協(xié)同辦公(公文管理)解決方案

協(xié)同管理軟件平臺(tái)公文管理解決方案2014年02月26日

目錄1 概述 32 公文管理要求 43 公文管理解決方案 53.1 公文傳輸過程 53.2 公文管理功能模塊 5 發(fā)文管理 6 收文管理 10 電子印章管理系統(tǒng) 13概述紅頭文件是我國行政機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)上情下達(dá)的唯一法定方式，印章則是文件有效性的表現(xiàn)形式。隨著電子政務(wù)逐步深化的開展，政府內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，實(shí)現(xiàn)了日常文件的起、審批和流轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化與電子化。同時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)上、下級(jí)之間的無紙化辦公和政務(wù)溝通，越來越多為政務(wù)信息化建設(shè)部門所重視。通達(dá)公文傳輸系統(tǒng)正是針對(duì)公文傳輸?shù)倪@種需求，在政務(wù)信息化領(lǐng)域所邁出的重要一步。公文傳輸系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、版面處理與限制技術(shù)、平安技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)了單位與單位之間紅頭文件的起草、制作、分發(fā)、接收、閱讀、打印、轉(zhuǎn)發(fā)和歸檔等功能，以現(xiàn)代的電子公文傳輸模式取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文傳輸模式。公文傳輸系統(tǒng)的運(yùn)用須要先用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文排版，然后經(jīng)過版式轉(zhuǎn)換使之成為不行篡改的版式文件，再通過電子蓋章加密，制作成含有紅頭和公章的電子公文文件，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)干脆發(fā)送給接收方，接收方在收到電子公文后，通過平安認(rèn)證和實(shí)時(shí)解密，通過專用的版式閱讀器來閱讀內(nèi)容和版面與發(fā)送方完全一樣的公文文件，最終在權(quán)限允許范圍內(nèi)用彩色打印機(jī)打印出具有正式效力的含有紅頭和公章的公文。整個(gè)過程都是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)，并且須要進(jìn)行全程的平安與保密限制，從而大大縮短了公文傳輸?shù)臅r(shí)間，并有效保障和提高了公文的平安性。下圖為公文傳輸流程圖：在現(xiàn)階段的電子政務(wù)建設(shè)過程中，完全實(shí)現(xiàn)無紙化辦公對(duì)于絕大多數(shù)地區(qū)和單位來說都還有許多現(xiàn)實(shí)的困難，相比之下，公文傳輸系統(tǒng)既利用了電子網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菪院碗娮游募芾淼南冗M(jìn)性，又遵從了公文的平安性、肅穆性、規(guī)范性，與現(xiàn)行有紙辦公方式兼容，且建設(shè)周期短、見效快、收益大，尤其該系統(tǒng)的建設(shè)基本不變更現(xiàn)有流程，因而是各行政、企事業(yè)單位開展電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的最佳突破口。公文管理要求平安性要求無疑是首先要滿意的要求。一方面由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的廣泛性和困難性等特點(diǎn)，文件在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中可能會(huì)被截取或者篡改，另一方面內(nèi)部失密更是須要嚴(yán)加防范的，據(jù)統(tǒng)計(jì)內(nèi)部失密案件要超過信道失密的數(shù)量。具體要求如下：公文內(nèi)容不被非法截取、篡改和偽造；在公文傳輸?shù)臅r(shí)候，首先我們須要防止公文被非法截取，這是網(wǎng)絡(luò)平安的問題。同時(shí)也須要考慮到，萬一公文被非法截取的話，公文的平安如何得到愛護(hù)，這就須要通過密碼技術(shù)來解決。依據(jù)國家有關(guān)管理部門的要求，正式公文必需采納硬件加密，含有國家機(jī)密的文件還必需采納國家指定的密碼機(jī)。