展會業(yè)務流程

千里之行，始于足下讓知識帶有溫度。第第2頁/共2頁精品文檔推薦展會業(yè)務流程一．接洽階段

獵取參展客戶信息

上門訪問客戶

取得客戶參展相關資料

明確設計圖交付日期

二．設計階段

與設計師交流并即時同客戶舉行展位設計的溝通

向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價

討論客戶反饋意見并再次修改

交付最后定稿之設計圖及工程報價

三．簽約階段

同客戶確定工程價格

明確同客戶的互相協(xié)作要求

簽定合同

四．制作階段

按照部門工作單完成制作及預備工作

支配客戶到工廠實地察看制作及預備狀況

完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)

五．現(xiàn)場施工階段

現(xiàn)場展位搭建

處理現(xiàn)場追加、變更項目

協(xié)作客戶展品進場

客戶驗收

六．展會期間及撤場階段

支配展會期間現(xiàn)場應急服務和增值服務

協(xié)作客戶展品離場

現(xiàn)場拆除

七．后續(xù)跟蹤服務

展會的后續(xù)總結(jié)報告

為客戶提供行業(yè)會展信息和分析

邀請客戶參觀公司其他服務案例

一．項目接洽階段

1．獵取參展客戶信息：以下一些渠道是有可能協(xié)助獲得最初步的客戶信息的。市場部將在前期對國內(nèi)的主要會展信息列出一個比較具體的表格(根據(jù)行業(yè)和區(qū)域舉行分類，并按照特裝比例對其展覽裝點服務需要舉行初步的劃定)，業(yè)務部門可以按照各自的優(yōu)勢和以往資源，有側(cè)重地挑選哪個展會開展業(yè)務。

上屆展覽會的會刊——普通比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展位屬于特裝，普通面積在36平米以上是需要特殊布置的）、展商的聯(lián)系

方式和簡介（有些展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料可以協(xié)作現(xiàn)場實景照片舉行比較，今后市場部將對重要展會的全部特裝展位舉行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份、相片紙打印編號存檔以便利查閱）。

展會專設網(wǎng)站——比較有規(guī)模的展會基本上建有特地的網(wǎng)頁，普通有對下屆展會的宣揚和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一些布置得挺美觀的展位照片。

行業(yè)資訊媒體——行業(yè)資訊媒體比較認識其行業(yè)的展會和廠商，有些特地的采訪類欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣揚方面的負責人信息。

正在服務客戶的參展商手冊和平面圖——假如在每次展會上有我們的客戶參展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務時也要盡可能獲得全部展商的平面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。

2．上門訪問客戶:會展行業(yè)的業(yè)務特別性在于它的客戶是確定的，只是客戶挑選不同的供給商而已。無數(shù)的客戶會舉行邀稿競標，這些是我們可以進入的，有些供給商關系已經(jīng)固定的客戶我們可以以后通過機會再進入。目前聯(lián)智公司在會議整合上優(yōu)勢顯然，有品牌知名度，但在展覽上所做的市場宣揚不多，沒有很顯然的優(yōu)勢，要向直接客戶綻開展覽投標，就很需要前期主動聯(lián)系。無數(shù)時候，的確要參展的特裝客戶是需要展覽服務的，可以舉行登門訪問的。

通過對客戶的交談，具體了解客戶的意圖，明確客戶希翼展示的主題，偏愛色調(diào)，是否開拓洽談區(qū)，需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給我司，但即便有對方的公司介紹。通過溝通，我們可以得知其以往的展臺狀況，特殊是為什么會放棄原有的合作關系，有哪些地方是不愜意的。

有些客戶通常邀請無數(shù)家比稿，但最后選中的計劃是幾個計劃的集合，對于這種客戶事先很難辨別。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到一份現(xiàn)成的設計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種狀況希翼可以通過與客戶溝通能夠提前得以發(fā)現(xiàn)。

