商務預訂寫作模板課件

商務英語商email寫作-如何訂機票

1.文體介紹人員出差或出訪，常常需要事先預訂酒店、會議室或者飛機票等等，這類信主要包括以下內容：（1）請求預訂并說明原因；

（2）清對方答復并進行確認。

通常預訂后都要進行確認回復，說明是否滿足預訂要求，如果不能滿足要說明原因。

2.實用范例（1）

Subject:ReservationsforaFlightDearSir/madam,

Mr.Zhang

Xiaohua,ourMarketingManager,wouldliketoflyfromGuangzhoutoLondonontheearliestflightpossible.WewouldbeobligedifyouwouldbookoneeconomyclassseatforhimonaflightleavingGuangzhouonoraboutJuly28th.BankofChinahasbeeninstructedtopaythefareandbookingfee,andwewouldaskyoutosubmityouraccountdirectlytothem.Weappreciateyourearlyconfirmation.Sincerelyyours,

LinJie

SecretarytoMr.Zhang

GuangzhouTradingCompany主題：預訂飛機座位親愛的先生/女士;

本公司營銷部經理張曉華先生，希望搭乘盡可能早點的從廣州飛往倫敦的班機。如果你能為他預訂1個經濟艙的座位，在7月28日當天或者前后幾天，飛離廣州的話，不勝感激。我們已委托中國銀行支付機票費和預約費，請你把賬單直接交給他們。我們感激你早日確認。你真誠的，

林潔

張先生秘書

廣州貿易公司

（2）

Subject:ConfirmationofreservationDearMissLin,

WehaveacknowledgedyourE-maildatedJuly15threquestingustobookoneeconomy-classseatforMr.ZhangxiaohuaonaflightfromGuangzhoutoLondon.OneseathasbeenreservedonflightS.A917departingBaiyunAirport,Guangzhouat10:00a.m.onthe28th,arrivingLondonat11:00a.m.localtimeonthe30th.

TheaccountwillbesenttoBankofChina,asrequested.Yoursfaithfully,

Tangxiaogang

ReservationsManager

主題：預訂確認親愛的林小姐：

我們已收到你7月15日的電子郵件，要求我們?yōu)閺垥匀A先生預訂從廣州到倫敦班機經濟艙座位。已預訂南航917次班機的一個座位，該班機于28日早上10點從廣州白云機場起飛，于30日當地時間早上11點抵達倫敦。入你所要求的，賬單將送到中國銀行。你忠實的

唐小剛

預訂部經理

3．預訂常用句型（1）IwouldliketoreserveatwinroomatyourhotelforfournightsfromJune8,2002.

我想要自2002年6月8日起4晚，向你們旅館預訂一間雙人房。（2）PleasereserveasingleroomunderthenameofMr.Lin.

請以林先生的名義定一間單人房。（3）Iftherearenoroomavailablefortheaboveperiod,pleaseinformmeASAPasImustlookforanotherhotel.

如果在上述期間沒有空房，請盡快告知以邊另尋旅館。（4）IwouldliketobookaflighttoParisonJanuary8onAirFrance,FirstClassandroundtrip.

我要訂一張巴黎的往返票，1月8日，法航，頭等艙。（5）Weregrettoinformyouthattheflightyourequestedisfullybooked,andthereareatpresentnocancellations.

我們很抱歉的通知你，你所要求的班次的座位已全部訂完，而目前無人取消預約。

4．商務寫作小練習請你發(fā)封E-mail預訂近期出差所需的飛機票或酒店房間。

常見價格及費用詞語

CommonTerms

of

Prices

and

Expenses

advertising

cost廣告費

appraised估價

basic

price基價

buying

offer買方發(fā)價

ceiling

price最高價

C.I.F.

