會議活動管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

會議活動管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程一、概述隨著各種組織形式和會議形式的不斷改變，會議活動管理已經(jīng)成為組織活動的重要環(huán)節(jié)之一。會議活動通過有效的組織策劃，可使會議達(dá)到更好的效果，同時能夠增強組織形象和社會認(rèn)同度。為了規(guī)范會議活動的管理，制定本標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。二、適用范圍適用于各類多人參與的會議、研討會、學(xué)術(shù)會議、座談會等會議活動的組織、策劃、實施、管理及后續(xù)工作。三、職責(zé)分工（一）會議組織者職責(zé)1、制定會議議程和日程安排。2、制定參會人員名單和邀請函。3、選定會場、餐飲和住宿場所。4、確定會務(wù)負(fù)責(zé)人員和會議秘書。5、組織會議前的相關(guān)宣傳、布置和裝飾工作。6、督促會議前后的物資、設(shè)備、餐飲等保障。（二）會議負(fù)責(zé)人職責(zé)1、負(fù)責(zé)會場布置、物資安排。2、協(xié)調(diào)會議現(xiàn)場工作，如注冊、接待、禮儀接待等。3、統(tǒng)籌各項工作，確保會議進(jìn)展順利。（三）會議秘書職責(zé)1、負(fù)責(zé)會議組織者的輔助工作。2、制定會議宣傳材料、宣傳推廣工作。3、負(fù)責(zé)文件、檔案資料收集、整理和歸檔工作。4、協(xié)調(diào)會議現(xiàn)場工作，如資料分發(fā)、收集、簽到等。5、起草和整理會議紀(jì)要和決議草案。四、會議策劃（一）會議主題確定會議主題應(yīng)結(jié)合本領(lǐng)域熱門話題及發(fā)展趨勢。在確立主題后，需制定會議目標(biāo)、內(nèi)容和形式。（二）會議時間及地點會議時間應(yīng)盡量避免與其他行業(yè)大型會議重疊，地點需符合會議規(guī)模和參會人員數(shù)量要求。（三）參會人員邀請確定邀請對象、確定邀請方式及時間，需提前通知參會人員會議內(nèi)容、形式、時間、地點、交通方式等。（四）會議預(yù)算及財務(wù)管理制定明確的會議費用預(yù)算，保證預(yù)算執(zhí)行到位；明確會議費用來源及支付方式，遵守財務(wù)管理規(guī)定。五、會議籌備（一）場地及住宿安排根據(jù)參會人員數(shù)量、會議時間安排、會議要求等因素，選定符合會議要求的會議場地和住宿場所，并提供必要的物資和設(shè)備。（二）物資設(shè)備準(zhǔn)備安排會議所需器材、材料、桌椅、音響、投影設(shè)備等。（三）餐飲安排根據(jù)會議時間及參會人員姓名、職位、飲食要求等，對餐飲數(shù)量及要求做出合理安排。（四）接待與禮儀選派專人負(fù)責(zé)接待工作，著裝美觀大方，儀態(tài)端莊大方，服務(wù)周到。六、會議實施（一）會務(wù)組織保障參會人員有序進(jìn)場，簽到工作有條不紊進(jìn)行；工作人員需按照工作崗位按時履行職責(zé)。（二）會議現(xiàn)場管理會議現(xiàn)場應(yīng)保持安靜、衛(wèi)生、整潔、寬敞、通風(fēng)，設(shè)備器材應(yīng)保持正常工作狀態(tài)，工作人員要隨時服務(wù)于參會人員。（三）文藝節(jié)目與宴會根據(jù)會議要求，策劃豐富精彩的文藝節(jié)目，做出細(xì)致周到的宴會安排。七、會后工作（一）會議總結(jié)總結(jié)會議取得的成果及存在的問題，并提出解決方案，歸納會議紀(jì)要及重要決議。（二）財務(wù)管理按照預(yù)算執(zhí)行情況，核算會議費用，并按照財務(wù)管理規(guī)定辦理財務(wù)結(jié)算。（三）檔案資料整理和歸檔把參加會議的文件和資料進(jìn)行整理和保存，做好后續(xù)的檔案管理。（四）會議效果評估對會議實施過程及結(jié)果進(jìn)行評估，總結(jié)會議效果，提出下一步改進(jìn)意見。八、附則（一）會議組織者應(yīng)在會議時間的前三個月開始策劃活動，并按照計劃有序地安排工作。（二）各類文件