Word表格圖表處理編輯技巧大全

Word使用技巧大全word表格、圖像、文字排版、圖表處理Word處理表格和圖表的技巧1Word表格處理技巧1Word使用多種方法創(chuàng)建表格1Word插入、刪除行、列單元格5Word合并和拆分表格或單元格7Word利用表格邊框拆分表格85.1.5設(shè)置文字至表格線的距離95.1.6表格的表頭跨頁設(shè)置95.1.7防止表格跨頁斷行15.1.8根據(jù)內(nèi)容或窗口調(diào)整表格15.1.9表格在頁面中的對齊位置和環(huán)繞方式25.1.10表格中特殊文字的排版45.1.11表格的邊框與底紋65.1.12繪制表格斜線表頭75.1.13設(shè)置表格列寬和行高85.1.14制作具有單元格間距的表格05.1.數(shù)據(jù)排序15.1.將表格轉(zhuǎn)換為文本35.1.讓表格中的文字分散對齊45.1.解決表格文字分散對齊的問題55.1.在表格中按小數(shù)點對齊65.1.20為何指定表格寬度不起作用75.1.21給并列表格添加雙細(xì)線75.1.22解決表格線超出了頁面的問題05.1.23表格公式的使用05.1.24對一行或一列單元格求和25.1.25表格的復(fù)雜計算35.1.26在表格外計算表格內(nèi)的數(shù)據(jù)45.4.27單元格的引用55.4.28使用表格公式應(yīng)注意的事項75.1.29將Word表格拷貝到Excel中去75.1.30表格的行列互換85.1.31WPS與Word的表格轉(zhuǎn)換9Word圖表處理技巧05.2.1制作數(shù)據(jù)表及圖表05.2.2使用已有的數(shù)據(jù)創(chuàng)建圖表25.2.3導(dǎo)入其他文件創(chuàng)建圖表25.2.4更改圖表類型35.2.5自定義圖表類型75.2.6設(shè)置柱形圖表數(shù)據(jù)標(biāo)志85.2.7設(shè)置餅圖圖表的數(shù)據(jù)標(biāo)志2005.2.8圖表在文檔中排版201Word處理表格和圖表的技巧表格是一種簡明、概要的表意方式。其結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，效果直觀，往往一張表格可以代替許多說明文字。因此，在編輯排版過程中，就常常要處理到表格。文檔表格還可以當(dāng)作數(shù)據(jù)庫，對它們執(zhí)行簡單的數(shù)據(jù)庫功能，例如，數(shù)據(jù)的添加、檢索、分類、排序等，這些功能給用戶管理文檔表格提供了很大的方便，簡化了對表格的處理工作。如果用戶能夠熟練地運用文檔的數(shù)據(jù)庫功能，可以提高對表格的處理能力，從而提高工作效率。用戶可以將文檔中的數(shù)據(jù)以圖表的形式直觀地表達(dá)出來，這時就可以通過使用插入Word2002中的Graph2002Chart對象來實現(xiàn)。Word表格處理技巧Word具有功能強大的表格制作功能。其所見即所得的工作方式使表格制作更加方便、快捷，安全可以滿足制作中式復(fù)雜表格的要求，并且能對表格中的進行較為復(fù)雜的計算。Word中的表格在文字處理操作中有著舉足輕重的作用，利用表格排版對于文本排版來說，兩者有許多相似之處，也各有其獨特之處，表格排版功能能夠處理復(fù)雜的、有規(guī)則的文本排版，大大簡化了排版操作。因為表格可以看作是由不同行列的單元格組成，用戶不但可以在單元格中填寫文字和插入圖片。還可以用表格按列對齊數(shù)字，而且還可以對數(shù)字進行排序和計算；可見用表格創(chuàng)建引人入勝的頁面版式以及排列文本和圖形等。5.1.1使用多種方法創(chuàng)建表格在使用Word排版或者編輯文檔的過程中，不但要修改表格，有時候，如要對一些文本有規(guī)則地排版，也可以使用插入表格的方法對文本進行格式化處理。可以使用下面的5種方法創(chuàng)建普通或復(fù)雜表格。1．使用【插入表格】按鈕創(chuàng)建表格使用【常用】工具欄上的插入表格按鈕，可以快速創(chuàng)建一般的表格，操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位在插入表格的位置。（2）單擊常用工具欄上的插入表格按鈕上。（3）按住鼠標(biāo)并拖動到所需的表格行和列格數(shù)。如圖5.1所示。圖5.1使用【插入表格】按鈕創(chuàng)建表格（4）松開鼠標(biāo)，這時就會在文檔中出現(xiàn)一個滿頁寬滿版的表格。2．使用菜單命令創(chuàng)建表格使用菜單命令方法可以快速創(chuàng)建普通的或者可以套用內(nèi)置格式的表格，操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位在文檔中要插入表格的位置。（2）單擊【表格】|【插入】|【表格】命令，打開【插入表格】對話框。（3）在【列數(shù)】和【行數(shù)】輸入框中輸入表格的行和列的數(shù)量，如圖5.2所示。行數(shù)可以創(chuàng)建無限行，但列數(shù)的數(shù)量介于1~63之間。圖5.2【插入表格】對話框（4）單擊【確定】按鈕，就可以按照填寫的數(shù)量來創(chuàng)建簡單的表格了。對于新建的表格，可以將表格中的每一個單元格看作是獨立的文檔來錄入文字，因此在單元格內(nèi)錄入文本時，和普通文檔一樣，可以在此單元格中按【Enter】鍵另起一段，但光標(biāo)仍在這一單元格中。3．使用工具創(chuàng)建表格使用【繪制表格】工具可以創(chuàng)建不規(guī)則的復(fù)雜的表格，可以使用鼠標(biāo)靈活地繪制不同高度或每行包含不同列數(shù)的表格，其方法是：（1）將插入點放到要創(chuàng)建表格的位置。（2）單擊常用工具欄上的繪圖工具按鈕，即可打開如圖5.3所示的【表格與邊框】工具欄。如果屏幕上沒有【表格和邊框】工具欄，可以單擊【視圖】|【工具欄】|【表格與邊框】來啟動該對話框。圖5.3【表格與邊框】工具欄（3）單擊工具欄上的【繪制表格】按鈕，鼠標(biāo)將變成筆形指針，將指針移到文本區(qū)中，從要創(chuàng)建的表格的一角拖動至其對角，可以確定表格的外圍邊框。（4）在創(chuàng)建的外框或已有表格中，可以利用筆形指針繪制橫線，豎線，斜線，繪制表格的單元格。4．手動添加表格用戶可以在不使用鼠標(biāo)的情況下，利用鍵盤來手動添加表格，也就是利用+鍵和-鍵，自動套用格式來插入表格，它不使用表格的菜單或者命令按鈕，這可是別出心裁的一種辦法。也足見Word在字處理方面具有的權(quán)威性。使用此項功能前，應(yīng)確認(rèn)具有【自動套用格式】中的【表格】功能。方法是單擊【工具】|【自動更正選項】命令，切換到【鍵入時自動套用格式】選項卡，在【鍵入時自動應(yīng)用】選項組中，在【表格】復(fù)選框前打上“√”，如圖5.4所示。圖5.4選中【表格】復(fù)選框在確認(rèn)上述的操作后，再按下面的方法進行：（1）在要插入表格的位置輸入表示表格單元格左端的正號（+），再連續(xù)輸入負(fù)號（-），如下所示：+++++正號、負(fù)號使用全角和半角均可。這有些類似用正號和負(fù)號設(shè)置制表位。其實，負(fù)號并不是必需的，可以簡化到只用正號，也就是在+號中間只用空格代替即可，如輸入：+++++++（2）直至到達(dá)所需的單元格寬度，然后可以照此繼續(xù)輸入+號，直到輸入所需的列數(shù)，最后輸入+號表示最后單元格。（3）輸入完最后一個“+”后，按回車鍵，即可產(chǎn)生如下所示一個表格。（4）以上產(chǎn)生的表格只有一行，要增加表格行數(shù)，可把光標(biāo)移到最后一個單元格內(nèi)，按Tab鍵，即可得到如下所示的現(xiàn)行表格。`5．利用已存在的文本轉(zhuǎn)換成表格用戶可以在文檔中先輸入文本，并在文本中插入制表符（空格、逗號）來劃分列，以段落標(biāo)記（回車）來劃分行，或直接利用已經(jīng)存在的文本轉(zhuǎn)換成表格，方法如下：（1）選定要轉(zhuǎn)換的文本。如圖5.5左圖所示。圖5.5利用已存在的文本轉(zhuǎn)換成表格（2）單擊【表格】|【文本轉(zhuǎn)換成表格】命令。打開【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框。（3）在【文字分隔位置】選項組中選擇所需選項，從圖5.5左圖中可以看到，該文本中的每一句都用逗號分隔開，所以在這里應(yīng)選擇【逗號】單選項，這里的逗號為半角逗號，如果要使用全角的逗號，可以在【其它字符】右邊的文本框中輸入指定的符號。