公司辦公室規(guī)章制度范例

公司辦公室規(guī)章制度范例

第一章總則

一、為了加強(qiáng)辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實(shí)際狀況，特制訂本制度。

二、本制度適用于公司全部成員并嚴(yán)格遵守各項(xiàng)規(guī)定。

三、切合公司實(shí)際，依據(jù)不同的制度內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項(xiàng)工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。

四、辦公室人員應(yīng)明確各項(xiàng)工作職責(zé)，簡(jiǎn)化辦理流程，做到每周有支配、每月有總結(jié)的工作目標(biāo)。

其次章職責(zé)范圍

一、辦公室管理人員干脆受行政人事主管領(lǐng)導(dǎo)，在直屬主管的領(lǐng)導(dǎo)下主持開展辦公室的各項(xiàng)工作。

二、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。

三、負(fù)責(zé)公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會(huì)議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項(xiàng)事務(wù)有序開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展供應(yīng)相應(yīng)的服務(wù)。

五、負(fù)責(zé)公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外公共關(guān)系的維護(hù)和改善，做好來(lái)客接待和公司的各項(xiàng)文化宣揚(yáng)等工作。

六、收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達(dá)各種指令，剛好做出整理，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。

七、幫助其他部門工作，完成上級(jí)交代的其他工作，如：名片印制、收發(fā)傳真等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語(yǔ)規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定依據(jù)員工守則細(xì)則執(zhí)行。

二、辦公室管理人員嚴(yán)格依據(jù)本制度中的要求規(guī)范開展工作。

第四章辦公室事務(wù)管理

一、文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門依據(jù)自己的職責(zé)范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件;而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的持續(xù)?，F(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對(duì)文書管理制度做以下規(guī)定。

(一)文件管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件依據(jù)公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁(yè)眉、頁(yè)腳，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時(shí)間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范，表達(dá)無(wú)歧義。

4、依據(jù)文件屬性、類別，對(duì)全部文件進(jìn)行編號(hào)，依據(jù)編號(hào)定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。

其次條制度規(guī)范

1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。

2、公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

3、公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核，總經(jīng)理簽發(fā);各部門須要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無(wú)誤后行政辦公室打印，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無(wú)誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章，簽發(fā)。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄。

5、機(jī)密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

6、各部門因工作須要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件，需行政人事主管審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7、辦公室管理人員對(duì)文件借閱狀況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。

8、按時(shí)間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、依據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn)，依據(jù)文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條文件管理流程設(shè)計(jì)

1、內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3、借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

(二)文書管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順當(dāng)進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的平安性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書(通知、公告、提案看法、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學(xué)習(xí)資料、各類簡(jiǎn)報(bào))、宣揚(yáng)資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒(méi)有固定的格式，但必需標(biāo)有頁(yè)眉頁(yè)腳，文本內(nèi)容可依據(jù)文書詳細(xì)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

4、依據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)整理，定期對(duì)文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

其次條制度規(guī)范

1、依據(jù)公司實(shí)際須要及上級(jí)支配，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。

2、依據(jù)文書管理范圍，行政人事部的發(fā)文依據(jù)須要填寫《發(fā)文簿》，全部文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出的學(xué)習(xí)文書，需附上學(xué)習(xí)進(jìn)度表;閱讀者需仔細(xì)學(xué)習(xí)并簽名備注。

4、按時(shí)間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅(jiān)持平常歸檔與年終歸檔相結(jié)合，比照編號(hào)列出整理清單。

5、依據(jù)文書的時(shí)效性和保存的價(jià)值性，對(duì)文書進(jìn)行整理銷毀;須上級(jí)審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人，若發(fā)覺(jué)文書丟失，辦公室人員必需查明緣由，照實(shí)向主管部門報(bào)告，若未查明緣由，則由辦公室負(fù)責(zé)擔(dān)當(dāng)。

7、違反以上規(guī)定者依據(jù)相關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設(shè)計(jì)

起草文書→填寫《發(fā)文簿》(須要時(shí))→張貼→存檔→更新書目(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

(三)檔案管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了維護(hù)檔案的真實(shí)性和可查閱性，使檔案管理更科學(xué)、更專業(yè)，剛好分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。

3、依據(jù)文書整理和文件整理編號(hào)，對(duì)對(duì)應(yīng)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入特地的檔案文件柜保管。

其次條制度規(guī)范

1、應(yīng)歸檔的文件、材料由辦公室人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。

2、全部歸檔文書材料經(jīng)過(guò)初步整理，依據(jù)時(shí)間先后依次再按同一項(xiàng)目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。

3、堅(jiān)持平常歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，比照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過(guò)后方可借閱，不得抄錄、復(fù)制或借出。

5、檔案管理人員必需遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特殊是員工個(gè)人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案平安與完整。

6、檔案接收、移交，必需依據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。

第三條流程設(shè)計(jì)

依據(jù)文件、文書書目整理須要?dú)w檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項(xiàng)程序，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一樣嚴(yán)格要求，無(wú)私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實(shí)行“日清月結(jié)，出入庫(kù)等量、年終查存統(tǒng)計(jì)”原則。

