部門職責(zé)和崗位說明書編寫培訓(xùn)

部門職責(zé)和

崗位（工作）說明書編寫培訓(xùn)中南林涉外學(xué)院二00一年10月第一頁，共四十二頁。

部門職責(zé)

根據(jù)各單位屬性所賦予的部門所承擔(dān)的職責(zé)，或上級有關(guān)文件（部門）規(guī)定部門所承擔(dān)的職責(zé)，或集團(tuán)及各單位有關(guān)文件規(guī)定的部門所承擔(dān)的職責(zé)。體例要求：首先概述本部門的職責(zé)范圍；其次分類簡述各項職責(zé)。第二頁，共四十二頁。部門職能1、概述本部門的職能范圍：用3-5個關(guān)鍵詞概述，如：學(xué)生管理、學(xué)籍管理、人員招聘、就業(yè)指導(dǎo)2、分類簡述各項職責(zé)：根據(jù)大類職能范圍，分類簡述。以人事處為例作說明第三頁，共四十二頁。

一、概述職能范圍：人事處在分管院長領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)全院人力資源的管理和開發(fā)，包括人員招聘與調(diào)配、干部任免與考核、師資培訓(xùn)與管理、薪酬福利管理、人事統(tǒng)計等項工作。

二、分類簡述各項職責(zé)

1、人事工作⑴負(fù)責(zé)學(xué)院人員招聘和人才引進(jìn)工作，審核各部門人員需求申請，擬訂招聘計劃，發(fā)布招聘信息，辦理擬聘教職工有關(guān)聘用手續(xù)；⑵協(xié)助用人部門對新聘教職工進(jìn)行試用期考核，辦理試用期滿的教職工轉(zhuǎn)正和簽訂勞動同；⑶辦理學(xué)院教職工的內(nèi)部調(diào)配，辦理批準(zhǔn)離職的教職工的離校手續(xù)；⑷勞動合同的管理：辦理教職工勞動合同續(xù)訂、解除、終止；⑸實習(xí)生管理：安排實習(xí)生到有關(guān)系、科、處（室）實習(xí)，協(xié)助用人部門對實習(xí)生進(jìn)行考核；⑹辦理應(yīng)屆畢業(yè)生的接收和教職工調(diào)動；⑺協(xié)調(diào)處理學(xué)院與教職工間的勞動關(guān)系，做好辭職、離職教職工解釋、面談工作；⑻擬訂學(xué)院人力資源編制方案；⑼對崗位進(jìn)行科學(xué)分析，編制學(xué)院所有崗位《崗位說明書》。第四頁，共四十二頁。2、師資〈干部〉工作⑴組織對全院教職工進(jìn)行績效考核，參與對有關(guān)人員的考核；⑵負(fù)責(zé)學(xué)院干部的任免，對擬任免人員進(jìn)行面談和考核，做好擬任免職人員的思想工作；⑶負(fù)責(zé)全院學(xué)科（專業(yè)）帶頭人、優(yōu)先中青年骨干教師的考核、評聘；⑷負(fù)責(zé)全院教職工職稱評審工作，根據(jù)政府有關(guān)規(guī)定和安排，組織教職工報考或參評；⑸辦理教師資格認(rèn)定工作，根據(jù)教育部門有關(guān)規(guī)定和安排，組織教職工申報；⑹擬訂學(xué)院教職工培訓(xùn)計劃，組織實施各項培訓(xùn)（入職、崗前、轉(zhuǎn)崗、專項培訓(xùn)），負(fù)責(zé)教職工外派培訓(xùn)管理，審核、登記培訓(xùn)費用，簽訂服務(wù)協(xié)議。第五頁，共四十二頁。3、薪酬福利工作⑴通知試用期及試用期滿轉(zhuǎn)正定級教職工薪酬；⑵根據(jù)教職工工作崗位、職務(wù)、職稱、技能等級等變動情況，調(diào)整工資、福利、津貼等薪酬事項；⑶根據(jù)學(xué)院規(guī)定，為符合條件且提出申請的教職工辦理社會保險、商業(yè)醫(yī)療保險的參保，為離校的教職工辦理停保，為教職工辦理保險待遇的申領(lǐng)和養(yǎng)老基金的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出；⑷根據(jù)學(xué)院規(guī)定，為提出申請的教職工辦理住房公積金的繳存，為離校的教職工辦理封存，辦理教職工住房公積金的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，對教職工住房公積金提取進(jìn)行審核；⑸對教職工享受國內(nèi)旅游津貼進(jìn)行審核、登記，協(xié)助發(fā)放節(jié)日慰問品