如圖5.6所示。注意：在文本中插入的制表符（空格、逗號）是要相對應(yīng)的。如果是空格，那么在【文字分隔位置】選項組中就要選擇以空格來劃分表格的各個列。圖5.6【文本轉(zhuǎn)換成表格】對話框（4）在【“自動調(diào)整”操作】選項組中，選擇【根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格】單選項。（5）單擊【確定】按鈕，即可生成一個含有文本的表格，如圖5.5右圖所示。5.1.2插入、刪除行、列單元格用戶可以對已制作好的表格進行修改，比如在表格中增加、刪除表格的行、列及單元格，合并和拆分單元格等。要在表格中插入、刪除行或者列，可以使用鍵盤、菜單命令或工具按鈕的方法。1．使用鍵盤快速編輯表格使用鍵盤可以快速編輯表格。（1）如果要在表格的后面增加一行，對結(jié)尾行來說，首先將光標(biāo)移到表格最后一個單元格，然后按下Tab鍵。（2）如果要在位于文檔開始的表格前增加一行，可以將光標(biāo)移到第一行的第一個單元格，然后按下Enter鍵。（3）把光標(biāo)移到該表格所在的單元格的右邊，然后按下Enter鍵，可以在當(dāng)前的單元格下面增加一行單元格，如圖5.7所示。圖5.7快速在表格中增加一行單元格（4）如果要刪除表格的行或列，可以選擇要刪除的行或列，然后按Ctrl+X鍵或回退鍵。2．用菜單命令在表格中插入或刪除行或列在表格中插入行或者列的操作方法：（1）將光標(biāo)置于表格的要添加或刪除的單元格內(nèi)。（2）選擇【表格】中的【插入】命令。打開如圖5.8所示的子菜單。圖5.8【表格】中的【插入】子菜單（3）如選擇【列（在右側(cè)）】，則會在光標(biāo)所在單元格的右側(cè)插入一列單元格，如選擇【列（在左側(cè)）】，側(cè)在則會在光標(biāo)所在單元格的左側(cè)插入一列單元格。（4）如果在子菜單中選擇【行（在上方）】或【行（在下方）】命令，則在光標(biāo)所在的單元格上方或下方插入一列單元格。（5）如選擇【單元格】子菜單，則可以打開【插入單元格】對話框。在該對話框中選擇插入單元格的方式，就會以光標(biāo)所在的單元格位置為準(zhǔn)插入單元格、行或列。對結(jié)尾列來說，要在表格的最后一列右邊增加一列，可單擊最右列外側(cè)，然后單擊【插入列】按鈕。在表格中刪除行或者列的操作方法如下：（1）格不入將光標(biāo)定位于表格內(nèi)。（2）單擊【表格】|【刪除】命令，打開如圖5.9所示的菜單。圖5.9【表格】|【刪除】子菜單（3）選擇【列】命令，將刪除光標(biāo)所在的列。（4）選擇【行】，將刪除光標(biāo)所在的行。（5）選擇【單元格】命令，就會打開如圖5.10所示的【刪除單元格】對話框。在其中選擇需要刪除的單元和方式，就會刪除以光標(biāo)所在的單元格為基準(zhǔn)的行或者列。圖5.10【刪除單元格】對話框（6）如果選擇【表格】命令，則將整個表格都刪除掉。3．使用工具按鈕添加或刪除行、列或者單元格在【表格與邊框】工具欄中，單擊【插入表格】按鈕，可以打開如圖5.11左圖所示的下拉菜單。如時要刪除單元格，也可在【表格與邊框】工具欄下找到相應(yīng)的工具按鈕。圖5.11【插入表格】中的菜單或按鈕在此可以選擇【插入表格】或【插入單元格】等。在表格中插入一行或者一列單元格是很容易，如要在一個五行五列的的表格中插入四行表格，可以用鼠標(biāo)拖曳選中四行，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇菜單中的【插入行】就可以“一舉四得”了。即是一下子插入了4行表格。當(dāng)把光標(biāo)定位到表格中或者選中多行、多列的時候，快捷按鈕欄中的【插入表格】按鈕就變成了【插入行】或者【插入列】，而且這一方法對于【插入多行】或者【插入多列】同樣的適用。Word合并和拆分表格或單元格1．合并和拆分表格使用合并表格可使某幾個表格合并為一個。（1）如要合并上下兩個表格，只要刪除上下兩個表格之間的內(nèi)容或回車符就可以了。（2）如要將一個表格拆分為上、下兩部分的表格，先將光標(biāo)置于拆分后的第二個表格上，然后選擇菜單【表格】中的【拆分單元格】命令，或者按快捷鍵Ctrl+Shift+Enter，就可以拆分表格了，如圖5.12所示拆分表格前后的效果。圖5.12拆分單元格2．合并和拆分單元格（1）如果要合并單元格，首先選擇需要合并的單元格，然后選擇【表格】菜單下的【合并單元格】命令，或單擊【表格和邊框】工具欄中的合并單元格按鈕，就可以合并單元格了。（2）要拆分單元格，先選擇要拆分的單元格，然后依次選擇【表格】、【拆分單元格】選項，或者單擊【表格和邊框】工具欄中的【拆分單元格】按鈕，打開【拆分單元格】對話框。在這個對話框中選擇要拆分的行與列數(shù)，按【確定】按鈕，就可以得到拆分的單元格了。如果選擇多個單元格，可以在【折分單元格】對話框中，選中【拆分前合并單元格】單選項，就可以得到平均拆分的效果。如果要拆分或合并較為復(fù)雜的單元格，可以使用【表格和邊框】工具欄中的【繪制表格】按鈕和【擦除】按鈕，在表格中需要的位置添加或擦除表格線，同樣也可以拆分、合并單元格。5.1.4利用表格邊框拆分表格可利用制作表格邊框的辦法，將一個表格拆分為如圖5.13所示的左右兩部分的表格。圖5.13利用表格邊框拆分表格這個辦法就較為復(fù)雜，操作步驟是：（1）選擇表格中間的一列。如圖5.14所示。圖5.14選擇表格中間的一列（2）單擊【格式】菜單，選擇【邊框與底紋】子菜單，打開【邊框與底紋】對話框，切換到【邊框】選項卡。（3）在【設(shè)置】項目中，選中【全部】選項，再單擊【預(yù)覽】窗格下方的、、三個按我鈕，把【預(yù)覽】窗口中單元格的三根橫線去掉，這時在預(yù)覽窗口中就可以看到表格橫線已經(jīng)去掉。（4）單擊【確定】按鈕，退出【邊框與底紋】對話框設(shè)置。這時要拆分的表格就會分為兩個單元格，如果要隱藏虛線，可以單擊【表格】|【顯示虛框】命令，可以在顯示或隱藏虛線之間切換。隱藏虛線后折分表格的效果如圖5.所示。圖5.隱藏虛線后折分表格的效果5.1.5設(shè)置文字至表格線的距離可以設(shè)置整個表格中文字至表格線的距離，也可以調(diào)整單元格中文字與表格線的距離，其操作步驟是：（1）將光標(biāo)置于表格的任意單元格中。（2）依次單擊【表格】|【表格屬性】命令。（3）在【表格屬性】對話框中選擇【表格】選項卡，然后單擊【選項】按鈕。打開【表格選項】對話框。（4）在【默認(rèn)單元格邊距】區(qū)域中可以設(shè)置整張表格中的每一個單元格中文字至表格線的距離。（5）如果要單獨調(diào)整某一個單元格的邊框距離，可以在【表格屬性】對話框中，單擊【單元格】選項卡，然后再單擊【選項】按鈕，可以打開與圖5.所示的對話框。在該對話框中設(shè)置的選項僅對選定的單元格起作用。圖5.【單擊格選項】對話框設(shè)置【默認(rèn)單元格邊距】是很具有實際應(yīng)用意義的，比如用戶在頁眉上使用表格，在表格內(nèi)鍵入文字并填充顏色，如果表格的【默認(rèn)單元格邊框】左、右都按默認(rèn)設(shè)置有0.厘米，那么在表格的左、右都會留有0.厘米的空隔，使用表格要加寬0.厘米才能放下剛好寬度的文字。5.1.6表格的表頭跨頁設(shè)置在制作表格時，為了說明表格的作用或內(nèi)容，經(jīng)常需要有一個表頭，如果一個表格行數(shù)很多，可能橫跨多頁，需要在后繼各頁重復(fù)表格標(biāo)題，雖然使用復(fù)制、粘貼的方法可以給每一頁都加上相同的表頭，但顯然這不是最佳選擇，因為一旦調(diào)整頁面設(shè)置后，粘貼的表頭位置就不一定合適了，另外表頭的修改也成了麻煩事。下面就介紹簡單、方便方法，能圓滿地解決這一問題。因為Word就能夠依據(jù)自動分頁符分頁，自動在新的一頁上重復(fù)表格標(biāo)題。但如果在表格中插入了人工制表符，則Word無法重復(fù)表格標(biāo)題。下面用“通訊錄”一表來說明具體方法：（1）該表的表頭由“通訊錄”和表的第一行（以下一律簡稱為表頭）組成，如圖5.所示。圖5.表頭由“通訊錄”和表的第一行組成（2）使用【表格和邊框】欄中的“鉛筆”工具，把“通訊錄”一行列入同一表格中（也可以使用“文字轉(zhuǎn)換成表格”的功能）。如圖5.所示。圖5.把“通訊錄”一行列入同一表格中（3）利用【邊框和底紋】對話框，設(shè)置“通訊錄”行單元格為如圖5.所示的虛線。圖5.