公司印章管理制度

公司印章管理制度目的：為規(guī)范公司印章管理，提高印章使用的準確性、安全性、時效性，更好地規(guī)避企業(yè)風(fēng)險，特制定此管理辦法。適用范圍：本公司各機關(guān)部室、分公司、直屬項目部、各項目部。職責(zé)：總經(jīng)理：負責(zé)公司專用印章的刻制、改刻與廢止的審批。綜合辦公室：負責(zé)公司印章、法人名章刻制、保管、使用管理，負責(zé)各部門、分公司、項目部印章刻制管理。公司各部室、分公司：負責(zé)本部門印章管理。1、印章的定義印章是企業(yè)的社會、經(jīng)濟、法律責(zé)任與業(yè)務(wù)的象征。是指在公司發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與公司權(quán)利義務(wù)有關(guān)的文書上，加蓋的以公司名稱或有關(guān)部門、分支機構(gòu)及企業(yè)法定代表人名義的證明其權(quán)威作用的公章與名章的統(tǒng)稱，是企業(yè)文書資料管理的重要工具。2、印章的種類印章主要包括通用印章（公司行政公章、黨組織印章、工會印章、各部門、單位、項目部印章等）、專用印章（財務(wù)專用章、合同專用章、內(nèi)部專用章等）、法定代表人及總經(jīng)理名章等四類。3、印章的刻制、改刻、啟用與廢止3.1公司行政印章、黨委印章、法人名章、總經(jīng)理人名章刻制、改刻與廢止按公司的實際情況進行刻制。3.2公司各部門、分公司經(jīng)董事會批準成立后，由綜合辦公室負責(zé)刻制該單位印章。3.3項目經(jīng)理部成立后，由項目部所在單位提出申請（直屬項目部由項目負責(zé)人提出申請），經(jīng)綜合辦公室主任批準后給予刻制項目技術(shù)資料章；項目部行政章經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可刻制，命名統(tǒng)一為：ххх項目技術(shù)資料專用章，ххх項目部（本章用于簽署合同、結(jié)算、支付無效）。3.4公司財務(wù)專用章、合同專用章等專用印章，其刻制、改刻與廢止由總經(jīng)理審批決定。3.5公司各部門、分公司、項目部人員在領(lǐng)用印章時，須辦理登記備案手續(xù)。3.6因機構(gòu)調(diào)整、原單位撤銷或變更名稱時，上述單位原持有的印章即行廢止，該單位負責(zé)人在單位撤銷或變更名稱后一周內(nèi)將原印章交綜合辦公室留存。變更名稱的單位由綜合辦公室按相關(guān)審批程序重新辦理刻制、領(lǐng)用的相關(guān)手續(xù)。3.7公司所屬任何部門單位、項目經(jīng)理部、不得私自刻制與公司有關(guān)的印章。凡擅自刻制本部門、單位印章均屬違法行為。對于未經(jīng)批準私自刻制項目部行政章的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次處罰責(zé)任人5000元，處罰責(zé)任單位10000元，如發(fā)現(xiàn)私刻印章而未進行處理的每次處罰責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)500元，情節(jié)嚴重者，公司將追究其法律責(zé)任；對于未經(jīng)批準私自刻制項目資料章的一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，每次處罰責(zé)任人1000元，處罰責(zé)任單位2000元。如發(fā)現(xiàn)私刻印章而未進行處理的每次處罰責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)200元。3.8公司所有印章刻制、廢止的登記、保管等管理工作均由綜合辦公室負責(zé)。3.9新印章要做好戳記，并留樣保存，以便備查。4、印章的保管4.1公司行政章、各類合同章、法定代表人名章，總經(jīng)理人名章，由總經(jīng)理授權(quán)專人保管。4.2公司黨委公章：由黨委書記授權(quán)專人保管。4.3各部門印章：由各部室指定的專人管理。4.4各分公司、項目經(jīng)理部的印章：由該單位負責(zé)人指定的專人負責(zé)保管。4.5財務(wù)專用章：公司財務(wù)專用章由總會計師指定的專人負責(zé)保管；財務(wù)專用章和負責(zé)人名章（支票專用）須按財務(wù)管理制度分人管理，不得混存混管。4.6各單位、部門、組織指定的印章管理人員名單均應(yīng)報綜合辦公室備案。持章人員如因工作崗位變動，須由公司領(lǐng)導(dǎo)或單位、部門負責(zé)人重新指定專人負責(zé)管理。印章管理人員離崗前，需妥善辦理好印章移交手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接收人、監(jiān)交人、交接時間、圖樣等信息，并將更換后的人員名單上報綜合辦公室備案。4.7印章必須存放在指定地方，抽屜必須加鎖。公章、法定代表人名章、總經(jīng)理名章、財務(wù)專用章、合同專用章等涉及公司經(jīng)濟行為的重要印章必須妥善存放，任何人不得自行用印。4.8任何人不得擅自攜帶第7條所述印章外出辦事。特殊情況確需外出用印時，需由主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并指派專人負責(zé)。5、用印管理公司各級管理人員在使用印章時，須根據(jù)所使用印章的不同類型按公司相關(guān)管理程序辦理用印手續(xù)，填寫印章使用申請表（見附表二）及其它相關(guān)審批、評審手續(xù)。5.1公司行政公章的用印管理①一般性公文（主要指紅頭文件）：供上報、下發(fā)的文件用印時，須履行文件審批手續(xù)，并由綜合辦公室印章管理員對印章名稱、公文字頭名稱、公文種類、內(nèi)容、格式、行文關(guān)系、份數(shù)、簽發(fā)日期、簽發(fā)權(quán)限進行嚴格審查，確認準確無誤后方可用印。