第六頁，共四十二頁。4、文檔、統(tǒng)計工作⑴人事處文件的收發(fā)、傳閱、催辦、歸檔；⑵人事處會議的通知、組織，并做好會議記錄，人事處辦公用品的領(lǐng)用與管理、辦公設(shè)備維護(hù)管理、清潔衛(wèi)生等內(nèi)務(wù)管理工作；⑶進(jìn)行人力資源的統(tǒng)計、分析，編制人力資源報表；⑷為學(xué)院教職工開具證明其身份、薪酬、工作關(guān)系等證明，為人事檔案由學(xué)院管理的教職工開具婚姻狀況、計劃生育情況的證明，負(fù)責(zé)教職工胸卡的制作；⑸登記、審核教職工的出勤情況，對違反考勤制度的教職工進(jìn)行處罰，辦理教職工請假、休假、銷假事宜；⑹搜集、整理、保管教職工個人檔案，辦理教職工檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞事宜，登記教職工學(xué)歷學(xué)位、職稱、技能等級變動情況；第七頁，共四十二頁。崗位（工作）說明書一、基本信息二、工作描述三、任職資格第八頁，共四十二頁。

什么是職位說明書？職位說明書又稱職位描述，職位界定，崗位說明等，用來定義，辨別和描述一個職位的最重要特征。它僅描述職位本身，而與從事或即將從事此工作的人員無關(guān)。通俗地講，就是通過對職位的工作內(nèi)容，責(zé)任范圍等的分析，給工作崗位畫像、照相。第九頁，共四十二頁。崗位說明書的意義與作用

第十頁，共四十二頁。崗位說明書的意義：

落實組織職責(zé)，支持實現(xiàn)組織目標(biāo)崗位說明書能夠把組織實現(xiàn)戰(zhàn)略的職責(zé)落實到具體組織成員，確保組織正常運轉(zhuǎn)，支持組織目標(biāo)的實現(xiàn)。第十一頁，共四十二頁。崗位說明書的意義：

奠定人力資源管理體系的基礎(chǔ)

在人力資源管理系統(tǒng)中，崗位評估是最基礎(chǔ)的工作，提供了建立其他各人力資源子系統(tǒng)的平臺。只有把這項工作做扎實，其他各項工作才有依據(jù)。

崗位分析員工招聘員工培訓(xùn)薪酬福利績效管理職業(yè)生涯規(guī)劃長期激勵能力模型崗位繼任計劃崗位評估人員規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略第十二頁，共四十二頁。崗位分析三大原則1、分析，而不是列清單；analysis,notlists2、分析工作，而不是在職人；jobs,notpeople3、分析實際工作，而不是做主觀臆斷。

Facts,notjudgements第十三頁，共四十二頁。一、基本信息1-1職務(wù)名稱1-2編號1-3所屬部門（處室/系/部/中心/本部門）1-4職務(wù)等級（院、處/系、科/室、組）1-5工資等級（管理、教師、工勤－級/檔）1-6所轄人員1-7定員人數(shù)1-8崗位性質(zhì)(管理、教師、教輔、工勤)1-9編寫日期第十四頁，共四十二頁。二、工作描述2-1工作概述2-2工作內(nèi)容2-3工作職責(zé)2-4權(quán)限范圍2-5工作結(jié)果2-6工作設(shè)備2-7工作環(huán)境2-8工作關(guān)系2-9績效標(biāo)準(zhǔn)2-10職業(yè)發(fā)展路徑第十五頁，共四十二頁。2-1工作概述工作概述是對工作職責(zé)、性質(zhì)、任務(wù)的總體表述，應(yīng)簡明扼要，但應(yīng)突出工作重點。

例如:

常務(wù)副院長工作概述：在院長領(lǐng)導(dǎo)下，主持學(xué)院日常工作，負(fù)責(zé)學(xué)院行政工作，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)生工作和就業(yè)實習(xí)指導(dǎo)工作。

教務(wù)處處長工作概述：在主管院長領(lǐng)導(dǎo)下，主持教務(wù)處全面工作。

人事處招聘主管工作概述：在人事處長領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)學(xué)院人員招聘、人才引進(jìn)、勞動合同管理工作。

