備品備件倉庫管理規(guī)定備品備件申購、收發(fā)、倉儲(chǔ)與盤點(diǎn)

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔備品備件倉庫管理規(guī)定1.0目的：在保障生產(chǎn)和機(jī)械保養(yǎng)需要的基礎(chǔ)上，為降低采購成本和節(jié)約儲(chǔ)備資金，通過科學(xué)有效的管理提高整體經(jīng)營績效，特制定本辦法。2.0適用范圍：備品備件倉庫所有倉庫管理人員3.0術(shù)語：備品備件：為了縮短設(shè)備待修時(shí)間，在設(shè)備維修之前予以儲(chǔ)備的設(shè)備配件材料。4.0職責(zé)：倉庫負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)倉庫一切事物的安排和管理，倉管員負(fù)責(zé)物料的收料、報(bào)檢、入庫、發(fā)料、退貨等日常管理。倉庫負(fù)責(zé)人、采購人員及設(shè)備部人員共同負(fù)責(zé)對備品備件的檢驗(yàn)、不良品處置方式的確定和廢棄物的處置工作。5.0備品備件的倉庫管理5.1備品備件的申購5.1.1備品備件的購買有設(shè)備部人員填寫物料申購單，經(jīng)各審批人員審批完成后交由采購人員采購。5.1.2備品備件的采購需經(jīng)倉庫管理人員確認(rèn)倉庫沒有物料后物料不夠，并在物料申請單上簽字后方可采購。做到既保證合理庫存又滿足維修需要，防止積壓浪費(fèi)，避免供不應(yīng)求。5.1.3備品備件的采購應(yīng)力求采購成本和庫存成本達(dá)到最佳組合。5.2備品備件的入庫管理流程5.2.1備品備件進(jìn)入公司后，采購人員應(yīng)將經(jīng)各相關(guān)人員簽字后物料申購單交給驗(yàn)貨的倉庫管理人員。5.2.2拿到物料申購單后倉庫管理人員必須進(jìn)行初步檢驗(yàn)：首先要核對實(shí)物名稱、數(shù)量、規(guī)格、型號等與送貨人交付的單據(jù)及物料申購單是否一致，避免采購人員多買、少買或錯(cuò)買，造成不必要的損失。如果不一致倉庫管理人員有權(quán)拒收。5.2.3初步檢驗(yàn)合格后，要求設(shè)備部有關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)一步檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)合格的備品備件方可入庫。檢驗(yàn)不合格的備品備件，由倉庫管理人員和采購人員共同組織退貨。5.2.4檢驗(yàn)合格的備品備件倉庫管理人員應(yīng)經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人同意后及時(shí)入庫，辦理相關(guān)入庫手續(xù)并要求相關(guān)人員確認(rèn)并簽字后，第三聯(lián)交給采購人員作為報(bào)賬憑證。5.2.5辦理過相關(guān)入庫手續(xù)的備品備件應(yīng)及時(shí)根據(jù)分區(qū)、分類、定位管理的原則放到指定的貨架上，并更改物料卡上的相關(guān)信息確保信息的真實(shí)可靠。5.2.6及時(shí)根據(jù)備品備件入庫單上的信息登記賬簿。5.3備品備件的儲(chǔ)存養(yǎng)護(hù)5.3.1定期打掃倉庫衛(wèi)生，確保倉庫干凈整潔。5.3.2每天檢查物料卡上的信息，如發(fā)現(xiàn)儲(chǔ)位不對、帳物不符、品質(zhì)問題及時(shí)反饋和處理。5.3.3.保持貨物的正確標(biāo)示，由倉管負(fù)責(zé)，對于錯(cuò)誤標(biāo)示及時(shí)更正。5.3.4認(rèn)真做好防潮、防水、防破損等工作，及時(shí)通風(fēng)保持倉庫的干燥。5.3.5定期對備品備件進(jìn)行盤點(diǎn)，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)遞交庫房檢查記錄。