4、辦公用品的選購(gòu) ，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價(jià)比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

其次條制度規(guī)范

1、公司辦公用品的選購(gòu) 、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫(kù)登記由行政辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)。

2、辦公用品購(gòu)置應(yīng)遵循以下程序：每月27號(hào)之前各部門將所需辦公用品報(bào)至辦公室，行政辦公室依據(jù)各部門的需求支配和月末辦公用品清算單中的物品實(shí)際庫(kù)存和用量，做出選購(gòu) 支配，經(jīng)部門主管批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部簽字后方可選購(gòu) 。對(duì)急用品的選購(gòu) ，可依據(jù)詳細(xì)實(shí)際進(jìn)行敏捷處理，但必需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。

3、依據(jù)物品所屬類別，對(duì)辦公用品進(jìn)行剛好出入庫(kù)登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價(jià)、出入庫(kù)時(shí)間等，做到賬物相符。

4、各部門申領(lǐng)的辦公用品需剛好發(fā)放，并做好填表記錄;因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須剛好補(bǔ)填。

5、任何人未經(jīng)允許不得進(jìn)入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。

8、管理員定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤查，核實(shí)庫(kù)存，保證出入庫(kù)等量。

第三條管理流程設(shè)計(jì)

編制《需求支配表》審批選購(gòu) 入庫(kù)登記發(fā)放

編制需求支配統(tǒng)計(jì)申購(gòu)狀況月末清算匯總出庫(kù)登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了讓大家有一個(gè)良好的借閱環(huán)境、快捷的辦理手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴(yán)格依據(jù)制度中規(guī)定準(zhǔn)時(shí)到崗，服務(wù)到位，保證借還流程有序進(jìn)行。

3、依據(jù)圖書類別，對(duì)圖書進(jìn)行編號(hào)，并制作書目卡以備員工查閱。

其次條制度規(guī)范

1、各部門可依據(jù)實(shí)際工作須要，申請(qǐng)申購(gòu)圖書。

2、依據(jù)各部門的實(shí)際需求申購(gòu)圖書，辦公室每季度負(fù)責(zé)選購(gòu) 圖書1-2次。

3、對(duì)全部圖書進(jìn)行分類整理，貼上類別標(biāo)簽并編號(hào)登記，注明購(gòu)進(jìn)日期、作者、出版社及其他有必要的項(xiàng)目。

4、依據(jù)規(guī)定時(shí)間借閱圖書、歸還圖書;借閱期滿，未按時(shí)辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)通知仍未還書者，依據(jù)規(guī)定進(jìn)行懲處。

5、借書人員妥當(dāng)保管好圖書，不得在書中圈點(diǎn)、畫線、涂寫，如嚴(yán)峻損害或丟失圖書，需做出相應(yīng)的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對(duì)圖書進(jìn)行清點(diǎn)，如遇圖書丟失，查明緣由，報(bào)部門主管，按指示行事。

第三條管理流程設(shè)計(jì)

1、申購(gòu)流程：填寫申購(gòu)單→審批→選購(gòu) →圖書入庫(kù)登記

2、借還流程：查閱圖書書目卡→填寫借閱單→圖書卡簽字→圖書借閱→續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會(huì)議管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了提高會(huì)議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動(dòng)實(shí)力，進(jìn)而規(guī)范會(huì)議管理。

2、依據(jù)公司實(shí)際及詳細(xì)的狀況，確定會(huì)議召開的必要性。

3、清晰會(huì)議召開目的，合理支配時(shí)間，做到少而精，講究高效原則。

4、會(huì)議負(fù)責(zé)人有效的限制會(huì)議，明確會(huì)議召開與否的界限;提高會(huì)議主持人限制會(huì)議進(jìn)程的實(shí)力與水平，保證會(huì)議實(shí)效。

5、依據(jù)制度規(guī)定，嚴(yán)格會(huì)議管理，參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)參與會(huì)議，并遵守會(huì)議紀(jì)律。

6、會(huì)議組織者審時(shí)度勢(shì)，明確會(huì)議要點(diǎn)，做好一切打算工作。

其次條制度規(guī)范

1、收集會(huì)議議題，依據(jù)選定的議題收集會(huì)上所需資料，擬定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)等做好會(huì)議通知工作。

2、會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)秩序的維護(hù)，行政專員負(fù)責(zé)做好相應(yīng)的會(huì)議記錄。

3、行政專員依據(jù)參會(huì)人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項(xiàng)，剛好整理好會(huì)議記要或者會(huì)議決議，打印并張貼。

4、依據(jù)時(shí)間排列，將全部會(huì)議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。

5、會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設(shè)計(jì)

會(huì)前：確定議題、會(huì)上所需資料打算、通知→會(huì)中：主動(dòng)參與，做好會(huì)議記錄→會(huì)后：整理睬議記錄→張貼→歸檔整理

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點(diǎn)

1、為了營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，樹立公司形象，保證清潔衛(wèi)生管理工作順當(dāng)進(jìn)行。

2、依據(jù)規(guī)定，清潔人員完成全部規(guī)定項(xiàng)目，并達(dá)到相應(yīng)干凈標(biāo)準(zhǔn)。