存貨盤點管理辦法盤點工作流程各步驟要求與表格表單

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔江蘇大燁電氣有限公司文件名稱：存貨盤點管理辦法文件編號：Q/DY-ZD-09-2016文件版本：A/0文件更改履歷表序號版本號更改履歷說明發(fā)布日期實施日期01A/0本管理文件由財務部、生產(chǎn)部制訂并歸口管理。編制：徐愛余2016.02.10審核：任長根、曾冶2016.02.24批準：陳杰2016.02.282016.02.282016.03.011.0目的為規(guī)范存貨盤點工作，確保會計核算的準確性，保證存貨的賬物相符，特制定本辦法。2.0適用范圍適用于所有存貨的盤點工作，包括本部各倉庫、車間、外協(xié)廠車間的盤點工作。3.0定義存貨：指企業(yè)在正常生產(chǎn)經(jīng)營過程中的產(chǎn)成品、在產(chǎn)品，或?qū)⒃谏a(chǎn)過程或提供勞務中耗用的材料、物料等。存貨包括：產(chǎn)成品、半成品、低值易耗品、包裝物、原材料、不良品。存貨盤點：是指通過對存貨實物數(shù)量的清點，保證賬實相符的過程。4.0職責4.1財務部：負責存貨的財務核算工作，指導、監(jiān)督生產(chǎn)部做好庫房管理；負責安排盤點復查、對盤點過程進行監(jiān)督，并對盤點結果進行核對。負責對ERP系統(tǒng)問題進行及時處理及提供技術操作指導；4.2生產(chǎn)部：負責組織人員對各倉庫、車間、外協(xié)廠進行盤點、數(shù)據(jù)處理、差異原因調(diào)查。4.3其他部門：在人力、后勤方面支持盤點工作。5.0正文內(nèi)容5.1盤點指令5.1.1正常情況下，每月最后一個工作日前2日為固定盤點日；各類產(chǎn)品的主材、產(chǎn)成品、半成品每月全盤，輔材及其他零星材料在每季度末全盤。5.1.2原則上每月最后一個工作日前2日為賬務截止日（截止日至月底的單據(jù)作為下月單據(jù)，于下月1日錄入系統(tǒng)）。5.1.3基于管理要求，生產(chǎn)部或財務部可發(fā)出對車間、倉庫或外協(xié)廠進行盤點的指令，指令應包括盤點范圍和日期，最遲應于盤點前3天通知。5.2盤點準備5.2.1物流截止當天除對銷售出庫及客服發(fā)貨外，倉庫不對外進出物料；各車間盤點前一天16：00前將所需物料領出備用，將須入庫的產(chǎn)品入庫完畢；其他相關部門須同時提前做好準備。5.2.3財務截止盤點前一天下班前，各倉庫、車間須完成本月的所有賬務處理，包括物料出入庫單據(jù)的審核、倒沖；對于系統(tǒng)中未審核的單據(jù)查明原因進行審核或刪除；所有本月前期未處理完畢的異常問題，須全部處理完畢。完成后各自對本倉庫、車間進行檢查。5.2.3物料整理l)各倉庫及車間須根據(jù)實際情況，在盤點前做好各項物料清理工作，所有物料均應以放置區(qū)域確定其賬目的歸屬倉庫；任何倉庫、車間均不得出現(xiàn)有賬無料或有料無賬情況。車間應對生產(chǎn)計劃單進行清理，已經(jīng)完成的計劃單及時辦理產(chǎn)品入庫，如有剩余原材料須及時退庫；現(xiàn)場按照計劃單整理做好標識。2)倉庫須將同種代碼的物料盡量整理到一起，對不能整理到一起的，必須有明確的標識，方便盤點人員按標識找到各放置點的物料進行數(shù)量清點；倉庫應保證每種物料均有《存卡》、物料倉位準確。3)生產(chǎn)區(qū)域?qū)Τ商最I料的物料在不會發(fā)生混淆的情況下可用對應產(chǎn)品的代碼進行標識，但對與BOM相比缺料的部分，應同時進行缺料登記，并同標識放置在一起；對其他倒沖物料、輔料應保證有各自獨立的標識。