把“通訊錄”行單元格設(shè)置為虛線（4）選擇組成表頭的全部內(nèi)容后，執(zhí)行【表格】|【標(biāo)題行重復(fù)】命令，即可實現(xiàn)在每頁上生成一個相同表頭的愿望。但值得注意的是，只有第一頁上的表頭才可以修改，并且第一頁上的表頭修改后，以后各頁跟著自動改變。但如果在文檔中插入了換頁符，則在下一頁就不會出現(xiàn)重復(fù)標(biāo)題。注，重復(fù)表格標(biāo)題只有在【頁面視圖】狀態(tài)下才能看到。另外，還有一個辦法是，依次單擊【表格】|【表格屬性】菜單，再單擊【行】選項卡，在這個對話框中選中【在各頁頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)】復(fù)選框，如圖5.20所示。圖5.20表格屬性對話框5.1.7防止表格跨頁斷行通常情況下，Word允許表格行中文字的跨頁拆分，這就可能導(dǎo)致表格內(nèi)容被拆分到不同的頁面上，影響了文檔的閱讀效果。防止表格跨頁斷行的方法是，首先選定需要處理的表格。執(zhí)行【表格】菜單中的【表格屬性】命令，在【表格屬性】對話框中單擊【行】選項卡中清除如圖5.20所示中的【允許跨頁斷行】復(fù)選框，然后單擊【確定】即可。此后，Word表格中的文字就不會再出現(xiàn)跨頁斷行的情況，方便了用戶的閱讀。5.1.8根據(jù)內(nèi)容或窗口調(diào)整表格在向表格中輸入文字的時候，可能會注意到，當(dāng)輸入的某行文字比較長時（最典型的比如網(wǎng)站的地址等），表格的列寬會自動調(diào)整。默認(rèn)狀態(tài)下，這一功能是打開的。如果發(fā)現(xiàn)自己的表格沒有這一功能，可以在選定表格的情況下，依次選擇【表格】|【自動調(diào)整】|【根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格】（如圖5.21所示）。圖5.21根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格菜單有了這一功能，無須我們手動調(diào)節(jié)，Word就可以自動調(diào)節(jié)以文字內(nèi)容為主的表格，使表格的欄寬和行高達(dá)到最佳配置。如圖5.22所示是沒有調(diào)整前的表格，如圖5.23所示是根據(jù)內(nèi)容調(diào)整的表格。圖5.22沒有調(diào)整前的表格圖5.23根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格如果選擇【根據(jù)窗口調(diào)整表格】菜單，則表格的內(nèi)容就會文檔窗口寬度同樣的跨度，當(dāng)表格超出了頁面寬度時，就會縮至頁面一樣的大小，如圖5.24所示。圖5.24根據(jù)窗口調(diào)整表格如果選擇【固定列寬】菜單，則可以指定表格的寬度。如果選擇【平均分布各行】菜單，則會自動調(diào)整表格各行具有相同的高度，效果如圖5.25所示。圖5.25平均分布各行的表格如果選擇【平均分布各列】菜單，則會自動調(diào)整表格各列單元格具有相同寬，效果如圖5.26所示。圖5.26平均分布各列的表格Word表格在頁面中的對齊位置和環(huán)繞方式表格可以象圖形一樣處理，可以直接使用鼠標(biāo)來縮放表格。只要在表格中單擊，表格的右下角就會出現(xiàn)一個調(diào)整句柄，將鼠標(biāo)指針指向該句柄時，鼠標(biāo)指針變?yōu)樾毕虻碾p向箭頭，然后按住鼠標(biāo)左鍵拖動。在拖動過程中，會出現(xiàn)一個虛框表示改變后表格的大小，拖動到合適位置放開就可。表格也可以象圖片一樣讓文字環(huán)繞，如果將表格拖放到段落的文字當(dāng)中，文字就會環(huán)繞表格。1．表格在頁面中的對齊位置表格可以像文字那樣設(shè)置各種頁面對齊方式，從而為排版帶來極大的方便。表格在頁面中的對齊位置可以有三種，“左對齊”、“居中”和“右對齊”，分別如圖5.27、圖5.28、圖5.29所示。圖5.27表格在頁面中左對齊圖5.28表格在頁面中居中對齊圖5.29表格在頁面中右對齊設(shè)置表格的對齊方法有兩種。第一種方法是：（1）把光標(biāo)置于表格中，或者選中整個表格。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，選擇【表格】選項卡。（3）在【對齊方式】選項組下選擇需要的三種對齊方式，如果要設(shè)置左對齊表格的縮進量，可在【左縮進】微調(diào)框中輸入或選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)值，如圖5.30所示。圖5.30在【對齊方式】選項組下選擇表格的對齊方式另外一種辦法是將整個表格選中，如圖5.28所示，然后單擊【格式】工具欄中的【居中】、【右對齊】等按鈕，就可以像對齊文字那樣對齊表格。2．表格在文檔中的文字環(huán)繞在日常文字處理工作中，難免會碰到要在表格周圍繞排文字的情況，表格周圍繞排文字大致有以下4種方法：（1）在表格兩邊插入文本框，要繞排的文字放在文本框中。（2）將原表格兩邊增加沒有邊框的列，將要繞排的文字放在兩邊的列中。（3）將表格放在圖文框中，將圖文框設(shè)為【環(huán)繞】方式，這樣圖文框周圍就能繞排文字了。（4）利用【表格屬性】對話框設(shè)置環(huán)繞。方法是在圖5.30的【表格】選項卡中，在【文字環(huán)繞】選項組中選擇【環(huán)繞】選項，即可實現(xiàn)表格與文字繞排。如果要精確設(shè)置表格的環(huán)繞方式，以及設(shè)置表格與文字之間的距離，只有選擇【文字環(huán)繞】下邊的【環(huán)繞】選項后，此時單擊【定位】按鈕，可以打開如圖5.31所示的【表格定位】對話框，然后按以下步驟進行：圖5.31【表格定位】對話框（1）在【水平】選項組的【位置】中，可以輸入一個精確的數(shù)值，也可以從列表框中直接選擇所需要的位置；另外，還可以在【相對于】列表框中設(shè)置表格相對頁面左右邊界、頁邊距以及分欄的距離。（2）在【垂直】區(qū)的【位置】中，用戶可以輸入一個精確的數(shù)值，也可以從列表框中直接選擇所需要的垂直位置距離；另外，還可以在【相對于】列表框中設(shè)置表格相對頁面上下邊界、頁邊距以及段落的距離。（3）在【距正文】區(qū)中，設(shè)置表格與周圍正文的距離。（4）單擊【確定】按鈕。Word表格中特殊文字的排版表格制作完成之后要在相應(yīng)的單元格中輸入文字，這就涉及到文字在單元格中的排列問題，這一方式處理得好壞直接影響到表格的美觀。在Word的【格式】工具欄中有一個【水平居中】按鈕，使用起來十分方便，大家對它早已很熟悉了。下面僅就Word表格中文字垂直居中和分行排列的幾種處理方法作介紹。1．設(shè)置文字方向Word表格的每個單元格，都可以單獨設(shè)置文字的方向，這大大豐富了表格的表現(xiàn)力。方法是選中表格中的任一單元格，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇【文字方向】，打開如圖5.32左圖所示的【文字方向-表格單元格】對話框。根據(jù)需要選擇一種文字方向，可以在【預(yù)覽】窗口中看到所選方向的式樣，最后單擊【確定】按鈕，就可以將選中的方向應(yīng)用于單元格的文字，如圖5.32右圖所示。圖5.33設(shè)置表格中文字的不同方向2．表格文字居中的處理在Word中，既可以使用單元格中文字橫排時水平居中與垂直居中的處理，也可以使用表格中的文本或圖片所在單元格、行或列進行水平居中和垂直居中的處理。用戶可以根據(jù)不同的內(nèi)容，排版不同的表格，如圖5.34上圖所示的表格就明顯沒有圖5.34下圖所示的表格好看。圖5.34表格文字居中處理的效果要進行表格文字居中的處理的辦法有多種，既可以使用【表格和邊框】工具欄，又可以使用【表格屬性】對話框，更可以使用右鍵快捷菜單。使用它們的工具欄、對話框和菜單如圖5.35所示。圖5.35設(shè)置單元格居中的各種方法Word表格的邊框與底紋利用邊框、底紋和圖形填充功能可以增加表格的特定效果，以美化表格和頁面，達(dá)到對文檔不同部分的興趣和注意程度。用戶可以把邊框加到頁面、文本、表格和表格的單元格、圖形對象、圖片和Web框架中?？梢詾槎温浜臀谋咎砑拥准y，可以為圖形對象應(yīng)用顏色或紋理填充。要設(shè)置表格邊框與底紋顏色有多種方法，但都是在選中表格的全部或部分單元格之后進行的，一種方法是選擇【格式】菜單下的【邊框和底紋】命令；第二種方法是單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇【邊框和底紋】菜單命令；第三種方法是依次選擇【表格】|【表格屬性】|【表格】選項卡，在打開的對話框中選擇【邊框和底紋】按鈕。