商務(wù)部管理制度與崗位職責(zé)

王良勝2015-3-3北京分公司商務(wù)合約部職能及管理辦法

目錄第一部分總則 2一、編制依據(jù) 2二、目的 2第二部分商務(wù)合約部組織架構(gòu)及部門職能、工作流程 2一、組織架構(gòu) 2二、部門職能、工作流程 3第三部分商務(wù)合約部崗位職責(zé)及日常管理制度 7一、商務(wù)主管副總崗位職責(zé) 7二、商務(wù)合約部長崗位職責(zé) 8三、商務(wù)合約部預(yù)算員崗位職責(zé) 8五、商務(wù)合約部日常管理制度 9六、與其他部門協(xié)調(diào)配合 10商務(wù)合約部職能及管理辦法第一部分總則一、編制依據(jù)根據(jù)公司2015年2月26日邵紀軍總經(jīng)理組織的2015年各部門職責(zé)分工會議指導(dǎo)精神，及2016年春節(jié)后股東會議。二、目的本辦法著力于做好商務(wù)合約部前期工程投標管理工作；著力于構(gòu)建項目合同管理全過程、全方位管理體系，實現(xiàn)公司股份制改革后合同管理的規(guī)范化、制度化。第二部分商務(wù)合約部組織架構(gòu)及部門職能、工作流程一、組織架構(gòu)商務(wù)合約部組織機構(gòu)采取分級負責(zé)制，由商務(wù)合約部劉偉部長負責(zé)日常管理，并對公司主管副總王良勝負責(zé)，公司主管副總王良勝直接對邵總負責(zé)。組織架構(gòu)圖如下：公司總經(jīng)理：邵紀軍公司總經(jīng)理：邵紀軍商務(wù)副總：王良勝商務(wù)合約部經(jīng)理：劉偉預(yù)算員：賴飛預(yù)算員：韓利民預(yù)算員：陳玉梅預(yù)算員：高健預(yù)算員：周好偉預(yù)算員：張念沖預(yù)算員：張文正預(yù)算員：韓躍國預(yù)算員：李艷華預(yù)算員：皇甫明風(fēng)另需招募安裝工程造價員，土建工程造價員若干預(yù)算員：馬子宣預(yù)算員：張會凡預(yù)算員：周宏預(yù)算員：師福伶預(yù)算員：張繼東預(yù)算員：張文超預(yù)算員：陳勇預(yù)算員：王景龍預(yù)算員：崔麗紅預(yù)算員：李姁二、部門職能、工作流程1、負責(zé)各個項目總承包合同的審核談判及簽訂工作；2、在施工過程中，配合物資采購部材料計劃的編制、提請，經(jīng)工程技術(shù)部審核確認后遞交物資部；工作流程如下圖：公司商務(wù)合約部公司商務(wù)合約部派駐商務(wù)人員常駐工地項目技術(shù)部門材料計劃提交物資采購部3、負責(zé)對甲方工程進度款的申報；4、負責(zé)分包進度款的審核及結(jié)算工作，具體流程如下：分包進度款支付及結(jié)算流程分包進度款支付及結(jié)算流程分包每月25日上報產(chǎn)值項目預(yù)算員、審查、核定項目出納發(fā)起OA審批流程工程技術(shù)人員審查工程量公司各級領(lǐng)導(dǎo)審核不合格按合同支付進度款工程進度款支付流程工程竣工結(jié)算流程分包隊提交工程結(jié)算書工程部審核與分包簽訂工程結(jié)算書預(yù)算員審核按合同及流程審核支付款項5、施工過程中，配合項目技術(shù)部門及時做好變更、洽商、簽證工作；6、負責(zé)對甲方總承包合同的結(jié)算工作；7、項目開工前或開工后具備成本核算條件時，負責(zé)出具項目成本核算書；8、組織編制項目投標階段的經(jīng)濟標工作，工程技術(shù)標部分由工程部配合完成，最終組卷由商務(wù)合約部完成；工程招投標流程見下圖：投標小組熟悉圖紙投標小組熟悉圖紙、招標文件工程招投標工作組圖形算量、編制預(yù)算書、編制商務(wù)標文件預(yù)算書審核商務(wù)標、技術(shù)標組卷、簽章合格不合格工程部技術(shù)人員編制技術(shù)標技術(shù)標審核合格最終按招標文件要求審核有無遺漏、缺項、少章等不合格遞交給公司指派項目投標負責(zé)人9、負責(zé)公司對分包隊伍招投標工作，分包隊伍主要由工程部負責(zé)審核推薦，也可由公司各位股東推薦（推薦人對其推薦隊伍應(yīng)承擔(dān)信譽、經(jīng)濟風(fēng)險責(zé)任）。專業(yè)工程分包無論是包工包料還是清包工形式，招標時保證投標報價單位不少于三家。