5.4備品備件的出庫管理流程5.4.1用料部門持領(lǐng)料單到倉庫領(lǐng)取所需備品備件，倉庫管理員拿到領(lǐng)料單后首先要審核領(lǐng)料單的真實(shí)性，對于捏造的領(lǐng)料單倉庫管理員有權(quán)拒絕發(fā)放物料并向倉庫負(fù)責(zé)人如實(shí)反映。5.4.2對于經(jīng)審核真實(shí)的領(lǐng)料單，倉庫管理員應(yīng)先查看庫存情況，對于倉庫缺貨的備品備件倉庫管理員應(yīng)及時(shí)告知領(lǐng)料人員，及時(shí)采購以免影響維修的進(jìn)度。5.4.3對于領(lǐng)料單上有庫存的備品備件，倉庫管理員應(yīng)及時(shí)備貨經(jīng)設(shè)備部領(lǐng)料人員確認(rèn)無誤后辦理相關(guān)出庫手續(xù)。5.4.4經(jīng)各相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，將出庫單第三聯(lián)及時(shí)交給財(cái)務(wù)部記賬。5.4.5出庫完成后倉庫管理員應(yīng)及時(shí)對現(xiàn)場進(jìn)行整理，及時(shí)增減物料卡上的相關(guān)數(shù)額，并及時(shí)登帳，保證帳、卡的真實(shí)性。6.0備品備件倉儲(chǔ)管理制度6.1備品備件庫要做到“三清”，“三相符”（品名規(guī)格清、質(zhì)量清、數(shù)量清，物、帳、卡相符），標(biāo)志清楚，庫容整潔。6.2積壓一年以上或使用不上的備件，由設(shè)備部擬出清單并提出處理意見，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。6.3對入庫的備件進(jìn)行定期與不定期保養(yǎng)或防銹、防腐處理，關(guān)鍵電器元器件還應(yīng)采取防塵、防潮、防靜電措施等，特殊備件在專業(yè)工程師指導(dǎo)下進(jìn)行保養(yǎng)。6.4備件驗(yàn)收合格辦理入庫手續(xù)后要及時(shí)上架、入帳。6.5備品備件倉庫的貨架要按貨架、層數(shù)、貨位等詳細(xì)記錄。6.6嚴(yán)禁邊入庫邊出庫的行為（特殊情況除外），避免混亂出現(xiàn)錯(cuò)誤。6.7嚴(yán)禁采購人員購回的備品備件直接交由設(shè)備部人員使用的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將不再補(bǔ)辦任何入庫手續(xù)。7.0備品備件的盤點(diǎn)制度及流程7.1盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備7.1.1盤點(diǎn)前通知采購部門和設(shè)備部門，盡量提前或延后出入庫備品備件，避免盤點(diǎn)期間備品備件的出入庫，對盤點(diǎn)工作造成不便。7.1.2盤點(diǎn)前準(zhǔn)備好盤點(diǎn)時(shí)所用到的器具，如筆、卷尺、游標(biāo)卡尺、庫房檢查記錄等。7.1.3盤點(diǎn)前由倉庫負(fù)責(zé)人做好倉庫盤點(diǎn)人員安排。7.2盤點(diǎn)人員安排7.2.1倉庫負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)與設(shè)備部溝通，要求設(shè)備部參與備品備件的盤點(diǎn)工作。7.2.2倉庫負(fù)責(zé)人和設(shè)備部負(fù)責(zé)人組織倉庫管理員和設(shè)備部人員進(jìn)行倉庫盤點(diǎn)，將倉庫管理人員和設(shè)備部人員分成三組，一組進(jìn)行初盤，一組進(jìn)行復(fù)盤，另一組人員負(fù)責(zé)對異常情況進(jìn)行查核。每組人員中至少要有一名設(shè)備部人員。7.2.3倉庫負(fù)責(zé)人和設(shè)備部負(fù)責(zé)人充當(dāng)巡查人。7.2.4初盤人：負(fù)責(zé)盤點(diǎn)過程中所有備品備件的確認(rèn)和點(diǎn)數(shù)、正確填寫庫房檢查記錄并注明“初盤”字樣。7.2.5復(fù)盤人：初盤完成后，由復(fù)盤人負(fù)責(zé)對初盤人負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)的物料進(jìn)行復(fù)盤，并正確填寫庫房檢查記錄并注明“復(fù)盤”字樣。