3．取得客戶參展相關資料：假如得到客戶的認可，同意我們?yōu)槠湔褂[提供策劃設計，通常我們需要得到客戶的以下資料——展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重點參展產(chǎn)品、展位制作預算。

通常不管是何種狀況，客戶都會提供設計本身需要的資料，但對于我們來說，獲得客戶的費用運算是最關鍵的，在投標比稿中尤為重要。有些客戶會給一個也許的范圍，但有些客戶不肯透露，甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同行業(yè)展位照舉行比較，或者把一些展位圖給客戶參考挑選，并告訴其大致費用，請其挑選參考。客戶普通會挑選其風格和價格都比較臨近的展臺圖。（至于展位圖的來源，業(yè)務經(jīng)理可把本來的服務客戶圖文資料收拾歸類，市場部將在今后的資料收集工作中進一步完美。）

參展商手冊和客戶要求關系到設計師的計劃是否能夠達到入圍中標，我們應當盡可能齊全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術(shù)參數(shù)和規(guī)章要求等?？蛻粢罂蓮囊韵聨讉€方面明確：展位結(jié)構(gòu)、展位材質(zhì)要求、顏色要求、設計重點、照明要求、展板數(shù)量、展位高度等。

4．明確設計圖交付日期，制定工作方案：同客戶明確首稿的交付時光和要求，會同設計師舉行支配。（目前公司展示設計人員有限，我們應當盡可能避開參加多家競爭的比稿中）。對于大的項目，應當制定一份工作時光明細表，有需要可以提交給客戶。

二．設計階段

1．向設計師轉(zhuǎn)交客戶設計要求并隨時與客戶舉行展位設計的相關交流溝通

為形成設計部的統(tǒng)一支配，業(yè)務人員應當把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要求和可能的需求風格，填寫設計明細表，轉(zhuǎn)交給設計部的負責人。（今后設計人員充沛，每人的風格和常用的手法不一，在不同行業(yè)的展示設計有不同的優(yōu)勢，有須要由設計負責人制定比較適合客戶要求的設計師操作。）

在設計師出圖中，業(yè)務人員應當保持同客戶的隨時聯(lián)系，掌握其可能的變化。假如有須要，應當把設計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。

對于需要親手去考察測量的場地，可以由業(yè)務人員或者設計師支配去現(xiàn)場。設計師應注重同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避開設計采納的材料陳舊或者有些設計無法實地施工。

2．向客戶交付設計初稿、設計說明、工程報價

展臺初稿定下以后，會同供給商得到成本價，制作明晰的報價單。普通展臺設計的報價有一個比較細分的挨次，既是為了便利詳細列項也有助與讓客戶明白并樂于接受，往往根據(jù)設計圖從天到地或者從外到里按挨次排列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、色彩、外形及尺寸舉行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份具體的工單，便于掌握施工成本核算及施工的精確?????性。

展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都是展覽公司代交的，應在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管理費等。

有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較容易，只要看到實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注意形象宣揚，盡管沒有明確要求設計圖附有說明，但從此后正規(guī)化考慮，應當倡導設計師寫設計說明。普通可以就展位風格、材質(zhì)說明、展位功能、顏色說明、照明說明、設計重點等幾個方面舉行闡述。交圖時，假如能夠支配設計師一起同客戶見面的就好，可由設計師向客戶說圖，解釋該計劃的賣點和最大的與眾不同。

3．討論客戶反饋意見并舉行再次修改

客戶假如是多家比稿的話，就會有一番篩選。假如要求我們繼續(xù)修改，那么應認真了解其真切意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是本來對展覽生疏的要說出個一二來。應認真同其交流。假如客戶要求重新以不同風格再次出圖，應當綜合詳細狀況。

4．交付最后定稿之設計圖及工程報價

三．簽約階段

1．同客戶確定工程價格

在報價確定價格時，一定要保證全部的材料和特殊要求公司是能夠做到的。否則一旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將造成不好影響。