單純從技術(shù)角度講，采納一般的數(shù)字簽名技術(shù)即可防止公文被非法截取、篡改和偽造，但從應(yīng)用角度看，建立CA中心做實(shí)時(shí)CA認(rèn)證的方式要求每一臺(tái)運(yùn)用電子公文的電腦與CA中心都要保持實(shí)時(shí)在線的高速連接，還涉及到內(nèi)外網(wǎng)分別、誰來負(fù)責(zé)CA中心的建設(shè)與管理等許多非技術(shù)因素，在實(shí)踐中不是很簡單推廣，因此離線式的數(shù)字簽名技術(shù)就成了更佳的選擇。由于公文傳輸系統(tǒng)本身的特性，離線式的數(shù)字簽名技術(shù)不僅更易推廣，而且也更加平安牢靠。離線式數(shù)字簽名方案請(qǐng)參考《通達(dá)CA平安認(rèn)證解決方案》電子印章的平安性；對(duì)公文傳輸來說，加蓋電子印章是必不行少的。這就要求電子公文文件必需具有高度的保密性、肅穆性、不行抵賴性、不行偽造性和不行篡改性，并對(duì)電子公章實(shí)施特地的愛護(hù)，不允許出現(xiàn)平安漏洞。因此，就必需在公文傳輸、處理、存儲(chǔ)等過程中，保證印章不被非法盜用；印章作為公文有效性的象征，在公文系統(tǒng)的重要性是不言而喻的。如何進(jìn)行電子印章的平安愛護(hù)？我們從印章的存放、運(yùn)用、以及加蓋到文件上的印章這三個(gè)方面來闡述印章的平安性要求：印章存放平安：實(shí)物印章看得見摸得著，可以鎖在保險(xiǎn)柜中有專人保管。電子印章是無形的，必需存放在移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)（U盤、軟盤）上，這樣就可以和實(shí)物印章一樣鎖在保險(xiǎn)柜中有專人保管，依據(jù)同樣的印章管理制度進(jìn)行管理。印章運(yùn)用平安：實(shí)物印章是誰拿到誰就能用，在哪里都可以用。電子印章在運(yùn)用上實(shí)行了更多的平安措施，有效防止了印章被非法盜用。公文管理解決方案公文傳輸過程從電子公文系統(tǒng)工作流程圖中可以看出，電子公文系統(tǒng)分發(fā)文工作流程和收文工作流程兩個(gè)部分。發(fā)文工作流程包括版式文件的生成、文件蓋章加密、公文分發(fā)；收文工作流程包括文件的簽收、公文打?。幌到y(tǒng)還包括回執(zhí)功能，以及與其他信息交換平臺(tái)之間的接口。接下來我們具體介紹整個(gè)電子公文系統(tǒng)的功能。公文管理功能模塊公文處理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的核心模塊，依據(jù)政府機(jī)關(guān)單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文處理具有如下功能：1）發(fā)文、收文以及對(duì)處理過程的跟蹤督辦；2）系統(tǒng)能夠通過特定視圖顯示文檔的完整處理流程和當(dāng)前的處理狀態(tài)；3）公文處理的流程能夠敏捷的定制，供應(yīng)圖形化的工作流自定義功能：用戶依據(jù)實(shí)際須要制定出所需的流程，并且可以依據(jù)實(shí)際狀況的變更隨時(shí)進(jìn)行更改。4）能夠選擇對(duì)文件多人的依次處理或同時(shí)處理兩種工作方式。5）供應(yīng)流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控及統(tǒng)計(jì)：用戶可通過圖形化的流程圖對(duì)公文的辦理步驟進(jìn)行監(jiān)控和催辦，隨時(shí)了解文件辦理的具體信息。6）支持電子簽名和電子簽章，確保簽名和公文的平安性。7）支持文檔修改痕跡保留，使批示過程可視化，使電子公文流傳更加規(guī)范，平安性更有保證。8）供應(yīng)公文密級(jí)設(shè)置，便利對(duì)文件和檔案的管理、查詢。發(fā)文管理政府機(jī)關(guān)單位的發(fā)文實(shí)現(xiàn)廳組織機(jī)構(gòu)內(nèi)發(fā)文及機(jī)構(gòu)間發(fā)文的擬稿、逐級(jí)審核、會(huì)簽、簽閱、簽發(fā)、正式發(fā)文及文件歸檔的電子化。發(fā)文管理頁面：待辦發(fā)文 以列表方式顯示用戶須要辦理的發(fā)文，用戶可以通過待辦發(fā)文處理任務(wù)，同時(shí)可以查看發(fā)文流程處理具體信息；已辦發(fā)文 以列表方式顯示用戶已辦理完成的發(fā)文，用戶可以通過已辦發(fā)文查看發(fā)文流程處理具體信息，同時(shí)可以收回發(fā)錯(cuò)的文件；公文流程 依據(jù)公文發(fā)文流程進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)；催辦督辦 對(duì)于超過辦理期限或需特別辦理的公文，可以通過系統(tǒng)供應(yīng)的手機(jī)短信、電子郵件、系統(tǒng)短消息等多種辦公方式，進(jìn)行公文的催辦督辦，同時(shí)，系統(tǒng)供應(yīng)辦理流程的跟蹤檢查、特別文件抄送等功能，以提高公文流轉(zhuǎn)辦理的好用性。