《新編秘書理論與實(shí)務(wù)》課件第三單元 項(xiàng)目二

項(xiàng)目二會前準(zhǔn)備010203擬定會議議程和日程選擇、布置會議場所擬寫、發(fā)送會議信息目錄04準(zhǔn)備會議資料和會議用品05會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算與管理01擬定會議議程和日程任務(wù)一、會前的準(zhǔn)備工作(1)擬定會議議程和日程等會議文件。(2)選擇、布置會議場所。(3)擬寫、發(fā)送會議信息。(4)準(zhǔn)備會議資料和會議用品。(5)預(yù)算和申請會議經(jīng)費(fèi)。二、擬寫會議議程1.標(biāo)題的擬寫：通常情況下,擬召開的“會議名稱+議程”,即成為此次會議議程的標(biāo)題。2.題注的擬寫：(1)議程如未經(jīng)大會審議,應(yīng)在標(biāo)題后面或者下方居中處,用圓括號注明“草案”二字。(2)議程如已獲大會審議通過,則去掉“草案”二字,在標(biāo)題下方注明該議程通過的日期、會議名稱,并用圓括號括入。(3)無須大會通過的議程,可注明會議的起訖日期3.正文的擬寫4.落款：(1)會議組織機(jī)構(gòu)確定的議程,應(yīng)當(dāng)標(biāo)明制定機(jī)構(gòu)的名稱,如“秘書處”(2)由會議通過的議程不用標(biāo)寫落款。5.制定日期三、擬寫會議日程會議日程表必須包括:具體明確的會議時(shí)間、會議的內(nèi)容(包括報(bào)到、招待會、參觀、考察、娛樂等輔助活動和工作環(huán)節(jié),都要明確寫出)、會議地點(diǎn)、當(dāng)次會議(活動)的主持人(或負(fù)責(zé)人)。一個(gè)完整的會議日程通常由標(biāo)題、正文和落款三部分組成。四、擬寫會議程序正大公司2014年度工作總結(jié)大會會議程序:(1)主持人宣布正大公司年度總結(jié)大會正式開始。(2)公司總經(jīng)理彭程先生做2014年度公司工作總結(jié)報(bào)告。(3)會議分組討論總結(jié)報(bào)告。(4)各小組代表大會發(fā)言。(5)公司副總經(jīng)理劉青小姐做大會總結(jié)發(fā)言。(6)宣布散會,會議結(jié)束。02選擇、布置會議場所任務(wù)一、考察、選定會議地點(diǎn)1.認(rèn)真考察和選擇會場的意義：好的會場能營造出恰當(dāng)?shù)姆諊?有利于推進(jìn)會議進(jìn)程,幫助實(shí)現(xiàn)會議效果;反之,則可能阻礙會議的進(jìn)程,給會議的組織者帶來許多意想不到的麻煩,也給與會者造成諸多的不便或不適。2.如何選擇會議場地：大小規(guī)格環(huán)境交通條件考察現(xiàn)成的專業(yè)性會場會場考察情況記錄表二、布置會場1.會場布置的作用：(1)充分利用場地,在會場面積有限的情況下合理安排座位格局,最大限度地利用會場。(2)提供完備的會議設(shè)施,確保實(shí)現(xiàn)會議的各項(xiàng)需要。(3)安排好座位、座次、導(dǎo)引、保衛(wèi)等,充分體現(xiàn)出會議的嚴(yán)肅性和有序性。(4)可以運(yùn)用座位格局和會場裝飾的特殊效果,營造適當(dāng)?shù)臅h氣氛,幫助實(shí)現(xiàn)會議效果。二、布置會場2.會場設(shè)計(jì)的原則：黨的代表會議會場要求樸素大方;人民代表大會會場要求莊嚴(yán)隆重;慶祝大會、表彰大會會場要求喜慶熱烈;追悼會會場要求莊重肅穆;座談會會場要求和諧融洽;紀(jì)念性會議會場要求隆重典雅;日常工作會議會場要求簡單實(shí)用。二、布置會場3.會場布置的方式：(1)主席臺的布置。1)主席臺前幕:可在其上方懸掛醒目的會標(biāo)。2)主席臺后幕:可在其居中處懸掛會徽。3)主席臺中央:設(shè)與會領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓的座位,座位要求排列座次。4)主席臺下或周圍:可適當(dāng)擺放綠色植物或鮮花作裝飾點(diǎn)綴。(2)主席臺座位及座次的安排。二、布置會場(3)會場整體布置的方式。1)相對式:具體有弦月式、禮堂式等。2)全圍式:具體有圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。3)半圍式:有馬蹄形、T字形和方拱形等。4)分散式:即將會場分成若干個(gè)中心,每個(gè)中心設(shè)一個(gè)圓桌。二、布置會場(4)代表席的安排方法：可將與會代表名單按姓氏筆畫排列后再排座,也可按不同領(lǐng)域的代表團(tuán)名稱來安排大塊座位區(qū)域,還可以按與會代表所屬的地區(qū)來安排就座區(qū)域,或者直接按人名擺放座簽落實(shí)各人座位。