7.2.6查核人：復(fù)盤完成后由查核人負(fù)責(zé)對異常數(shù)量進(jìn)行查核及抽查盤點(diǎn)過的物料，并記錄查核數(shù)量。7.2.7巡查人:監(jiān)督整個(gè)盤點(diǎn)過程。7.3進(jìn)行倉庫盤點(diǎn)7.3.1各項(xiàng)工作準(zhǔn)備完成后，倉庫負(fù)責(zé)人把各種器具發(fā)給初盤人、復(fù)盤人及查核人組織開始盤點(diǎn)。7.3.2盤點(diǎn)時(shí)倉庫負(fù)責(zé)人和設(shè)備部負(fù)責(zé)人進(jìn)行巡查，避免盤點(diǎn)人員不對實(shí)物實(shí)盤，僅抄襲敷衍了事。7.3.3初盤完成后初盤人員應(yīng)立即將庫房檢查記錄交給倉庫負(fù)責(zé)人，并且不得向復(fù)盤人或查核人透漏盤點(diǎn)結(jié)果，并由復(fù)盤人立即開始復(fù)盤。復(fù)盤時(shí)倉庫負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行巡查。7.3.4復(fù)盤人盤點(diǎn)完畢后，立即把庫房檢查記錄交給倉庫負(fù)責(zé)人，并且不得向初盤人或查核人透漏盤點(diǎn)結(jié)果。7.3.5倉庫負(fù)責(zé)人核對初、復(fù)盤結(jié)果，對于初、復(fù)盤結(jié)果不一致的物料，要求查核人再次進(jìn)行盤點(diǎn)，但是不能向查核人透漏盤點(diǎn)結(jié)果。7.3.6查核完畢后，核對初、復(fù)盤結(jié)果及查核結(jié)果，如果有兩個(gè)結(jié)果一致要求與其他兩個(gè)結(jié)果不一致的人員再次盤點(diǎn)。如果三個(gè)結(jié)果均不一致，要求初、復(fù)盤人及查核人再次盤點(diǎn)，直到三個(gè)結(jié)果一致為止。7.4盤點(diǎn)完成后由倉庫管理員填制庫房檢查記錄，經(jīng)倉庫負(fù)責(zé)人確認(rèn)并簽字后呈交給總經(jīng)理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔倉庫管理的流程督導(dǎo)及日常管理目的Purpose:確保所有入庫出庫物資的質(zhì)量數(shù)量及其包裝符合有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)步驟Procedures:（一）物品驗(yàn)收入庫1、倉管員對采購員購回的物品無論多少、大小等都要進(jìn)行驗(yàn)收，并做到：發(fā)票與實(shí)物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等不相符時(shí)不驗(yàn)收。發(fā)票上的數(shù)量與實(shí)物數(shù)量不相符，但名稱、規(guī)格、型號相符可按實(shí)際驗(yàn)收。對購進(jìn)的食品原材料、凡有腐敗，變質(zhì)，發(fā)霉，有異味或受其它有害物質(zhì)污染的,不驗(yàn)收。認(rèn)真執(zhí)行國家頒發(fā)的罐頭食品的有關(guān)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，凡漏氣，銹聽，胖聽，超過保存期限的罐頭不得入庫及發(fā)放。進(jìn)口貨物必須要印有中文標(biāo)識,中文標(biāo)識上必須注明“產(chǎn)品名稱規(guī)格、容量、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期限、原產(chǎn)地、經(jīng)銷商等”,如有不符，嚴(yán)禁入庫。對購進(jìn)品已損壞的不驗(yàn)收。各部門申購的硒鼓、墨盒、色帶采用“以舊換新”的收貨程序，即在收貨時(shí)將廢舊的同型號的硒鼓、墨盒、色帶交到收貨部。2、驗(yàn)收后，收貨員根據(jù)發(fā)票上列明的物品名稱、規(guī)格、型號、單價(jià)、單位、數(shù)量和金額打印倉庫入庫單，一式四份，其中一份自存，一份留倉庫記賬，一份交采購員報(bào)銷，一份交財(cái)會(huì)部。