OA系統(tǒng)運行管理規(guī)定

_______公司OA協(xié)同辦公系統(tǒng)管理辦法文件編號：編制

審核

批準

實施日期

1.目的：為使公司辦公自動化系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，加快公司辦公業(yè)務透明、規(guī)范、高效的運行，加快公文、請示等業(yè)務流轉(zhuǎn)，達到管理科學，提高工作效率的目的。2.適用范圍：適用于_______公司所有各二級單位、部室、子公司。公司內(nèi)部流轉(zhuǎn)的各種文體的公文、各類請示、價格審批、合同評審等辦公業(yè)務，本系統(tǒng)預設(shè)協(xié)同模板和表單見附表1，均屬本系統(tǒng)管理業(yè)務范圍。3.

管理職責3.1

信息評價部負責本系統(tǒng)的運行維護管理，包括用戶管理、權(quán)限管理，表單制作、流程配置和系統(tǒng)運行參數(shù)調(diào)整等工作內(nèi)容。3.2

公司辦公室負責本系統(tǒng)各業(yè)務及管理流程的制定。3.3

各二級單位、部室負責按照本規(guī)定正確使用本系統(tǒng)，將在使用中出現(xiàn)的問題及時反饋給信息評價部，屬業(yè)務流程變動或新增的，需要先提交公司辦公室審核確認。3.4

公司系統(tǒng)管理員負責本系統(tǒng)的日常維護。3.5

各二級單位、部室管理員負責本部門人員的培訓并接受公司系統(tǒng)管理員的指導和工作安排。4.

術(shù)語4.1

OA系統(tǒng)：本管理制度所說的OA系統(tǒng)指某某有限責任公司應用的用友致遠OA系統(tǒng)。4.2

協(xié)同：泛指組織中多人完成一個或多個事務的行為方式和過程，協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)。4.3

表單：表單指由系統(tǒng)管理人員根據(jù)業(yè)務要求在系統(tǒng)內(nèi)定制固定表樣，并將表樣與流程捆綁在一起供用戶調(diào)用的應用模式。5.

過程流程圖無6.

過程要求6.1

使用要求6.1.1

OA終端用戶必須保證每天登錄OA系統(tǒng)，查看是否有本人相關(guān)的業(yè)務需要處理，保證業(yè)務處理及時性和準確性。6.1.2

OA終端用戶要保證OA系統(tǒng)上相關(guān)事項的處理時間不超過24小時，因出差、請假等原因不能及時處理時，要求通過設(shè)置代理人員代為辦理。6.1.3

OA在線用戶如果長時間不從事OA相關(guān)業(yè)務處理時（時間超過15分鐘）應退出OA系統(tǒng)，以便OA系統(tǒng)釋放空間可供其他人員登錄使用，信息評價部不定期進行抽查與公示。6.1.4

被授權(quán)用戶對自己享用的資源負有保護責任，應使用好密碼并不得泄露給他人；因密碼泄露或更新不及時等引起的損失由用戶本人承擔，給公司造成重大損失的要追究法律責任，并按公司相關(guān)規(guī)定辦理。6.1.5

各終端用戶要保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉(zhuǎn)的信息和文件的內(nèi)容完整準確，并對所發(fā)布的內(nèi)容負責。不得發(fā)布權(quán)限范圍之外的內(nèi)容和與工作無關(guān)的垃圾信息。6.1.6

除公司收文模塊可在收文表單意欄中見中輸入“已閱”外，其他簽報文件或表單領(lǐng)導閱后必須輸入意見，只能選擇同意、不同意，并可輸入其他意見。如果只選擇“已閱”并無其它意見，則一律視為“同意”。6.1.7

要充分利用A6精靈功能，要求各單位領(lǐng)導、公文收發(fā)員、機要秘書等重要崗位必須保證公文快速傳輸。重要崗位及關(guān)鍵用戶要設(shè)開機密碼，保證計算機安全，因登錄密碼被盜用造成的損失由用戶本人承擔。6.1.8

流程表中的責任部門負責流程業(yè)務建立與執(zhí)行過程的監(jiān)督，并對各單位是否按流程進行業(yè)務處理進行管理，信息評價部負責對流程的責任部門進行評價與監(jiān)督。6.2