03擬寫、發(fā)送會議信息任務(wù)一、會議通知的作用及要求主要目的是讓與會者能清楚即將出席的會議的內(nèi)容及安排,使他們能在到會前做好充分的準(zhǔn)備(包括辦公用品、私人物品等方面的準(zhǔn)備),從而有助于保證會議的質(zhì)量。二、擬寫會議通知1.會議通知的基本內(nèi)容(1)稱呼:被通知者(此部分有些通知省略不用)。(2)會議名稱。(3)會議時(shí)間:具體日期和會期長短。(4)會議地點(diǎn):具體地址及交通線路(此部分如內(nèi)容多,可以用附件形式附于通知正文之后)。(5)出席對象:簡要列舉參會的主要人員。(6)議事日程。(7)通知者或授權(quán)者。(8)注意事項(xiàng)(此部分有些通知省略)。(9)發(fā)文單位署名及日期。二、擬寫會議通知2.會議通知的常用形式(1)文件式會議通知。二、擬寫會議通知2.會議通知的常用形式(2)備忘錄式會議通知。(3)請柬式會議通知。會議通知××××××:茲定于×月×日上午8:30~9:00在公司三樓會議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會,請準(zhǔn)時(shí)出席。×××公司辦公室××年×月×日××先生:為慶祝我校建校50周年,定于二一四年十月十日上午九時(shí),在本校中心會堂召開×××學(xué)校建校五十周年座談會。敬請光臨×××學(xué)校二一四年九月十日二、擬寫會議通知2.會議通知的常用形式(4)海報(bào)式會議通知。(5)公告式會議通知。第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會海報(bào)在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際,文學(xué)社特邀××大學(xué)的××教授和××大學(xué)的××教授前來我校,與我校的文學(xué)愛好者進(jìn)行座談交流。本次座談會主題:××××××座談時(shí)間:××××××座談地點(diǎn):××××××座談會主辦:學(xué)院文學(xué)社歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流!三、會議通知的發(fā)送方式郵寄電話電子郵件傳真04準(zhǔn)備會議資料和會議用品任務(wù)一、準(zhǔn)備會議文件資料1.需要準(zhǔn)備的會議文件資料：(1)開幕詞(閉幕詞)(2)講話稿(3)工作報(bào)告(4)議程表、日程表、程序表(5)與會人員名單2.會前擬寫文件的分工：(1)專門的秘書團(tuán)或?qū)懽靼嘧悠鸩葜匾募?2)會議籌備辦公室或秘書部門負(fù)責(zé)一般會議文件(3)各職能部門負(fù)責(zé)專門材料或業(yè)務(wù)性資料(4)發(fā)言單位或個(gè)人負(fù)責(zé)本部門發(fā)言稿或交流材料。一、準(zhǔn)備會議文件資料3.準(zhǔn)備重要會議文件的程序4.會前文書整理工作：(1)擬制文件清單。(2)檢查文件。(3)盡快檢查、核對、發(fā)送會議通知(4)印制講話稿、會議日程安排表、會場指示圖、賓館內(nèi)部示意圖等文件交擬議擬撰擬審核簽發(fā)印制一、準(zhǔn)備會議文件資料5.會前文件資料的發(fā)放工作準(zhǔn)備：(1)文件分裝。(2)文件袋編號。(3)文件發(fā)放：1)簽到時(shí)發(fā)放,由工作人員逐個(gè)發(fā)放到每位與會者手中。2)會前擺放在座位上,與會者依次就座后即可讀取材料。此法適用于主席臺或小型決策型會議。3)包裝成堆,按到會部門登記情況統(tǒng)一領(lǐng)取發(fā)放。二、準(zhǔn)備會議用品會議過程中會消耗一些紙、筆、水、文件袋等會議用品,這些屬于會議的消耗品,需要會議組織者根據(jù)會議預(yù)算和實(shí)際需要在會前做好充分考慮,逐一落實(shí)好會議用品可隨會議文件一同裝袋發(fā)放,也可以擺放在會場與會者的座位上,還可以采取不統(tǒng)一配發(fā),由與會者按需取用的方式來發(fā)放05會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算與管理任務(wù)一、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的目的編制會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算,其實(shí)就是對會議收入和會議支出進(jìn)行理性的預(yù)測,估算會議未來的收入額,并將這些收入合理分配到各項(xiàng)會議活動的開支中去。二、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的內(nèi)容和計(jì)算方法1.會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算項(xiàng)目：(1)會議費(fèi)用(2)資料費(fèi)用(