（二）入庫存放1、驗(yàn)收后的物資，除直撥的外，一律要進(jìn)倉保管。2、進(jìn)倉的物品一律按固定的位置堆放。3、堆放要有條理、注意整齊美觀，不能擠壓的物品要平放在層架上。4、凡庫存物品，要逐項(xiàng)建立登記卡片，物品進(jìn)倉時(shí)在卡片上按數(shù)加上，發(fā)出時(shí)按數(shù)減出，結(jié)出余數(shù),卡片固定在物品正前方。（三）保管與抽查1、保管：對庫存物品要勤于檢查，防蟲蛀、鼠咬，防霉?fàn)€變質(zhì)，將物資的損耗率降到最低限度。食品的儲(chǔ)藏應(yīng)做到隔墻離地，分類擺放。生熟食品應(yīng)分別存放，嚴(yán)禁食品原料與化學(xué)藥品和其它有毒，有害的物品混放。食品的貯藏保管，要堅(jiān)持先進(jìn)先出和先拆先用的原則，以防食品積壓變質(zhì)。2、抽查：督導(dǎo)倉管員要經(jīng)常對所管物資進(jìn)行抽查，檢查實(shí)物與卡片或記賬是否相符，若不相符要及時(shí)查對。有關(guān)管理人員也要經(jīng)常對倉庫物資進(jìn)行抽查，檢查是否賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。（四）領(lǐng)發(fā)物資1、領(lǐng)用物品計(jì)劃或報(bào)告：凡領(lǐng)用物品，根據(jù)規(guī)定須提前做計(jì)劃，報(bào)庫存部門準(zhǔn)備。倉管員將報(bào)來的計(jì)劃準(zhǔn)備好物品，以便取貨人領(lǐng)取。2、發(fā)貨與領(lǐng)貨：發(fā)貨時(shí)倉管員要注意物品先進(jìn)的先發(fā)、后進(jìn)的后發(fā)。各部門的領(lǐng)貨一般要求專人負(fù)責(zé)。領(lǐng)貨員要填好領(lǐng)貨單（含日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價(jià)、用途等）并簽名，倉管員憑單發(fā)貨。部分存貨（如常用的辦公用品和低值易耗品等）采用“以舊換新”方式發(fā)放。持廢舊物品換領(lǐng)新物品時(shí)須經(jīng)倉管員認(rèn)可該物品是否還能繼續(xù)使用，如還能繼續(xù)使用倉管員不得換發(fā)新物品。領(lǐng)貨單一式三份，領(lǐng)貨部門自留一份，憑單驗(yàn)收；倉管員一份，憑單入賬；交財(cái)會(huì)一份，憑單記賬。合理確定倉存量目的Purpose:確保物資供應(yīng),避免庫存物資積壓,加強(qiáng)采購物資的成本控制步驟Procedures:每月月末督導(dǎo)倉庫保管員準(zhǔn)確及時(shí)編制倉庫“商品收發(fā)匯總表”“商品發(fā)出數(shù)量、成本匯總表”“商品發(fā)出明細(xì)表”等月報(bào)表。每月月末，督導(dǎo)倉管員做“預(yù)警報(bào)告”，及時(shí)反映倉庫將要到期和積壓的貨品情況，提醒各使用部門盡快在保質(zhì)期內(nèi)領(lǐng)用，避免浪費(fèi)。定期抽查庫存物品的生產(chǎn)日期、保存期限、隨時(shí)掌握庫存物品的收發(fā)情況。督導(dǎo)倉庫保管員根據(jù)倉庫的收發(fā)貨情況,正確地確定進(jìn)貨數(shù)量,要求進(jìn)貨數(shù)量既能保證日常供應(yīng)的需要,又不造成人為的庫存積壓。入庫單及出庫單的審核目的Purpose:確保原始數(shù)據(jù)真實(shí)有效步驟Procedures:（一）審核入庫單1、每一筆收貨記錄上的供貨單位貨品數(shù)量單價(jià)總價(jià)都必須準(zhǔn)確無誤。2、所有的收貨記錄審批手續(xù)必須齊全。3、當(dāng)天的收貨記錄（每日采購）須在當(dāng)天下午15：30以前審核后交成本核算。如果餐飲部未及時(shí)交來，應(yīng)打電話催交。4、一張收貨記錄上只能收入同一采購倉位，不能混雜。5、每日采購的各個(gè)部門所需物品只能使用該部門的物品編號及單價(jià)。如：員工餐廳所購的物品只能使用員工餐廳的物品編號及單價(jià)。