無使用哪一種方法，其道理都是殊途同歸。用戶可以多種方法都嘗試一下。1．設(shè)置表格邊框（1）選定要設(shè)置格式的表格。把鼠標(biāo)移到表格的左上角，當(dāng)表格左上角變成有的標(biāo)記時，單擊鼠標(biāo)即可選定整個表格。如果需要選定某一個單元格，可以用將鼠標(biāo)移到該單元格左邊框外，當(dāng)鼠標(biāo)指針變成時，單擊鼠標(biāo)，可選擇單獨一個單元格。（2）在選定的表格上單擊鼠標(biāo)右鍵，后彈出的快捷菜單中選擇【邊框和底紋】。打開【邊框與底紋】對話框。（3）單擊【邊框】選項卡，在【設(shè)置】區(qū)域中有5個選項，可以用來設(shè)置表格四周的邊框（邊框格式采用當(dāng)前所選線條的【線型】、【顏色】和【寬度】設(shè)置）。它們是【無】、【方框】、【全部】、【網(wǎng)格】和【自定義】這5個選項。用戶可以根據(jù)需要選擇。（4）單擊【線型】下邊的上下按鈕，可以選擇邊框的線型，單擊【顏色】下邊的下拉列表框，可以選擇表格邊框的線條顏色，單擊【寬度】下邊的下拉列表框，用來選擇表格線的磅值大小。（8）在【預(yù)覽】區(qū)域下邊的或，可以設(shè)置表格是否是虛實線。（9）在【應(yīng)用于】框中的設(shè)置確定要應(yīng)用邊框類型或底紋格式的范圍。如要繪制全部實線，可以選擇所有框線按鈕，如要全部虛線，可以選擇無框線按鈕。如要使表格外框線為虛線，內(nèi)框線為實線，可以選中內(nèi)側(cè)框線按鈕等等。也可以使用【表格和邊框】工具欄中的【表格自動套用格式】命令來快速地美化表格的設(shè)計。如果選中某部分單元格，則選擇的命令按鈕只對某部分單元格有效，這樣可以使任意表格中的單元格實現(xiàn)實線與虛線。2．設(shè)置表格底紋同樣，設(shè)置表格底紋的方法也是先選定需要設(shè)置底紋和填充色的單元格，然后在【邊框和底紋】中切換到【底紋】選項卡，在【填充】下邊的顏色表中可以選擇底紋單擊填充色，如果選擇【無填充色】則刪除底紋顏色，在【圖案】區(qū)域中可以選擇圖案的【樣式】和【顏色】選項，選擇設(shè)置要在【應(yīng)用于】下拉列表框中的設(shè)置確定要應(yīng)用邊框類型或底紋格式的范圍。這樣，可以任意設(shè)置填充一個表格，最后會得到各式各樣的填充效果。Word繪制表格斜線表頭斜線表頭是復(fù)雜表格經(jīng)常用到的一種格式，除了可以使用如圖所示的【表格和邊框】工具欄中的來繪制斜線表頭外，Word的表格也有自動繪制斜線表頭的特殊功能。表格的斜線表頭一般表格的第一行的第一列。在設(shè)置表格斜線表頭前，要將該斜線表頭的單元格拖動到足夠大，然后執(zhí)行下述的操作：（1）將插入點定位在要繪制斜線表頭的單元格中。（2）單擊【表格】【繪制斜線表頭】命令。（3）當(dāng)出現(xiàn)對話框后，在【表頭樣式】下拉列表中選擇一種樣式（共有5種可選擇）。（4）分別在【行標(biāo)題一】（右上角的項目）、【列標(biāo)題一】（左下角的項目）和【行標(biāo)題二】（中間格的項目）【列標(biāo)題二】填入表頭的標(biāo)題名稱，如圖5.36所示。圖5.36輸入斜線表頭的標(biāo)題項目（5）在【字體大小】下拉列表框中選擇表頭的字體。（6）單擊【確定】按鈕退出，就會添加斜線表頭，如圖5.37所示。圖5.37繪制斜線表頭的效果如果表頭標(biāo)題文字太大，則會出現(xiàn)一個【輸入斜線表頭】的提示框。這時單元【確定】按鈕，只會添加表頭斜線而不添加標(biāo)題文字；如果單擊【取消】按鈕，就會返回到對話框中。由于這種方法制作的表頭斜線是由繪圖工具的直線、文本框等組成，因此如果要取消制作了的斜線表頭，需先單擊【繪圖】工具欄中的【選擇對象】圖標(biāo)按鈕，拖動鼠標(biāo)選擇所有斜線及標(biāo)題材內(nèi)容，按Delete鍵就可以刪除了。5.1.13設(shè)置表格列寬和行高在實際操作時，Word把表格的每一個單元格看作一個獨立的文檔，而表格的每一列可看作是一個分欄?？梢愿鶕?jù)每一欄的需要，設(shè)置欄寬、列間距與行高。1．用鼠標(biāo)改變改變列寬與行高當(dāng)用Word編輯表格時，經(jīng)常涉及到更改表格列寬的問題，下面介紹更改列寬和行高最快速且最直接的方法：（1）確認(rèn)當(dāng)前在【頁面】視圖狀態(tài)下，如果不是，可以單擊【視圖】|【頁面】命令。（2）將光標(biāo)精確地定位于表格的列或行單元格線上，這時光標(biāo)會變成兩條靠近的平行線，使鼠標(biāo)指針變成←||→形狀，此時，按住鼠標(biāo)拖動網(wǎng)格線至想要的位置，如圖5.38所示。（4）松開鼠標(biāo)按鈕，網(wǎng)格線就被重新定位。圖5.38按住鼠標(biāo)拖動網(wǎng)格線至想要的位置當(dāng)使用網(wǎng)格線來更改列寬時，表格的總寬度保持不變。Word會相應(yīng)地增大或減小相鄰列的寬度（這與使用標(biāo)尺更改列寬正好相反）。但是，如果按下Shift鍵的同時拖動，則整個表格的寬度會更改，而此時其他列寬將保持不變。如果在按下Alt鍵的同時將該列向右或左拖動，則在移動網(wǎng)格線時，會在標(biāo)尺上看到以英寸顯示的精確列寬。這兩個鍵同時使用時，可同時實現(xiàn)這兩種效果。2．使用標(biāo)尺更改表格列寬與行高同樣，使用文檔的標(biāo)尺更改列寬，操作步驟如下：（1）確認(rèn)在【頁面】視圖狀態(tài)下。（2）單擊【視圖】│【標(biāo)尺】命令，顯示W(wǎng)ord的標(biāo)尺。（3）把光標(biāo)定位在表格的內(nèi)部，選中表格。（4）按住鼠標(biāo)拖動想要移動網(wǎng)格線相應(yīng)的水平標(biāo)尺上的暗色區(qū)（如果將光標(biāo)懸停于該暗色區(qū)，則會看到“移動表格列”的提示），如圖5.39所示。圖5.39使用標(biāo)尺更改表格列寬與行高（5）繼續(xù)按下鼠標(biāo)按鈕的同時，將暗色區(qū)（及相應(yīng)的網(wǎng)格線）拖向期望的位置。（6）松開鼠標(biāo)按鈕，這樣網(wǎng)格線就被重新定位。當(dāng)使用Word的標(biāo)尺來更改列寬時，表格的總寬度會相應(yīng)的擴展或是壓縮（這與使用網(wǎng)格線更改列寬正好相反）。但是，如果在按下Shift鍵的同時拖動，則表格的整個寬度保持不變，且Word僅調(diào)整與所選列相鄰的列，以便再次更改。如果按下Alt鍵的同時向右或向左拖動該列，則在移動網(wǎng)格時，會在標(biāo)尺上以英寸顯示精確的列寬。同時按這兩個鍵可產(chǎn)生這兩種效果。3．使用【表格屬性】對話框框設(shè)置行高與列寬如果要精確地設(shè)置表格行高與列寬的位置，可以用【表格】|【表格屬性】命令來進行設(shè)置。方法如下：（1）選定需調(diào)整寬度的一列或多列，如果只有一列，只需把插入點置于該列中。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，彈出【表格屬性】對話框，再選擇【行】或【列】選項卡。（3）選中【指定寬度】復(fù)選框，在后面的微調(diào)框中指定行高或列寬的數(shù)值，在【列寬單位】右邊的下拉列表框中選定單位（或在【行高值】右邊的列表框中選擇是【最小值】還是【固定值】。如要設(shè)置其它列的寬度，可以單擊【上一行】（【前一列】）或【下一行】（【后一列】）按鈕，如圖5.40所示。（4）最后單擊【確定】按鈕完成。圖5.40使用【表格屬性】對話框框設(shè)置行高與列寬4．平均分布各列表格的各列單元格一個表格經(jīng)過多次改變列寬之后，可能使表格的各列寬度不等，影響美觀。這時可以使表格的某些列的列寬相等。方法是請參看5.1.8節(jié)。Word制作具有單元格間距的表格用戶可以將一張如圖5.41左圖所示表格設(shè)置為如圖5.41右圖所示的具有單元格間距的表格。圖5.41制作具有單元格間距的表格操作方法如下：（1）將光標(biāo)置于表格的任意位置上。（2）依次單擊【表格】|【表格屬性】|【表格】命令或選項卡。（3）單擊【選項】按鈕。（4）在打開的【表格選項】對話框。選中【充許調(diào)整單元格間矩】復(fù)選框，并在右側(cè)微調(diào)框中輸入需要的數(shù)值，如0.12厘米，如圖5.42所示。（5）連續(xù)單擊【確定】按鈕。