機(jī)械廠采購(gòu)管理程序采購(gòu)操作步驟和方法采購(gòu)工作制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔濮陽市信宇石油機(jī)械化工有限公司采購(gòu)管理程序一、目的規(guī)范采購(gòu)操作步驟和方法，確保采購(gòu)的質(zhì)量和采購(gòu)要求的適用性，符合公司整體的日常管理規(guī)定要求。二、范圍本程序適用于公司的原材料、外購(gòu)成品件、服務(wù)、輔助材材、設(shè)備、工具、成型軟件和固定資產(chǎn)（不含公司長(zhǎng)期代理產(chǎn)品）等采購(gòu)的控制。三、職責(zé)3.1技術(shù)廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)提供所生產(chǎn)設(shè)備單臺(tái)用料清單；3.2各廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)其主管部門的原輔材料申報(bào)；3.3庫(kù)房負(fù)責(zé)原輔材料申報(bào)申請(qǐng)單與庫(kù)房的材料的出入；3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購(gòu)申請(qǐng)單的批準(zhǔn)；3.5采購(gòu)副廠長(zhǎng)負(fù)責(zé)合格供方的考核并負(fù)責(zé)物料采購(gòu)；3.6質(zhì)檢部配合采購(gòu)副總做好采購(gòu)物質(zhì)符合性工作。四、術(shù)語4.1供應(yīng)商：是指能向采購(gòu)者提供貨物、工程和服務(wù)的法人或其他組織。4.2合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評(píng)審確定可以與公司合作的供應(yīng)商。五、程序5.1當(dāng)生產(chǎn)任務(wù)下達(dá)時(shí)，技術(shù)部應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)需要排出單臺(tái)原輔材料清單，并及時(shí)送達(dá)車間、庫(kù)房；5.2生產(chǎn)廠長(zhǎng)根據(jù)單臺(tái)原輔材料清單及車間現(xiàn)場(chǎng)已有材料，向庫(kù)房遞交該批生產(chǎn)計(jì)劃原輔材料報(bào)料清單（一式二聯(lián)），并存檔；5.3庫(kù)房接到原輔材料報(bào)料清單后，清點(diǎn)庫(kù)房現(xiàn)有原輔材料；5.4庫(kù)房保管員依據(jù)該批生產(chǎn)計(jì)劃的原輔材料報(bào)料清單，扣除庫(kù)房現(xiàn)有原輔材料，由庫(kù)房保管員填寫采購(gòu)申清單（一式三聯(lián)）；5.5庫(kù)房主管認(rèn)真審采購(gòu)申清單后，送總經(jīng)理批準(zhǔn)；并及時(shí)通知采購(gòu)副廠長(zhǎng)；并及時(shí)存檔；5.6當(dāng)采購(gòu)副廠長(zhǎng)接到采購(gòu)申清單后，應(yīng)及時(shí)組織詢價(jià)或招標(biāo)工作；生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃生產(chǎn)廠長(zhǎng)制定報(bào)料單庫(kù)房主管做采購(gòu)申請(qǐng)單選定合格供應(yīng)商采購(gòu)申請(qǐng)單送采購(gòu)副廠長(zhǎng)庫(kù)房主管核對(duì)報(bào)料單生產(chǎn)廠長(zhǎng)制定報(bào)料單庫(kù)房主管做采購(gòu)申請(qǐng)單選定合格供應(yīng)商采購(gòu)申請(qǐng)單送采購(gòu)副廠長(zhǎng)庫(kù)房主管核對(duì)報(bào)料單單臺(tái)需求料單單臺(tái)需求料單采購(gòu)申請(qǐng)單送總經(jīng)理批準(zhǔn)采購(gòu)申請(qǐng)單送總經(jīng)理批準(zhǔn)完成采購(gòu)?fù)瓿刹少?gòu)5.6.1應(yīng)優(yōu)先選擇經(jīng)公司評(píng)定的合格供應(yīng)商作采購(gòu)供應(yīng)商；5.6.2采購(gòu)副廠長(zhǎng)在接到公司下達(dá)的物資計(jì)劃采購(gòu)、各加急請(qǐng)購(gòu)的任務(wù)后，分析物品的市場(chǎng)品種，確定采購(gòu)方式。主要包括現(xiàn)付采購(gòu)方式、月結(jié)付款采購(gòu)方式和簽訂合約采購(gòu)方式三種。