value趕岸價

combined

offer聯合發(fā)價

cost

and

freight

(C.&

F.)到岸價；運費在內價

cost

and

insurance

(C.&

I.)保險在內價

cost,

insurance

and

freight

(C.I.F.)運費及保險在內價

counter

offer還價：還發(fā)價

current

price現時價

entertainment

expenses交際費

ex-dock

(factory)碼頭（工廠）交貨價

ex-mine

(plantation)礦區(qū)（農場）交貨價

ex-quay

(wharf)碼頭交貨價

ex-ship輸入港船上交貨價

first

cost生產成本價

floor

price最低價

free

alongside(on)

ship船邊（上）交貨價

free

on

rail火車上交貨價

free

overside出入港船上交貨價

free

out

(F.O.)卸貨費船方免責

freight

collect運貨由提貨人交付

freight

repaid運費預付

freight

terms岸上交貨價

landing

(loading)

charges起貨（裝載）費

local

(spot)當地付貨價

miscellaneous

expenses雜項開支

net

price凈價；實價

offer

on

sale

or

return許可退貨發(fā)價

offer

without

engagement不受約束發(fā)價

out-of-pocket

expenses零星開支

overhead日常開支；日常管理費

packing

charges包裝費

prime

cost原價；主要成本

rebate回折

retail

price零售價

stevedorage碼頭工人搬運費

storage

charges倉租

sundry

charges（expenses)雜費

surcharge附加費

wharfcharge碼頭費

wholesale

price批發(fā)價

商務英語書信方面的差異

商務英語書信(Business

or

Commercial

English

Correspondence)是指交易時所使用的通信。在美國，常用Business

writing，它包括書信、電報、電話、電傳、報告書、明信片等。

英語和美語在書信體例方面存在著一定的差異，比如信頭和稱呼、書信格式、遣詞、結尾客套語等均有所不同。一般來說，英國書信較為保守，許多英國人喜歡用老式書信體，用詞較為正式刻板，而美國書信語言非常生氣、有活力，格式也較為簡便。因此當我們寫信的對象是英國或其舊殖民地國家時，要使用標準式英語Queen's

English；如果寫信的對象是美國或美國勢力范圍的地區(qū)時，就要用美國英語。當然，英國式的語言文化近年來也有變化，但總體來說，兩者間的差異是很明顯的。

商業(yè)英文書信，一般都要求用打字機或電腦整齊地打印，左邊各行開頭垂直的，稱為垂直式或齊頭式(Block

style)，美國常用這種格式；每段的第一個詞縮進去，稱為縮進式或鋸齒式(indented

style)，英國常用此格式。垂直式的職務及簽名都在左邊的邊欄界線，這種格式，在極度尊重工作效率的美國公司，已普遍采用。

正式的商業(yè)英語書信要在稱呼的上方寫上收信公司名稱和地址或收信人的名字全稱、職務及地址，稱為信內地址（Inside

address）。信內地址的寫法也有垂直式和縮進式之分，垂直式和稱美國式將各行并列，縮進式或稱英國式將各行依次退縮。不過，筆者注意到，近來英國商業(yè)書信信內地址并未依次縮進，似乎與美國式相同。此外，在美國還流行一種普通收信人地址的寫法，就是在書信的Inside

Address中，把門牌號和街名都省略掉。

在英文書信中要使用敬語，最普遍的敬語是Mr,

Mrs和Miss（用于未婚女性）。英國人常在男性的姓名之后用Esq.

(Esquire的縮寫)，不過在商業(yè)上也在慢慢地改用Mr.

Mmes.

(Madam的復數形式)，用于二個女士以上。Messrs（Mr的復數形式）用于二個以上的男人，或用于二個以上的男人組成的公司或團體。在英國式英文信里，Mr,

Mrs,

Messrs，均不加縮寫句點，相反地趨向于進步自由的美語反而加縮寫句點如Mr.,

Mrs.,

Messrs.。

在稱呼方面，商業(yè)上最普遍的有Gentlemen（美國式）與Dear

Sirs（英國式）二種，相當于我國的"敬啟者"或"謹啟者"。如果信是寫給革個公司單位的，不是寫給某個具體人的，美語用Gentlemen（復數形式），英語用Dear

Sirs。如果對方公司只一人時，必須使用Sir/Dear

Sir。稱呼后一般要使用標點符號，英國式采用逗號(comma)，美國式用分號(colon)。

書信結尾客套