第十六頁，共四十二頁。2-2工作內(nèi)容

工作內(nèi)容概括本職位的主要職責(zé)及要求達(dá)到的目標(biāo)。要求表述概括簡潔、全面而又切中要點，含義明確。

做什么－達(dá)到什么目的

例如:人事處招聘主管的工作內(nèi)容做好人員招聘、人才的引進(jìn)工作，把好面試關(guān)，保證新聘人員的水平、質(zhì)量；按照用人部門需求，及時補充所需人員，降低人員流出對學(xué)院工作造成的損失；按時完成勞動合同續(xù)簽工作，做好辭職教職工的挽留和解聘教職工的解釋工作，降低人員離職率，維護(hù)學(xué)院的聲譽。

第十七頁，共四十二頁。2-3工作職責(zé)

列出本崗位的主要職責(zé)。要求：每一條職責(zé)的陳述力求簡潔、準(zhǔn)確；每一條職責(zé)代表工作的一個方面，切忌一條敘述內(nèi)包含兩個或兩個以上工作內(nèi)容；相近職責(zé)列在一起；按重要程度排列各項職責(zé)。

做什么——負(fù)什么責(zé)任

例如：財務(wù)總監(jiān)工作職責(zé)

1、利用財務(wù)核算與會計管理原理為集團(tuán)經(jīng)營決策提供依據(jù)，協(xié)助董事長制定集團(tuán)戰(zhàn)略，并主持集團(tuán)財務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃的制定；2、建立和完善財務(wù)管理制度，建立科學(xué)、系統(tǒng)符合集團(tuán)實際情況的財務(wù)核算體系和財務(wù)監(jiān)控體系，進(jìn)行有效的內(nèi)部控制；3、制定集團(tuán)資金運營計劃，監(jiān)督資金管理報告和預(yù)、決算；4、籌集集團(tuán)運營所需資金，保證集團(tuán)戰(zhàn)略發(fā)展的資金需求，監(jiān)管集團(tuán)重大資金流向；

5、主持重大對外投資項目的風(fēng)險評估、指導(dǎo)、跟蹤和財務(wù)風(fēng)險控制；6、協(xié)調(diào)集團(tuán)同銀行、工商、稅務(wù)等政府部門的關(guān)系，維護(hù)集團(tuán)利益；7、參與集團(tuán)重要事項的分析和決策，為集團(tuán)的經(jīng)營、業(yè)務(wù)發(fā)展及對外投資等事項提供財務(wù)方面的分析和決策依據(jù)；8、審核財務(wù)報表，提交財務(wù)管理工作報告；9、完成董事長交辦的其他工作。第十八頁，共四十二頁。職責(zé)描述句式規(guī)范

一份好的崗位說明書包含了準(zhǔn)確描述“需要做什么”的以動詞開頭的語句，如：可用“起草”、“審核”、“執(zhí)行”、“指導(dǎo)”等具體動詞的，盡量避免用“負(fù)責(zé)”等籠統(tǒng)的詞。例如：每季度起草報告向……傾聽客戶的買賣指令……比較部門實際費用與預(yù)算費用的差別……用動詞描述崗位的具體職責(zé)時，對每一項職責(zé)盡可能提供具體的例子來描述，避免只使用“管理”、“監(jiān)控”等字眼，而是描述出管理監(jiān)督的具體事項。第十九頁，共四十二頁。職責(zé)描述語句通常包含的內(nèi)容1）動詞；2）賓語；3）目的描述。如下表所示：