4)對不屬于本區(qū)域盤點對象的物料，應聯(lián)系該物料的責任人員進行處理，并要求該物料責任部門在盤點前處理完畢。5)各盤點區(qū)域應確保盤點對象有必要的標識，防止盤點錯誤。5.2.4人員安排1)生產(chǎn)主管及倉庫負責人負責各自車間、倉庫的盤點工作，參與盤點人員由各自負責人統(tǒng)一安排，財務部安排監(jiān)盤人員；人員須在盤點前2天確定；2)盤點前一天，車間及倉庫應分別對參與各自盤點區(qū)域盤點的人員進行相關業(yè)務培訓，對第二天的盤點分工及進出要求做好各項具體安排。5.2.5準備盤點表l)各盤點區(qū)域負責人應在盤點前一天下班前對前述各類現(xiàn)場、賬務整理的完成情況做出檢查，督促各項工作按時按質(zhì)完成。對盤點中需要的打印紙、盤點標識等，各倉庫及車間應提前申購；2)各倉管員在本倉庫賬務處理完畢后，從系統(tǒng)中導出各倉庫的帳存數(shù)，整理打印盤點表（表格1）。成本會計對盤點表報指導、復核。3)各車間生產(chǎn)主管處理完本車間賬務后，從系統(tǒng)中導出本車間所有物料帳存數(shù)，整理打印生產(chǎn)計劃單物料及非生計劃產(chǎn)任務單物料兩類盤點表（表格2、表格3）。成本會計對盤點表報指導、復核。5.3實地盤點5.3.1倉庫盤點1)盤點人員按指定的盤點區(qū)域各物料進行盤點。盤點時應仔細進行物料清點數(shù)量，完整包裝的數(shù)量可直接記錄包裝標識上的數(shù)量。2)清點數(shù)量后應將數(shù)量的計算過程記錄在盤點表的“實盤數(shù)量”列。如某種物料有完整的3包、每包100個，完整的包裝2箱、每箱1000個，另有已拆包的44個，尾數(shù)包裝25個，填寫為：3X100+2X1000+44+25=2369。3)盤點數(shù)量應同時在倉庫《存卡》上進行記錄，并由盤點人員簽名。4)對實際倉位有錯誤的應將新的庫位填寫在“實際庫位”列。5)對指定的特別對象（如螺釘、螺母、貼片電容、貼片電阻等）的數(shù)量清點方法由倉庫主管在盤點前向負責的盤點小組單獨進行說明。5.3.2車間盤點1)車間物料按照生產(chǎn)計劃單來盤點，將盤點實物數(shù)量填寫在對應的原料數(shù)量上，數(shù)量填寫要求同5.3.1，同時應在物料顯眼的位置張貼盤點標識。2)數(shù)量清點較困難的細小物料（限于螺栓、螺母、貼片電阻、貼片電容）可用領料數(shù)量、或其他數(shù)量換算方式進行計數(shù)。3)對于有極少數(shù)未領料（指未在ERP系統(tǒng)中做領料單）車間已經(jīng)使用的物料，在“是否未領料”欄注明“未領料”；正常己領料的空白。（未領料應在盤點前進行清理補完相關入庫及領料手續(xù)）。4)有其他特殊事項的，在備注欄中注明。5.4外協(xié)盤點盤點由計劃分部統(tǒng)一負責，提前安排好外協(xié)廠的生產(chǎn)并與其進行對賬，盤點當場清點數(shù)量，各項盤點要求同車間盤點要求。5.5盤點復核5.5.1監(jiān)盤人員由財務部統(tǒng)一安排，每車間及倉庫監(jiān)盤人員不得少于2人；復核物料按物料類別選擇，所復核的物料類別復核比例不低于30%。5.5.2復核完成后，在監(jiān)盤人處簽字確認，并將復核的情況做簡要說明；對于復核有差異要更改原盤點數(shù)據(jù)的，現(xiàn)場與盤點人員確認并雙方簽字確認。5.6盤點注意事項5.6.1盤點人員應按規(guī)定的時間到達指定的區(qū)域（自備簽字筆和計算器），接收盤點表格；5.6.2在正式通知盤點結束前，沒有征得盤點區(qū)域負責人的同意，所有盤點人員不得私自離開盤點現(xiàn)場；5.6.3盤點人員應對負責區(qū)域的所有物料進行盤點，不得遺漏，也不要越過指定盤點區(qū)域。