物業(yè)集團前期配合費結算工作指引模版

物業(yè)集團前期配合費結算工作指引1、目的為規(guī)范物業(yè)集團前期配合業(yè)務結算，提高結算工作效率及規(guī)范性，關于地產(chǎn)公司前期業(yè)務配合費結算方式、審核流程及帳務核算等工作特制訂本工作指引。2、適用范圍適用于物業(yè)集團下屬各分公司與地產(chǎn)公司配合業(yè)務結算。3、主要內容3.1定義前期配合費是指地產(chǎn)項目部進駐至項目入伙期間,物業(yè)公司人員進場為地產(chǎn)項目提供日常安全、保潔、營銷案場及樣板房服務、后勤、工程維修、代地產(chǎn)采購物資等服務。配合費包括：前期介入服務費用、入伙前項目服務費、入伙組織服務費用、開盤、開放費用、項目后勤服務、代地產(chǎn)采購費用及臨時性為地產(chǎn)服務費用等。根據(jù)業(yè)務特點，將前期配合費分成四大類：前期服務費、代地產(chǎn)采購物資費用、開辦費、外包費用。前期服務費：是指為前期配合的人員費用及與人員相關的調研費用、外聯(lián)費用、前期物業(yè)招投標費用等。代地產(chǎn)采購物資費用：是指應當由地產(chǎn)公司采購的物資，或在房屋交付前配置的設施/設備，由地產(chǎn)公司委托物業(yè)公司代為采購而發(fā)生的費用。如日常營銷物資、房屋本體、停車場標識、垃圾桶等采購費用。開辦費：是指為項目提供正常的物業(yè)管理準備工作所發(fā)生的費用。如管理用房裝修費用、辦公設備采購等費用。外包服務費：是指為分公司聘請專業(yè)公司為營銷會所等地提供清潔、消殺、外墻、保養(yǎng)等一系列專業(yè)維護費用。3.2前期配合費成本構成序號成本構成費用明細一、前期服務費1包括項目部辦公室、銷售接待大廳、樣板間、食堂、開放區(qū)域人員成本安管等所有人員的工資、獎金、福利、培訓費、伙食補貼、社保等所有人員的直接和間接成本。2人員儲備為后期物業(yè)管理儲備提前到崗的各類人員的成本（包括工資、成本獎金、福利、培訓費、伙食補貼、社保等人工成本）3管理費用包括前期調研費、外聯(lián)費、交通費、日常辦公費、辦公室租賃費用等。前期物業(yè)包括前期物業(yè)招投標標書制作費用\評標場地費\專家評審費\招投標費會務費等。用二、代地產(chǎn)采購物資費用1代購物資為地產(chǎn)銷售服務采購營銷物資、地產(chǎn)公司應配置但未配置的公共區(qū)域配設施，如垃圾桶、標識、停車場劃線、保安崗亭等。2入伙組織主要是指入伙現(xiàn)場布置、入伙辦公設備消耗、入伙時驗房費用、費材料印刷費、助興活動費用以及低值易耗品（消防驗收合格后部分樓層補充的滅火器費用）、集中入伙后勤服務費用。保潔開荒主要是指樣板房、開放、開盤區(qū)域、入住前保潔開荒費用及開荒水電費。4對于物業(yè)管理存在安全隱患或對業(yè)主日常生活有影響的設施工程設計設備完善,以盡早解決業(yè)主問題，緩解物業(yè)面臨的壓力，避免缺陷完善群訴。外包服務主要為聘請專業(yè)公司為營銷會所等地提供清潔、消殺、外墻、保養(yǎng)等一系列專業(yè)維護費用三、物業(yè)開辦費1 管理用房 主要是指服務中心食堂\辦公室\前臺\員工宿舍\監(jiān)控中心等裝修 管理用房裝修費用.2 物資準備 為實現(xiàn)物業(yè)管理正常服務，配置必要的辦公、清潔綠化、維修費用 設施、員工服裝、員工宿舍租賃及設施配置費用。四、管理酬金：（一+二+三）*10%五、開票稅金：5.6%3.3前期配合費與地產(chǎn)公司結算方式前期配合費與地產(chǎn)公司結算方式有三種可選擇方式：第一種方式：實報實銷加酬金制，是指前期配合期間，人員編制、物料采購、臨時業(yè)務委托均需地產(chǎn)公司審批后實施，管理酬金按發(fā)生成本總額的10%計提。