行政崗位職責介紹

行政專員崗位職責展示目錄日常行政工作行政工作職責行政工作重要性行政職業(yè)素質行政工作能力行政一、行政工作能力溝通能力觀察能力寫作能力領悟能力組織能力交際能力分析能力操作能力行政工作能力觀察能力寫作能力觀是看，察是想。進行觀察時，必須勤做記錄。通知、公告、會議紀要、新聞、請示等溝通能力傾聽、表達；全神貫注、耐心思維清晰、表達貼切領悟能力發(fā)現(xiàn)問題、勤思考、發(fā)揮想象力交際能力分析能力操作能力組織能力正確處理上下左右關系的能力分解、分類、排序、演繹思維、事物聯(lián)系運用方法，合理地協(xié)調和組織各種力量各種知識、能力的實踐二、行政職業(yè)素質職業(yè)形象六要素：儀容儀表儀態(tài)表情語言接人待物職業(yè)形象二、行政職業(yè)素質儀容

的修飾方面要注意五點事項：其一，是儀容干凈其二，是儀容整潔其三，是儀容衛(wèi)生其四，是儀容簡約其五，是儀容端莊儀表發(fā)型文雅、莊重，梳理齊整、長發(fā)可用發(fā)卡等梳好化淡妝、面帶微笑正規(guī)服裝，要大方、得體指甲不宜過長，并保持清潔，涂指甲油時須自然色裙子長度適宜膚色絲襪，無洞鞋子光亮、清潔儀態(tài)站：

挺拔

自然

不過于隨便走：謙讓有禮貌勿從談話的人中間過速度適中行走中的尊位坐：切忌將雙腿分開有氣勢但謙虛談：態(tài)度誠懇表情自然語言和藹表達得體握手：握姿力度時間三、行政工作重要性行政重要性影響性利潤形象發(fā)展接待來訪接打電話書面信函（1）以接打電話為例，說明行政工作對樹立單位形象的影響接打電話是每個單位最常用的對外交流方法，常給對方留下深刻的第一印象，也直接樹立單位良好的對外形象。接打電話要注意：以友善的幫助對方的態(tài)度；盡快接聽，顯示單位的高效率；用令人愉快的、禮貌的語言講話；迅速、正確回答內部電話號碼和姓名；如果需要對方等待，不要讓對方等太久；電話機旁備好筆、便箋或留言卡。留言要仔細，重復重要細節(jié)。規(guī)范撥打電話的流程：確認對方自報家門先說大概內容（對方感興趣）大約需要占用對方多長時間記錄（詳細記錄）敘述、謝謝、再見報出公司名稱、姓名、職務詢問對方公司名稱、姓名、職務詳細記錄通話內容復述通話內容，以便得到確認整理記錄，提出擬辦意見呈送上司批閱直接轉上司接聽根據(jù)具體情況判斷是否直接轉上司接聽規(guī)范接聽重要電話的流程：（2）、以接待為例，說明哪些行為有損單位的對外形象外界對單位的第一接觸常常通過接待來體現(xiàn)，在處理時稍有疏忽，就會有損單位的對外形象。接待訪客時要注意：本人形象欠佳或接待區(qū)亂七八糟；對待來訪者態(tài)度不熱情友善，讓來訪者感到門難進，臉難看；對來訪者講話粗魯，不禮貌；不能迅速與被訪人聯(lián)絡，延誤來訪者時間；在接待中不使來訪者感到舒適，如沒有提供座椅和飲料；不愿或不能為來訪者解答問題；在處理來訪者問題時沒有耐心，甚至與其爭吵；接待中，違反單位接待訪客的規(guī)定。（3）、以收發(fā)函件為例，說明哪些行為有損單位的對外形象收發(fā)的函件時要注意：收到的函件不迅速、準確地傳遞和處理，拖拖拉拉或傳錯延誤；外發(fā)的函件不按照單位統(tǒng)一規(guī)定的格式、用紙，過于隨意；外發(fā)的函件不做審查，內容出現(xiàn)錯誤，甚至違背原意；外發(fā)的函件文字或地址有錯誤甚至延誤收到時間；四、行政工作職責12345678收發(fā)信函、郵件、快遞、報紙接打、轉接電話、接待來訪者ERP工作計劃與總結工作會議準備及會議紀要辦公用品、固定資產(chǎn)的管理辦公費用管理公司衛(wèi)生管理證件的辦理ERP工作計劃與總結工作檢查時間月工作計劃月工作總結周工作計劃周工作總結日工作計劃日工作總結檢查時間每月第一個工作日9:00每月第一個工作日9:00每周一9:00每周五6：00每日9:00第二日9:00備注日程—ERP“月報”日程—ERP“月報”日程—ERP“周報”日程—ERP“周報”日程日程每日早上九點檢查各部門完成ERP工作計劃與總結完成情況，對未按時完成的同事予以記錄并按照公司相關規(guī)定處理。會務工作會務工作架構圖會前籌備會議進行會議結束制作會議簽到表布置會場調試設備報到與簽到工作分發(fā)會議材料會議記錄與管理清理會場整理會議記錄編寫會議紀要會議時間地點人員通知辦公用品管理采購存放發(fā)放辦公用品采購單辦公用品入庫單辦公用品領用單每月底，各部門提交物品申購單，經(jīng)審核后，下月初，行政購買辦公用品。辦公用品采購后，進行登記，并統(tǒng)計庫存和存放各部門主管按照提交的申購單領取所需辦公用品固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)是指企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品、提供勞務、出租或者經(jīng)營管理而持有的、使用時間超過12個月的，價值達到一定標準的非貨幣性資產(chǎn)，包括房屋、建筑物、機器、機械、運輸工具以及其他與生產(chǎn)經(jīng)營活動有關的設備、器具、工具等。購置領用盤點歸還維修報廢按需采購設置編碼入庫登記按需領用領用登記分類盤點季度盤點離職歸還歸還登記交接盤點維修登記問題統(tǒng)計折舊盤盈處理盤虧處理申請報廢行政費用費用名稱繳費時間費用備注每季度初11500*3=34500元按季度繳納每月初不定確保不因停水停電而影響日常工作不定時不定保持每部電話不因欠費而停機；確保辦公室飲用水不斷每月初不定中通和順豐月結每月初不定費用根據(jù)每月購買的辦公用品而定房租物業(yè)、水電話費、水費快遞費辦公用品費公司衛(wèi)生管理部門衛(wèi)生區(qū)域衛(wèi)生標準公共區(qū)域辦公室主任辦公室+接待室1、各部門要保持地面無污垢、痰跡、煙蒂、紙屑；桌面、柜上、窗臺上無灰塵、污跡，清潔、整齊，窗明幾凈。2、辦公室內辦公用品、書籍、電腦等擺放整齊有序，不得存放與工作無關的物品，個人生活用品應放在固定的抽屜和柜內。

