超實(shí)用的系統(tǒng)項(xiàng)目管理工具

項(xiàng)目管理工具分享2010-1-16第一頁(yè)，共三十七頁(yè)。什么是項(xiàng)目？項(xiàng)目是一個(gè)特殊的將被完成的有限任務(wù)，它是在一定時(shí)間內(nèi)，滿足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱項(xiàng)目是一項(xiàng)有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財(cái)力等）在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)任務(wù)要滿足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)與要求第二頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目業(yè)務(wù)與運(yùn)作業(yè)務(wù)獨(dú)一性有限性變革型變化臨時(shí)性資源強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新和靈活性追求有效性強(qiáng)調(diào)目標(biāo)管理風(fēng)險(xiǎn)性和不確定性重復(fù)性相對(duì)無(wú)限性變異型變化長(zhǎng)期性資源強(qiáng)調(diào)穩(wěn)定性追求高效率強(qiáng)調(diào)職能和角色強(qiáng)調(diào)經(jīng)驗(yàn)性項(xiàng)目性業(yè)務(wù)運(yùn)作性/日常工作第三頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目管理與項(xiàng)目生命周期按項(xiàng)目工作的邏輯關(guān)系把項(xiàng)目大致分為四個(gè)階段：項(xiàng)目啟動(dòng)項(xiàng)目計(jì)劃項(xiàng)目實(shí)施項(xiàng)目完成完成工作量時(shí)間項(xiàng)目進(jìn)程曲線第四頁(yè)，共三十七頁(yè)。啟動(dòng)階段核心工作明確需求、策劃項(xiàng)目調(diào)查研究、收集數(shù)據(jù)確立目標(biāo)進(jìn)行可行性研究明確合作關(guān)系風(fēng)險(xiǎn)分析擬訂戰(zhàn)略方案進(jìn)行資源測(cè)算提出組建項(xiàng)目組方案提出項(xiàng)目建議書獲準(zhǔn)進(jìn)入下一階段第五頁(yè)，共三十七頁(yè)。設(shè)定SMART項(xiàng)目目標(biāo)Specific：具體的Measurable：可衡量的Achievable：認(rèn)同可實(shí)現(xiàn)的Realistic：現(xiàn)實(shí)的Timeframed：有期限的目標(biāo)定義得是否具體明確？如何知道目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)？目標(biāo)是否有能力實(shí)現(xiàn)？目標(biāo)是否具有現(xiàn)實(shí)性？目標(biāo)是否有完成的具體日期？第六頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目管理三要素TQC時(shí)間費(fèi)用質(zhì)量第七頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目干系人項(xiàng)目干系人是積極參與項(xiàng)目或受項(xiàng)目影響的一群人或組織，除上述當(dāng)事人外還包括受項(xiàng)目影響的人項(xiàng)目管理人員必須識(shí)別他們及其需求和期望，并最大可能地滿足，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目發(fā)起人出資方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人客戶（管理層/執(zhí)行層）用戶項(xiàng)目執(zhí)行組織管理層項(xiàng)目經(jīng)理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員內(nèi)部配合部門供應(yīng)商分包商政府部門社會(huì)相關(guān)人群第八頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目ScopeStatement項(xiàng)目目標(biāo)項(xiàng)目范圍（做什么，不做什么）項(xiàng)目交付成果（包括報(bào)告、產(chǎn)品、資料等有形產(chǎn)品以及培訓(xùn)、服務(wù)等無(wú)形產(chǎn)品）項(xiàng)目評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)主要項(xiàng)目干系人第九頁(yè)，共三十七頁(yè)。