建筑管理論文建筑員論文建筑工程檔案有效管理措施

建筑工程檔案資料有效管理措施摘要:依據(jù)建筑工程檔案特點(diǎn),從更新觀念、加強(qiáng)法制意識(shí)、提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平、建立科學(xué)化的建筑工程檔案管理制度等方面提出了加強(qiáng)建筑工程檔案管理的有效措施,從而為領(lǐng)導(dǎo)決策供應(yīng)依據(jù),為工程項(xiàng)目科學(xué)管理供應(yīng)保障。關(guān)鍵詞:建筑工程,檔案資料,檔案管理建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動(dòng)中形成的原始的、圖物相符的、有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映,它記載著建筑物、構(gòu)筑物、地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動(dòng),是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資安排、設(shè)計(jì)、施工、運(yùn)用、修理及改建擴(kuò)建等活動(dòng)中形成的檔案文件。在對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí),建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分,其重要作用也越來越被人們所重視。建設(shè)工程項(xiàng)目及其基本程序建設(shè)工程項(xiàng)目是指具有安排任務(wù)書和總體設(shè)計(jì),經(jīng)濟(jì)工實(shí)行獨(dú)立核算,行政工具有獨(dú)立組織形式的基本建設(shè)項(xiàng)目。一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目可以有多個(gè)單項(xiàng)工程,也可以只有一個(gè)單項(xiàng)工程。一個(gè)完整的建設(shè)工程項(xiàng)目一般包含以下幾個(gè)基本程序:1)基本建設(shè)前期打算階段:提出項(xiàng)目建議報(bào)告,進(jìn)行可行性探討,編制設(shè)計(jì)任務(wù)書,制定總體規(guī)劃、初步設(shè)計(jì),設(shè)計(jì)施工圖。2)基本建設(shè)后期建設(shè)階段:施工組織、交工驗(yàn)收、組織竣工驗(yàn)收。所謂項(xiàng)目管理,就是圍圍著建設(shè)項(xiàng)目而進(jìn)行的規(guī)劃、組織、限制與協(xié)調(diào)工作?？茖W(xué)的基本建設(shè)程序是基本建設(shè)過程及其規(guī)律的反映,如何規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)基本建設(shè)工作進(jìn)行管理,是建筑搞好建筑工程工作的基礎(chǔ)和命脈。同樣地,規(guī)范化、程序化、合理化地對(duì)建筑工程檔案進(jìn)行同步管理,是做好建筑工程項(xiàng)目管理的一個(gè)重要基礎(chǔ)工作。2建筑工程檔案資料的歸檔范圍2.1綜合性文件資料上級(jí)批準(zhǔn)文件;安排任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料;征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。2.2土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料開/竣工報(bào)告;圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料;項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì);監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等;原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料;混凝土、砂漿等協(xié)作比及試驗(yàn)報(bào)告;隱藏工程驗(yàn)收記錄;沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄;工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料;工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料;施工技術(shù)總結(jié)等?？⒐D總平面布置竣工圖;室外各種管線竣工圖;建筑工程竣工圖;裝飾工程竣工圖;結(jié)構(gòu)工程竣工圖;給水、排水工程竣工圖;強(qiáng)電、弱電工程竣工圖;通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖;其他特殊專業(yè)工程竣工圖。3建筑工程檔案存在的問題及解決方法3.1存在的問題1)施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮有效工具、重要依據(jù)、有力武器、必要條件和生動(dòng)素材的一般作用;2)施工檔案在工程管理中沒有充分發(fā)揮憑證、參考的特殊作用;3)施工記錄不夠規(guī)范、真實(shí),以致歸檔后缺乏利用價(jià)值;4)對(duì)工程發(fā)生的會(huì)議紀(jì)要、簽證資料不夠重視,以致在決算審計(jì)時(shí)得不到有效利用;5)施工檔案收集、整理、歸檔和移交過程不夠流暢,缺乏時(shí)效性。3.2解決方法如何發(fā)揮施工檔案在工程管理中的應(yīng)有作用,為工程管理供應(yīng)有效、剛好的服務(wù),是一項(xiàng)嚴(yán)峻、緊迫的課題。要將施工檔案規(guī)范化,走上良性循環(huán)的軌道。首先要對(duì)從事資料人員加強(qiáng)培訓(xùn),提高人員素養(yǎng);其次是把公司貫標(biāo)中的檔案管理方法與施工檔案管理有機(jī)結(jié)合起來,從根本上變更原來的不規(guī)范狀況,對(duì)癥下藥,逐個(gè)予以解決。