3、各部門的的垃圾須每天進行清理。4、保持個人工作間和公共區(qū)域的衛(wèi)生干凈、整潔。商務部大廳+打印室銷售部走道（接待室

銷售部）信息安全部走道（男廁

大會議室）系統(tǒng)集成部大會議室軟件開發(fā)部小會議室部門區(qū)域由各部門員工自行打掃證照的管理年檢公司營業(yè)執(zhí)照組織機構代碼單位：：澄邁縣工商行政管理局地址：澄邁縣金江鎮(zhèn)金馬大道電話：0898-6762393967627838單位：澄邁縣質量技術監(jiān)督局（質監(jiān)局）地址：文明路機關大院南17幢電話、日常行政工作時間地點工作備注每天8:20前主任辦公室整理總經(jīng)理辦公桌、沙發(fā)椅、會議桌；倒垃圾、清洗水杯、打掃地板每天8:30小會議室部門例會每天9:00辦公室檢查各部門員工工作計劃與總結完成情況，記錄并提醒未完成的員工每天6:00后主任辦公室檢查空調、燈等是否關閉，垃圾是否需要及時清理每周五6:00后各部門檢查各部門的衛(wèi)生是否符合公司衛(wèi)生標準，檢查合格者，才予以離開。每周六（每月前三周）大會議室會前準備：打開燈、空調、電腦和投影儀，并調試好角度，擺放好椅子。時間地點工作備注每周一10:00前大廳編寫會議紀要并送交經(jīng)理核稿

每天大廳收發(fā)快遞、包裹，并進行登記。每天大廳接聽電話并進行轉接

每月初大廳物業(yè)水電費用的繳納和報銷

每月初大廳順豐和中通的月結單費用的報銷時間地點工作備注

每月初

大廳打電話定飲用水每月初大廳發(fā)放各部門所需的辦公用品每季度初大廳房租費用的繳納

每年3-6月

澄邁澄邁工商行政管理局辦理營業(yè)執(zhí)照年檢