第二十頁，共四十二頁。決策或設(shè)定目標(biāo)批準(zhǔn) 指導(dǎo) 授權(quán) 建立 制訂規(guī)劃 決定 準(zhǔn)備 預(yù)備 發(fā)展執(zhí)行管理達(dá)成 增進(jìn) 評估 建立 贏得評定 吸引 限制 確保 維護(hù)評估 衡量 監(jiān)控 取得 認(rèn)同 審核 找出設(shè)定 執(zhí)行 指明 改善 標(biāo)準(zhǔn)化專業(yè)與支援分析 辨明 界定 建議 提議 促使建議 預(yù)測 協(xié)調(diào) 解釋 支援特定性或基層工作檢查 檢驗 執(zhí)行 履行 對照 提出 分配處理 收集 匯集 生產(chǎn) 制造 分發(fā) 進(jìn)行提供 獲得 提交 操作 執(zhí)行 供應(yīng)一般性管理 聯(lián)系 協(xié)助 控制 監(jiān)督 協(xié)調(diào)第二十一頁，共四十二頁。2-4權(quán)限范圍權(quán)限范圍包括工作權(quán)限、費用權(quán)根、人事權(quán)根。例如：人事處長權(quán)限范圍▲工作權(quán)限：人力資源規(guī)劃權(quán)；勞動合同履行權(quán)；違紀(jì)處理的建議權(quán)；各類假別審核、批準(zhǔn)權(quán)；部門內(nèi)部工作考核權(quán)；部門文件的批準(zhǔn)權(quán)?！M用權(quán)限：培訓(xùn)經(jīng)費使用管理權(quán)；工效分配審核權(quán)；處內(nèi)二次分配權(quán)。▲人事權(quán)限：人力資源調(diào)配使用權(quán)；中層管理人員監(jiān)督考核權(quán)；處內(nèi)人員調(diào)配權(quán)；處內(nèi)員工獎勵、懲罰權(quán)；處內(nèi)人員提升建議權(quán)和聘用權(quán)；人員聘用考核、建議權(quán)。第二十二頁，共四十二頁。2-5工作結(jié)果主要描述工作：事項；數(shù)量；質(zhì)量；程度第二十三頁，共四十二頁。2-6工作設(shè)備（信息）主要描述工作中需要使用工具、作業(yè)(辦公)設(shè)備及信息。

例如：綜合辦公室文印文員

本崗位人員能熟練使用電腦、復(fù)印機(jī)、速印機(jī)，對設(shè)備故障會簡單排除、處理。第二十四頁，共四十二頁。2-7工作環(huán)境主要描述工作場所、工作危險性程度、有無職業(yè)病發(fā)生可能、工作時間、工作均衡性、工作舒適程度、所處社會環(huán)境等。

例如：維修工本崗位主要在室內(nèi)工作，有時需要在戶外工作；工作有一定危險性，但危險性較低；一般不會發(fā)生職業(yè)??；八小時工作制，晚間需要值班，有時需要加班；工作舒適度一般；社會評價一般。

第二十五頁，共四十二頁。2-8工作關(guān)系

主要描述工作中的直接上級（上級）、直接下級以及工作需要內(nèi)部聯(lián)系、外部聯(lián)系部門。例如：人事處長工作關(guān)系內(nèi)部工作關(guān)系1、各職能部門2、各系部中心外部工作關(guān)系1、省、市教育部門2、省、市組織人事部門3、省、市勞動保障部門4、省、市人才交流中心5、省、市勞動力市場6、省、市專業(yè)資格考試中心7、各大、中院校8、咨詢顧問公司分管人事副院長人事處處長人事處所屬員工院長第二十六頁，共四十二頁。2-9績效標(biāo)準(zhǔn)

KPI(KeyPerformanceIndication)

根據(jù)工作內(nèi)容、職責(zé)，列出本崗位應(yīng)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)和要求。1、數(shù)量、質(zhì)量、時間、成本2、認(rèn)識、態(tài)度、行為、責(zé)任心、紀(jì)律、結(jié)果

第二十七頁，共四十二頁。數(shù)量每月、每季度顧客的數(shù)量每周、每月處理的項目（報告、表格）數(shù)量每月、每季度處理的諸如咨詢、投訴的事件每月、每年顧客投訴的數(shù)量（在具體項目中）員工參與的百分比每月、每季度由于曠工而消耗的勞動時間質(zhì)量（部門、計劃等的）差錯率每季度、每年由于嚴(yán)重失誤而造成的生產(chǎn)時間損耗正確無誤的訂單比例員工流失的比率重復(fù)檢測的百分比返工（或完全廢棄）的百分比故障或停產(chǎn)（停工期間）時間的百分比時間錯過截止期的百分比或數(shù)量鈴響三聲之內(nèi)回復(fù)電話的百分比或數(shù)量完成工作的天數(shù)月末或季度末還需工作的天數(shù)流失的時間（經(jīng)營突然好轉(zhuǎn)的時間）每月/季度某一件事的發(fā)生頻率成本與預(yù)算偏差的百分比預(yù)算中的生產(chǎn)開支（包括超工作量或其他成本）比上期或上個季度所節(jié)省的金額完成每個單位工作的時數(shù)KPI類型四個方面的舉例第二十八頁，共四十二頁。第二十九頁，共四十二頁。KPI考核評分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定示例IKP目標(biāo)值權(quán)重評價標(biāo)準(zhǔn)1產(chǎn)量90箱25分按照標(biāo)準(zhǔn)折合為標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)量，90箱/臺班為基數(shù)，得分為20分，每＋－箱則＋－1分。最多加工分。折算標(biāo)準(zhǔn)參照相關(guān)文件規(guī)定2消耗1.5KG/件15分按照標(biāo)準(zhǔn)折合為標(biāo)準(zhǔn)消耗，以1.5KG/件為基數(shù),基數(shù)得分13分.每+-0.01KG/件則－＋0.1分,15分封頂,8分保底,折算標(biāo)準(zhǔn)參照相關(guān)規(guī)定3質(zhì)量檢驗自檢及時/無漏檢記錄及時/真實/規(guī)范20分自檢滯后-2分/次;自檢漏項-1分/項;記錄不真實-2分/次;記錄不及時-1分/次;記錄不規(guī)范-1分/次,不保底檢驗合格率99%20分99%為18分，每提高0.1%+0.2分,每降低0.1%-0.2分420%100%為100分,沒降低0.1%減1分,進(jìn)行線性評分SAMPLE第三十頁，共四十二頁。部門經(jīng)理月度業(yè)績考評表部門：人力資源部姓名：考核時間段：考核內(nèi)容