5.6.2.1現(xiàn)付采購(gòu)方式：即采購(gòu)物資時(shí)現(xiàn)場(chǎng)付款并獲取付款發(fā)票、收據(jù)作為物資入庫(kù)、報(bào)賬的依據(jù)。該方式主要用于對(duì)低值零星物資的采購(gòu)。如清潔用具、娛樂設(shè)施消耗品、零星工程用料、五金工具及配件等。具體采購(gòu)流程如下：（1）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供應(yīng)部在確定物資為現(xiàn)付采購(gòu)方式后，對(duì)已掌握供應(yīng)信息的物資，進(jìn)行電話詢價(jià)；對(duì)一些比較少用未掌握供應(yīng)信息的物資，則到市場(chǎng)中尋找，現(xiàn)場(chǎng)詢價(jià)。遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供應(yīng)部進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)。（2）申請(qǐng)采購(gòu)款方式：物資采購(gòu)申請(qǐng)采購(gòu)款方式主要有兩種：一是進(jìn)行計(jì)劃預(yù)支，主要適用于采購(gòu)計(jì)劃；二是按照借款規(guī)定借款采購(gòu)，主要適用于月內(nèi)加急請(qǐng)購(gòu)物資，公司對(duì)借款權(quán)限作了明確規(guī)定，購(gòu)買物資借款超過1000元的，需提交給總經(jīng)理審批。（3）選定、采購(gòu)：通過議價(jià)后，選定采購(gòu)供應(yīng)商，申請(qǐng)采購(gòu)款款工作完成后，安排出車采購(gòu)。在采購(gòu)物品的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲取款額發(fā)票或收據(jù)，作為物品入庫(kù)辦理的依據(jù)。（4）入庫(kù)辦理：物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，嚴(yán)格按入庫(kù)程序辦理入庫(kù)。（5）報(bào)銷程序：完成入庫(kù)辦理工作后，在5天內(nèi)，填寫并粘貼相應(yīng)的票據(jù)，按照公司的規(guī)定填寫進(jìn)行賬務(wù)報(bào)銷。（6）采購(gòu)統(tǒng)計(jì)管理：采購(gòu)副廠長(zhǎng)執(zhí)行公司物資的采購(gòu)職能，需確保采購(gòu)工作的有序、高效地進(jìn)行，采購(gòu)副廠長(zhǎng)應(yīng)對(duì)每一項(xiàng)物資采購(gòu)的完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、跟進(jìn)和匯總。5.6.2.2月結(jié)付款采購(gòu)方式：公司與相應(yīng)物資的供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作的方式，采購(gòu)的物資到月末時(shí)進(jìn)行對(duì)賬、開具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對(duì)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)常用、易耗、數(shù)量大物資的采購(gòu)。如生產(chǎn)易耗設(shè)備、五金備件、勞護(hù)用品、辦公耗材、電腦及配件等。具體采購(gòu)流程如下：（1）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供應(yīng)部在日常的采購(gòu)工作中，要時(shí)常分析供應(yīng)商的產(chǎn)品價(jià)格、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績(jī)、售后服務(wù)等情況，選定長(zhǎng)期合作的月結(jié)付款采購(gòu)供應(yīng)商。接到采購(gòu)任務(wù)，在確定物資為月結(jié)付款采購(gòu)方式后，選取相應(yīng)的月結(jié)付款供應(yīng)商，進(jìn)行電話詢價(jià)；遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。由供應(yīng)部進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)統(tǒng)計(jì)。