6、審核完畢后制作“采購發(fā)票”交由成本復(fù)核員復(fù)核。（二）審核出庫單1、所有的出庫單必須帳實(shí)相符；2、審核無誤后采用“先進(jìn)先出法”進(jìn)行成本計(jì)算；3、打印出庫單并在出庫單上簽字（蓋章）后交財(cái)會(huì)部為做賬依據(jù)。倉庫盤點(diǎn)目的Purpose:保證倉庫的物品賬卡相符、賬物相符、賬賬相符。步驟Procedures:根據(jù)管理需要制作盤點(diǎn)計(jì)劃表。根據(jù)計(jì)劃表合理安排盤點(diǎn)人員與盤點(diǎn)時(shí)間。負(fù)責(zé)督導(dǎo)盤點(diǎn)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映。制作盤點(diǎn)表，將盤點(diǎn)結(jié)果明細(xì)表報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。食品衛(wèi)生質(zhì)量消防安全及防盜目的Purpose:確保食品衛(wèi)生質(zhì)量及消防安全。步驟Procedures:（一）食品衛(wèi)生情況檢查。1、檢查貨品是否按規(guī)定擺放整齊，貨架及地面是否清潔，有無其他不符合食品倉管理規(guī)定事項(xiàng)。2、檢查食品倉是否保持清潔干燥，通風(fēng)良好，濕度是否合適。3、做好防蠅，防蟲，防塵，防鼠工作，防止食品霉菌的生長繁殖。4、倉管人員應(yīng)有良好的個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣，不得在倉內(nèi)進(jìn)食，吸煙，隨地吐痰和亂扔廢棄物。（二）消防檢查1、牢記“預(yù)防為主防消結(jié)合”的指導(dǎo)思想。2、庫房內(nèi)嚴(yán)禁煙火。3、廢棄的包裝物要立即清理出倉。4、每周定期對倉庫進(jìn)行消防安全檢查，將檢查情況進(jìn)行記錄，對不符合要求的要立即整改。5、對自身不能解決的問題要及時(shí)上報(bào)，不留隱患。（三）防盜倉管人員不得擅離職守。非倉庫人員未經(jīng)許可及倉管人員的帶領(lǐng)不得擅自入內(nèi)。離庫時(shí)關(guān)燈，檢查門鎖。倉庫保管工作目的Purpose:確保進(jìn)出倉貨物及保管工作有條不紊的進(jìn)行；保障倉儲(chǔ)物資數(shù)量、質(zhì)量的安全；保障倉庫物品的庫存量；保障良好倉儲(chǔ)條件及衛(wèi)生、消防、安全工作的順利進(jìn)行；確保帳帳、帳實(shí)相符。步驟Procedures:1、驗(yàn)收、入庫及發(fā)放程序：收貨時(shí)要會(huì)同收貨部工作人員共同驗(yàn)收貨物,認(rèn)真核對貨品中文名稱、成份或配料、包裝、生產(chǎn)日期、保存期限、廠家和出產(chǎn)地、代理商或供應(yīng)商以及進(jìn)口貨物的中文標(biāo)識,確認(rèn)無誤后,在送貨單上簽名,并交給收貨部做收貨記錄.各部門的提貨單要有各部門經(jīng)理授權(quán),香煙、茶葉、總倉的提取單還須經(jīng)成本部經(jīng)理授權(quán)方能發(fā)貨,領(lǐng)貨人嚴(yán)禁單獨(dú)進(jìn)倉取物.總倉的燈泡、文具及化工塑料桶要以舊換新。2、科學(xué)保管物品：物品要分類堆放,離地隔墻,建標(biāo)立卡.保持庫房內(nèi)合適的溫度、濕度.發(fā)放食品要采用先進(jìn)先出的方法.對還有三個(gè)月就要到期的物品,要向有關(guān)部門發(fā)出預(yù)警報(bào)告,并定期對食品倉、總倉貨物進(jìn)行盤點(diǎn)。3、及時(shí)填寫補(bǔ)倉單：補(bǔ)倉要根據(jù)庫存量和用戶的需求量,適時(shí)、適量、分庫位填寫補(bǔ)倉單,進(jìn)貨量不得超過規(guī)定的最大庫存量.并交使用部門經(jīng)理審核、簽名,然后交采購部,待有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后,補(bǔ)倉單生效。4、整理單據(jù)及時(shí)入帳：及時(shí)將提貨單上的內(nèi)