權(quán)限管理 可以通過權(quán)限管理對(duì)不同流程設(shè)置流程啟動(dòng)者，沒有權(quán)限的人不能擬稿；可依據(jù)實(shí)際狀況進(jìn)行敏捷設(shè)置。在線編輯痕跡保留 通過系統(tǒng)發(fā)文的文件，在審核過程中的修改痕跡能自動(dòng)保留，并供應(yīng)手寫批注和文字修改兩種保留方式，記錄修改人員的信息和時(shí)間。自動(dòng)套紅 供應(yīng)紅頭模板，在套紅時(shí)，可以自動(dòng)選擇相應(yīng)的紅頭進(jìn)行套紅工作。模板管理 主要是保存各種常用的公文格式模板，在擬稿時(shí)，可以選擇相應(yīng)的模板來生成固定格式的公文。比如：行政發(fā)文模板、黨的發(fā)文模板等；電子文件分發(fā)平臺(tái) 文件通過審核，編號(hào)，套紅和蓋章后，通過電子文件分發(fā)平臺(tái)將電子文件發(fā)送到相應(yīng)的收文單位的辦公允臺(tái)上顯示。并能剛好的供應(yīng)文件的接收和查看狀況。傳閱管理 公文傳閱是有關(guān)文件在肯定范圍內(nèi)的傳閱，大都限于處級(jí)傳閱。公文傳閱是部門公文處理的重要組成部分。發(fā)文查詢 用戶可以閱讀被授權(quán)訪問的檔案分類中的文件資料，并可用條件組合查詢功能在文件庫中進(jìn)行標(biāo)題、索引、關(guān)鍵詞、特征標(biāo)識(shí)字段的檢索，查找符合條件的文件記錄。并且可以查看發(fā)文的具體流程信息、可以打印發(fā)文登記冊(cè)等表格。發(fā)文歸檔 對(duì)已處理完成的發(fā)文流程，可以對(duì)該文件進(jìn)行歸檔，可以歸到文檔管理中的文件相應(yīng)書目下。同時(shí)可以將文件歸檔。檔案管理 通過與現(xiàn)運(yùn)用檔案系統(tǒng)的開發(fā)集成，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)初步的檔案管理。實(shí)現(xiàn)公文、資料的自動(dòng)歸檔以及對(duì)已有檔案的維護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。同時(shí)，對(duì)于借閱檔案，系統(tǒng)供應(yīng)檔案跟蹤功能，隨時(shí)關(guān)注檔案文件的去向。Word文件平安管理 基于平臺(tái)處理的文件信息，集中的在服務(wù)器中進(jìn)行存貯。系統(tǒng)必需供應(yīng)平安的文件管理環(huán)境，不能存在任何人員（未依據(jù)平臺(tái)權(quán)限設(shè)置的人員）干脆在服務(wù)器的文件夾上干脆通過word就能打開、閱讀和修改，造成湖北省質(zhì)監(jiān)文件的平安隱患。接收狀況跟蹤 系統(tǒng)需供應(yīng)即時(shí)發(fā)文文件接收單位接收狀況統(tǒng)計(jì)，并供應(yīng)各種參數(shù)進(jìn)行篩選，生成符合須要的統(tǒng)計(jì)表。收文管理收文管理子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)來文（非涉密）的登記、擬辦、批辦、批示、傳閱、承辦、催辦、整理和歸檔等操作。收文管理頁面：待辦收文 以列表方式顯示用戶須要辦理的收文，用戶可以通過待辦收文處理任務(wù)，同時(shí)可以查看收文流程處理具體信息；已辦收文 以列表方式顯示用戶已辦理完成的收文，用戶可以通過已辦收文查看收文流程處理具體信息，同時(shí)可以收回發(fā)錯(cuò)的文件；收文流程 依據(jù)公文收文流程進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)；催辦督辦 對(duì)于超過辦理期限或需特別辦理的公文，可以通過系統(tǒng)供應(yīng)的手機(jī)短信、電子郵件、系統(tǒng)短消息等多辦公方式，進(jìn)行公文的催辦督辦，同時(shí)，系統(tǒng)供應(yīng)辦理流程的跟蹤檢查、特別文件抄送等功能，以提高公文流轉(zhuǎn)辦理的好用性。權(quán)限管理 可以通過權(quán)限管理對(duì)不同流程設(shè)置流程啟動(dòng)者，沒有權(quán)限的人不能收文登記。傳閱管理 公文傳閱是有關(guān)文件在肯定范圍內(nèi)的傳閱，大都限于處級(jí)傳閱。公文傳閱是部門公文處理的重要組成部分。收文查詢 用戶可以閱讀被授權(quán)訪問的檔案分類中的文件資料，并可用條件組合查詢功能在文件庫中進(jìn)行標(biāo)題、索引、關(guān)鍵詞、特征標(biāo)識(shí)字段的檢索，查找符合條件的文件記錄。