最后得出的如圖5.41右圖所示效果。圖5.42選中【充許調(diào)整單元格間矩】復(fù)選框5.1.數(shù)據(jù)排序在編輯表格的文檔中，經(jīng)常要用到排序功能，Word提供較強的對表格進行處理的各種功能，包括表格的計算、排序、由表格中的數(shù)據(jù)生成各類圖表等。Word提供了列數(shù)據(jù)排序功能，但是不能對行單元格的數(shù)據(jù)進行橫向排序。數(shù)據(jù)的排序有升序和降序兩種，按類型分，一般可以分為按拼音和筆畫排序兩種，另外，還有一種是對表格中的【計算列】進行排序，此為特殊情況。1．簡單排序Word可以方便地對選定的表格進行數(shù)據(jù)排序。方法是將插入光標(biāo)定位到表格中欲排序的列上；單擊如圖5.43所示的【表格和邊框】工具欄上的【升序】按鈕，可使光標(biāo)所在列以升序排列；單擊【數(shù)據(jù)庫】工具欄上的【降序】按鈕，可使光標(biāo)所在列以降序排列。圖5.43表格和邊框工具欄對于簡單排序，如果表格列中的內(nèi)容是純中文，默認(rèn)按筆畫順序排序；如果表格列中的內(nèi)容是中文、英文和數(shù)字相混合的，默認(rèn)的排序順序是數(shù)字、英文、中文。2．復(fù)雜排序復(fù)雜排序靈活多變，適用面廣，實用性強；簡單排序簡單易行，但實用性差。如果要以一列為主索引列，再選一列或兩列作為次級索引列進行排序，必須使用復(fù)雜排序。當(dāng)只有一個索引列時，兩種方法都可以使用，但是，如果對中文字符欲按拼音順序排序時，必須使用復(fù)雜排序。復(fù)雜排序操作步驟如下：（1）將插入點置于要進行排序的表格中。（2）單擊【表格】菜單中的【排序】命令，出現(xiàn)如圖5.44所示的【排序】對話框。（3）在【主要關(guān)鍵字】下邊的下拉列表框中選擇第一個排序的域名。（4）在【類型】列表框中，選定排序類型，如【筆畫】、【拼音】、【數(shù)字】或【日期】。（5）選擇【升序】單選項，進行升序排序，選擇【降序】單選項，進行降序排序。（6）在【使用】下拉列表框中選擇要根據(jù)其進行排序的單詞或域，默認(rèn)為【段落數(shù)】。（7）如果要用更多的列作為排序的依據(jù)，可以在【次要關(guān)鍵字】和【第三關(guān)鍵字】選項組中重復(fù)（3）至（6）的步驟。（8）單擊【選項】按鈕，可以打開如圖5.45所示的【排序選項】對話框。在此對話框中：【分隔符】選項組：可以選擇使用排序記錄中的域分隔符。但不能使用段落標(biāo)記作為域分隔符，因為Word已將段落標(biāo)記預(yù)留為記錄分隔符。如果當(dāng)前選擇是Word表格，則“分隔組中的域”選項不可用?！九判蜻x項】選項組：可以指定排序是否限制在所選列中以及是否區(qū)分大小寫字母。當(dāng)選中表格的中部分的列時，【僅對列排序】單選按鈕有效，否則默認(rèn)為對不整個表格進行排序?！九判蛘Z言】：可以單擊要在Word中應(yīng)用其排序規(guī)則的語言，在這里可以選擇港、澳、臺和新加坡等地區(qū)語言進行排序。圖5.44【排序】對話框圖5.45【排序選項】對話框（7）單擊【確定】按鈕即可進行排序。注意，如果是按【姓氏筆畫】排序時，不是按【姓名筆畫】的遞增（或遞減）排列。3．表格中計算列的排序如果按正常步驟進行計算列排序操作，先將插入點定位于【平均分】列或選中該列，再單擊工具欄上的【降序】按鈕，將得不到正確結(jié)果。但同樣的操作應(yīng)用于其他各列（非計算列），排序結(jié)果正常?？梢?，對于表格的計算列進行排序，其操作較為特殊。對于表格的計算列，要使用工具欄按鈕對其進行正確的排序（升序或降序），必須設(shè)置該列各單元格計算結(jié)果的格式（最好使用格式符號【0】），并保證其設(shè)置的一致性。此外要保證該列中有一個空的單元格，如果沒有的話，請在表格中插入一行，其位置不限。在排序前，將插入點定位于該列中或選中該列。如果要按升序排序，根據(jù)空單元格位置的不同情況，直接單擊1次或2次【升序】按鈕，可得到正確的結(jié)果（如果空單元格在標(biāo)題行之后、該列所有數(shù)據(jù)之前，單擊1次【升序】按鈕即可；如果空單元格在標(biāo)題行之前或該列數(shù)據(jù)的中間或最后面，則要單擊2次【升序】按鈕）。如果想直接單擊【降序】按鈕實現(xiàn)降序排序是行不通的，必須先單擊1次或2次【升序】按鈕（空單元格在標(biāo)題行之前單擊2次，否則單擊1次），再單擊1次【降序】按鈕，才能得到正確的降序排序結(jié)果。另外，使用【表格】|【排序】命令，最多可指定3列作為排序依據(jù)（或稱為關(guān)鍵字），各列的排序方式可分別指定為升序或降序。其具體操作步驟如下：先選定表格中需要進行排序的數(shù)據(jù)清單，然后選擇【表格】|【排序】命令，在打開的【排序】對話框中設(shè)定相應(yīng)的排序依據(jù)及其類型與排序方式，再根據(jù)選中的數(shù)據(jù)清單是否包含標(biāo)題行分別選中【有標(biāo)題行】或【無標(biāo)題行】，最后單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框。在使用過程中可以發(fā)現(xiàn)，以上操作對非計算列有效，對計算列（如，【平均分】）無效。因此，為使【排序】命令能對表格中的計算列進行正確排序，只要設(shè)法將計算列轉(zhuǎn)換為非計算列即可。事實上，表格的計算是以在表格中插入【域】的形式實現(xiàn)的，計算公式為【域代碼】，而計算結(jié)果則為【域結(jié)果】。通過選中計算列，選擇【編輯】|【復(fù)制】命令，再選擇【編輯】|【選擇性粘貼】命令，在打開的【選擇性粘貼】對話框中選中【粘貼】|【無格式文本】，再單擊【確定】按鈕關(guān)閉對話框。此時，通過復(fù)制和選擇性粘貼將平均分列由計算列轉(zhuǎn)換為非計算列，可保留【域結(jié)果】（即計算結(jié)果）將【域】刪除，從而使計算列成為非計算列。即可使用【排序】命令對其實現(xiàn)正確的排序處理。最后再說明一點，在排序的表格中，如果含有合并單元格，不能使用【表格】工具欄上的排序按鈕進行排序，但可通過【表格】|【排序】命令進行，只要事先選中需要進行排序的數(shù)據(jù)行即可。5.1.將表格轉(zhuǎn)換為文本在Word中，利用已存在的文本可以轉(zhuǎn)換為表格，相反，表格中的文本也可以輕易地轉(zhuǎn)換為純文本。1．將普通表格文字轉(zhuǎn)換為文本文字如果現(xiàn)在想將已有表格的文字轉(zhuǎn)換為文本文字，可以使用下面的方法：（1）選定要轉(zhuǎn)換成文本的表格，可以是表格的一部分，也可以是整個表格。（2）依次單擊【表格】|【轉(zhuǎn)換】|【表格轉(zhuǎn)換成文本】命令。打開【表格轉(zhuǎn)換為文本】對話框。（3）在【文字分隔符】區(qū)域中選定你定義的分隔符號，如果選用的符號上面沒有，則在【其它字符】框中輸入。Word將以指定的分隔符來分隔表格的文字。（4）單擊【確定】按鈕，就將文本轉(zhuǎn)換為表格。相反，對于具有規(guī)則分隔符的文本也可以使用此方法來轉(zhuǎn)換為表格。2．將特殊分隔符的文本轉(zhuǎn)換為表格利用Word表格菜單中的【將文字轉(zhuǎn)換為表格】功能可以方便地將具有常規(guī)分隔符文字轉(zhuǎn)換為表格。但是，對于由某些專用程序形成的具有非常規(guī)分隔符的數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)之間是由若干個空格分隔的文件，則【將文字轉(zhuǎn)換為表格】的功能變得無能為力。如果在數(shù)據(jù)之間采用手工加入常規(guī)分隔符，當(dāng)數(shù)據(jù)很多時，工作量非常大。在這種情況下，可以先用Excel將此種格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存具有制表符為分隔符的文本格式文件，然后在Word中重新打開此文件，則可方便地轉(zhuǎn)換為Word表格。5.1.讓表格中的文字分散對齊分散對齊是Word提供的一種特殊的文字對齊方式，它主要是通過自動調(diào)整文字之間的距離來達(dá)到各個單元格中文本對齊目的的（即讓表格中的文字平均分布于每個單元格中），采用該種文字對齊時的效果比采用其它對齊方式好得多。如在編輯一個表格時，采用常規(guī)的左對齊、右對齊或居中方式都顯得不太美觀，手工調(diào)整文字位置也不太方便，而采用分散對齊方式則可讓表格中的文字整齊排列，效果就比采用其它對齊方式要好得多。