word 郵件與信函合并-2023修改整理

千里之行，始于足下讓知識(shí)帶有溫度。第第2頁(yè)/共2頁(yè)精品文檔推薦word郵件與信函合并word郵件與信函合并-信函

信函是日常生活中常常要用到的，而且已經(jīng)形成一定的信函格式和信函用語(yǔ)，利用Word2000中文版能便利地編輯信函和信封，并能保證格式正確。

7.1.1創(chuàng)建信函

Word2000中文版提供了幾個(gè)信函模板，分離為中、英文的現(xiàn)代型信函模板、優(yōu)雅型信函模板和專業(yè)型信函模板。利用信函模板可以迅速編輯信函。

另外，Word2000中文版還提供了信函向?qū)?，可以協(xié)助用戶迅速便利地編輯信函。信函向?qū)е刑峁┝诵藕３Ｊ褂玫脑兀绶Q呼和結(jié)束語(yǔ)。信函向?qū)н€可以按照常用的信函格式調(diào)節(jié)信函的結(jié)構(gòu)。假如要利用信函向?qū)Ь庉嬓藕k法如下：

（1）單擊【文件】菜單中的【新建】命令，浮現(xiàn)【新建】對(duì)話框。假如要?jiǎng)?chuàng)建中文信函，挑選【中文信函和傳真】選項(xiàng)卡，假如要?jiǎng)?chuàng)建英文信函，挑選【英文信函和備忘錄】選項(xiàng)卡。我們挑選創(chuàng)建中文信函。

（2）選中【中文信函和傳真】選項(xiàng)卡中的【信函向?qū)А?，單擊【確定】按鈕。浮現(xiàn)【信函向?qū)А繉?duì)話框，如圖7-1所示。

（3）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩籼暨x信函的風(fēng)格，有【專業(yè)型】、【現(xiàn)代型】、【高雅型】三種風(fēng)格。例如挑選【專業(yè)型】，如圖7-2所示。

（4）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩籼暨x信函的打印用紙，有【一般紙】和【帶抬頭的信紙】?jī)煞N挑選。例如挑選【帶抬頭的信紙】，然后指定信函抬頭的位置，在下面的最大值文本框中輸入抬頭離邊界的最大距離。如圖7-3所示。

（5）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩糨斎胧招湃撕桶l(fā)信人的地址和姓名，如圖7-4所示。在【收信人地址和姓名】文本框中輸入收信人的地址和姓名，在【發(fā)信人地址和姓名】文本框中輸入發(fā)信人的地址和姓名。

（6）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)б笥脩羰欠裨谛藕邪?yè)碼和日期，是否創(chuàng)建信封和郵件標(biāo)簽，如圖7-5所示。例如要在信函中包含頁(yè)碼和日期，不創(chuàng)建信封和郵件標(biāo)簽，則選中【頁(yè)碼】復(fù)選框和【日期】復(fù)選框，并挑選【按當(dāng)前設(shè)置生成信函】選項(xiàng)。

（7）單擊【下一步】按鈕，信函向?qū)э@示信函設(shè)置完成，如圖7-6所示。

（8）單擊【完成】按鈕，即可創(chuàng)建一份信函，效果如圖7-7所示。可單擊占位符的位置，然后鍵入所需的文本。例如，單擊【恭敬的先生/女士】以將其位置選定，再鍵入姓名。

7.1.2編輯信封

Word2000中文版還提供了信封向?qū)?，可以協(xié)助用戶編輯信函。編輯信封包括編輯中文式信封和編輯英文式信封。英文式信封用的不多，本節(jié)介紹編輯中文式信封。

7.1.2.1編輯中文式信封

（1）單擊【工具】菜單中的【中文信封向?qū)А棵睿‖F(xiàn)【信封制作向?qū)А繉?duì)話框。

如圖7-8所示。

（2）選中所要用的信封規(guī)格?！緡?guó)家標(biāo)準(zhǔn)信封向?qū)А繉?duì)話框中提供了所用的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)信封規(guī)格，例如選定【一般信封2】。

（3）單擊【下一步】按鈕，可以挑選生成單個(gè)還是多個(gè)信封，如生成多個(gè)信封，可挑選一個(gè)地址本。先挑選生成單個(gè)信封，還可挑選郵政編碼是否添加邊框。

（4）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)б笥脩糨斎胧招湃说男彰?、地址和郵編，如圖7-9所示。在各文本框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容。

