新公司檔案管理制度流程

檔案管理制度一、定義1.集團公司的檔案管理由集團公司綜合辦具體擔當。集團公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負責，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，需報集團公司檔案室存檔和管理。2.檔案管理工作流程包括一分類、二歸檔、三保管、四借閱及調用、五銷毀共五個方面。二、具體的管理流程如下：（一）檔案的分類：1.基本檔案1.1集團公司包括法人營業(yè)執(zhí)照、開戶許可證等。1.2集團公司設立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設立及變更歷次批準文件）。1.3集團公司章程（含歷次修正案）。2.公司綜合檔案2.1集團公司發(fā)布的各種標準、規(guī)章制度等。2.2企業(yè)的重大決議，包括由集團公司董事辦及其相關行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。2.3安排性文件，包括集團公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營規(guī)劃、開發(fā)安排、項目質量安排、營銷安排、財務安排等。2.4總結性文件，包括集團公司年度和月度工作總結、下屬部門、公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。2.5批示性文件，包括集團公司各類安排指標、技術指標、營銷指標等，以及各類確定、吩咐、工作指示等。2.6憑證性文書材料，包括集團公司各部門上報的、在日?；顒又行纬傻脑加涗浐蛻{證，如財產(chǎn)狀況、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。2.7證件性文書資料，包括公司各類資質證書、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類榮譽證書和證明、集團公司主要領導人獲得的各類榮譽等。2.8匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關統(tǒng)計表，以及集團公司領導在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料；2.9聲像制品資料，包括集團公司在經(jīng)營活動、重大慶典、企業(yè)文體活動中，以及在外學習、考察時或外部門供應的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。2.10題贈性資料，包括上級領導和外協(xié)友好部門或個人供應的題詞、書畫、工藝制品等。3.專業(yè)檔案.3.1人事檔案3.1.1職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與轉正。3.1.2勞動合同。3.1.3任撤職、調崗調薪記錄。3.1.4考核與獎懲記錄。3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。3.1.6教化與培訓記錄。3.1.7其他人事管理檔案。3.2財務檔案3.2.1歷年帳冊、憑證、報表、預算、審計、稅務等會計檔案。3.2.2財產(chǎn)書目清單。3.2.3財產(chǎn)全部權證。3.2.4其他財產(chǎn)管理檔案。3.3法律檔案3.3.1各類合同原件。3.3.2各類案件的有關法律文書、行文。3.3.3其他法律方面檔案材料。3.4投資項目及工程檔案3.4.1投資項目的論證材料；3.4.2實施項目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產(chǎn)開發(fā)）資料（勘察、設計、施工、竣工、驗收等）。3.3.4.3其他有關投資項目及工程的檔案、材料。3.5購銷業(yè)務檔案包括各類購銷合同，有關收發(fā)貨、收付款、信用證開證與議付、結匯與核銷、開票、托運、財產(chǎn)保險、商檢報關等憑證單據(jù)。3.6部門工作檔案3.6.1各職能部門（包括檢測、汽修、建筑、開發(fā)）在工作過程中所形成的各種統(tǒng)計報表、匯總記錄及文件等。（二）．歸檔1.立卷歸檔要求1.1立卷時應編制好案卷書目，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清晰，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、堅固，填寫備考表，注明保管期限。1.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清晰、精確。1.3立卷以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有親密聯(lián)系的文件組合在一起。1.4立卷應把上級文件與本公司文件（除請示、批復外）按保管期限和文件年限分開立卷。1.5歸檔的文件資料必需完整，底稿、正文和附件必需立在一起。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必需有原件，并保持其完好無損。1.6聲像檔案攝錄必需具體記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必需是原版、原件。2.歸檔時間要求：2.1文書檔案：每個季度，公司各職能部門及分公司將上一季度的需歸檔的文書材料整理報檔案室歸檔。2.2會計檔案：集團公司財務部負責整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。2.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后剛好歸檔。2.4工程項目檔案：工程項目前期手續(xù)辦完后即將有關證書、材料原件剛好歸檔。工程設計、施工階段有關材料在工程竣工驗收后兩個月內整理歸檔。2.5音像檔案：音像資料在形成并運用完畢后，剛好歸檔。2.6證書、重要文件等：在取得之后剛好歸檔。2.7歸檔時，歸檔人員應將檔案材料整理清晰，開列清單移交檔案室專職檔案員簽收。2.8檔案員負責催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不剛好辦理歸檔工作的，懲罰責任人50元/項.次。2.9人事檔案由集團公司人資部門負責管理，并另行制定管理細則。（三）．檔案的保管1.檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案相互混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的平安性，對破損檔案應剛好修補。2檔案員對重要檔案資料應重點保管，嚴防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。3檔案保密要求3.1檔案員要嚴守檔案隱私，不得向任何人透露檔案資料內容，嚴禁私自將檔案資料攜帶外出。3.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、隱私三級。3.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復制時，需經(jīng)集團公司領導批準。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。3.4有密級檔案只限歸檔人運用，其他人員利用需經(jīng)集團公司領導批準。3.5檔案管理員丟失或擅自供應泄露機密，應依據(jù)情節(jié)輕重，賜予經(jīng)濟懲罰，直至依法追究刑事責任。3.6在職工作人員離職（或調離）時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職（調離）。檔案管理員離職（或調離），應由綜合辦負責人監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能離職（調離）。（四）．檔案借閱、調用1借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用途。財務檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必需由相應部門負責人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。2因工作須要復印檔案資料者，需辦理復印登記審批，由檔案員負責復印后，供應復印件。3因工作須要調用檔案（原件）者，需辦理調用登記審批，注明調用檔案的具體名稱、用途。4外單位人員一律不允許借閱、調用、復印檔案資料。5借閱、調用的檔案資料歸還時，檔案員應仔細檢查，并在登記表上注明歸還狀況，發(fā)覺有丟失、損壞或被涂改等現(xiàn)象，應剛好上報綜合辦處理。（五）．檔案銷毀1.檔案保存期限應按以下規(guī)定執(zhí)行：1.1國家有關規(guī)定有明確的，按其規(guī)定執(zhí)行；1.2反映