人員及權(quán)限管理6.2.1

人員權(quán)限管理6.2.1.1

OA用戶分為：系統(tǒng)管理員、部門管理員、公文收發(fā)員、一般用戶。6.2.1.2

因工作需要新增公司信息管理系統(tǒng)用戶時，由所在單位通過OA系統(tǒng)“信息系統(tǒng)用戶申請表”流程進行用戶及權(quán)限申請。6.2.1.3

人員調(diào)動、部門更名或取消等引起用戶變動，各單位應在事件發(fā)生后2小時內(nèi)通過“信息系統(tǒng)用戶申請表”流程上報，以便系統(tǒng)管理員能夠及時針對具體情況進行參數(shù)及權(quán)限調(diào)整。6.2.1.4

各終端用戶不得隨意發(fā)布與工作無關(guān)的信息，對自已的行為負責，造成不良后果的追究相關(guān)責任。6.2.1.5

OA“電子印章”和“手寫簽名”均設(shè)置單獨的密碼，具備相應權(quán)限的用戶應妥善保管好單獨的密碼，因密碼被盜用等引起的行政或法律糾紛由用戶本人承擔。6.2.2

節(jié)點權(quán)限6.2.2.1

公司發(fā)文流程節(jié)點對應節(jié)點策略擬文—繼續(xù)并提交封發(fā)—繼續(xù)并提交、后續(xù)節(jié)點審批—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、當前會簽、督辦、修改正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修改正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交提交—回退、知會、加簽、減簽、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交批示—修改正文、暫存待辦、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交清稿—回退、修改正文、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交復核—回退、修改文單、督辦、修改正文、態(tài)度、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交會簽—回退、加簽、減簽、態(tài)度、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交歸檔—修改文單、調(diào)整文號、歸檔、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交編號、套紅—回退、修改文單、調(diào)整文號、套紅、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交簽發(fā)—修改正文、暫存待辦、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交蓋章—修改文單、蓋章、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承辦—回退、知會、態(tài)度、常用語、意見、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交辦理—回退、知會、加簽、減簽、當前會簽、態(tài)度、暫存待辦、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.2.2.2

公司收文流程節(jié)點對應節(jié)點策略登記—繼續(xù)并提交歸檔—歸檔、繼續(xù)并提交、后續(xù)節(jié)點擬辦—回退、撤銷、終止、知會、加簽、當前會簽、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交知會—暫存待辦、添加附件、意見隱藏、態(tài)度、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交閱辦—加簽、減簽、態(tài)度、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審批—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、當前會簽、督辦、修改正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修改正文、態(tài)度、暫存待辦、添加附件、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交提交—回退、知會、加簽、減簽、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交批示—修改正文、暫存待辦、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交會簽—回退、加簽、減簽、態(tài)度、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交歸檔—修改文單、調(diào)整文號、歸檔、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承辦—回退、知會、態(tài)度、常用語、意見、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交辦理—回退、知會、加簽、減簽、當前會簽、態(tài)度、暫存待辦、常用語、意見、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.2.2.3協(xié)同節(jié)點權(quán)限：協(xié)同—常用語、當前會簽、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔、繼續(xù)并刪除知會—常用語、當前會簽、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交發(fā)起—常用語、當前會簽、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、終止、知會、加簽、態(tài)度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔、繼續(xù)并刪除歸檔—知會、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交、繼續(xù)并歸檔提交—常用語、當前會簽、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、知會、加簽、減簽、撤銷、修改正文、意見、意見隱藏、添加附件、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交批示—常用語、當前會簽、回退、知會、態(tài)度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審批—常用語、當前會簽、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、知會、加簽、態(tài)度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交審核—常用語、轉(zhuǎn)發(fā)、回退、知會、加簽、態(tài)度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交承辦—常用語、回退、知會、態(tài)度、意見、添加附件、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交終止—終止、后續(xù)節(jié)點、繼續(xù)并提交6.3

公文管理：6.3.1

公文格式要求：參照國資辦[2006]52號文《關(guān)于省政府國資委系統(tǒng)公文處理規(guī)劃化有關(guān)要求的通知》中公文格式要求。1.1.1