（2）選定、采購(gòu)：供應(yīng)部通過議價(jià)后，選定采購(gòu)供應(yīng)商，按計(jì)劃安排出車采購(gòu)。在采購(gòu)物品的同時(shí)需現(xiàn)場(chǎng)獲取對(duì)賬單（對(duì)賬單需采購(gòu)經(jīng)手人簽名確認(rèn)），作為物品入庫(kù)辦理的依據(jù)。（3）入庫(kù)辦理：物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資對(duì)賬單一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票或收據(jù)一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，嚴(yán)格按入庫(kù)程序辦理入庫(kù)。（4）賬目統(tǒng)計(jì)管理：采購(gòu)副廠長(zhǎng)需將月結(jié)付款采購(gòu)的物資進(jìn)行賬目統(tǒng)計(jì)和分類匯總，并分類整理好對(duì)賬單、入庫(kù)單，交財(cái)務(wù)部月末與供應(yīng)商對(duì)賬結(jié)算用。5.6.2.3簽訂合同采購(gòu)方式：即與供應(yīng)商以簽訂合同的方式進(jìn)行物資購(gòu)買。該方式主要用于質(zhì)量要求高、價(jià)值高的物資的采購(gòu)。如大型生產(chǎn)設(shè)備、原材料、高額資產(chǎn)等。具體采購(gòu)流程如下：（1）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)：供應(yīng)部在確定物資為簽訂合同采購(gòu)方式后，通過查詢以往購(gòu)銷合同、網(wǎng)上查詢、人際關(guān)系網(wǎng)了解等方式尋找供應(yīng)商。遵循質(zhì)量第一、價(jià)格第二和貨比三家的原則，追求物美價(jià)廉的目標(biāo)。通常由供應(yīng)部、副總經(jīng)理一起尋找供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)和議價(jià)，并起擬產(chǎn)品購(gòu)銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、保修期限、付款方式、糾紛處理等問題。完成后提交總經(jīng)理審批、打印和簽訂，合同簽訂好后遞交復(fù)印件給供應(yīng)部和財(cái)務(wù)部，作為采購(gòu)和付款的依據(jù)。（2）付款方式：按照合同約定的支付方式，由采購(gòu)副廠長(zhǎng)填寫支付證明單交給財(cái)務(wù)部，然后交總經(jīng)理審批，再交給財(cái)務(wù)部付款。（3）入庫(kù)辦理：供應(yīng)部將物資采購(gòu)回公司后，隨同相應(yīng)物資的發(fā)票一起拿到財(cái)務(wù)倉(cāng)庫(kù)辦理入庫(kù)，嚴(yán)格按入庫(kù)程序辦理入庫(kù)。（4）采購(gòu)統(tǒng)計(jì)管理：采購(gòu)副廠長(zhǎng)執(zhí)行公司所有物資的采購(gòu)職能，需確保采購(gòu)工作的有序、高效地進(jìn)行，采購(gòu)副廠對(duì)每一項(xiàng)物資采購(gòu)的完成情況進(jìn)行完成情況的統(tǒng)計(jì)、跟進(jìn)和匯總。6相關(guān)文件（1）入庫(kù)管理程序（2）合格供應(yīng)商評(píng)定程序7相關(guān)記錄（1）生產(chǎn)計(jì)劃（2）原輔材料報(bào)料清單（3）采購(gòu)申請(qǐng)單（4）采購(gòu)合同評(píng)審表精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔原材料采購(gòu)流程一、各類物品采購(gòu)工作流程1、倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)物品的采購(gòu)工作流程：倉(cāng)庫(kù)的各種存?zhèn)}物品，均應(yīng)設(shè)定合理的采購(gòu)線，在存量接近或低于采購(gòu)線時(shí)，即需要補(bǔ)充貨倉(cāng)里的存貨，倉(cāng)庫(kù)主任要填寫一份倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)倉(cāng)“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議?！