2．明確同客戶的互相協(xié)作要求

展館現(xiàn)場搭建的時光普通都比較緊急，惟獨2-3天的支配，這其中還有客戶的展覽產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責的范圍。

3．簽定合同

四．制作階段

1．按照部門工作單完成制作及預備工作

按照詳細項目的需要，支配AV設備、木工結(jié)構(gòu)制作、地毯供給商、美工制作等部分根據(jù)設計圖的要求和客戶的制定舉行制作。注重在制作過程中假如有變動，應準時同設計師聯(lián)系，有需要業(yè)務人員應照會客戶。

2．支配客戶到工廠實地察看制作及預備狀況

普通客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特殊注意的項目會在制作中舉行監(jiān)督，我們應做好支配其到公司或工廠間參觀的預備。

3．完成主辦、主場、展館等各項手續(xù)

有些項目應當是要于開展前向展館或者主辦方舉行申報的，假如該部分工作是由我們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認，并向主辦方提供須要的材料，如電圖等舉行審批。對于某些特別用材如霓虹燈、高空氣球等等還要舉行特殊的審批。

五．現(xiàn)場施工階段

1．現(xiàn)場展位搭建

現(xiàn)場施工的好壞打算了項目設計是否得到了實現(xiàn)?，F(xiàn)在有無數(shù)的展覽公司只注意設計不注意搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務中常常有客戶更換供給商的緣由。普通在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展品，此時最好詳細負責該項目的業(yè)務服務人員能到現(xiàn)場伴隨，有須要，設計師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時溝通。盡管實際的效果不能馬上體現(xiàn)，但是無數(shù)客戶希翼能得到這樣的服務。假如業(yè)務人員的確有緣由不能在現(xiàn)場，應當把負責搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。2．處理現(xiàn)場追加、變更項目

現(xiàn)場中常常會有一些設計中本身沒有預料到的狀況浮現(xiàn)，而且客戶也會暫時提出一些要求。假如是因為公司本身的緣由造成的，應即時舉行更改，假如是客戶額外提出的，應保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補充到總項目款項中。

3．協(xié)作客戶展品進場

實踐中往往是先把展臺結(jié)構(gòu)布置好以后再支配展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要注重為客戶服務，協(xié)作其展品進場。4．客戶驗收

全部的搭建工作完成后，要舉行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能支配我們的工作完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應注重有些時候自己展臺搭建完成的較早，全部工作都結(jié)束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺放等受到影響）

六．展會期間及撤場階段

1．支配展會期間現(xiàn)場應急服務和增值服務

在開展期間，主要是客戶的接待工作，但無數(shù)時候會需要對展臺舉行維護和暫時配置東西。業(yè)務負責人員和一二個工人應在現(xiàn)場舉行應急服務。從客戶方來講，他很是希翼能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他認識的，能夠有需要的時候隨時可以得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工作人員應當有我們的現(xiàn)場服務人員的最直接的聯(lián)系辦法。

增值服務方面可以很廣泛，有些業(yè)務人員在現(xiàn)場協(xié)助客戶做接待工作，外語水平好的可以充當翻譯服務，甚至可以協(xié)助客戶發(fā)送資料、支配客戶間見面等。

2．協(xié)作客戶展品離場和現(xiàn)場拆除

展覽結(jié)束后，應首先協(xié)作客戶把展品撤離現(xiàn)場，再舉行展位的拆除，假如客戶對有些材料需要再次使用的，應協(xié)助其大包運輸；假如是需要我們保存的，應主要拆裝。

3.退回前期預付的相關費用

完成工程后，應即時舉行成本總結(jié)，向展館或主辦方退回事先預付的電箱申請、通訊押金等費用。

七.后續(xù)跟蹤服務

作好后續(xù)服務是贏得回頭客的重要緣由。許多公司認為展會有些要間隔半年一年的才舉辦一