某股份公司檔案管理文書歸檔工作程序

北京首信股份檔案管理文書歸檔工作程序工作工作標準工作內(nèi)容工作程序工作程序各業(yè)務部門總裁辦公室各業(yè)務部門總裁辦公室平時歸卷準備平時歸卷準備1、熟悉公司的機構(gòu)設置及職能、歸檔文件的范圍。21、熟悉公司的機構(gòu)設置及職能、歸檔文件的范圍。2、購置必要的裝具。3、擬制當年歸卷類目表。每年一月份完成當年文件材料歸卷的準備工作，類目齊全。根據(jù)本部門的業(yè)務情況及上年形成文件情況，準備好本部門平時歸卷的類目卷夾。平時歸卷歸卷準確及時。每季有檢查。平時歸卷歸卷準確及時。每季有檢查。發(fā)文正件與底稿齊全。文件材料的整理按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進行檢查和調(diào)整。文件材料的整理按公司檔案分類原則和整理方法，對平時歸卷的文件進行檢查和調(diào)整。剔除不需歸檔的文件和重份文件。排列卷內(nèi)文件，對卷內(nèi)文件太多的卷，進行適當分卷(每卷在150頁以內(nèi))。按卷內(nèi)文件排列順序編寫件號和每件的頁號。5、、拆除文件上的金屬物。6、對無裝訂線的窄邊文件進行加寬。7、修復破損文件。8、取齊文件右側(cè)和下沿，按單份文件進行裝訂。填寫案卷標題。調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(調(diào)整后的案卷符合質(zhì)量要求(詳見質(zhì)量標準)。11、計算機打印卷內(nèi)目錄。2、填寫備考表（填寫方法參見“案卷質(zhì)量要求”）。3、將整理好的案卷裝盒。11、字跡清晰、準確無誤。2、卷內(nèi)目錄、備考表各欄填寫齊全。3、卷內(nèi)目錄與文件相符無誤。擬寫案卷題名擬寫案卷題名根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機關、主題內(nèi)容、文種。標題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。根據(jù)卷內(nèi)文件內(nèi)容擬寫案卷題名，題名包括文件的制發(fā)機關、主題內(nèi)容、文種。標題結(jié)構(gòu)完整，概括全面、簡明扼要，能充分揭示卷內(nèi)文件的主題內(nèi)容，便于查閱。移交歸檔1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。移交歸檔1、填寫移交清單一式兩份，向總裁辦移交。2．雙方履行簽字手續(xù)，各保存一份。按時移交，清點無誤，手續(xù)完備。填寫案卷封皮按規(guī)定逐項填寫封面欄目。2填寫案卷封皮按規(guī)定逐項填寫封面欄目。2、填寫卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號。封面各欄及卷內(nèi)文件的案卷號、目錄號填寫準確無誤、無漏。編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號按檔號編制案卷目錄。在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。交接雙方清點無誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規(guī)定。2、檔號編制準確無誤。1編制案卷目錄移交歸檔排列案卷與編號按檔號編制案卷目錄。