公司發(fā)文：發(fā)起人擬文—發(fā)起者部門主管審核—相關(guān)部門領(lǐng)導會簽—行政機要秘書提交—辦公室主任審批—公司領(lǐng)導簽發(fā)—辦公室主任提交—行政機要秘書編號、套紅—行政機要秘書清稿—辦公室主任復核—行政機要秘書蓋章—行政機要秘書封發(fā)1.1.2

公司收文：行政機要秘書登記—辦公室主任擬辦—公司領(lǐng)導批示—辦公室主任提交—公司領(lǐng)導批示—辦公室主任提交—行政機要秘書提交—相關(guān)部門領(lǐng)導閱辦—行政機要秘書歸檔1.1.3

部門發(fā)文：發(fā)起人擬文—發(fā)起者部門主管審批—（發(fā)起者部門）部門一把手領(lǐng)導審批—發(fā)起者部門公文收發(fā)員編號、套紅—發(fā)起者部門公文收發(fā)員清稿—發(fā)起者部門公文收發(fā)員封發(fā)1.1.4部門收文：發(fā)起者部門公文收發(fā)員登記—發(fā)起者部門主管審批—發(fā)起者部門公文收發(fā)員提交—（發(fā)起者部門）承辦人閱辦—發(fā)起者部門公文收發(fā)員歸檔1.1.5黨委發(fā)文：（授權(quán)黨委工作部）發(fā)起人擬文—黨委工作部主任審批—公司領(lǐng)導簽發(fā)—黨委工作部主任提交—黨委機要秘書編號、套紅—黨委機要秘書清稿—黨委工作部主任復核—黨委機要秘書蓋章——黨委機要秘書封發(fā)1.1.6

黨委收文：黨委機要秘書登記—黨委工作部主任擬辦—公司領(lǐng)導批示—黨委工作部主任提交—公司領(lǐng)導批示—黨委工作部主任提交—黨委機要秘書提交—相關(guān)部門領(lǐng)導閱辦—黨委機要秘書歸檔6.4

表單管理6.4.1

在OA內(nèi)設(shè)置表單的功能，將業(yè)務中的固定表格、固定流程設(shè)置在系統(tǒng)中，由發(fā)起人調(diào)用，進行事務的發(fā)起。6.4.2

已經(jīng)在OA系統(tǒng)中設(shè)置表單模板的業(yè)務，均要求通過OA表單管理功能進行業(yè)務處理，如有特殊原因，經(jīng)公司主管領(lǐng)導同意方可辦理。舉例：（文件評審記錄應用流程）發(fā)起人發(fā)起—發(fā)起者部門主管審批—公司辦公室文件管理員審核—（公司）承辦人審核—公司辦公室行政管理員審核—相關(guān)部門領(lǐng)導審批—辦公室主任審。6.5

協(xié)同模板6.5.1

OA系統(tǒng)內(nèi)預設(shè)協(xié)同模板，將固定流程處理的辦公或其它事務固化在系統(tǒng)中，由發(fā)起人直接調(diào)用，進行事務的發(fā)起；6.5.2

已設(shè)置協(xié)同模板的業(yè)務，均要求通過OA協(xié)同模板管理功能進行業(yè)務處理。舉例：（電子公告審批流程）

發(fā)起人發(fā)起—發(fā)起者部門主管審批—公司領(lǐng)導批示—公告管理員組承辦6.6

簽報管理6.6.1

簽報管理適用于公司各部門間或向公司提出的各類申請，請示、函等文件。6.6.2

簽報管理由簽報發(fā)起人直接調(diào)用模板來完成，不允許通過新建個人協(xié)同事務來發(fā)起簽報。6.6.3

簽報管理流程：發(fā)起人擬文——發(fā)起者部門主管審批—相關(guān)部門領(lǐng)導會簽—發(fā)起者部門公文收發(fā)員提交—（發(fā)起者部門）部門一把手領(lǐng)導審批—辦公室主任辦理—公司領(lǐng)導批示—辦公室主任提交—發(fā)起者部門主管承辦—發(fā)起者部門公文收發(fā)員編號、套紅—發(fā)起者部門公文收發(fā)員清稿—發(fā)起者部門公文收發(fā)員封發(fā)。6.7