（5）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)б笥脩糨斎爰男湃说男彰⒌刂泛袜]編，如圖7-10所示。在各文本框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容。

（6）單擊【下一步】按鈕，信封向?qū)э@示信封編輯已經(jīng)完成，如圖7-11所示。

（7）單擊【完成】按鈕，即可創(chuàng)建一個(gè)信封，效果如圖7-12所示。

7.1.2.2郵件標(biāo)簽

郵件標(biāo)簽指的是將收信人或寄信人的地址和姓名制作成標(biāo)簽，用于貼在郵件封皮上。用戶可以利用Word2000中文版提供的向?qū)е谱鬣]件標(biāo)簽，該向?qū)挥凇拘陆ā繉?duì)話框的【中文信函和傳真】選項(xiàng)卡上。

用戶也可以直接制作郵件標(biāo)簽，辦法如下：

（1）新建或打開(kāi)一個(gè)文檔以容納郵件標(biāo)簽。

（2）挑選【工具】菜單中的【信封和標(biāo)簽】命令，浮現(xiàn)【信封和標(biāo)簽】對(duì)話框，挑選【標(biāo)簽】選項(xiàng)卡，如圖7-13所示。

（3）在【地址】文本框中輸入收信人或寄信人的地址信息。假如選中【使用寄信人地址】復(fù)選框，則【地址】文本框中顯示寄信人的地址，否則顯示收信人的地址。

（4）【打印】區(qū)中有兩個(gè)選項(xiàng)，假如選中【全頁(yè)為相同的標(biāo)簽】，則重復(fù)打印所制作的郵件標(biāo)簽，直到打滿一頁(yè)。假如選中【單個(gè)標(biāo)簽】，則只打印一個(gè)郵件標(biāo)簽?！拘小亢汀玖小课谋究虼蛩汔]件標(biāo)簽所在的行和列，它們只對(duì)【單個(gè)標(biāo)簽】有效。

（5）在【標(biāo)簽】區(qū)中顯示了郵件標(biāo)簽的格式和內(nèi)容，假如對(duì)格式或標(biāo)簽的尺寸不愜意，可以舉行修改。

（6）單擊【選項(xiàng)】按鈕，浮現(xiàn)【標(biāo)簽選項(xiàng)】對(duì)話框，可以對(duì)郵件標(biāo)簽格式和尺寸舉行修改，如圖7-14所示。

（7）在【標(biāo)簽產(chǎn)品】列表框中可挑選郵件標(biāo)簽的類別，然后在產(chǎn)品號(hào)碼列表框中挑選郵件標(biāo)簽的類型編號(hào)，在【標(biāo)簽信息】區(qū)中會(huì)顯示郵件標(biāo)簽的類型和大小信息。

（8）假如找不到合適的類型和大小，可以單擊【具體資料】按鈕，浮現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，用戶可以選定的郵件標(biāo)簽的格式舉行修改，如圖7-15所示。

（9）單擊【郵件和信封】對(duì)話框中【標(biāo)簽】選項(xiàng)卡的【打印】按鈕可舉行打印。

在日常生活中，常常需要處理大量的通用文檔，這些文檔的內(nèi)容既有相同的部分，又有格式不同的標(biāo)識(shí)部分。例如，開(kāi)會(huì)時(shí)要發(fā)通知，通知的內(nèi)容都是一樣的，惟獨(dú)每個(gè)人的姓名和

稱呼不同。最笨的辦法是大量復(fù)制文檔，然后對(duì)小部分不同的內(nèi)容舉行修改。但Word提供了【郵件合并】的功能，可以迅速高效地處理這種文檔，Word稱之為合并文檔。

普通來(lái)說(shuō)，任何形式的合并文檔都由兩個(gè)文件組成：一個(gè)主文件和一個(gè)數(shù)據(jù)源。主文件中包含著每個(gè)分類文檔所共有的標(biāo)準(zhǔn)文字和圖形，數(shù)據(jù)源中包含著需要變化的信息。當(dāng)主文件和數(shù)據(jù)源合并時(shí)，Word能夠用數(shù)據(jù)源中相應(yīng)的信息代替主文件中的對(duì)應(yīng)域，生成合并文檔。

要舉行郵件合并，首先要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)主文檔，它將包括全部分類文檔都有的文字和圖形，可按如下步驟舉行：