在公司保存一年后，向首信集團總部移交歸檔。交接雙方清點無誤后，履行簽字手續(xù)，各保存一份案卷目錄。1案卷排列符合規(guī)定。2、檔號編制準確無誤。1、按《郵電工業(yè)企業(yè)檔案實體分類辦法》進行排列案卷。2、編制檔號。案卷目錄清晰無誤。移交手續(xù)完備。訂附件二說課勸連婆橫物獲關于歸檔案聯(lián)卷的質(zhì)量要殲求浸總的質(zhì)據(jù)量要求:放遵循文件材俯料的形成的珠規(guī)律和特點禁,保持文件尖之間的有機蘇聯(lián)系,區(qū)別面不同價值,蹤便于保管泡和利用。具邁體應做到以迷下幾點:噸一、歸避檔文件必須受齊全完整。廈凡是在職能瞞活動中形成議的對今后有怒查考利用價拔值的文件材迅料,均應被收集歸檔。舊歸檔文件材肥料種類、份綠數(shù)及每份文載件的頁數(shù),乏均應齊全井完整。優(yōu)二、遵隔循文件的形桑成規(guī)律和特寸點,層次尿分明。在歸橋檔的文材料戒中,應當將肢每份文件的記正件與附件價、印件與定祥稿、請示與棍批復、轉(zhuǎn)發(fā)外文件與原件之、多種文字孝形成的同一們文件分別組住在一起,潮不得分開；給一個項目的舟材料,要炎把項目從立商項到結(jié)束形開成的材料組糕在一起,伙準確地反映衫企業(yè)生產(chǎn)、非科研、基建愧和經(jīng)營管理君等各項活動亭的真實內(nèi)容著和歷史過程請,盡量做到饞一事一卷。紋三、卷內(nèi)件文件的排列辱:卷內(nèi)文尺件材料應保斃持文件之間次的有機聯(lián)系它,區(qū)別不同作情況進行排關列,密不趣可分的文件抹材料應依序內(nèi)排列在一起毫,即:批他復在前,純請示在后；啊正件在前姑,附件在確后；印件挨在前,定多稿在后；陳會議記錄依件會議時間順幼序排列,款會議文件要胸按文件的重截要程度順序油排列,重壺要的在前；耀一般工作形仇成的材料,吸結(jié)論性的懂文件在前,血依據(jù)性的文梯件在后；菌產(chǎn)品銷售合邁同應按銷售攀產(chǎn)品種類組剛卷,再按暫供貨時間依膊序排列；上計級政策性規(guī)沾定的普發(fā)文曉件按問題單則獨組卷,救卷內(nèi)文件依闖其重要程度昂排列?？萍紓阄募呐帕袑拡?zhí)行GB/踩T1182率2-89國笑家標準。斜四、區(qū)分工不同價值:些各類文件錫根據(jù)其不同半的內(nèi)容都有垮不同的保存止價值。組卷敲過程中盡量院根據(jù)不同的掙保管期限分維別組卷。文田件數(shù)量很少黎或一件事密桶不可分的文輕件，可不必字因價值不同捷而拆開組卷辯。境五、跨貧年度材料的響處理:除沃產(chǎn)品、項目取、設備、儀劫表、基建項旁目檔案外,貓不同年度的拍文件不能放肥在一起立卷秒,但跨年拘度的請示與嫂批復,放蝶在批復年立爭卷；沒有埋批復放在請表示年立卷,蒼跨年度的是規(guī)劃放在針章對的第一年勤立卷,跨羽年度的總結(jié)涉放在針對的機最后一年立僻卷；跨年黨度的會議放道在開幕年立魚卷。津六.具院有長期保存已的案卷,鏟卷內(nèi)文件有抬圓筆和鉛筆婦字跡,要莖用藍黑墨水烈或碳素墨水痛筆重抄或復聲印,連同乒原件一同歸渠檔。贈七.卷內(nèi)還文件的編號銜：每一本案育卷的卷內(nèi)文郵件按恭“召件懷”希編號，每件粉文件用鉛筆桑編寫頁號，鄰在文件首頁峰的右上角蓋淡“翻件號章域”躺,并將件服號和每件文蔥件的頁數(shù)填破寫清楚。（軋“屠件號章糕”權的其它項，活由總裁辦檔犧案人員填寫聲）。圖紙在慨右下角編寫近頁號。游八、裝質(zhì)訂與裝盒：網(wǎng)卷內(nèi)文件以憤“翁件泉”乓為單位，采量取三孔一線筆的方式進行話裝訂。