計(jì)劃階段核心工作確定項(xiàng)目主要成員項(xiàng)目最終產(chǎn)品的范圍確定實(shí)施方案研究項(xiàng)目質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的確定項(xiàng)目的資源保證項(xiàng)目的環(huán)境保證主計(jì)劃的制訂項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)及現(xiàn)金流量的預(yù)算項(xiàng)目的工作結(jié)構(gòu)分解（WBS）項(xiàng)目政策與過(guò)程的制訂風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估確認(rèn)項(xiàng)目有效性提出項(xiàng)目概要報(bào)告獲準(zhǔn)進(jìn)入下一階段第十頁(yè)，共三十七頁(yè)。計(jì)劃的主要作用確保項(xiàng)目目標(biāo)的可實(shí)現(xiàn)性指導(dǎo)項(xiàng)目執(zhí)行便于項(xiàng)目利益相關(guān)者溝通，使大家達(dá)成共識(shí)為管理者對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、費(fèi)用、質(zhì)量目標(biāo)評(píng)審提供依據(jù)為對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行控制、評(píng)估項(xiàng)目績(jī)效提供基準(zhǔn)啟動(dòng)計(jì)劃實(shí)施結(jié)束洋蔥現(xiàn)象計(jì)劃就是控制的根據(jù)失控的根源就在于計(jì)劃沒(méi)有合理的計(jì)劃等于沒(méi)有計(jì)劃管理者最主要的能力是計(jì)劃的準(zhǔn)確性第十一頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目計(jì)劃過(guò)程和主要工具WorkBreakdownStructure：工作結(jié)構(gòu)分解（WBS）NetworkDiagram：網(wǎng)絡(luò)圖CPMIdentification：關(guān)鍵路徑識(shí)別GanttChat：甘特圖ResourcePlanning：資源計(jì)劃ResponsibilityDelegation：職責(zé)分配項(xiàng)目預(yù)算方法項(xiàng)目溝通管理PPA：項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理方法第十二頁(yè)，共三十七頁(yè)。標(biāo)準(zhǔn)WBS格式（示例：節(jié)目研發(fā)）計(jì)劃定位內(nèi)容制作包裝成本播出收益方案確定樣片腳本拍攝前期主持嘉賓服裝場(chǎng)景道具借支造型器材素材通告執(zhí)行用車物料后期方案風(fēng)格組成確定風(fēng)格確定制作方案內(nèi)容預(yù)算確定審閱調(diào)整確定框架確定精剪確定審片銷售方案通過(guò)節(jié)目廣告合作提案規(guī)劃跟進(jìn)確定執(zhí)行植入服務(wù)收款修改抽帶備份備份報(bào)銷通過(guò)生成調(diào)整調(diào)研競(jìng)爭(zhēng)觀眾電視臺(tái)廣告客戶平面設(shè)計(jì)過(guò)場(chǎng)片頭片尾字幕角標(biāo)參考確定字幕條字幕版宣傳片11.11.1.1第十三頁(yè)，共三十七頁(yè)。生成WBS的幾點(diǎn)建議WBS的第一服務(wù)對(duì)象是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)WBS的定義依賴于經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)WBS被用于確定所需資源，確定責(zé)任歸屬，幫助定義項(xiàng)目工作順序及估計(jì)項(xiàng)目時(shí)間（可以）不表示順序關(guān)系；WBS不需要考慮分工可交付成果可以被分解成子交付成果；每個(gè)工作單元只能出現(xiàn)一次最低層次的子交付成果被稱為工作包（WorkPackage）：工作包再分解成任務(wù)一個(gè)工作單元只與一個(gè)上層單元相關(guān)，上層單元的工作內(nèi)容應(yīng)該等于其所有直接下層工作單元的總和（下層完成了，上層就完成了）將工作分解易于管理及追蹤的程度80小時(shí)規(guī)則（或兩周法則）：盡量分解到完成一個(gè)工作包需要的時(shí)間不超過(guò)80小時(shí)；對(duì)不熟悉的工作要分解得更細(xì)，對(duì)熟悉的工作不需要這么細(xì)；WBS要盡量齊全，不要漏項(xiàng)，否則超時(shí)超支；管理工作要列在計(jì)劃內(nèi)；準(zhǔn)備工作要分拆仔細(xì)；做好后要與目標(biāo)對(duì)照，確保完成目標(biāo)第十四頁(yè)，共三十七頁(yè)。