為此，我們只需選定相關(guān)單元格，然后單擊快捷工具欄上的“分散對齊”按鈕即可，非常方便。在Word中，除了可以將表格按內(nèi)容（或窗口）相匹配，從而使表格顯得既整齊又美觀。但有了這些功能還不夠，在如圖5.46所示的表格中，還可以按“按文字匹配”（也就是分散對齊）設(shè)置使表格更美觀。圖5.46不美觀的表格文字（1）選定需要進行匹配的列；（2）單擊【格式】|【段落】命令，或者單擊【格式】工具欄中的對齊方式按鈕，將將段落的對齊方式設(shè)置為【分散對齊】。（3）單擊【表格】|【自動調(diào)整】|【根據(jù)內(nèi)容調(diào)整表格】命令。最后會得到整齊的表格，如圖5.47所示。圖5.47設(shè)置后的整齊表格匹配單元格中的文本還有另外一種方法，操作步驟如下：（1）選中要設(shè)置的表格或單元格，（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令。（3）在打開的【表格】對話框，單擊【單元格】選項卡。（4）單擊【選項】按鈕，打開如圖5.48所示的【單元格選項】對話框。圖5.48【單元格選項】對話框（5）在【選項】選項組下選中【適應(yīng)文字】復(fù)選框。（6）單擊【確定】按鈕。此時就會看到在表格中縮減的字體字符大小，顯示在單元格中鍵入的所有文字可以適應(yīng)列寬。如果表格中的文字越多，在屏幕上顯示的字體就越小，當(dāng)光標(biāo)定位在某個單元格中時，該單元格內(nèi)的文本下邊就會顯示一條綠色的下劃線，如圖5.49所示。圖5.49適應(yīng)文字的單元格但表格中的實際字號并不改變，如果單擊【格式】|【字體】命令，切換到【字符間距】選項卡，就會發(fā)現(xiàn)，實際上表格中的文字是按照單元格內(nèi)排放字?jǐn)?shù)多少來進行字符的縮放。5.1.解決表格文字分散對齊的問題表格中的文字分散對齊也有它的不足之處，那就是它一般都是以單元格兩端的表格線為標(biāo)準(zhǔn)，將所有文字平均分布于單元格中，這就存在一個文字距離表格線過近的問題。該問題在單元格的寬度較窄時還不太明顯，而當(dāng)單元格較寬時就顯得尤為突出了。如將表格拉寬之后，它就會變得很不美觀。要是在采用分散對齊方式時可以讓文字與兩端的表格線保持一定的距離無疑會美觀得多。這一看似簡單的要求卻并不容易辦到，甚至在單元格中添加空格也無法解決這一問題。下面介紹利用Word的隱藏表格線功能解決此問題。Word具有一項WPS等文字處理軟件所不具備的獨特的功能，就是可以設(shè)置任意表格線為虛線，它只是在打印時可以不打印出來，但對表格的其它各種功能卻絲毫沒有影響。利用這一功能，用戶可以在相關(guān)單元格的兩端各自添加不打印出來的表格虛線，然后在虛線表格之間輸入所需文字內(nèi)容，最后將這些文字設(shè)置為兩端對齊方式，這樣我們就可以達(dá)到相應(yīng)效果了，具體操作如下：（1）將光標(biāo)移至需要插入表格的位置。（2）執(zhí)行【表格】|【插入表格】命令，打開【插入表格】對話框。（3）在【列數(shù)】和【行數(shù)】框中分別輸入4和5。（4）單擊【確定】按鈕，就插入一個5行4列的表格（多出的兩列即用于解決文字的分散對齊問題）。（5）在表格的第2列（注意，必須是第2列，而不是第1列）中輸入有關(guān)表格內(nèi)容（6）打開【表格和邊框】工具欄。（7）選中表格的第2列內(nèi)容。（8）單擊【表格和邊框】工具欄中的【外圍框線】按鈕，打開表格框線列表，然后單擊【左框線】和【右框線】按鈕，設(shè)置單元格的左框線和右框線為虛線。（9）此時，可以看到該表格第2列的左框線和右框線已經(jīng)由原來的實線變成了虛線，這一變化對表格排序、計算等功能沒有什么影響，但這兩條表格線在今后的打印過程中卻不會打印出來（就像不存在一樣），利用這虛線的表格線進行文字的分散對齊就可以實現(xiàn)較好的文字對齊效果。（10）單擊快捷工具欄上的【分散對齊】按鈕，使表格第2列中的所有文字全部按分散對齊方式排列。（11）在打印預(yù)覽功能的配合下適當(dāng)調(diào)整表格第1列和第3列的寬度，使之盡量顯得美觀一些即可大功告成。除了上文提出的解決方法外，下面再為用戶提供一個更好的解決方法：（1）先選定已經(jīng)分散對齊的表格，單擊【表格】|【表格屬性】命令，打開【表格屬性】對話框，（2）單擊【列】選項卡，將【列間距】項尺寸設(shè)置為你希望表格內(nèi)容距離邊框的尺寸，（3）單擊【行】選項卡，設(shè)置“左縮進”項尺寸為：列間距×0.5—0.厘米(例如，“列間距”若設(shè)為0.8厘米，那么“左縮進”應(yīng)設(shè)為：0.8厘米×0.5—0.厘米=0.21厘米)，（4）單擊“確定”按鈕問題就解決了。如果你對剛才設(shè)置的距離不滿意，只要增大或減小“列間距”尺寸，并相應(yīng)地調(diào)整“左縮進”尺寸，就可以輕易的增大或減小表格內(nèi)容與邊框的距離了，而不會影響其它列的表格。在表格文字分散對齊時，文字距離表格線太近并不能算是一個問題，就像在沒有設(shè)置過行高的表格中輸入文字，文字總是距離上下表格線很近一樣。5.1.在表格中按小數(shù)點對齊利用Word所提供的小數(shù)點對齊制表符可以實現(xiàn)數(shù)字按小數(shù)點對齊的功能。其操作步驟如下：（1）選取需要按小數(shù)點方式進行對齊的一列或多列表格單元。（2）將文字對齊方式設(shè)置為兩端對齊或分散對齊（不可設(shè)置為居中對齊）。（3）在水平標(biāo)尺上設(shè)置一個小數(shù)點對齊制表符。這時，表格中的數(shù)字就會自動按小數(shù)點對齊方式進行對齊了。值得注意的是：在表格中不能用Tab鍵來輸入制表符。因為Tab鍵在表格中的作用是將光標(biāo)移動到下一個單元格，而不是輸入制表符。5.1.20為何指定表格寬度不起作用用戶在調(diào)整表格寬度時，除了用鼠標(biāo)進行調(diào)整外，也可以在【表格屬性】對話框中精確設(shè)置。但如果調(diào)整的表格是用固定列寬的，這時問題就出現(xiàn)了，當(dāng)將前一列寬度定為2厘米，而在將后一列寬度由3厘米改為1厘米后，前一列寬度又變大了，也就等于剛才將其寬度定為2厘米的工作白做了。這是為什么呢？在【表格屬性】對話框的【表格】選項卡中，在【尺寸】選項組的【指定寬度】復(fù)選框中可以看到表格的指定寬度為12厘米，如圖5.50所示。這就是問題的關(guān)鍵。因為已經(jīng)定了表格的總寬度，所以在調(diào)整每一列寬度時都要受總寬度的制約。圖5.50指定了寬度的表格如果不要求表格總寬度，只想精確設(shè)置各列的寬度，就將【指定寬度】復(fù)選項取消，再切換到【列】選項卡中，精確調(diào)整每一列的寬度，最后表格寬度就等于各列寬度之和。5.1.21給并列表格添加雙細(xì)線在排版表格的確良時候，如果一個表格左右分為兩欄，兩欄的內(nèi)容是并列的，此時，如果在兩欄的中間添加一個雙細(xì)線，不但美觀，而且讓人更容易理解。如圖5.51所示。圖5.51添加雙細(xì)線的并列表格給并列表格添加雙細(xì)線的方法有三種。第一種方法：（1）選中要劃分雙細(xì)線所在的單元格，如圖5.52所示。圖5.52選中要劃分雙細(xì)線所在的單元格（2）單擊【格式】|【邊框和底紋】命令，并選擇【邊框】選項卡。（3）在【設(shè)置】下選擇【自定義】，在【線型】下選擇雙細(xì)線型，在寬度】列表框中選擇【?磅】，在【應(yīng)用于】列表框中選擇【單元格】，在【預(yù)覽】下邊單擊要添加雙細(xì)線所在的單元格邊線按鈕。如圖5.53所示。（4）單擊【確定】按鈕后，就可以得到如圖5.51所示的效果。第二種方法：（1）單擊【常用】工具欄中的表格和邊框按鈕。圖5.53設(shè)置邊框的各處選項（2）在打開的【表格和邊框】工具欄中的【線型】欄中選擇雙細(xì)線線型。（3）用畫筆把要更改欄中線型重新繪一遍，如圖5.54所示。最后就可以得到如圖5.51所示的雙細(xì)線效果了。圖5.54把要更改欄中線型重新繪一遍第三種方法比較麻煩點，如果在前兩種方法不能解決的情況下，也不失為一種辦法。（1）打開的【表格和邊框】工具欄，在需分開的表格線中再畫一條細(xì)線，如圖5.55所示，并選中這列添加細(xì)線后的單元格。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，選擇【單元格】選項卡。（3）單擊【選項】按鈕，打開【單元格選項】對話框。