然后腹，按戶“騙件演”勁號順序排列匠裝盒，一盒脂為一卷。肚九、卷內(nèi)目障錄的填寫:枕凡是組成拴的案卷,斜都應填寫卷榮內(nèi)目錄。卷畫內(nèi)目錄表的誓各項要填寫概齊全。羞序號：填寫欲文件的件號默。柄文號：填寫擠文件制發(fā)機棒關的發(fā)文字獸號河,而合同可填寫羅合同號。立責任者：應艙填寫文件形加成的部門或甚以印章為準是。別題名：填寫握文件標題，似一般應照實葉抄錄，不要蓮隨意更改和切簡化；沒有潛標題或不能蘿說明文件內(nèi)群容的標題，音應根據(jù)文件煌內(nèi)容自擬標剩題，外加濟〔〕波；會議記錄戲應在卷內(nèi)目稿錄的文件題茶名下寫明會疼議的主要內(nèi)吐容。合同、瘋協(xié)議在此欄顯內(nèi)填寫合同糟內(nèi)容及對方坡單位。宣日期：填寫伸文件形成的謠時間，填寫致時可省略緊“橡年括”斑、閣“貍月繩”奧、劈“痕日耳”還，用泛“驚.腫”殿表示。沒有檢責任者、年兔、月、日的疏文件要考證婚清楚責任者惕和年、月、宴日。宜頁號：填寫俊每份文件的堪頁數(shù)。夜十、備考悅表的填寫:聞每個案卷棍必須附有備扎考表。卷內(nèi)初文件的情況近說明,都勸應填在備考紫表內(nèi),若肺無情況可說堤明,也應將稅立卷人姓名商填上,檢院查人由單位精領導或案卷語質(zhì)量審核者洗簽名。吃十一、案卷儉題名的擬寫研：每份案卷割都應根據(jù)卷貨內(nèi)文件內(nèi)容丹擬寫題名。伏題名主要由躁三個部分組捉成：文件的忌主要制發(fā)機添關、案卷內(nèi)抓文件主題（慰文件中心內(nèi)單容）和文種鮮。也可突出編年代特征，根即：在制發(fā)慕機關后加文舌件形成的年幻代。用印有尾“若北京首信股鄭份公司盈”撞卷盒的股份肚公司內(nèi)部文嗎件，可以省您略文件制發(fā)肌機關。洽十二、歸螺檔照片、錄校像片、錄音曲帶要寫清載旺體的攝制時父間、地點、稈所反映事情樓的內(nèi)容,米攝制人。照石片要連同底篩片一起歸檔管。斗十三.歸醬檔的電子文枝檔要附有標技簽，標簽內(nèi)約應填寫編號省、套別、名秘稱、密級、惜保管期限和珍軟、硬平臺護等。釋昌落蠶處股份公司檔絡案實體體系名圖首信股份首信股份檔案全宗黨群工作類(A)經(jīng)營管黨群工作類(A)經(jīng)營管理類(C)生產(chǎn)技術管理類(D)產(chǎn)品類(E)會計檔案類(I)設備儀器類(H)基本建設類(G)科學技術研究類(F)行政管理類(B)紙質(zhì)檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)紙質(zhì)檔案聲、像檔案（錄音、錄像、照片）(Y、X、Z)電子檔案（光盤、軟盤）（G、R）實物檔案（獎品、證件）（SW）申說明：股份串公司的黨群侄工作類檔案闖主要是各種滾協(xié)會的管理用、其它方面必由集團總部廉管理。附件三銜檔案實體分獵類編號辦法愁1雖總則亂咬1.1盡為了貫仆徹執(zhí)行國家痛檔案局頒發(fā)良的《工業(yè)企郵業(yè)檔案分類睡試行規(guī)則》釘和《郵電工自業(yè)檔案實體吹分類編號辦槳法》,提高群檔案管理的春科學化、規(guī)注范化和標準繞化水平,非更好地為企趨業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)謎、管理工作狼服務、特制脾定本辦法。倉扎竭1.2蘇檔案分類屬原則,是薦以公司全部館檔案為對象咱,根據(jù)管粗理職能,結(jié)測合檔案內(nèi)容俘和形成特點玉,保持檔長案之間的有皺機聯(lián)系,解便于科學管貴理和開發(fā)利吼用。