項目管理6.7.1

由固定人員組成，能夠持續(xù)一定時間的事項，視為項目管理，要求在OA系統(tǒng)內(nèi)通過項目管理能來管理項目計劃，項目會議紀要，項目重要事項處理等工作；6.7.2

項目的創(chuàng)建授權(quán)二級單位領(lǐng)導，由二級單位領(lǐng)導進行項目創(chuàng)建；6.7.3

項目負責人、項目領(lǐng)導、項目成員均由項目創(chuàng)建者負責建立完成，建立完成后，項目涉及人員可以查詢所有項目工作內(nèi)容；6.7.4

所有涉及項目的工作，必須通過新建項目協(xié)同來完成工作創(chuàng)建，以利于項目工作統(tǒng)一歸檔管理；如有需要使用協(xié)同模板或表單模板的，在調(diào)用模板后應選擇關(guān)聯(lián)項目。7

考核7.1

OA系統(tǒng)用戶的人員編碼、用戶名稱和登錄名稱均是某某員工在系統(tǒng)內(nèi)進行操作的標識，用戶要妥善保管用戶密碼并不定期更新，禁止將用戶賬號提供外來人員登錄系統(tǒng)進行操作，發(fā)現(xiàn)一次考核責任單位1000元；同時建議由公司給予其它處分。7.2

所有OA用戶應按本管理規(guī)定完成協(xié)同模板、表單模板、公文、簽報、項目管理，未按時間或業(yè)務處理要求完成的，每項業(yè)務考核責任單位500元。7.3

流程中的上一節(jié)點處理人員有催辦的義務，下一節(jié)點處理人員有審核是否按本流程執(zhí)行的義務，并應互相監(jiān)督，出現(xiàn)問題兩者負相同責任，同時考核。8

績效指標無9

相關(guān)程序、支持文件冀國資辦[2006]52號文10

記錄無更改狀態(tài)日期章節(jié)更改內(nèi)容版本號更改人批準人2006.9.1――新訂2006/0王良臣袁世臻2007.12.12――全部更新2007/0陳沁華