（1）假如已經(jīng)創(chuàng)建了一個(gè)文檔，單擊【常用】工具欄上的【打開(kāi)】按鈕，打開(kāi)該文檔；假如還沒(méi)有創(chuàng)建文檔，挑選【文件】菜單中的【新建】命令，在【新建】對(duì)話框中挑選模板或向?qū)?，?chuàng)建一個(gè)新文檔。

（2）輸入每個(gè)分類文檔都需要的文字和圖形，并設(shè)置好格式。

（3）單擊【常用】工具欄上的【保存】按鈕，保存該文檔。

（4）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，浮現(xiàn)【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框。

（5）單擊【主文檔】下的【創(chuàng)建】按鈕，從彈出的下拉菜單中挑選【套用信函】，浮現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框。

（6）假如單擊【活動(dòng)窗口】按鈕，那么就將當(dāng)前的活動(dòng)窗口當(dāng)作分類文檔的主文檔使用，至此主文檔已經(jīng)創(chuàng)建好了。假如要新創(chuàng)建主文檔，那么可以單擊【新建主文檔】按鈕，以創(chuàng)建分類文檔的主文檔。此時(shí)，【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框的【主文檔】區(qū)將顯示合并的類型和主文檔的名稱，還增強(qiáng)了一個(gè)【編輯】按鈕。

（7）假如要把主文檔還原為本來(lái)的一般文檔，可以單擊【創(chuàng)建】按鈕，在彈出的菜單中挑選【還原為一般Word文檔】。

（8）假如要編輯主文檔，單擊【編輯】按鈕，從彈出的菜單中挑選合并的主文檔名稱，打開(kāi)主文檔舉行編輯。

郵件合并的其次步是指定數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)源的內(nèi)容是合并文檔中需要變化的信息，如姓名、稱呼、地址、電話、傳真號(hào)等?？梢詣?chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，也可以打開(kāi)已有的表或數(shù)據(jù)庫(kù)作為數(shù)據(jù)源。

7.3.1創(chuàng)建數(shù)據(jù)源

要?jiǎng)?chuàng)建新的數(shù)據(jù)源，可以根據(jù)如下步驟舉行：

（1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，浮現(xiàn)【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框。單擊【數(shù)據(jù)源】下的【獵取數(shù)據(jù)】按鈕，浮現(xiàn)一個(gè)下拉菜單，如圖7-19所示。

（2）單擊【建立數(shù)據(jù)源】按鈕，浮現(xiàn)【創(chuàng)建數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，如圖7-20所示。所建立的數(shù)據(jù)源類似于數(shù)據(jù)庫(kù)的表，也是由行和列組成。第一行稱為域名行，其他行稱為記錄。列對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)庫(kù)的字段，在郵件合并中就是要合并的域名。

（3）在【域名行中的域名】文本框中列出了一些常用的域名。用戶可以刪除不需要的域名，也可以增強(qiáng)自己的域名。

要?jiǎng)h除不需要的域名，從【域名行中的域名】列表框中選中要?jiǎng)h除的域名，然后單擊

【刪除域名】按鈕。

要添加新的域名，單擊【域名】文本框，輸入要添加的域名，然后單擊【刪除域名】按鈕，新域名就會(huì)添加到【域名行中的域名】列表框中。

要調(diào)節(jié)【域名行中的域名】列表框中域名的挨次，先選定要移動(dòng)的域名，然后使用右邊的向上或向下箭頭移動(dòng)，轉(zhuǎn)變其位置。

（4）單擊【確定】按鈕，浮現(xiàn)【另存為】對(duì)話框，可在【文件名】文本框中輸入新的文件名。

（5）單擊【保存】按鈕將文檔保存，然后浮現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，咨詢用戶編輯數(shù)據(jù)源或主文檔。

（6）單擊【編輯數(shù)據(jù)源】按鈕，浮現(xiàn)【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框，就可以向數(shù)據(jù)源中輸入數(shù)據(jù)了，輸入數(shù)據(jù)的辦法在4.5節(jié)“表格與數(shù)據(jù)庫(kù)”中已講過(guò)。

（7）單擊【數(shù)據(jù)表單】對(duì)話框中的【查看數(shù)據(jù)源】按鈕，就回到數(shù)據(jù)源文檔窗口?？梢钥吹剿玫臄?shù)據(jù)記錄，如圖7-21所示。