1)面對(duì)施工檔案基礎(chǔ)不夠扎實(shí),從源頭對(duì)施工檔案進(jìn)行全面梳理、整合。2)全方位盤活以往遺留的施工資料,通過整理、拾遺補(bǔ)缺,盡快移交和歸檔。3)對(duì)技術(shù)含量高的資料特殊關(guān)照。4)加強(qiáng)與各方之間的溝通,掃清移交中人為設(shè)置的障礙,理順向建設(shè)方、監(jiān)理施工資料移交途徑,依據(jù)建設(shè)方、監(jiān)理詳細(xì)要求組卷移交。4建筑工程檔案的科學(xué)化管理1)建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理,保證歸檔資料及圖紙的精確、齊全、規(guī)范,建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期(從工程立項(xiàng)起先)就應(yīng)依據(jù)國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合建筑實(shí)際狀況,制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施,同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)擔(dān)當(dāng)?shù)穆氊?zé),規(guī)范檔案資料的收集、整理,以保證工程獨(dú)立項(xiàng)起先與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要,在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。2)加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),提高檔案管理制度是做好工程檔案工作的重要保證。3)嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān),使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí),建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員,依據(jù)建筑工程檔案歸檔范圍的要求,對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核,發(fā)覺問題,剛好解決,補(bǔ)缺補(bǔ)漏,務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、剛好,歸檔范圍符合要求,仔細(xì)貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文,把好竣工驗(yàn)收關(guān),把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容,做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的,由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》,不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的,不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》,建設(shè)單位不結(jié)清尾款,以確保工程建設(shè)檔案的完整、精確、系統(tǒng)。4)建立健全文件檔案登記制度、借閱制度、利用登記制度,做到對(duì)文件檔案的來龍去脈、運(yùn)轉(zhuǎn)流向胸中有數(shù),嚴(yán)格管理。5)加強(qiáng)檔案人員學(xué)問培訓(xùn)是確保工程檔案質(zhì)量的有力措施。檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)包括服務(wù)意識(shí)、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增加服務(wù)意識(shí),認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平,要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備,采納科學(xué)的管理方法,更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念,提高相識(shí),變被動(dòng)為主動(dòng),仔細(xì)領(lǐng)悟和駕馭有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定,在工作中敏捷運(yùn)用;要有較強(qiáng)的責(zé)任心,嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。6)充分利用現(xiàn)代化手段,多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源,做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。在工程檔案收集過程中,依據(jù)建筑工程檔案的內(nèi)容和利用者的須要,主動(dòng)收集檔案信息,如工程項(xiàng)目名稱、建設(shè)地點(diǎn)、建筑面積、資金來源、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位以及工程概算、立項(xiàng)批復(fù)時(shí)間、中標(biāo)價(jià)、合同簽訂時(shí)間、合同工期、合同價(jià)款、竣工驗(yàn)收時(shí)間、工程質(zhì)量等級(jí)、工程結(jié)算價(jià)款、工程竣工驗(yàn)收備案狀況、檔案移交狀況等信息項(xiàng)目,設(shè)計(jì)科學(xué)合理的統(tǒng)計(jì)報(bào)表,為領(lǐng)導(dǎo)決策供應(yīng)依據(jù),為工程