秘眨2檔案類栗別的設置而楚2.1舌檔案的類埋別共設置十輝個大類,鄭即:黨群燦工作類、行掩政管理類、濱經(jīng)營管理類廈、生產(chǎn)技術虧管理類、產(chǎn)皇品類、科學貌技術研究類商、基本建設謠類、設備儀啞器類、會計辮檔案類、干容部職工檔案肉類。殲含2.2紡根據(jù)職能涼活動和檔案注形成的特點梨,每個大瘡類下設置若肉干個二級類向目(屬類粱),不靜設置三級類倆目(詳見縱附表)。華南2.3份朝錄音、錄悄像、照片、勾計算機軟盤月(磁盤拼)和其它非蜓紙質(zhì)載體形愧式的檔案,淘其形成和促反映的內(nèi)容駱、作用與紙民質(zhì)載體檔案數(shù)有著不可分月割的聯(lián)系,才不單獨設位置類目,逐視其內(nèi)容特茂征同紙質(zhì)載獲體檔案對應栽分類編號。瘋2.無4拉各部門根頂據(jù)分類辦法脾組織整理案頸卷,以利助于分類標識母和管理。庭3著分類標識方幕法扇厲3.1齒企業(yè)檔幸案實體分類傳的標識符號泥采用英文字竭母順序標識奸一級類目(否大類)篩；采用阿剛拉伯數(shù)字紗“如雙位制本”睜標識二級類奴目(屬類案)。礎鄙3.2船檔案實體域排架和編號持要反映十個湖基本大類,失從實際出厘發(fā),做到河科學合理,棵經(jīng)濟實用讓,保證利澆用檔案的系壁統(tǒng)性、有效暢性。膊晌村黨群工作類鐵（A）、行購政管理類（們B）、經(jīng)營豎管理類（C輸）、生產(chǎn)技知術管理類（激D）的案卷旱排架,按野大類一年度嗓一屬類進行波排列,不乒區(qū)分保管期跪限特征(仰但同一屬類易內(nèi)按照永久崗、長期、短燕期順序排列貸)，案卷恩順序號按大港類流水編號問,流水號編篇制到攻“頃999脆”軟時,重新摸從膨“獸1掘”爭另行編號芹,并用案智卷目錄號加雀以區(qū)別。亂檔冷案編號(拴檔號)由盞全宗號、目婚錄號、分類灘號、案卷順餓序號構(gòu)成待(全宗號是探檔案館給企苦業(yè)的編號，宰故企業(yè)暫不剛標識)。餅省檔案編號(患檔號)蜜標識舉例示蘆意:箏A1酒.A1然2.0始10思賤┃爆皇┃┃澡社┃杠蔬┃果瑞┃┃私伍┃助悄┃剝蜻┃┃雞歐┗━━━━陷案卷順序號騙候┃頸魄┃┃死脖黎你紙涉針菌闊┃描攜┃┗━━━皮━━━━━聰分類二級類沾目(屬類齊代號)云取┃付符┗━━━━侵━━━━━混分類一級類丟目(大類刃代號)框插┗━━━━謙━━━━━說━━━單目錄號（A斃類的第一本怒目錄）干準3.2廢.2陡產(chǎn)品類（E轉(zhuǎn)）、科研類含（F）、基舉本建設類（偷G）、設備擦儀器類（H伙）的案卷排凈架感妻恩a)剝根據(jù)公司產(chǎn)隸品特點,沈產(chǎn)品檔案原稿則上按大類輸一屬類一項橫目進行排列費,案卷順腔序號按屬類沿流水編號（萬適用于左產(chǎn)品）,易同樣將順序英號編制到惡“堂999腦”旬時重新從較“帆1胖”丘另行編號效。對于項目凝少的產(chǎn)品,乎可以將多種拿屬類混合流怎水編號,結(jié)用分類號加冶以區(qū)別，流竊水編號辦法色同前。周b)門設備儀器類微，按設備類秋、儀器類分再別排架,酬各按技術性胡文件和管理期性文件分別寧流水編號,壤不同屬類獸用分類號區(qū)惠別,流水摘號編制辦法笨同前類。餡偶c)趁產(chǎn)品、基建爆、設備儀器艷類檔案的編什號由目錄號孝、分類號、搭項目(型素號)代號靜、案卷順序祝號構(gòu)成。俯舉例示意缺:賤E懂1.E盈21.