（8）在數(shù)據(jù)源窗口中，可以利用【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄對(duì)數(shù)據(jù)源舉行修改，如增強(qiáng)記錄，刪除記錄，對(duì)記錄舉行排序等。

（9）假如要編輯主文檔，可以單擊【數(shù)據(jù)庫(kù)】工具欄的【郵件合并主文檔】，進(jìn)入主文檔窗口舉行編輯。

7.3.2打開(kāi)已有的數(shù)據(jù)源

假如將已經(jīng)存在的文件（可以是Word文檔、Excel工作薄、文本文件及其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件）當(dāng)作數(shù)據(jù)源使用，可以采納下列步驟挑選并打開(kāi)它。

（1）單擊【工具】菜單中的【郵件合并】命令，浮現(xiàn)【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框。

（2）單擊【數(shù)據(jù)源】選項(xiàng)下的【獲得數(shù)據(jù)】按鈕，彈出一個(gè)下拉菜單。

（3）單擊下拉菜單中的【打開(kāi)數(shù)據(jù)源】命令，彈出打開(kāi)數(shù)據(jù)源對(duì)話窗口。

（4）單擊【文件類型】列表框，選中需要的文件類型。

（5）在【查找范圍】列表框，查找要打開(kāi)的文件所在的文件夾。

（6）在【名稱】列表框中找到需要的數(shù)據(jù)文件，選中它。

（7）單擊【確定】按鈕打開(kāi)它。打開(kāi)數(shù)據(jù)源后，彈出一個(gè)對(duì)話窗口。

（8）單擊【編輯主文檔】按鈕，切換到主文檔編輯狀態(tài)。

7.4.1插入合并域

通過(guò)將合并域插入到郵件合并主文檔的適當(dāng)位置，可以打算合并文檔時(shí)，使用哪些數(shù)據(jù)源信息以及它們?cè)诤喜⑽臋n中的位置。插入合并域的步驟如下：

（1）假如主文檔沒(méi)有打開(kāi)，先打開(kāi)主文檔。打開(kāi)主文檔窗口時(shí)，會(huì)顯示【郵件合并】工具欄，上面有郵件合并所需要的各種按鈕。

（2）將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。

（3）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕，將彈出一個(gè)下拉菜單，上面有數(shù)據(jù)源的的所用域名，如圖7-22所示。

（4）從彈出的合并域列表框中挑選要插入的域名。

（5）重復(fù)步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相應(yīng)的位置，如圖7-23所示，并對(duì)其舉行須要的格式化。

合并域是使用一對(duì)書(shū)名號(hào)括起來(lái)的域名，域名對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的域名，書(shū)名號(hào)是合并域的特征符號(hào)，它不是從鍵盤上直接鍵入的。假如用戶直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號(hào)】命令插入符號(hào)“《》”，Word將不承認(rèn)它是合并域的特征符號(hào)，只把它當(dāng)作一般文字對(duì)待。

假如要查看合并結(jié)果，單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕。Word將合并域顯示為第一條數(shù)據(jù)記錄中的信息。假如要查看數(shù)據(jù)源其他記錄的合并結(jié)果，可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號(hào)，可以查看其他數(shù)據(jù)記錄的信息。查看完后，再次單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕恢復(fù)顯示合并域。

7.4.2插入Word域

通過(guò)在主文檔中插入幾種Word域，可以在終于的合并文檔中包含更多的信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式。能插入主文檔的Word域有表7-1所示的以下幾種：

插入這些域的步驟如下：

（1）將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。

（2）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入Word域】按鈕，將彈出一個(gè)下拉菜單，上面有一些Word域名，如圖7-24所示。

（3）從彈出的Word域列表框中挑選要插入的域名。可以打開(kāi)與之對(duì)應(yīng)的對(duì)話窗口或直接插入域代碼到主文檔。

（4）重復(fù)步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相應(yīng)的位置。

下面詳細(xì)介紹幾個(gè)Word域的用法。

1．Ask域

插入Ask域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)，提醒輸入某個(gè)書(shū)簽的文本。在主文檔中插入Ask域時(shí)，將浮現(xiàn)【插入域：Ask】對(duì)話框，如圖7-25所示?？梢栽凇緯?shū)簽】框中輸入書(shū)簽名，在【提醒】框中輸入書(shū)簽的提醒文字，在【默認(rèn)書(shū)簽文字】框中輸入書(shū)簽的默認(rèn)值。

