合同檔案管理制度

合同檔案管理制度一、制度目的1.1為加強公司合同檔案管理規(guī)范化建設(shè)，維護公司合同權(quán)益，提高資產(chǎn)管理水平，制定本制度。1.2本制度主要是對合同檔案的保存、調(diào)取、歸檔等各個環(huán)節(jié)進行詳細的規(guī)范，保證合同檔案的完整、準確和保密性。1.3本制度適用于公司制定、執(zhí)行的所有合同檔案的管理。二、檔案保存2.1合同的原件或復(fù)印件必須原則上保存在公司合同管理系統(tǒng)中，并按計劃及時存入實體檔案中。2.2合同歸檔前需進行質(zhì)量檢查，確認是否完整、準確及簽字、蓋章、日期是否齊全。2.3檔案室應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類別等進行分類存放，并建立檔案目錄，方便檔案查詢和調(diào)取。2.4檔案室應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、無腐蝕性氣體的環(huán)境，確保檔案的完整性與保存期限。2.5檔案室應(yīng)對存放的合同檔案進行定期檢查和抽查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理和糾正。三、檔案調(diào)取3.1公司各部門需要查詢檔案的，應(yīng)提前向檔案室提出調(diào)閱申請，并填寫申請表，申請表中應(yīng)注明調(diào)閱的目的、名稱、編號、申請人、時間等信息。3.2檔案室應(yīng)根據(jù)調(diào)閱申請查找相應(yīng)的檔案，并在規(guī)定時間內(nèi)完成調(diào)取工作。3.3檔案在使用后應(yīng)立即歸還檔案室，并填寫使用登記表，以便于檔案室做好歷史檔案調(diào)取的保留。四、檔案保密4.1合同檔案屬于公司機密文件，并應(yīng)對外保密。對于合同文件的掃描、復(fù)制等操作，需做好安全防護工作。4.2公司各部門應(yīng)當對遇到機密合同進行妥善保管，未經(jīng)過有權(quán)主管部門審批的，不得進行泄漏、透露和披露。4.3檔案室應(yīng)建立相應(yīng)的安全措施，確保合同檔案完整無遺漏的請況下，防范泄漏、損毀、滅失等事故的發(fā)生。五、檔案歸檔5.1合同歸檔工作由檔案室負責(zé)，檔案室應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定、標準對檔案進行歸檔。5.2合同歸檔后，應(yīng)將合同的原件或復(fù)印件歸入公司合同管理系統(tǒng)中，并在電子系統(tǒng)中進行管理。5.3歸檔文件應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類別等進行分類，建立檔案目錄和檔案清單，便于查詢和調(diào)閱。5.4對于過期、失效的合同檔案，檔案室應(yīng)及時進行清理和銷毀，將檔案處理記錄到相應(yīng)的銷毀清單中。六、附則6.1對于涉及機密的合同檔案，按照有關(guān)國家法律法規(guī)，進行保密處理，確保公司合同的安全性和機密性。6.2本制度應(yīng)定期進行修訂