特別說明：對于合同額小于100萬的分包，項目主導(dǎo)分包，分包工程招標流程圖如下：招、評標小組招、評標小組由公司各部門經(jīng)理及部門主管領(lǐng)導(dǎo)構(gòu)成100萬元以下合同項目部研判、匯報公司商務(wù)、簽訂商務(wù)合約部備案100萬元以上合同擬招標文件及合同文本組織合同評審修改招標文件及合同編制工程量清單擬定投標分包名單商務(wù)部經(jīng)理/工程部經(jīng)理/財務(wù)部經(jīng)理發(fā)放招標文件招標答疑視工程復(fù)雜程度組織招標答疑會郵件傳真溝通復(fù)雜簡單收取標書開標、評標簽訂合同，收取保證金商務(wù)部、工程部、財務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)200萬以下邵總、商務(wù)部、工程部、財務(wù)部主管領(lǐng)導(dǎo)200萬以上定標議定分包履約保證金金額第三部分商務(wù)合約部崗位職責(zé)及日常管理制度一、商務(wù)主管副總崗位職責(zé)1、貫徹落實公司規(guī)章制度，切實履行職責(zé)；2、負責(zé)項目成本分析、核算、定期分析總結(jié)等管理工作，并定期向公司總經(jīng)理匯報各項目產(chǎn)值情況、資金回收情況，針對項目成本管理中的問題，協(xié)調(diào)解決；3、根據(jù)公司對項目的目標責(zé)任書，結(jié)合項目實際情況進行成本目標的分解，并監(jiān)督、指導(dǎo)成本分解目標的實施和分析；4、組織、協(xié)調(diào)商務(wù)合約部門事宜。二、商務(wù)合約部長崗位職責(zé)1、組織管理商務(wù)合約部日常工作；2、對商務(wù)合約部每個員工專業(yè)特長、技能了如指掌，下發(fā)分派投標任務(wù)；3、及時組織召開項目分包招投標事宜，不能因此耽誤項目施工進度；4、協(xié)助公司做好項目成本分析核算工作；5、配合項目部，組織人力及時做好項目結(jié)算工作；6、積極發(fā)現(xiàn)具有潛質(zhì)的合約商務(wù)人員并竭誠培養(yǎng)；7、協(xié)調(diào)、配合好公司其他部門工作。8、組織和審核本部門管理制度的制定；9、審定本部門員工的考勤和休假情況；三、商務(wù)合約部預(yù)算員崗位職責(zé)1、認真貫徹落實部門領(lǐng)導(dǎo)指派的任務(wù)；2、項目商務(wù)負責(zé)項目所有分包合同臺賬和合同文本的管理；3、參與分供商合同履約管理。針對項目其他崗位/責(zé)任人提供的分供商履約情況，依據(jù)合同條款施行約束措施；4、項目商務(wù)負責(zé)《成本控制實施情況月報》表的填寫；5、根據(jù)項目要求，配合工程部及時準確提交項目材料采購計劃給物資采購部；6、負責(zé)對甲方工程進度申報、工程進度款的支付申請工作；7、負責(zé)分包進度款的審核、確認，及分包結(jié)算工作，負責(zé)整體工程結(jié)算工作；8、配合項目經(jīng)理部做好變更、洽商、簽證事宜；9、公司預(yù)算員積極配合部門經(jīng)理完成好工程的投標事宜；10、服從并做好公司安排的其他事宜。五、商務(wù)合約部日常管理制度商務(wù)合約部人員按工作性質(zhì)職責(zé)分工，分為兩部分：一部分常駐公司（以下統(tǒng)稱“公司商務(wù)”)一部分人常駐項目部（以下簡稱項目商務(wù)）1、負責(zé)公司投標商務(wù)標的編制、整理，負責(zé)項目合同的收集保管、項目分包付款情況跟蹤付款信息的收集整理工作；負責(zé)項目材料計劃的申報，負責(zé)對甲方及分包工程進度款支付的申報、審核、結(jié)算等工作。2、公司商務(wù)要嚴格遵守公司日?？记谥贫?，早上8：30之前到公司，中午12:00之前不能出去，有特殊情況必須經(jīng)過商務(wù)經(jīng)理同意之后才能走，下午1：30之前必須到公司，下午5:30之前不能出去，有特殊情況必須經(jīng)過商務(wù)經(jīng)理同意之后才能走。遲到、無故曠工按人事部規(guī)定執(zhí)行。3、公司商務(wù)無投標任務(wù)，且項目沒有任務(wù)時，按國家法定假日休息，有工作任務(wù)時雙休日不休息，工作任務(wù)較緊急情況下，公司商務(wù)必須服從領(lǐng)導(dǎo)的加班安排。4、公司商務(wù)所有人員不能在公司走廊上隨意走來走去，不能有穿拖鞋、大聲喧嘩、吃東西、等不禮貌的行為出現(xiàn)。5、項目商務(wù)應(yīng)嚴格遵守項目部規(guī)章制度。不得有遲到、早退、曠工現(xiàn)象出現(xiàn)。6、商務(wù)人員要愛護公司里的所有設(shè)備設(shè)施，如若損壞按原價賠償。7、有事不來上班的人員或者休假人員。提前一天向負責(zé)人說明情況，并按人事部規(guī)定填寫請假單經(jīng)過同意之后方可休假。不能當天請假如有違者將作罰款處理。六、與其他部門協(xié)調(diào)配合1、及時提醒經(jīng)營