恫少?gòu)申請(qǐng)單》確定后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字確認(rèn)，并注明預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。大批量長(zhǎng)期訂單經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂?，按倉(cāng)庫(kù)“采購(gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按公司采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施，要求在預(yù)計(jì)的時(shí)間內(nèi)完成。如有特殊情況，要向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并說明情況。2、部門新增物品的采購(gòu)工作流程：部門欲添置新物品，部門負(fù)責(zé)人或工廠應(yīng)撰寫有關(guān)專門申請(qǐng)報(bào)告，經(jīng)董事會(huì)審批后,連同“采購(gòu)申請(qǐng)單”一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少?gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按公司采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施.3、部門更新替換舊有設(shè)備和物品的采購(gòu)工作流程：如部門欲更新替換舊有設(shè)備或舊有物品，應(yīng)先填寫一份“物品報(bào)損報(bào)告”給財(cái)務(wù)部及董事會(huì)審批。經(jīng)審批后，將一份“物品報(bào)損報(bào)告”和采購(gòu)申請(qǐng)單一并送交采購(gòu)部，采購(gòu)部須在采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）最近一次訂貨單價(jià)；（3）最近一次訂貨數(shù)量；（4）提供本次訂貨數(shù)量建議。采購(gòu)部在至少三家供應(yīng)商中比較價(jià)格品質(zhì),并按公司采購(gòu)審批程序辦理有關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，組織采購(gòu)。4、鮮活食品凍品的采購(gòu)工作流程：蔬菜、肉類、凍品、三鳥、海鮮，水果等物料的采購(gòu)申請(qǐng)，由各酒吧、各部門總廚或主管，根據(jù)當(dāng)日經(jīng)營(yíng)情況，預(yù)測(cè)明天用量，填寫每日申購(gòu)單交采購(gòu)部，采購(gòu)部當(dāng)日下午以電話落單或第二日直接到市場(chǎng)選購(gòu)。5、燃料的采購(gòu)工作流程：采購(gòu)部根據(jù)營(yíng)業(yè)情況與工程部編制每月燃油、石油氣、柴油采購(gòu)申購(gòu)計(jì)劃，填寫采購(gòu)申請(qǐng)單,按公司采購(gòu)審批程序辦理，并組織實(shí)施。6、維修零配件和工程物料的采購(gòu)工作流程：工程倉(cāng)日常補(bǔ)倉(cāng)由工程部填寫“采購(gòu)申請(qǐng)單”，且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）平均每月消耗量；（3）庫(kù)存數(shù)量；（4）最近一次訂貨單價(jià)；（5）最近一次訂貨數(shù)量；（6）提供本次訂貨數(shù)量建議。大型改造工程或大型維修活動(dòng),工程部須做工程預(yù)算,并根據(jù)預(yù)算表項(xiàng)目填寫采購(gòu)申請(qǐng)單(工程預(yù)算表附在采購(gòu)申請(qǐng)單下面),且采購(gòu)申請(qǐng)單內(nèi)必須注明以下資料:（1）貨品名稱，規(guī)格；（2）庫(kù)存數(shù)量；（3）最近一次訂貨單價(jià)；（4）最近一次訂貨數(shù)量；（5）提供本次訂貨數(shù)量建議。以上采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)何董事簽批同意后送采購(gòu)部經(jīng)理初審，采購(gòu)部經(jīng)理初審?fù)夂螅础安少?gòu)申請(qǐng)單”內(nèi)容要求，在至少三家供貨商中比較,選定相應(yīng)供應(yīng)商，提出采購(gòu)意見，按公司采購(gòu)審批程序報(bào)批，經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)后，采購(gòu)部立即組織實(shí)施.