某公司文書管理辦法

某公司文書管理辦法1.背景和目的為了標(biāo)準(zhǔn)化文書管理、規(guī)范文書流轉(zhuǎn)，提高工作效率和保證信息安全，某公司制定了本文書管理辦法。本文旨在明確公司文書流轉(zhuǎn)的管理程序和相關(guān)責(zé)任，全面提升文書管理水平，為公司高質(zhì)量運營提供有力支持。2.適用范圍本辦法適用于本公司內(nèi)部所有文書、報表的起草、審核、分發(fā)、傳閱、歸檔以及銷毀等全過程的管理，包括電子文書或紙質(zhì)文書。3.文書管理的基本要求3.1審批制度公司文書應(yīng)當(dāng)根據(jù)行政、工作、管理的需要，嚴(yán)格按照審批制度進(jìn)行審批、簽字、批準(zhǔn)等流轉(zhuǎn)過程，并注明審批意見和審批人簽章。在簽字、批準(zhǔn)環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定，加強監(jiān)管。###3.2分發(fā)制度為了實現(xiàn)快捷、準(zhǔn)確的信息交流，公司文書應(yīng)當(dāng)采取及時、準(zhǔn)確、可靠、保密的分發(fā)方式。在分發(fā)中需尊重領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威，嚴(yán)格按照工作內(nèi)容、工作程序、工作職責(zé)的原則，確保文書傳遞的時效性和準(zhǔn)確性。###3.3傳閱規(guī)定公司文書的傳閱對象應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照工作職責(zé)、機密秘密程度等進(jìn)行授權(quán)。凡涉及公司機密，必須限定傳閱范圍和傳閱期限。傳閱時應(yīng)注明發(fā)出時間、傳閱對象和意見。傳閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時返還或歸檔，嚴(yán)禁私自保存或分發(fā)。###3.4歸檔辦法完成審批、分發(fā)、傳閱等工作程序后，公司文書應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求，按照管理權(quán)限、秘密程度、案卷分類等原則，分類存貯、整理、歸檔，并做好文書檔案管理工作。###3.5文書銷毀規(guī)定公司文書應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀，銷毀前必須審批批準(zhǔn)，并留有銷毀記錄。在按照銷毀規(guī)定進(jìn)行銷毀時，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格防止泄密和誤判，做好銷毀過程管理和銷毀后的安全保護(hù)工作。##4.相關(guān)責(zé)任###4.1部門主管部門主管是部門文書管理的最終責(zé)任人。其主要職責(zé)包括：制定和貫徹執(zhí)行本辦法和其他有關(guān)規(guī)定；保證和推動全體員工履行文書管理職責(zé)；監(jiān)管和控制部門文書流轉(zhuǎn)和使用，以及文書檔案管理工作；負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)的文書起草、審核、簽字、批準(zhǔn)等過程的順利進(jìn)行；對本部門文書管理工作進(jìn)行部門績效自查；###4.2文書管理員文書管理員是本部門的文書管理工作執(zhí)行人員。其主要職責(zé)包括：負(fù)責(zé)文書管理系統(tǒng)的維護(hù)、改進(jìn)和宣傳工作；按照規(guī)定審批、分發(fā)、傳閱、歸檔和銷毀文書，建立文書檔案庫；組織檔案整理和歸檔工作，保持檔案的完好和防止丟失；在本崗位上不得私自批準(zhǔn)不符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的文書。###4.3全體員工全體員工是公司文書的使用者，其主要職責(zé)包括：在文書使用過程中認(rèn)真遵守各項規(guī)定，并嚴(yán)格執(zhí)行審批制度；在文書使用結(jié)束后，及時歸檔或銷毀；對發(fā)現(xiàn)的文書管理不規(guī)范的現(xiàn)象及時上報有關(guān)部門。##5.評估與監(jiān)管公司需要定期檢查部門文書管理工作，檢查結(jié)果要及時反饋運用到完善辦法和提高管理的實踐中。公司領(lǐng)導(dǎo)要對文書管理工作的開展情況進(jìn)行監(jiān)督和督促，堅決防止工作滑坡、失察、失職，確保公司文書管理的高效運作。##6.結(jié)束語文書流程管理和對文書的管理和安全不同程度影響公司的工作效率和競爭力