評分標(biāo)準(zhǔn)優(yōu)良中差權(quán)重91-10076-9061-7560以下工作計劃性、目標(biāo)性有明確的月度工作計劃。有很好的計劃監(jiān)控手段，工作目標(biāo)明確，并且能夠讓每位執(zhí)行者都明確并理解工作目標(biāo)。目標(biāo)達(dá)成率100%有明確的月度工作計劃，有較好的計劃執(zhí)行監(jiān)控。工作目標(biāo)明確，目標(biāo)被執(zhí)行者普遍知曉，目標(biāo)達(dá)成率在90%以上有明確的月工作計劃，過程有監(jiān)控，工作目標(biāo)明確，部分執(zhí)行者知曉目標(biāo)，目標(biāo)達(dá)成率在80%以上有明確的月工作計劃，過程控制不力，有月度工作目標(biāo)，但僅被少數(shù)人所知曉，目標(biāo)達(dá)成率在80%以下部門建設(shè)改進(jìn)狀況有月改進(jìn)計劃，改進(jìn)過程監(jiān)控得力，改進(jìn)手段好，改進(jìn)效果或潛在效果佳有月改進(jìn)計劃，改進(jìn)過程監(jiān)控得力，改進(jìn)手段較好。改進(jìn)效果或潛在效果較好有月度改進(jìn)計劃，改進(jìn)過程有監(jiān)控，改進(jìn)手段有效，有改進(jìn)效果或潛在效果無明確的月度改進(jìn)計劃，部門進(jìn)步慢招聘工作及時準(zhǔn)確、關(guān)鍵崗位2周較及時準(zhǔn)確、關(guān)鍵崗位3周基本及時準(zhǔn)確、關(guān)鍵崗位4周不及時準(zhǔn)確、關(guān)鍵崗位5周以上培訓(xùn)工作及時準(zhǔn)確、效果明顯較及時準(zhǔn)確，效果良好基本及時準(zhǔn)確，效果一般不及時準(zhǔn)確、效果差績效考評推行、實施、管理完成質(zhì)量高推行、實施、管理完成質(zhì)量較好推行、實施、管理完成質(zhì)量一般推行、實施、管理完成質(zhì)量不好加班控制完善、落實、實施、檢查、效果顯著完善、落實、實施、檢查、效果較好完善、落實、實施、檢查、效果一般完善、落實、實施、檢查、效果不好第三十一頁，共四十二頁。2-10職業(yè)發(fā)展路徑

列出本崗位在學(xué)院職業(yè)發(fā)展基本路徑。

例如：教務(wù)處教務(wù)科長職業(yè)發(fā)展路徑

教務(wù)處處長教務(wù)科長教務(wù)處副處長院長分管副院長第三十二頁，共四十二頁。三、任職資格3-1教育水平3-2先期培訓(xùn)3-3工作經(jīng)驗3-4能力（技能）3-5興趣愛好3-6個性特征3-7性別及年齡3-8體能要求第三十三頁，共四十二頁。3-1教育水平列出工作崗位對人員教育水平的最低要求。

畢業(yè)院校學(xué)歷（學(xué)位）所學(xué)專業(yè)（方向）第三十四頁，共四十二頁。3-2先期培訓(xùn)

列出工作崗位對人員接受相關(guān)知識、或技能、或技術(shù)、或業(yè)務(wù)、或核心能力或職業(yè)道德等方面培訓(xùn)