網(wǎng)絡(luò)圖基礎(chǔ)—活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系結(jié)束—開始（FS）結(jié)束—結(jié)束（FF）開始—開始（SS）開始—結(jié)束（SF）第十五頁(yè)，共三十七頁(yè)。網(wǎng)絡(luò)圖制作召集項(xiàng)目組的主要成員參加，集體繪制；先將所有任務(wù)都畫在圓圈內(nèi)（編號(hào)表示）用箭頭表示關(guān)系；時(shí)間標(biāo)在圓圈旁邊；確保每一個(gè)活動(dòng)都有前置任務(wù)與后續(xù)活動(dòng)；只考慮活動(dòng)間的依賴關(guān)系，暫不要考慮活動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間；用及時(shí)貼、膠帶紙或磁鐵卡片等既可固定又可方便移動(dòng)的道具；第十六頁(yè)，共三十七頁(yè)。網(wǎng)絡(luò)圖練習(xí)任務(wù)前序任務(wù)預(yù)計(jì)工期開始0D開始4A開始6FD，A7ED8GF，E5BF5HG7CH8結(jié)束C，B0第十七頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目關(guān)鍵路徑CriticalPathMethod項(xiàng)目關(guān)鍵路徑是網(wǎng)絡(luò)表中需時(shí)最多的項(xiàng)目活動(dòng)（即項(xiàng)目所需最短時(shí)間）項(xiàng)目關(guān)鍵路徑幫助項(xiàng)目管理者確定網(wǎng)絡(luò)表中時(shí)間最關(guān)鍵的任務(wù)，并提醒項(xiàng)目管理者：資源優(yōu)先項(xiàng)目延期時(shí)間配置項(xiàng)目計(jì)劃第十八頁(yè)，共三十七頁(yè)。甘特圖—項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃結(jié)合項(xiàng)目任務(wù)分工與進(jìn)度安排直觀反映項(xiàng)目進(jìn)度間接反映資源、資金投入狀況實(shí)用技巧分級(jí)繪制甘特圖（總圖和分項(xiàng)任務(wù)圖可分開）人員分工/資源配置與時(shí)間安排可分開標(biāo)注關(guān)鍵點(diǎn)第十九頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目人力資源配置一項(xiàng)任務(wù)只能有一個(gè)責(zé)任人用更少、更適合的人考慮誰(shuí)善于做何事，誰(shuí)想做何事人員選擇應(yīng)強(qiáng)調(diào)彼此之間的互補(bǔ)性和協(xié)調(diào)性；考慮年齡、性格、工作背景、性別的搭配安排這個(gè)人負(fù)責(zé)這項(xiàng)任務(wù)是因?yàn)樗邆湎鄳?yīng)的技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)，而不是因?yàn)樗F(xiàn)在正閑著獲得任務(wù)接受者的承諾，而不僅僅只是將任務(wù)布置下去考慮工作負(fù)荷的平衡；適當(dāng)考慮兼職人員和外包第二十頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目資源配置計(jì)劃從每個(gè)任務(wù)分解結(jié)構(gòu)圖的終端任務(wù)入手檢查清單，明確種類、數(shù)量和花費(fèi)：需要什么知識(shí)和技術(shù)？需要什么場(chǎng)地？需要什么設(shè)備？需要什么材料？需要什么特殊的資源？在設(shè)計(jì)網(wǎng)絡(luò)圖時(shí)考慮資源的約束分工排序時(shí)有效利用資源在項(xiàng)目規(guī)定時(shí)間范圍內(nèi)平衡資源的使用在有限資源下，確定最短的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃根據(jù)資源特點(diǎn)合理安排，分工協(xié)作，用之所長(zhǎng)第二十一頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目預(yù)算方法類比估計(jì)法：與原有的類似已執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)行類比以估計(jì)當(dāng)期項(xiàng)目的費(fèi)用；參數(shù)模型法：將項(xiàng)目的特征參數(shù)作為預(yù)測(cè)項(xiàng)目費(fèi)用數(shù)學(xué)模型的基本參數(shù)；從下向上估計(jì)法：這種技術(shù)通常首選估計(jì)各個(gè)獨(dú)立工作的費(fèi)用，然后再匯總從下往上估計(jì)出整個(gè)項(xiàng)目的總費(fèi)用；從上往下估計(jì)法：從上往下逐