第二種方式：預算協(xié)議制，由物業(yè)公司與地產(chǎn)公司按年度預算簽訂前期服務協(xié)議，明確服務項目、服務標準、價格及付款條件等，超出協(xié)議內容的服務項目另行按臨時委托業(yè)務處理，代采購物資及臨時增加服務人員按臨時委托方式，物業(yè)開辦費按費用測算另行與地產(chǎn)公司協(xié)商。第三種方式：價格包干制，由物業(yè)公司根據(jù)地產(chǎn)公司需求或已開發(fā)項目的服務標準，測算項目從進駐到項目交付期間的前期服務費，代采購與物業(yè)管理相關的物資費用（不含營銷物資采購費用），與地產(chǎn)公司簽訂前期配合費包干服務協(xié)議。3.4第一種方式：實報實銷加酬金制操作方式地產(chǎn)公司根據(jù)業(yè)務節(jié)點（如開盤前進駐或開盤后等業(yè)務節(jié)點）提出人員進場需求，物業(yè)根據(jù)需求配置人員，物業(yè)公司按人員實際編制支付人工費用，每月物業(yè)公司與地產(chǎn)結算人工成本。日常物料采購由物業(yè)公司每月填寫物料計劃報地產(chǎn)公司確認數(shù)量后（列入營銷成本的費用，由地產(chǎn)公司營銷部經(jīng)理簽字確認，列入項目開發(fā)成本的費用由地產(chǎn)項目部經(jīng)理簽字確認），實施采購，物資采購單價按照物業(yè)集團批準的供應商價格體系標準執(zhí)行，未納入體系單價可進行三方比價報批完進行直接采購，無須地產(chǎn)公司再次確認，項目入庫單據(jù)由現(xiàn)場營銷確認。物料采購費用由物業(yè)公司與地產(chǎn)公司每月按實際結算。開盤或入伙等業(yè)務配合，由物業(yè)公司制定方案（包括人員配置、物料配置等費用），報地產(chǎn)公司第一負責人審批后執(zhí)行，費用由物業(yè)公司與地產(chǎn)公司每月結算費用。物業(yè)按配合費用成本總額的10%計提管理酬金，每月結算一次管理酬金。物業(yè)公司財務部每月將當月發(fā)生的人工費用、物料費、酬金及稅金起文件審批單報批并遞交地產(chǎn)營銷負責人進行地產(chǎn)內部流程報單。當月支付當月前期配合費（以工資、福利、社保等審批表及人員定編表為依據(jù)，人員定編表沒有變動時提交一次即可，有變動則當月提交）。物業(yè)公司使用部門或采購部門每月將物資采購費用分類（營銷成本、開發(fā)成本），將每一單費用發(fā)票原件及相應審批記錄原件移交地產(chǎn)公司相對應（營銷部、項目部）的接口人（接口人由地產(chǎn)公司指定）落實報銷手續(xù)，在地產(chǎn)的報銷按照地產(chǎn)公司授權手冊執(zhí)行，報銷審批完成后，地產(chǎn)財務部及時將款項劃入物業(yè)公司指定帳號，物業(yè)公司使用部門或采購部門將所有移交給地產(chǎn)的復印件整理好后轉物業(yè)公司財務部，物業(yè)公司財務部及時準確核對結算金額。費用結算原則是：本月發(fā)生的費用本月與地產(chǎn)公司結算，人工成本、水電費用等固定成本每月結算一次，日常采購物料費用及時跟地產(chǎn)公司結算，管理酬金半年結算一次。3.5第二種方式：預算協(xié)議酬金制操作方式3.5.1各地物業(yè)公司進駐新項目前一個月內，與地產(chǎn)公司相關部門溝通，了解地產(chǎn)公司服務需求、項目現(xiàn)狀等情況，編制該項目當年的前期配合費預算，并簽訂前期案場服務協(xié)議，協(xié)議中明確注明按月實際發(fā)生情況結算，不超年度總預算（其中人工成本計算方式按編制*經(jīng)地產(chǎn)公司確認的人工單價）。3.5.2物業(yè)公司項目每月25日前根據(jù)下月前期人員編制及物料采購計劃進行月度預算立項審批至地產(chǎn)總經(jīng)理。