②對外聯(lián)系接洽業(yè)務(wù)及企業(yè)不對其承擔社會、經(jīng)濟、法律責(zé)任的經(jīng)濟往來方面的文件、文書用印時，須經(jīng)綜合辦公室主任和相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可用印。上述文件、文書用印后，需做好登記、備案。③非公文形式的重要文件，以及公司各部門、各系統(tǒng)的月度、季度、年度報表用印時，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準后方可用印。④涉及投資、擔保、貸款、資產(chǎn)處置及其它經(jīng)濟合同文件、文書用印時，各相關(guān)申請用印人填寫用印申請單，經(jīng)總經(jīng)理審核批準后方可用印。⑤經(jīng)董事會決議的事項，形成的文件用印時，須出示由董事會成員簽字的相關(guān)決議、紀要文件后方可用印。⑥涉及公司重大決策的文件、文書，風(fēng)險較大的訴訟文件、文書，公司對外的承諾以及相關(guān)合同用印時，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準后方可用印。⑦用印時需出示相關(guān)程序?qū)徟怼?.2法定代表人名章、總經(jīng)理名章的用印管理法定代表人名章僅限于在公司的各類委托書、合同協(xié)議書、投標書等文件上使用。按法律規(guī)定必須由法定代表人親自簽字的文件、文書，不得用法人名章代替。總經(jīng)理名章經(jīng)總經(jīng)理同意，方可使用。5.3財務(wù)專用章的用印管理此類印章只限于在支票簽發(fā)、財務(wù)報表、銀行開戶、各種款項的收據(jù)、發(fā)票等相關(guān)票據(jù)上使用。超出總會計師權(quán)限的文書，須經(jīng)總經(jīng)理批準。5.4合同專用章的用印管理此類印章的使用需嚴格履行公司相關(guān)管理程序（如經(jīng)營合同評審程序等），做好所有文件的備案留存、分類歸檔。5.5分公司、項目部等單位印章的用印管理此類印章僅限于在分公司、項目經(jīng)理部的日常事務(wù)類文件以及同業(yè)主監(jiān)理、質(zhì)量監(jiān)督站的普通往來函件和向業(yè)主報送的相關(guān)材料、技術(shù)資料上使用。不得用于對外承攬及承包合同，不得用于工程結(jié)算、支付，不得簽署公司授權(quán)以外的任何經(jīng)濟文件。各分公司、項目部要建立用印審批程序，進行備案登記。5.6公司各部門印章的用印管理：此類印章原則上屬公司內(nèi)部管理用章，部門印章不得簽署任何經(jīng)濟文件，因管理職責(zé)不同需對外用印時，需報主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并做好相關(guān)登記備案手續(xù)。5.7禁止在空白信箋、介紹信、合同、發(fā)票、報表、委托書未注明具體事項的文件上用印。6、公司印章的使用程序6.1審批：用印前，用印單位及用印人須填寫用印申請表（附表二）。用印時，用印人須向綜合辦公室印章管理員、其它各單位印章管理員出示由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準的用印申請表，領(lǐng)導(dǎo)班子親筆簽字可不履行該手續(xù)。6.2檢查：印章管理員用印前應(yīng)對需用印的文件資料及審批的符合性進行檢查。如有疑議，需向綜合辦公室主任申報確認。6.3登記：綜合辦公室及各單位、部門印章管理員需建立用印登記制度，內(nèi)容主要包括：用印日期、用印單位、用印事由、用印人、批準人、用印次數(shù)及經(jīng)辦人等內(nèi)容。6.4蓋章：用印須端正、清晰、規(guī)范，并符合文書檔案管理的要求。6.5備案：對需留存原件的任何文件均須留存，印章管理員需做好保管、歸檔等工作。6.6加蓋舊章：因業(yè)務(wù)需要，需加蓋公司任何舊印章時，須由單位、部門領(lǐng)導(dǎo)向綜合辦公室提出用印申請，填報印章申請表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可使用。涉及公司重大決策或風(fēng)險性較大事項的文件、文書需用舊印時，須由總經(jīng)理批準，綜合辦公室在加蓋舊印時，需做好用印登記。7、印章使用管理7.1綜合辦公室負責(zé)公司各級單位印章的管理工作。7.2綜合辦公室負責(zé)印章管理員的管理。各級印章管理員應(yīng)認真執(zhí)行用印審批、登記制度。綜合辦公室以考核的方式對各單位用印的規(guī)范性、符合性進行考核。附表一印章刻制申請表附表二印章使用申請表附表三印章使用月登記表附表一印章刻制申請表申請單位印章名稱單位意見意見審批領(lǐng)導(dǎo)意見簽字：年月日附表二印章使用申請表同志，因需蓋章。用印人簽字：年月日單位、部門負責(zé)人意見綜合辦公室意見附表三印章使用月登記表年月印鑒類別用印內(nèi)容用印人所在單位審批人印章管理員簽字：綜合辦公室主任簽字:印章管理工作流程單位名稱綜合辦公室流程名稱印章管理工作流程圖層次綜合管理類概要印章刻制、改刻、啟用、廢止、銷毀、歸檔核查留鑒（編號）銷毀申請、銷毀收回登記停用或廢止建立臺帳使用保管發(fā)放印章（簽收）總經(jīng)理審閱主管領(lǐng)導(dǎo)審閱提出申請及所需證明綜合辦公室協(xié)助刻章批準歸檔核查留鑒（編號）銷毀申請、銷毀收回登記停用或廢止建立臺帳使用保管發(fā)放印章（簽收）總經(jīng)理審閱主管領(lǐng)導(dǎo)審閱提出申請及所需證明綜合辦公室協(xié)助刻章批