并且可以查看收文的具體流程信息、可以打印收文登記冊(cè)等表格。收文歸檔 對(duì)已處理完成的收文流程，可以對(duì)該文件進(jìn)行歸檔，可以歸到文檔管理中的文件相應(yīng)書目下。同時(shí)可以將文件歸檔；檔案管理 通過與現(xiàn)運(yùn)用檔案系統(tǒng)的開發(fā)集成，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)初步的檔案管理。實(shí)現(xiàn)公文、資料的自動(dòng)歸檔以及對(duì)已有檔案的維護(hù)、統(tǒng)計(jì)和檢索。同時(shí)，對(duì)于借閱檔案，系統(tǒng)供應(yīng)檔案跟蹤功能，隨時(shí)關(guān)注檔案文件的去向。Word文件平安管理 基于平臺(tái)處理的文件信息，集中的在服務(wù)器中進(jìn)行存貯。系統(tǒng)必需供應(yīng)平安的文件管理環(huán)境，不能存在任何人員（未依據(jù)平臺(tái)權(quán)限設(shè)置的人員）干脆在服務(wù)器的文件夾上干脆通過word就能打開、閱讀和修改，造成文件的平安隱患。接收狀況跟蹤 系統(tǒng)需供應(yīng)即時(shí)收文文件接收單位接收狀況統(tǒng)計(jì)，并供應(yīng)各種參數(shù)進(jìn)行篩選，生成符合須要的統(tǒng)計(jì)表。電子印章管理系統(tǒng)采納電子印章系統(tǒng)，與協(xié)同管理系統(tǒng)無縫鏈接，一體化操作。實(shí)現(xiàn)文件的平安維護(hù)和身份認(rèn)證。電子簽章系統(tǒng)針對(duì)政府單位中高平安大規(guī)模電子簽章信息化的軟件產(chǎn)品，提升用戶更加平安、牢靠、便捷實(shí)現(xiàn)辦公蓋章電子化、平安文件簽名電子化，滿意電子簽章綜合應(yīng)用，達(dá)到投入最高性價(jià)比。網(wǎng)絡(luò)版采納客戶端軟件和服務(wù)器軟件并采納硬件加密KEY結(jié)合的方式設(shè)計(jì)，軟件部分采納ActiveX技術(shù)開發(fā)，將電子印章和簽名技術(shù)完備結(jié)合的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。硬件采納Key智能密碼設(shè)備（又名智能密碼鑰匙盤），該設(shè)備是國家商業(yè)密碼管理委員會(huì)定點(diǎn)生產(chǎn)的商用密碼產(chǎn)品，通過了國家商業(yè)密碼管理委員會(huì)的商用密碼產(chǎn)品技術(shù)鑒定，該設(shè)備自帶快速存儲(chǔ)器和加密處理機(jī)制，用于存放單位或個(gè)人數(shù)字證書、用戶所屬標(biāo)識(shí)和單位印章或個(gè)人簽名信息，并進(jìn)行硬件級(jí)簽名運(yùn)算，該設(shè)備通過USB接口與計(jì)算機(jī)相連，在運(yùn)用時(shí)數(shù)字證書和簽名印章等信息不會(huì)殘留在內(nèi)存或硬盤中，設(shè)備體積小，重量輕，攜帶便利。主要應(yīng)用功能簽章限制管理電子簽章系統(tǒng)管理員通過管理員KEY進(jìn)行登錄簽章服務(wù)器軟件，統(tǒng)一管理電子簽章、密鑰盤，可以實(shí)現(xiàn)注銷、過期、禁止和啟用管理。簽章日志管理在客戶端進(jìn)行簽章時(shí)，須要運(yùn)用密鑰盤設(shè)備，簽章管理服務(wù)器會(huì)自動(dòng)記錄簽章日志、手寫簽名日志、鎖定文檔日志、解鎖文檔日志、撤銷簽章日志等。文件簽章功能可在WORD/GDF上簽章，確定對(duì)當(dāng)前的文件進(jìn)行蓋章，該功能須要印章鑰匙盤的支持，同時(shí)須要輸入密碼確認(rèn)用戶身份。簽章驗(yàn)證功能該功能能夠驗(yàn)證文件內(nèi)容是否被修改或簽章信息是否有效，驗(yàn)證時(shí)不須要供應(yīng)USBKEY，文檔內(nèi)容被篡改后簽章自動(dòng)生成無效，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)批量簽章驗(yàn)證功能，一次性完整文檔中全部簽章有效性檢測。撤銷簽章功能該功能用來撤銷簽章，撤銷簽章時(shí)須要確認(rèn)原先加蓋印章或簽名人的身份和密碼，撤銷簽章須要供應(yīng)簽署者USBKEY，否則不允許對(duì)文檔進(jìn)行撤銷簽章操作。身份認(rèn)證功能通過利用簽署者的證書頒發(fā)機(jī)構(gòu)的證書，對(duì)簽署者的身份進(jìn)行認(rèn)證。一方面能夠辨別簽署者身份的真?zhèn)?，另一方面能夠確保簽署者身份的不行抵賴性，即一旦簽名而且身份認(rèn)證通過，則簽名者將無法否認(rèn)此簽名。文