步估計(jì)，多在有類似項(xiàng)目已完成的情況下應(yīng)用計(jì)算工具的輔助：項(xiàng)目管理軟件及電子表格軟件輔助項(xiàng)目費(fèi)用的計(jì)算第二十二頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目溝通管理項(xiàng)目溝通計(jì)劃是對(duì)于項(xiàng)目全過(guò)程的溝通工作項(xiàng)目溝通計(jì)劃的準(zhǔn)備工作項(xiàng)目溝通需求的確定項(xiàng)目溝通方式與方法的確定：口頭、書面項(xiàng)目溝通計(jì)劃編制該過(guò)程決定了向項(xiàng)目干系人提供什么樣的信息，何時(shí)提供，向誰(shuí)提供以及怎樣提供項(xiàng)目信息溝通計(jì)劃的大部分工作在項(xiàng)目計(jì)劃的早期完成，在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中必須被經(jīng)常復(fù)核第二十三頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)是能夠影響商業(yè)結(jié)果的，一切可能發(fā)生的，包括可以預(yù)見(jiàn)得到或不可預(yù)見(jiàn)的事件項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)須全面考慮以下類別風(fēng)險(xiǎn)：管理風(fēng)險(xiǎn)：計(jì)劃、定義、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制、人員素質(zhì)等；法律、政治風(fēng)險(xiǎn)：新法律、機(jī)構(gòu)改革等技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)：開發(fā)商技術(shù)能力、專家、技術(shù)方案、知識(shí)、工具商務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：預(yù)算、合同控制、供貨、承包商風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃和備案要包含在WBS中由各領(lǐng)域的專家去分析風(fēng)險(xiǎn)BACD嚴(yán)重性可能性第二十四頁(yè)，共三十七頁(yè)。潛在風(fēng)險(xiǎn)分析法

PotentialProblemAnalysisTask：描述任務(wù)PotentialProblems：列出問(wèn)題Probability：評(píng)估可能性（H-M-L）Seriousness：危害評(píng)估（H-M-L）LikelyCause：誘因分析PreventiveActions：預(yù)防措施ContingentActions：挽救措施第二十五頁(yè)，共三十七頁(yè)。實(shí)施階段核心工作項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)建立項(xiàng)目溝通渠道實(shí)施項(xiàng)目激勵(lì)機(jī)制建立項(xiàng)目信息控制系統(tǒng)建立項(xiàng)目工作包，細(xì)化各項(xiàng)技術(shù)需求執(zhí)行WBS的各項(xiàng)工作獲得訂購(gòu)物品及服務(wù)指導(dǎo)/監(jiān)督/預(yù)測(cè)/控制：范圍、質(zhì)量、進(jìn)度、成本解決實(shí)施中的問(wèn)題第二十六頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目控制要監(jiān)控以下方面：與項(xiàng)目目標(biāo)有關(guān)的進(jìn)展與項(xiàng)目里程碑有關(guān)的進(jìn)展使用的資源和費(fèi)用人員的表現(xiàn)項(xiàng)目控制手段制定并遵守計(jì)劃不斷監(jiān)督必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整溝通團(tuán)隊(duì)工作可視化圖表工具里程碑圖甘特圖費(fèi)用成本曲線資源負(fù)荷圖項(xiàng)目成果記錄工作績(jī)效圖項(xiàng)目報(bào)告及變更控制表第二十七頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目里程碑項(xiàng)目里程碑指完成部分子項(xiàng)目的標(biāo)志性事件查看任務(wù)分解表，加入項(xiàng)目里程碑在：完成一項(xiàng)主要工作子項(xiàng)目的開始和結(jié)束重要任務(wù)的開始和結(jié)束根據(jù)項(xiàng)目里程碑檢查進(jìn)度第二十八頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目成本控制經(jīng)常及時(shí)分析成本績(jī)效盡早識(shí)別偏差，分析形成原因及時(shí)采取相應(yīng)措施采取應(yīng)急措施修訂計(jì)劃，包括工期和成本估算綜合籌劃糾正措施依據(jù)“輕重緩急”原理采取措施第二十九頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目變更管理審核變更請(qǐng)求要變什么？