當打印版盤點表中沒有該項物料時，應在盤點表的空白區(qū)域或空白盤點表上手工填寫相應項目；5.6.4倉庫盤點中嚴禁將《存卡》數(shù)量直接轉(zhuǎn)抄在盤點表中；當發(fā)現(xiàn)盤點數(shù)量與《存卡》結存數(shù)量不一致時，應對初次盤點數(shù)進行復核，確保盤點數(shù)量的準確性。5.6.5按系統(tǒng)中指定的單位進行盤點，應區(qū)分諸如卷、瓶、袋、桶等類型的數(shù)量單位與系統(tǒng)中單位的對應關系；5.6.6對盤點中發(fā)現(xiàn)的不能確定的問題應找對應區(qū)域的負責人進行確認；5.6.7盤點過程中應及時對物料、物料標識進行復位，防止錯位；5.7數(shù)量清點結束后事項5.7.1各盤點小組清點數(shù)量結束后，應向各盤點區(qū)域負責人提交盤點表格，各負責人應檢查各項填寫是否符合要求，是否有遺漏；5.7.2實物盤點完成后，倉庫盤點人員將盤點數(shù)據(jù)錄入到電子表格中，與帳存數(shù)有差異的應立即復核，復核后仍有差異的須由倉管員確認；車間盤點數(shù)據(jù)由生產(chǎn)主管錄入電子表格，對于錄入后發(fā)現(xiàn)與帳存數(shù)有差異的應及時安排人員查證。5.7.3各盤點區(qū)域負責人可根據(jù)盤點資料上交情況決定盤點人員的去留。5.8盤點后數(shù)據(jù)處理5.8.1盤點期間系統(tǒng)停止賬務處理，具體時間段為：盤點當天9：00至盤點第二天17:30;從盤點第二天17：30起，系統(tǒng)各項業(yè)務恢復正常；5.8.2盤點完成后，各盤點區(qū)域負責人將整理好的盤點數(shù)據(jù)電子表格于盤點后第二天上午10:00之前發(fā)送到給計劃主管；倉庫盤點表按照表格1的格式，車間盤點按照表格2的格式（此表中列示的全部是原材料數(shù)據(jù)，車間盤點時盤出的半成品、產(chǎn)成品應按計劃單的投料數(shù)量分解成原材料），以上表格以倉庫或車間為單位匯總。5.8.3對于有盤點差異的部分，計劃員對盈虧物料進行匯總，編制《盈虧物料匯總表》（表格3），在盤點后第二天下班前附上各倉庫、車間盤點表，生產(chǎn)部經(jīng)理復核、分管副總審核簽字后交財務部。成本會計依據(jù)《盈虧物料匯總表》編制《盤點盈虧審批表》，報財務經(jīng)理、財務總監(jiān)審核，總經(jīng)理審批；倉庫盈虧絕對值金額超過3萬，或非正常原因造成的損失須報董事長批準。5.8.4《盤點盈虧審批表》經(jīng)審批后，計劃員依據(jù)審批意見在系統(tǒng)中做盤盈盤虧差異數(shù)據(jù)處理，成本會計、財務經(jīng)理進行系統(tǒng)審核。5.8.5上述數(shù)據(jù)差異的調(diào)整時間期限為：《盤點盈虧審批表》審批后第二天下班前。5.8.6盤點完成后須提交的資料:生產(chǎn)部指定專人將《倉庫物料盤點表》（表格1）、《車間在制品盤點匯》（表格2）、《盈虧物料匯總表》(表格3)電子檔及紙質(zhì)表單原件送傳財務部。6.0相關附件附件一：7.0相關表格表格1《倉庫盤點表》表格2《車間在制品盤點表》表格3《盈虧物料匯總表》表格4《盤點盈虧審批表》表格1倉庫盤點表倉庫：組別：盤點日期：序號物料代碼物料名稱規(guī)格型號單位帳存數(shù)實盤數(shù)盈(+)/虧（-）盈虧原因備注盤點人：監(jiān)盤人：表格2車間在制品盤點表生產(chǎn)批次號：盤點日期：序號物料代碼物料名稱規(guī)格型號單位倒沖已領數(shù)量在制品數(shù)量實盤數(shù)量存放地點盈(+)/虧（-）盈虧原