插入Ask域后，Word合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄和主文檔時(shí)，顯示一個(gè)對(duì)話框。要求用戶在插入Ask域位置輸入新的標(biāo)簽文字，如圖7-26所示。

創(chuàng)建完主文檔、數(shù)據(jù)源文件，并且在主文檔中插入合并域后，就可以合并數(shù)據(jù)和文檔了。用戶可以直接將合并的結(jié)果發(fā)送至打印機(jī)舉行打印，也可以將合并的結(jié)果作為一個(gè)新文檔保存起來(lái)。

7.5.1篩選記錄

默認(rèn)狀況下，Word合并指定數(shù)據(jù)源中的所用記錄。但有時(shí)候可能只想使用某些符合條件的記錄來(lái)創(chuàng)建分類文檔，那么就需要首先設(shè)置查詢條件之后，再執(zhí)行合并，以便過(guò)濾掉不符合條件的記錄。設(shè)置查詢條件的辦法如下：

（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并協(xié)助器】按鈕，浮現(xiàn)【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框。

（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項(xiàng)】按鈕，浮現(xiàn)【查詢選項(xiàng)】對(duì)話框。

（3）單擊【篩選記錄】選項(xiàng)卡標(biāo)簽，切換到【篩選記錄】選項(xiàng)卡，如圖7-32所示。

圖7-32【篩選記錄】選項(xiàng)卡

（4）單擊【域】列表框，從彈出的域名列表框中挑選一個(gè)域名。

（5）單擊【比較關(guān)系】列表框，挑選合適的關(guān)系運(yùn)算符。

（6）在【比較對(duì)象】編輯框中輸入欲比較的文本或數(shù)字。

（7）假如有其次個(gè)條件，單擊第一列的列表框，從中挑選與第一個(gè)條件的關(guān)系。挑選【與】選項(xiàng)，則選定符合所用篩選條件的記錄。挑選【或】選項(xiàng)，則選定符合任何一個(gè)篩選條件的記錄。然后在其后的列表框和編輯框中輸入比較條件。

（8）假如還有多個(gè)條件，那么重復(fù)第（7）步，直到輸入全部的查詢選項(xiàng)為止。

（9）輸入完畢，單擊【確定】按鈕返回。

7.5.2記錄排序

為了讓數(shù)據(jù)源中符合條件的記錄在分類文檔中按一定的挨次羅列，可以對(duì)選定的記錄舉行排序。辦法如下：

（1）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并協(xié)助器】按鈕，浮現(xiàn)【郵件合并

協(xié)助器】對(duì)話框。

（2）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【查詢選項(xiàng)】按鈕，浮現(xiàn)【查詢選項(xiàng)】對(duì)話框。

（3）單擊【排序記錄】選項(xiàng)卡標(biāo)簽，切換到篩選記錄對(duì)話窗口，如圖7-33所示。

（4）單擊【排序依據(jù)】下拉列表框，從彈出的域名列表框中挑選一個(gè)域名。

（5）單擊【遞增】或【遞減】互斥選項(xiàng)鈕，設(shè)定排序辦法。

（6）假如還有其他的排序字段，在下面的兩個(gè)【然后依據(jù)】列表框中挑選另一個(gè)排序域名，并設(shè)定排序的辦法。

（7）單擊【確定】按鈕開(kāi)頭排序。

Word最多可以用3個(gè)字段作為排序的依據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的記錄舉行排序，普通來(lái)說(shuō)已經(jīng)足夠了。

7.5.3使用郵件合并協(xié)助器合并郵件

要使用郵件合并協(xié)助器合并郵件，可按如下步驟舉行：

（1）假如主文檔還沒(méi)打開(kāi)，先打開(kāi)主文檔。

（2）單擊【郵件合并】工具欄上的【郵件合并協(xié)助器】按鈕，浮現(xiàn)【郵件合并協(xié)助器】對(duì)話框。

（3）單擊【合并數(shù)據(jù)和文檔】下的【合并】按鈕，浮現(xiàn)【合并】對(duì)話框，如圖7-34所示。

（4）在【合并到】列表框中指定合并后文檔的發(fā)送方向。

挑選【新建文檔】，則把文檔內(nèi)容保存到一個(gè)新文檔中，每個(gè)分類文檔用分節(jié)符分隔。