什么原因？誰(shuí)提出的？核定對(duì)工作任務(wù)和組織關(guān)系的影響聯(lián)絡(luò)各利益相關(guān)代表和任務(wù)相關(guān)人員接受或拒絕變更確定其他可能性評(píng)估變更的利益及成本溝通變更內(nèi)容并記錄存檔執(zhí)行變更匯報(bào)變更結(jié)果及影響第三十頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目會(huì)議提高交流程度，迅速傳達(dá)信息增強(qiáng)項(xiàng)目成員的參與意識(shí)項(xiàng)目例會(huì)里程碑與關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)評(píng)審會(huì)突發(fā)事件處理會(huì)會(huì)議實(shí)用技巧明確開會(huì)的原因選擇誰(shuí)/為什么來(lái)參加會(huì)議提前去跟可能對(duì)議程有影響的人進(jìn)行溝通提前確認(rèn)時(shí)間，地點(diǎn)及目的一開始把議程讀一遍讓別人了解你的工作區(qū)分干了什么和怎么干的記錄會(huì)議結(jié)果并通知大家第三十一頁(yè)，共三十七頁(yè)。結(jié)束階段核心工作最終產(chǎn)品的完成評(píng)估、交付、驗(yàn)收清算最后賬務(wù)項(xiàng)目總結(jié)和評(píng)估文檔總結(jié)資源清理轉(zhuǎn)換產(chǎn)品責(zé)任者解散項(xiàng)目組第三十二頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目文件統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式，歸口存檔管理，方便查詢和修改控制，規(guī)范項(xiàng)目工作，維護(hù)良好形象內(nèi)外部使用的項(xiàng)目文件應(yīng)有所區(qū)分最好有參考模板，可節(jié)省撰寫時(shí)間第三十三頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目管理的主要工作項(xiàng)目定義與組織識(shí)別需求，明確項(xiàng)目目標(biāo)及范圍選定項(xiàng)目經(jīng)理，籌建項(xiàng)目組明確假設(shè)前提，識(shí)別主要風(fēng)險(xiǎn)障礙選定項(xiàng)目管理模式列出項(xiàng)目任務(wù)及所需時(shí)間和資源確定任務(wù)順序，配置時(shí)間和資源建立項(xiàng)目進(jìn)度/資源/成本計(jì)劃識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，制定預(yù)防和應(yīng)變措施組織團(tuán)隊(duì)，分配任務(wù)和資源執(zhí)行任務(wù)，跟蹤/報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)度發(fā)現(xiàn)潛在問(wèn)題/風(fēng)險(xiǎn)和變化控制項(xiàng)目進(jìn)度/質(zhì)量/成本/變更整理項(xiàng)目文件，評(píng)估項(xiàng)目包裝項(xiàng)目成果，交付項(xiàng)目結(jié)清賬務(wù)，移交后續(xù)工作總結(jié)項(xiàng)目收獲，感謝相關(guān)人員項(xiàng)目計(jì)劃和預(yù)算項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控結(jié)束/總結(jié)項(xiàng)目第三十四頁(yè)，共三十七頁(yè)。項(xiàng)目成功十大因素定義明確的項(xiàng)目目標(biāo)高層管理人員的支持充分了解客戶對(duì)項(xiàng)目的要求明確界定項(xiàng)目組成員的責(zé)任及制定詳盡的實(shí)施計(jì)劃項(xiàng)目成員的選擇、任用及培訓(xùn)為達(dá)到技術(shù)要求所需要的技術(shù)基礎(chǔ)及專家顧客或委托人對(duì)最終產(chǎn)品或服務(wù)的認(rèn)可上級(jí)組織定期的監(jiān)督和反饋暢通的溝通渠道項(xiàng)目組解決沖突的能力第三十五頁(yè)，共三十七頁(yè)。ThankYou!--OVER---第三十六頁(yè)，共三十七頁(yè)。內(nèi)容總結(jié)項(xiàng)目管理工具分享。2010-1-16。項(xiàng)目業(yè)務(wù)與運(yùn)作業(yè)務(wù)。項(xiàng)目范圍（做什么，不做什么）。Wor