因備注盤點人：監(jiān)盤人：表格3盈虧物料匯總表盤點日期：序號物料代碼物料名稱規(guī)格型號單位帳存數(shù)量實盤數(shù)量盈(+)/虧（-）數(shù)量盈虧原因存放地點備注制表人：復核人：審核人：表格4盤點盈虧審批表盤點日期：序號物料代碼物料名稱規(guī)格型號單位帳存數(shù)量實盤數(shù)量盈(+)/虧（-）數(shù)量盈(+)/虧（-）金額（元）盈虧原因擬處理建議存放地點備注合計成本會計：財務經(jīng)理：財務總監(jiān)：總經(jīng)理：董事長：物料存卡庫位等級□A□B□C物料類別編碼名稱最高存量單位規(guī)格最低存量年業(yè)務搞要收入發(fā)出結存經(jīng)辦人備注月日 管倉： 核準：附件一：盤點組織流程盤點方案確定盤點方案確定差異盤虧盤盈處理財務人員過程監(jiān)督盤虧盤盈處理審批差異調(diào)查數(shù)據(jù)匯總盤點抽查數(shù)量清點盤點人員教育盤點人員確定盤點表格準備單據(jù)清理各區(qū)域物料整理整頓按盤點組數(shù)進行物料組別區(qū)分差異盤虧盤盈處理財務人員過程監(jiān)督盤虧盤盈處理審批差異調(diào)查數(shù)據(jù)匯總盤點抽查數(shù)量清點盤點人員教育盤點人員確定盤點表格準備單據(jù)清理各區(qū)域物料整理整頓按盤點組數(shù)進行物料組別區(qū)分精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔存貨盤點辦法，盤點準備與實施過程，票據(jù)及報表使用程序一、盤點目的1、經(jīng)由存貨固定資產(chǎn)之定期盤點，發(fā)現(xiàn)存貨及固定資產(chǎn)管理之各項缺失，提出改進方法。2、比較財務報表上存貨單價與實際存貨單價之差異。3、配合法令依據(jù)，達成良好管理控制。二、盤點規(guī)范所有屬于公司之資產(chǎn)，不論其存放地點或行態(tài)均屬之。1、存貨：包括原材料（電子、五金塑材、包材）、在制品、半成品及制成品。2、委外加工品：包括原料、物料、在制品、半成品及制成品。3、所有其他列管之固定資產(chǎn)：包括機器設備、生產(chǎn)器具、模具、治夾具等（采用不定期盤點）。4、所有外借品。三、盤點人員職責1、總盤點組長：由總經(jīng)理指派。（1）根據(jù)盤點區(qū)域及人員分組，來完成任務分組。(2)主導負責對相關人員的教育訓練培訓。(3)盤點期間異常事項處理。(4)盤點資料匯總跟催。2、區(qū)域組長：(1)督導該區(qū)域之盤點所有事宜。(2)復核《盤點票控制表》、《盤點清冊表》、《盤點票》。3、初盤人員：(1)清理現(xiàn)場物料,并堆放整齊。(2)確實點數(shù),并記錄于《盤點票》、《盤點清冊表》、《物料卡》上。4、復盤人員：(1)復核初盤人員點數(shù)及《盤點票》、《盤點清冊表》、《物料卡》填寫是否正確。(2)如有問題,需會同初盤人員修改并簽名確認。5、單位匯總報表人員(由單位主管制定)：(1)存貨盤點票之控制發(fā)出、收回,按聯(lián)別及序號整理。(2)填寫《盤點票控制表》。(3)盤點資料輸入。(4)將上述資料于抽盤前一天交給總匯總報表人員。6、總匯總報表人員：（1）協(xié)助總盤點組長處理相關事宜。（2）《盤點票》發(fā)出及收回，填寫《盤點票控制表》。（3）各組《盤點票控制表》匯整。（4）各組《盤點清冊表》匯整。（5）將上述資料于抽盤前一天提交給總盤點組長。四、盤點前準備之工作1、準備盤點所需資料事先備妥存貨《盤點票》及《盤點清冊表》，《盤點清冊表》依存貨存放地點編制，目的是防止漏盤?！侗P點清冊表》可事先列明盤點存貨項目，以供核對實際盤點項目，并準備好《盤點票》供初盤人員于初盤時填寫。