物業(yè)公司財務部次月25日將當月實際發(fā)生的人工費用、物料費、酬金及稅金等發(fā)起文件審批至分公司總經(jīng)理并遞交地產(chǎn)營銷負責人進行地產(chǎn)內部付款流程報批，當月結算前期配合費給物業(yè)公司。3.5.3如由于地產(chǎn)公司原因增加人員編制，由地產(chǎn)公司用人部門填寫服務崗位空缺申請表按程序報批，人工成本每月與地產(chǎn)公司結算一次。增加人員崗位編制審批流程如下：增加人員編制辦理流程：地產(chǎn)公司用人按地產(chǎn)授權手物業(yè)公司項目物業(yè)公司人力一個月招聘部門發(fā)協(xié)辦單冊審批負責人部安排招聘到崗3.5.4代采購物資及臨時增加服務人員按臨時委托方式3.5.4.1增加一個月以內的臨時性的保安、保潔、代采購物資等服務，由地產(chǎn)公司委托部門填寫協(xié)辦單，經(jīng)該部門第一負責人審批發(fā)給物業(yè)公司服務中心，由物業(yè)服務中心根據(jù)協(xié)辦單及委托部門需求，編制臨時委托服務確認單，需明確服務內容、服務標準，金額（包括單價、數(shù)量、金額），完成時間，見附表格式。3.5.4.2臨時委托服務確認單經(jīng)地產(chǎn)公司委托部門審核，按地產(chǎn)公司授權手冊審批后，物業(yè)公司服務中心按時完成，完成后經(jīng)地產(chǎn)公司委托部門確認。受托方每月20日前根據(jù)臨時委托服務確認單匯總當月費用開具發(fā)票（需提取10%計提管理酬金），填寫報銷單提交物業(yè)公司財務部，由物業(yè)公司財務部與地產(chǎn)公司財務部辦理結算手續(xù)。流程如下：臨時委托業(yè)務辦理流程：地產(chǎn)委托部門物業(yè)項目填寫按地產(chǎn)授權手物業(yè)項目提供與地產(chǎn)委托物業(yè)每月制作費用臨時委托業(yè)部門確認完匯總清單，并與地發(fā)協(xié)辦單冊審批服務務確認單成情況產(chǎn)結算物業(yè)開辦費結算方式：在項目入住前4個月由物業(yè)服務中心測算物業(yè)開辦費及管理酬金，提交地產(chǎn)公司領導審批后，并與地產(chǎn)公司簽訂付款協(xié)議。每月按固定服務協(xié)議的預算和業(yè)務協(xié)辦單的實際發(fā)生額核算前期配合費用成本總額，管理酬金按成本費用總額*10%計提。各項付款審批按物業(yè)公司的授權手冊執(zhí)行，收取的發(fā)票按地產(chǎn)公司標準執(zhí)行并支付5.6%稅費。支付憑證由物業(yè)公司財務部當月全部轉交地產(chǎn)公司財務部，支付審批原件由物業(yè)公司財務部保存入賬。3.6第三種方式：按建筑面積價格包干操作方式物業(yè)公司根據(jù)地產(chǎn)公司需求、項目開發(fā)進度及項目規(guī)模情況，測算該項目前期配合費總額，根據(jù)項目開發(fā)面積計算單位建筑面積配合費價格，并與地產(chǎn)公司簽訂前期配合費包干服務協(xié)議，包干服務協(xié)議需約定崗位配置數(shù)量、服務標準、費用清單，費用結算方式，原則上按年結算一次。對代采購的營銷物資另行以第一種臨時委托方式操作。如果前期配合期跨年度，由物業(yè)公司與地產(chǎn)公司對當年度實際發(fā)生的工作量進行評估，確認當年的前期配合費結算金額。各項付款審批，財務處理按物業(yè)公司的制度執(zhí)行。各地物業(yè)公司可以根據(jù)實際情況，與地產(chǎn)公司協(xié)商一致選擇以上任何一種方式操作。前期配合費用的控制責任部門、執(zhí)行部門、審批部門及費用歸屬詳見附件前期配合費用歸屬清單。物業(yè)公司需對各項目提供的前期配合服務每年做一次配合服務滿意度調查工作，調查對象是地產(chǎn)公司營銷部、項目部、財務部等相關人員，針對客戶提出的問題，制定改善措施，并