二、采購(gòu)工作流程規(guī)范事項(xiàng)1、所有的采購(gòu)申請(qǐng)必須填寫一式四聯(lián)，采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)部門經(jīng)理核簽后，整份共四聯(lián)交給資產(chǎn)會(huì)計(jì)，資產(chǎn)會(huì)計(jì)復(fù)核后送董事。2、采購(gòu)申請(qǐng)單一共四聯(lián)，在經(jīng)審批批準(zhǔn)后：第一聯(lián)作倉(cāng)庫(kù)收貨用。第二聯(lián)采購(gòu)部存檔并組織采購(gòu)。第三聯(lián)財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)存檔核實(shí)。第四聯(lián)部門存檔。3、審核采購(gòu)申清單：收到采購(gòu)申請(qǐng)單后、采購(gòu)部應(yīng)作出以下復(fù)查以防錯(cuò)漏。（1）簽置核對(duì)：檢查采購(gòu)申請(qǐng)單是否部門經(jīng)理簽置，核對(duì)其是否正確。（2）數(shù)量核對(duì)，復(fù)查存?zhèn)}數(shù)量及每月消耗，決定采購(gòu)申請(qǐng)單上的數(shù)量是否正確。4、邀請(qǐng)供應(yīng)商報(bào)價(jià)。三、貨比三家工作流程每類物品報(bào)價(jià)單需要最少三家作出比較，目的是防止有關(guān)人員從中徇私舞弊，保證采購(gòu)物品價(jià)格的合理性。公司采取三方報(bào)價(jià)的方法進(jìn)行采購(gòu)工作，即在訂貨前，必須征詢3個(gè)或3個(gè)以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)，然后確定選用那家供應(yīng)商的物品，具體做法是：1、采購(gòu)部按照采購(gòu)申請(qǐng)單的要求組織進(jìn)貨，填制空白報(bào)價(jià)單，包括：①填寫空白報(bào)價(jià)單中所需要的物品名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、包裝、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交貨時(shí)間，送交供應(yīng)商（至少選擇3個(gè)供應(yīng)商），要求供應(yīng)商填寫價(jià)格并簽名退回。②對(duì)于交通不便或外地的供應(yīng)商，可用傳真或電話詢價(jià)。用電話詢價(jià)時(shí)，應(yīng)把詢價(jià)結(jié)果填在報(bào)價(jià)單上并記下報(bào)價(jià)人的姓名，職務(wù)等。③提出采購(gòu)部的選擇意見和理由，連同報(bào)價(jià)單一起送交評(píng)定小組審批。2、評(píng)定小組根據(jù)采購(gòu)部提供的有關(guān)報(bào)價(jià)資料，參考采購(gòu)部的意見，對(duì)幾個(gè)供應(yīng)商報(bào)來的貨品價(jià)格以及質(zhì)量，信譽(yù)等進(jìn)行評(píng)估后，確定其中一家信譽(yù)好、品質(zhì)高、價(jià)格低的供應(yīng)商，報(bào)董事會(huì)審核.四、采購(gòu)活動(dòng)的后續(xù)須跟進(jìn)工作1、采購(gòu)訂單的跟催當(dāng)訂單發(fā)出后，采購(gòu)部需要跟催整個(gè)過程直至收貨入庫(kù)。2、采購(gòu)訂單取消（1）公司取消訂單：如因某種原因，公司需要取消己發(fā)出之訂單，供應(yīng)商可能提出取消的賠償，故采購(gòu)部必須預(yù)先提出有可能出現(xiàn)的問題及可行解決方法，以便報(bào)董事會(huì)作出決定。（2）供應(yīng)商取消訂單：如因某種原因，供應(yīng)商取消了公司已發(fā)出的訂單，采購(gòu)部必須能找到另一供應(yīng)商并立即通知需求部門。為保障公司利益，供應(yīng)商必須賠償公司人力、時(shí)間及其他經(jīng)濟(jì)損失。3.違反合同：合同上應(yīng)載明詳細(xì)細(xì)則，如有違反，便應(yīng)依合同上所載處理。4.檔案儲(chǔ)存：所有供應(yīng)商名片、報(bào)價(jià)單、合同等資料須分類歸檔備查,并連同采購(gòu)人員自購(gòu)物品價(jià)格信息每