圖5.55在需分開的表格線中再畫一條細(xì)線（4）取消【與整張表格相同】復(fù)選框，把左、右的輸入欄中都設(shè)為0厘米。如圖5.56所示。圖5.56指定單元格的寬度（5）單擊【確定】按鈕，返回【單元格】選項卡中。（6）選中【指定寬度】復(fù)選框，并在欄中輸入一個較小的數(shù)值，如0.02厘米，如圖5.57所示。圖5.57指定寬度欄中輸入一個較小的數(shù)值（7）單擊【確定】按鈕退出打開的對話框。（8）最后，所選的單元格就會設(shè)置固定值為0.02cm的寬度。其效果就是如圖5.51所示的雙細(xì)線了。5.1.22解決表格線超出了頁面的問題不知用戶有無遇到過這樣的問題，當(dāng)把一個文檔的內(nèi)容復(fù)制到另一個文檔中時，文檔中的表格有時會超出了頁面的范圍，如圖5.58所示。圖5.58超出了頁面的表格線很多用戶此時會不知所措，要想用鼠標(biāo)拖動邊線，當(dāng)把鼠標(biāo)移到邊線時，鼠標(biāo)卻沒變成的狀態(tài)，此時可以使用下述的方法來解決。（1）用鼠標(biāo)選中整個表格。（2）單擊【表格】|【表格屬性】命令，選擇【表格】選項卡。（3）在【尺寸】選項組中，取消【指定寬度】復(fù)選框，或者把寬度改為比原來數(shù)值100%，如圖5.59所示。圖5.59更改指定寬度（4）單擊【確定】按鈕，該表格重新指定了寬度后就會縮小到指定的大小了。此時就可以在文檔中進行其它的操作。3表格公式的使用在Word的表格中，可以進行比較簡單的四則運算和函數(shù)運算。Word的表格計算功能在表格項的定義方式、公式的定義方法、有關(guān)函數(shù)的格式及參數(shù)、表格的運算方式等方面都與Excel基本是一致的，任何一個用過Excel的用戶都可以很方便地利用【域】功能在Word中進行必要的表格運算。一般的計算公式可用引用單元格的形式，如某單元格=(A2＋B2)＊3即表示第一列的第二行加第二列的第二行然后乘3，表格中的列數(shù)可用A、B、C、D等表示，行數(shù)用1、2、3、4等來表示。利用函數(shù)可使公式更為簡單，如=SUM(A2:A80)即表示求出從第一列第2行到第一列第80行之間的數(shù)值總和?！颈砀窈瓦吙颉烤邫谏系摹咀詣忧蠛汀堪粹o，可以方便地匯總每一列或每一行的數(shù)據(jù)。需要注意的是，一列數(shù)值求和時，光標(biāo)要放在此列數(shù)據(jù)的最下端的單元格上而不能放在上端的單元格上；一行數(shù)據(jù)求和時，光標(biāo)要放在此行數(shù)據(jù)的最右端的單元格上而不能放在左端的單元格上，當(dāng)求和單元格的左方或上方表格中都有數(shù)據(jù)時，列求和優(yōu)先。公式是由等號、運算符號、函數(shù)以及數(shù)字、單元格地址所表示的數(shù)值、單元格地址所表示的數(shù)值范圍、指代數(shù)字的書簽、結(jié)果為數(shù)字的域的任意組合組成的表達(dá)式。該表達(dá)式可引用表格中的數(shù)值和函數(shù)的返回值。使用表格公式的方法是，將光標(biāo)定位在要記錄結(jié)果的單元格中，單擊【表格】|【公式】命令，出現(xiàn)如圖5.60所示的【公式】對話框后，在等號后面輸入運算公式或【粘貼函數(shù)】。圖5.60【公式】對話框后在【公式】文本框中輸入正確的公式，或者在【粘貼函數(shù)】下拉列表框中選擇所需的函數(shù)，然后在【數(shù)字格式】下拉列表框中選擇計算結(jié)果的表示格式（例如，結(jié)果需要保留2位小數(shù)，則選擇【0.00】），最后單擊【確定】按鈕，即可在選定的單元格中得到計算的結(jié)果。其中，公式格式為【=操作符（或函數(shù)）任意組合的表達(dá)式】，可使用的操作符如表5.1所示，可選擇的函數(shù)如表5.2所示。表5.1公式運算符號表運算符號意義運算符號意義+加=等于–減<小于*乘<=小于等于/除>大于%百分比>=大于等于^乘方和開方<>不等于表5.2公式函數(shù)表函數(shù)返回結(jié)果ABS（x）返回公式或數(shù)字的正數(shù)值，不論它實際上是正數(shù)還是負(fù)數(shù)AND（xy）如果邏輯表達(dá)式x和y同時為真，則返回值為1，如果有一個表達(dá)式為假則返回0AVERAGE（）返回一組數(shù)值的平均數(shù)COUNT（）返回列表中的項目數(shù)DEFINED（x）如果表達(dá)式x是合法的，則返回值為1，如果無法計算表達(dá)式，則返回值為0FALSE返回0INT（x）返回數(shù)值或公式x中小數(shù)點左邊的數(shù)值MIN（）返回一列數(shù)中的最小值MAX（）返回一列數(shù)中的最大值MOD（xy）返回數(shù)值x被y除得的余數(shù)NOT（x）如果邏輯表達(dá)式x為真，則返回0（假），如果表達(dá)式為假，則返回1（真）OR（x,y）如果邏輯表達(dá)式x和y中的一個為真或兩個同時為真，則返回1（真），如果表達(dá)式全部為假，則返回0（假）PRODUCT（）返回一組值的乘積，例如，函數(shù){=PRODUCT（1,3,7,9）}返回的值為9ROUND（x,y）返回數(shù)值x保留指定的y位小數(shù)后的數(shù)值，x可以是數(shù)值或公式的結(jié)果SIGN（x）如果x是正數(shù)，則返回值為1，如果x是負(fù)值，則返回值為-1SUM（）返回一列數(shù)值或公式的和TRUE返回數(shù)值15.1.24對一行或一列單元格求和1．使用工具欄按鈕自動求和使用表格的公式求和有兩種方法，一種單擊【表格和邊框】工具欄中的自動求和按鈕，利用這個按鈕，可以求得光標(biāo)所在單元格行或列的總數(shù)和，如圖5.61所示，將光標(biāo)置于合計單元格當(dāng)中，然后單擊【表格和邊框】工具按鈕中的自動求和按鈕，就可以得到如圖5.61所示的每列計算結(jié)果。圖5.61自動求和每列的結(jié)果注意，求和的位置必須是空白的，同時確認(rèn)表格中輸入的是符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字，空白的部分請用0代替。2．使用公式對話框?qū)α袉卧襁M行求和下面介紹使用公式對話框進行求和的方法，操作步驟如下：（1）將光標(biāo)定位到需用公式的單元格中。（2）單擊【表格】|【公式】命令，打開【公式】對話框。（3）在【公式】文本框中輸入正確的公式，或者在【粘貼函數(shù)】下拉列表框中選擇所需的函數(shù)，在此應(yīng)選函數(shù)為=SUM(ABOVE)。（4）在【數(shù)字格式】下拉列表框中選擇計算結(jié)果的表示格式（如，結(jié)果需要保留3位小數(shù)，則選擇【0.000】，如果全部是整數(shù)，則不用選擇任何格式）。（5）單擊【確定】按鈕，在選定的單元格中就可得到計算的結(jié)果，如圖5.61所示。圖5.61使用公式對話框?qū)α袉卧襁M行求和其中，公式格式為【=操作符（或函數(shù)）任意組合的表達(dá)式】，操作符請參看表5.1，而使用函數(shù)則可以參看表5.2。在上述計算中，Word將計算結(jié)果作為一個域插入選定的單元格。如果插入點位于表格中一行的右端，這它對該單元格左側(cè)的數(shù)據(jù)進行求和；如果插入點位于表格中一行的右端，這它對該單元格左側(cè)的數(shù)據(jù)進行求和。2．使用公式對話框?qū)π袉卧襁M行求和如果要對表格的行行單元格求和，操作基本同樣，只把參數(shù)稍作變動一下：（1）單擊將被求和的空白單元。（2）單擊【表格】|【公式】命令，出現(xiàn)公式對話框。（3）將公式設(shè)置為對左邊求和（即將其中的ABOVE改動為LEFT就可以了）。如圖圖5.62所示。圖5.62使用公式對話框?qū)π袉卧襁M行求和（4）如果不想使用默認(rèn)的數(shù)字格式，你可以另設(shè)置數(shù)字格式。（5）單擊【確定】按鈕。（6）移動到其余其它求和的單元格，重復(fù)步驟3到5對其余行單元格求和。5表格的復(fù)雜計算在平常應(yīng)用中，除要對表格的數(shù)據(jù)進行求和計算外，還需要平均和四則動算等復(fù)雜計算，Word都具有這些基本的計算功能。這些計算是通過【域】功能實現(xiàn)的，用戶只需利用【域】即可方便地對表格中的數(shù)據(jù)進行各種運算。如要對上面表格中的每個科目求平均分，其具體操作步驟如下：（1）選定要放置計算結(jié)果的單元格。