2、組訓盤點人員總盤點組長于盤點前應安排存貨盤點講習會，并依本規(guī)范充分說明，使盤點人員確實了解盤點工作組織、工作指令及表格填寫，以便存貨盤點之執(zhí)行正確可靠。3、清理倉庫及現(xiàn)場（盤點二天前）（1）各類存貨應按同一地區(qū)，同一存貨分類及同一計算單位分別排列整齊，以免漏盤或重復盤點，不同物品之存貨間須有足夠空間間隔，以利區(qū)分。（2）存貨名稱應明確顯示，使易于辨認，《盤點票》須明顯粘于所盤存貨上，以免盤點人員誤認或辨認費時，耽誤盤點進度。（3）不屬于本公司所擁有之存貨分別標示及排放，并注明為[非公司所有]，及由該區(qū)域負責人簽名。（4）存放公司外存貨或外借品，在盤點時其所有權屬于本公司者，應于盤點前列備妥清單，并按要求列入盤點。（5）各種存貨進出單據(jù)如月底已開立，但因故月底無法成交時，在盤點前必須將該單據(jù)作廢，存貨歸屬原單位盤點時，并需將各種表單最后一張單據(jù)之影印本送總盤點組長，以提供給抽盤人員員參考使用。（6）現(xiàn)場未使用之原物料（良品），應盡量還原成原始包裝數(shù)量辦理退庫，各種在制品應盡量做成成品，各種不良品應重工或報廢處理完畢。4、盤點票控制：（1）盤點票僅有一聯(lián)，由總盤點組長統(tǒng)一發(fā)放給各單位，并由各單位主管指定專人控制其發(fā)出及將相應《盤點清冊表》收回。（2）總盤點組長與各單位之間的《盤點票》收、發(fā)應填寫《盤點控制表》，本單位匯總報表人員發(fā)放給各區(qū)盤點負責人應使用《盤點票控制表》，以控制各倉庫或營業(yè)場所之盤點票的使用動向。（3）盤點票填寫錯誤作廢者應由負責人核準簽字后和已使用部分一并交回盤點票控制人員。5、存貨截止控制：盤點截止日以后所有存貨之進出應暫時停止作業(yè)，以利盤點控制，若因緊急情況必須進出貨時，須經(jīng)總盤點組長核準后并填寫相關表單（相應數(shù)據(jù)應填寫下一個月的日期）后方可進行。五、盤點票據(jù)及報表使用程序1、盤點票：《盤點票》分為固定資產(chǎn)盤點票（打印版本）和非固定資產(chǎn)盤點票（印刷版本）二種，且為連續(xù)編號之單據(jù)。（1）、《盤點票》一式一聯(lián)，并根據(jù)盤點結果填寫《盤點清冊表》。（2）、所有《盤點票》應根據(jù)盤點基準確實填寫。（3）、盤點人員將盤點數(shù)量及狀況填于《盤點票》上，并核對資料是否正確。2、盤點差異處理明細表：會計人員匯總盤點結果，編制盤點差異處理明細表，便于易追查差異原因！六、實施盤點之進行1、初盤人員：（1）、了解負責盤點區(qū)域，確實所有存貨均列入《盤點清冊》，且當天存貨不允許進行移動。（2）、盤點時初盤人員先將盤點結果計錄于《盤點票》、《盤點清冊表》、《物料卡》上，并由初盤人員簽名確認。（3）、《盤點票》上記載事項僅可使用原珠筆，禁止使用鉛筆。（4）、作廢盤點票序號使用，不可跳號，不準私自作廢。（5）、作廢盤點票必須加蓋“作廢”章或由本單位負責人簽名確認，并與其他盤點資料送回總盤點組長處，禁止撕毀丟棄，以免序號不連貫。（6）、相同品之存貨堆放一起，填一張盤點票，無法堆放一起則分別填寫不同盤點票，確實依照“有物必有單”，“有單必有物”一物一單的原則，且盤點票必須確實固定在明確位置，避免掉落（可有小膠帶粘貼）。（7）、存貨物料名稱規(guī)格確實填寫清楚及正確，不知名稱規(guī)格必須向倉庫人員或研發(fā)人員查詢并上報各組負責人。（8）、盤點數(shù)量之更正，須于數(shù)量上劃線蓋章或簽名，并將正確數(shù)量填寫于單上，禁止使用修正液。（9）、盤點票數(shù)據(jù)一經(jīng)收回，不得再更正盤點結果，務