附1：OA系統(tǒng)流程表及責任單位流程分類分類序號流程名稱責任單位招待類1____（處室）客飯申請單公司辦公室2____（分廠）客飯申請單公司辦公室3____客飯報銷單公司辦公室4免費住宿申請單公司辦公室5用車使用申請單公司辦公室6____（處室）招待費使用申請單（非新光酒店就餐）公司辦公室7____（分廠）招待費使用申請單（非新光酒店就餐）公司辦公室8招待費用月結(jié)審批（分公司、子公司）公司辦公室行政類1____（個人）小車進廠出入證申請單物業(yè)治安科2印章使用申請單公司辦公室3進廠考察參觀審批表公司辦公室4出差申請單公司辦公室5請假單人力資源部6科技單項獎審批技術(shù)中心7每月新光物業(yè)公司包干費用情況反饋卡安全生產(chǎn)部8辦公樓物業(yè)綜合服務工作考核表安全生產(chǎn)部9檔案查/閱審批單公司辦公室10復印曬圖審批單公司辦公室11外委實驗費用審批北京科技中心12小汽車行車任務結(jié)算單銷售部13小汽車費用報銷單銷售部14標準審批技術(shù)中心15電子公告審批信息評價部16新聞發(fā)布審批公司辦公室17檔案查/閱審批單（分公司檔案館）北京焊網(wǎng)審計監(jiān)察類1效能監(jiān)察立項表（臨時立項）紀委審計監(jiān)察部2效能監(jiān)察立項表（報國資委）紀委審計監(jiān)察部3效能監(jiān)察終結(jié)表（報國資委，一年一次）紀委審計監(jiān)察部4財務審計立項審批表紀委審計監(jiān)察部5對***（人員）審計報告紀委審計監(jiān)察部6對***（部門）審計報告紀委審計監(jiān)察部7對***（工程）審計報告紀委審計監(jiān)察部8監(jiān)察建議書紀委審計監(jiān)察部9月度資金計劃審批表紀委審計監(jiān)察部10調(diào)查報告（對應臨時立項效能監(jiān)察立項表）紀委審計監(jiān)察部群團類1某某慈善基金會關(guān)于為_____獻愛心的請示群團工作部2群團工作部發(fā)起的通知（請示、函）群團工作部3群團工作部發(fā)起的通知（需相關(guān)部門會簽）（請示、函）群團工作部4群團工作部發(fā)起的通知（需公司領(lǐng)導批示）（請示）群團工作部5女工計生普查審批單群團工作部財務類1借款單（OA流程和紙制單據(jù)并存，紙制借款單據(jù)和報銷單據(jù)財務走賬時簽名為實際借款人，OA表單中借款人為實際借款人，要求發(fā)起人填寫，不是與發(fā)起人綁定）財務部2付款單（要求有付款計劃單可查）（OA流程和紙制現(xiàn)金支付憑證并存）財務部3月付款計劃審批單財務部4追加月付款計劃審批單財務部5日付款單財務部6全面預算管理財務部7采購質(zhì)保金支付申請財務部8月度資金計劃審批表北京焊網(wǎng)9**年**月月度資金支付計劃審批單北京焊網(wǎng)10檢定費請示財務部11專項費用請示質(zhì)量控制部人力資源類1月度工資總額審批人力資源部2臨時用工審批表人力資源部3___工資發(fā)放單（包括分類匯總表）人力資源部4____（單位）處級人員考勤表人力資源部5____（單位）員工考勤表人力資源部6員工月度培訓計劃人力資源部文件類1體系文件多功能小組評審表公司辦公室2三體系績效指標報表公司辦公是3職能處室月份專業(yè)考核結(jié)果通知單人力資源部4各部門月度履責情況報告公司辦公室5專業(yè)考核落實表人力資源部采購類1供應商業(yè)績評價表采購部2采購質(zhì)量異議處理審批單（綜合類物資）采購部3緊急采購計劃流程采購部4采購計劃問題反饋采購部5大宗類日報表（原燃料日進統(tǒng)計表、欠款臺帳、付款明細表、付款匯總表）采購部進/出廠類1出廠物資報表物業(yè)公司3___進廠原料統(tǒng)計匯總表、進廠原料明細統(tǒng)計表信息評價部4進出廠物資匯總表公司辦公室合同價格類1合同條款變更申請北京焊網(wǎng)2價格審批表北京焊網(wǎng)3銷售合同審批北京焊網(wǎng)4綜合類價格審批單采購部5某某合同（協(xié)議）會簽/審批表投資管理部6大宗原燃料價格審批表采購部7大宗原燃料合同管理投資管理部8綜合類物資合同管理投資管理部9價格變動申報表銷售部10（出口線材）價格申請表（帶附表）、合同審批表銷售部11出口合同更改銷售部12鋼材買賣合同銷售部13線材精制廠___年____月價格審批單線材精制廠14合同（協(xié)議）簽訂投資管理部15采購合同采購部16組價價格申請表采購部17物資采購價格調(diào)整申請表采購部18北方區(qū)域精制線材合同簽訂價格表線材精制廠19南方區(qū)域精制線材合同簽訂價格表線材精制廠20_____（項目/工程）招標申請采購部21招標結(jié)果請示采購部22出口合同（根據(jù)訂單評審表、價格申請表（帶附表）、合同審批表鏈接）銷售部客商編碼類1供應商退出審批表信息評價部2客商系統(tǒng)服務協(xié)議審批信息評價部3物資編碼申請信息評價部質(zhì)量類1____質(zhì)量異議檢查報告質(zhì)量控制部2關(guān)于_____質(zhì)量異議賠付的請示(合并后）銷售部3質(zhì)量/數(shù)量異議處理北京焊網(wǎng)4化驗用品月計劃審批質(zhì)量控制部5質(zhì)量控制部化玻比價表質(zhì)量控制部銷售類1訂單評審表銷售部2發(fā)貨通知單北京焊網(wǎng)投資管理類1招標文件會簽投資管理部2招標計劃會簽投資管理部3工程