如，F(xiàn)2（單元格的一種引用，關(guān)于單元格的引用，請參看下一節(jié)，選定政治的平均分，則應(yīng)是F4）。（2）單擊【表格】|【公式】命令，將打開【公式】對話框。（3）在【公式】文本框內(nèi)可能會顯示W(wǎng)ord建議使用的公式。如果所選單元格位于數(shù)字列底部，Word會建議使用【=SUM（ABOBE）】公式，對該單元格上面的各單元格求和；如果所選單元格位于數(shù)字行右邊，Word會建議使用【=SUM（LEFT）】公式，對該單元格左邊的各單元格求和；此時不能用Word建議的公式，應(yīng)從【公式】文本框中將其刪除。（4）在【公式】文本框中輸入公式，在這里假若求政治的平均分，應(yīng)輸入【=AVERAGE（B4,E4）】，即求B4到E4行單元格的平均值。也可在【粘貼函數(shù)】下拉列表框，從中選擇所需要的函數(shù)。Word為表格計算功能提供了許多計算函數(shù)，它們與Excel的計算函數(shù)基本一致，用戶可根據(jù)需要從中加以選擇。此時【公式】文本框中將顯示出該函數(shù)名，用戶應(yīng)在單括號內(nèi)指定公式計算引用的單元格，如圖5.63所示。圖5.62使用公式對話框?qū)π袉卧袂笃骄担?）從【數(shù)字格式】下拉列表框中選擇或輸入合適的數(shù)字格式，在這里選擇【0.00】?！緮?shù)字格式】下拉列表框主要用于定義Word自動計算出來的表格數(shù)據(jù)的格式，用戶必須適當(dāng)?shù)丶右栽O(shè)置，以便保證表格數(shù)據(jù)與原來的格式相同。如在上面所選擇的【0.00】即表示按正常方式顯示，并將計算結(jié)果保留兩位小數(shù)。（6）單擊【確定】按鈕，即可得到該行數(shù)值的平均值。如果此時單元格中插入一個{=AVERAGE（B2:B4）}‘0.00’}的域，這是顯示域代碼的情況，如要顯示最后的計算結(jié)果，則可現(xiàn)行選定該域，然后按下快捷鍵Alt＋F9，再次按下快捷鍵Alt＋F9將切換回計算結(jié)果采用同樣的方法為其他單元格中進行平均值計算?？傊?，盡管Word不具備真正的數(shù)據(jù)計算功能，但通過它的【域】處理功能卻可滿足表格數(shù)據(jù)計算的要求，廣大用戶可充分加以利用。5.1.26在表格外計算表格內(nèi)的數(shù)據(jù)要在表格外計算表格結(jié)果，其具體操作步驟如下：（1）選定整個表格，單擊【插入】|【書簽】命令，給選定的表格命名書簽。（2）在彈出的對話框中輸入表格的名稱，單擊【添加】按鈕，如圖5.63所示。圖5.63給選定的表格命名書簽（3）單擊文檔中要顯示單元格數(shù)值的位置。（4）單擊【表格】|【公式】命令。（5）在【粘貼函數(shù)】下拉列表中選擇AVERAGE函數(shù)，此時【公式】輸入欄中為“=AVERAGE()”。（6）在【粘貼書簽】下拉列表框中，在類表中選擇命名書簽為“平均數(shù)”的表格，此時【公式】輸入欄中為“=AVERAGE(平均數(shù))”。（7）再在“=AVERAGE(平均數(shù))”中輸入對單個單元格或者組成單元格的引用，如表格中蘇榮生的各科成績所在單元格分別為E2、E3、E4、E5。則把整個公式輸入框中輸入為=AVERAGE(平均數(shù)E2:E5)。注，書簽名“平均數(shù)”后面要加空格，E2:E5中的冒號要使用半角的冒號，如圖5.64所示。圖5.64在表格外計算表格數(shù)據(jù)（8）在【數(shù)字格式】下拉列表中選擇一種表示格式。（9）單擊【確定】按鈕操作完成，結(jié)果如圖5.64所示。5.4.27單元格的引用對于Word表格中的行，默認(rèn)是用數(shù)字表示，列用字母（大小寫均可）表示。單元格可用A1、A2、B1以及B2的形式進行引用。（1）要在函數(shù)中引用的單元格之間用逗號分隔。例如，求A1、B2及A3三者之和，公式為【=SUM（A1,B2,A3）】或【=A1+B2+A3】。（2）如果需要引用的單元格相連為一個矩形區(qū)域，則不必一一羅列單元格，此時可表示為【首單元格：尾單元格】。如公式【=SUM（A1:B2）】表示以A1為開始、以B2為結(jié)束的矩形區(qū)域中所有單元格之和，效果等同于公式【=SUM（A1,A2,B1,B2）】。（3）有兩種方法可表示整行或整列。如第2行可表示為【A2:D2】或【2:2】；同理第2列可表示為【B1:B5】或【B:B】。需要注意的是，用2:2表示行，當(dāng)表格中添加一列后，計算將包括新增的列；而用A2:D2表示一行時，當(dāng)表格中添加一列后，計算只包括新表格的A2、B2、C2以及D2等4個單元格。整列的引用同理。表格中的單元格可用諸如A1、A2、B1、B2之類的形式進行引用，表格的列用英文字母表示，表格的行用數(shù)字表示，如圖5.65所示。圖5.65單元格的引用表示法在公式中引用單元格時，用逗號分隔，而選定區(qū)域的首尾單元之間用冒號分隔。有兩種方法可表示一整行或一整列。如果用1:1表示一行，當(dāng)表格中添加一列后，計算將包括表格中所有的行；如果用a1:c1表示一行，當(dāng)表格中添加一列后，計算內(nèi)容只包括a、b和c行。單元格中公式的引用部分示例如表5-3所示。表5-3表格公式示例公式意義=average（b:b）或=average（b1:b3）（B1+B2+B3）/3=average（a1:b2）（A1+A2+B1+B2）/4=average（a1:c2）或=average（1:1,2:2）（A1+A2+B1+B2+C1+C2）/6=average（a1,a3,c2）（A1+A3+C2）/3可以用書簽定義表格，來引用表格外或其他表格中的單元格。例如，域{=average（Table2b:b）}是對由書簽標(biāo)記為Table2的表格中的B列求平均值。Word與Excel不同，不能使用相對引用，Word中的單元格引用始終是完全引用并且不帶美元符號。在表格中進行計算時，可以用像A1、A2、B1、B2這樣的形式引用表格中的單元格。其中的字母代表列，而數(shù)字代表行。Word與Excel有所不同，Word中的單元格引用始終是絕對引用并且不帶美元符號。例如，用A1引用一個單元格相當(dāng)于在Excel中用$A$1引用一個單元格。5.4.28使用表格公式應(yīng)注意的事項（1）對SUM（）和PRODUCT（）等函數(shù)，當(dāng)其參數(shù)為單元格時，這種引用必須是直接的，不能先運算再引用。如表達(dá)式【=SUM（A1*2,A2）】是錯誤的，應(yīng)表示為【=SUM（PRODUCT（A1，2），A2）】或【=A1*2+A2】。（2）在單元格引用的過程中，對多頁的表格，可將其當(dāng)作一個【很長】的表格來操作，每頁的表頭（如果有的話）都要作為有效的單元格。（3）如果某單元格的數(shù)值為零，填入【0】或不填都不會影響公式的計算結(jié)果。（4）單元格內(nèi)容為文字的（如，表頭），在計算過程中取其值為【0】，但是，如果文字是以阿拉伯?dāng)?shù)字開頭的，取值為開頭的數(shù)字。如，單元格中內(nèi)容為【一九九九年產(chǎn)量】，則取值為【0】；若單元格中內(nèi)容為【99年產(chǎn)量】，則取值為【99】。（5）公式中的【,】、【:】和【（）】等應(yīng)為英文半角。如果在中文輸入狀態(tài)下編輯公式，很容易導(dǎo)致公式語法錯誤。5.1.29將Word表格拷貝到Excel中去在實際應(yīng)用中我們有時會需要將Word中的表格拷貝到Excel中，但如果直接使用【復(fù)制】、【粘貼】的話，效果往往并不理想，特別是在表格較復(fù)雜的時候，經(jīng)常會弄得面目全非。下面介紹一種理想可行的辦法。（1）在Word中選擇整個表格。（2）單擊【編輯】|【復(fù)制】命令。（3）切換到Excel中，將光標(biāo)移到要放表格的地方，然后單擊【編輯】|【粘貼】命令。（4）選擇表格所占的所有列，然后將它們的寬度調(diào)整到與其在Word中的寬度一致。（5）單擊【格式】|【單元格】命令。（6）單擊【對齊】選項卡，在【垂直對齊】下拉列表框中選擇【靠上】選項，在【文本控制】選項組中選中【自動換行】復(fù)選框，如圖5.66所示。圖5.66【對齊】選項卡（1）單擊【確定】按鈕完成操作。最后，還可以通過選擇【格式】|【自動套用格式】命令，來選擇想要的格式。5.1.30表格的行列互換在Word中實現(xiàn)表格的行列互換，即把表格的最頂行轉(zhuǎn)換至最左列，同時，對應(yīng)的表格單元內(nèi)容也作相應(yīng)的位置置換，就如同矩陣的轉(zhuǎn)置一樣。這個功能在目