鋪C2000襪.001芹校┃黎屬┃┃伸置┃判華┃爬憐┃咽熔┃┃賓苦┃畝邁┗━━━━倚━框案卷順序號脹凡┃正曲┃┃偷局┗━━━━妨━━━貪產(chǎn)品型號(塞項目代號搖)勉豬┃腳乞┃┗━━━價━━━━━驅(qū)━━━燒分類號二級記類目(屬哪類)拜搬┃趟查┗━━━━翼━━━━━產(chǎn)━━━圓分類號一級示類目(大沃類)輔孤┗━━━━吼━━━━━邁━━━━━屑目錄號（產(chǎn)古品檔案第一周本目錄）潛眨添科學技術研防究類按大類蕉分科研課題董排列,案召卷順序號按延大類流水編懶號,流水搖編號辦法同市前四大類編擊制辦法。芒檔號(檔燕案編號)形由目錄號,端分類號,頂課題代號對,案卷順曾序號構(gòu)成。汪負非會計檔案的淡排架編號,督按大類一障屬類一年度句進行排列,鉗案卷順序扭號按屬類流蒜水編號,奔流水編制到犁“察999桑”浸時,重概新從具“嫂1飽”斜另行編號吹,用目錄號責加以區(qū)別。專檔號(衡檔案編號擦)由目錄號困、分類號、燃案卷順序號浪構(gòu)成。略刺巷干部職工檔司案類,按地《干部檔案兆工作條例》面的有關規(guī)定而，分干部、扒工人順序編侄號。笛為絲想特殊載體檔陰案，按載體謊類別分別編乒號。即：按召照片、錄音毫帶、錄像片爭、軟盤、光吩盤、實物分鋤別編號，用氧特殊載體（忘TZ富）的?榆吐類別獸[轎照片（友Z震）、錄音帶俯（咸Y末）、錄像帶學（馬X聲）、軟盤（混R筆）光盤（盲G哪）、實物（乞SW主）相]初?頌順序號標識山。肌誦示例：TZ寸?節(jié)R涉?尚001；遺TZ杏?稈Z緩?貸001兼……米。搬4附甲則吧本當辦法由總裁耕辦負責實施曬并解釋。怎附表：檔名案實體分類南編號表錦志李媽蹤檔膜仆案光秋實補園體播屬分辰素類賣媽編攻佛號扒腦表瓦檔案絡實體爹分足類編竟號表碎案悠實體漿分類喬編局號表伴檔案掙實體菠分室類編眠號表萄一級工類目西名稱召二益幅級轎類積糟目關名間霜稱牲分織類魔號收基藥與拿本降納預范奪勾輸圍撈產(chǎn)再品廈類也（娃E術）剃載波通信設價備蓋E31垮明線、電纜冰、微波用載輝波通信設備遲，特定用途淺載波通信設爆備，各種配組套設備等。叛數(shù)字通信設箭備孤E32誦脈碼調(diào)制復爸用、復接、便終端，再生釘中繼，增量袋調(diào)制，轉(zhuǎn)換誤設備等各種貸配套設備。瓜特高頻鑰資（含短波）靠通信設備擊E33潛特高頻通信片機，倒換架憲，無人中繼羽機，數(shù)字特懶高頻通信機歸，各種配套峰設備，短波難通信設備等嚼。涂微波通信設考備慘E34碼各種頻段模驚擬數(shù)字微波面通信設備，才各種配套設干備等。雹光纖通信設俗備砍E35宋光端機、光跪中繼、光電騙合一通信設遞備，各種光蝴纖傳輸設備蓮，各種配套市設備等。與衛(wèi)星通信設掘備尺E36釣地球站主設料備，衛(wèi)星通幣信各種配套姿設備。猜移動通信設魔備檢E37醬模擬數(shù)字移僑動通信系統(tǒng)棟基臺、移動炭臺及配套設該備，尋呼系勵統(tǒng)尋呼臺，尋尋呼器及配甜套設備等。帳電報通信設摩備種E38誠載波機，轉(zhuǎn)躺換設備，用脆戶電報集中倒器，轉(zhuǎn)報系此統(tǒng)，調(diào)度架筍，配線架及喊各種配套設歌備等。題數(shù)據(jù)通信設做備芳E39寧數(shù)據(jù)復用，敵數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)接，晌調(diào)制解調(diào)，嘉數(shù)傳，數(shù)碼貝通信數(shù)據(jù)復塌接交換及各撇種配套設備討等。鹿電大漿纜訂E41爪各種電纜（貍含非通信電妖纜）及配套胳產(chǎn)品檔光老借纜彈E42景各種光纖電息纜及配套產(chǎn)矮品政電形插桿爬E43女長