等薪酬相關資料;招聘表格、人才庫等相關資料;員工績效考核相關資料;其它應歸檔保管的文件、資料。4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表;各類會計帳冊及報表;固定資產(chǎn)資料;其它須保存文檔。4.4藥械設備檔案，包括：設備臺帳;設備出廠合格證、使用說明書;設備安裝、調試、驗收報告;設備保修卡、保修協(xié)議及維修聯(lián)絡方式;設備運行維修、保養(yǎng)記錄;設備更新改造記錄;設備管理制度;其它應保存的設備資料。4.5醫(yī)療檔案，包括：檔案內容由醫(yī)療管理部門提供。檔案查閱與復制1院長有權查閱醫(yī)院所有檔案。2病區(qū)、科室負責人有權查閱本科室所有檔案。3其他員工因工作需要應經(jīng)過審批后可借閱有關檔案。4文檔查(借)閱應在辦公室進展登記，機密文檔及權限外查借(閱)須辦理審批手續(xù)。5查(借)閱或復制除財務類、人事類以外的檔案須由辦公室負責人審批，并進展相關登記。6查(借)閱或復制財務檔案、人事檔案須由院長審批。檔案的銷毀超過保管期限的檔案，由檔案管理員根據(jù)檔案保管期限每年3月前編制銷毀方案及清單，由辦公室負責人審核無誤后報院長審批。院長審批同意銷毀方案后，必須指派兩名(含)以上監(jiān)銷人員監(jiān)視檔案銷毀過程，并進展簽字確認。3銷毀檔案清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在有關目錄中注銷。醫(yī)院檔案管理制度2一、醫(yī)院所有文件、信函、簡報及其它資料等，統(tǒng)一由辦公室專人實行歸檔標準管理。二、醫(yī)院收文程序是：各科室在接收到相關文件〔含外出開會〕時必須先交辦公室，由辦公室負責統(tǒng)一登記、編號，呈送醫(yī)院領導閱批，不得遺漏、延誤和喪失。文件傳閱完畢后，統(tǒng)一由辦公室保存，相關科室保存復印件。三、醫(yī)院發(fā)文程序是：各承辦科室根據(jù)院領導批示意見起草文件，文件起草后，按報批程序報分管領導、院長簽發(fā)。擬文科室必須按照領導簽發(fā)稿認真校對后交辦公室把關，并統(tǒng)一編號，統(tǒng)一印制。凡未經(jīng)分管領導或院長簽發(fā)的文件，辦公室不予編號；文件印制必須標準、明晰、整潔，蓋章后，要連同簽發(fā)稿、附件等一式三份入檔保存。四、擬文科室要注重進步公文質量，格式標準，字跡工整，確保公文的權威性和嚴肅性。各科室的`文件要妥善保管，不得隨意丟放。印制涉密文件、材料過程中形成的廢頁、廢件應由相關負責科室及時銷毀。五、辦公室要對所有文件、檔案及各種資料在年底時分類登記、整理裝訂、入檔保存。外出開會或從上級機關帶回的文件，及時交辦公室專人進展登記入檔保存。未經(jīng)辦領導允許，各股室不得擅自復印、摘印涉密文件和資料。六、外單位查閱檔案資料時，須說明查閱的范圍及用處，經(jīng)院長或分管領導批準前方可查閱。本單位人員查閱文件檔案時，要通過辦公室查閱，閱后及時歸檔。七、嚴格遵守保密紀律。各種機密文件、檔案、統(tǒng)計資料、編制信息、會議記錄等，都由辦公室專人負責管理，保守機密。需