公司接待工作管理規(guī)定

公司接待工作管理規(guī)定公司接待工作管理制度第一章總則第一條為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯(lián)系和交流，使接待工作規(guī)范有序特制定本制度。第二條接待工作的原則是：熱情周到，講究禮儀，勤儉節(jié)約，統(tǒng)一協(xié)第三條本制度適用于公司重大活動，會議等的接待工作。第二章職責(zé)第四條來訪信息及接待歸口部門，政府職能部門、行業(yè)主管部門、體系審核單位等來公司檢查工作，歸口辦公室接待；財務(wù)系統(tǒng)國地稅部門審查接待歸口財務(wù)室，供應(yīng)商來訪接待歸口辦公室，公司客戶審廠、參觀接待歸口銷售部，設(shè)備生產(chǎn)企業(yè)提供安裝調(diào)試服務(wù)接待歸口動力安全部。第五條各歸口部門接到來賓信息后按公司規(guī)定制定接待計劃填寫《接待申請單》，交辦公室主任審核，辦公室協(xié)調(diào)接待項目，報總經(jīng)理第六條第七條第八條各歸口部門負責(zé)具體接待工作，辦公室配合。辦公室為公司接待工作的管理部門。負責(zé)按《接待申請單》計劃安排接待的準備工作，定點協(xié)議單位定期結(jié)算工作，接待費用監(jiān)督審核工作。財務(wù)室負責(zé)票據(jù)、按標準費用審核工作，費用報銷單經(jīng)總經(jīng)理審批后進行賬目處理工作。第三章接待標準第九條招待費適用范圍：1.業(yè)務(wù)費：因業(yè)務(wù)需要發(fā)生的禮金、禮品、贊助費及因業(yè)務(wù)需要贈送的2.招待費：因工作關(guān)系招待有關(guān)人員就餐費，娛樂費，因公接待相關(guān)單位人員發(fā)生的差旅費，住宿費，在公司餐廳招待時發(fā)生的就餐費，因招待領(lǐng)用的酒水、香煙、飲料、水果、干果等。第十條根據(jù)接待對象級別和對公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來賓和第十一條住宿標準一般來賓安排公司簽訂協(xié)議的宗俊酒店(特價房)和聚鑫源賓館標準間，重要來賓安排在公司簽訂協(xié)議的碧桂園酒店標準間或大床房，公司執(zhí)行分檔次接待原則，對應(yīng)接待。費用公司授權(quán)人員簽單按照協(xié)議辦公室月結(jié)或由辦公室根據(jù)實際每次結(jié)算。第十二條用車標準一般公務(wù)來訪根據(jù)情況需要安排用車的，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度。列入計劃的重要來賓來訪用車，公司優(yōu)先予以保證，車型，駕駛員，用車天數(shù)等內(nèi)容，應(yīng)事先在接待計劃中明確。第十三條招待用餐標準司餐廳招待，重要來賓安排在公司簽訂協(xié)議的飯店招待?？偨?jīng)理參加的實報實銷。標準如下：公司招待用餐標準為了進一步規(guī)范公司內(nèi)部招待費用標準，確保公司各項接待工作順利進行，特制定公司招待用餐標準如以：1、公司餐廳用餐，廚師根據(jù)用餐標準制定菜單。酒水及飲品客人直接點用。3、以下為具體用餐接待標準明細。公司餐廳用餐接待標準酒酒水、飲品類軟飲類白酒、紅酒、啤酒均可可樂、雪碧、果汁菜品數(shù)量12221234235601221111餐標30元/人(成本)人數(shù)-12人果1111工作餐酒店用餐接待標準酒酒水、飲品類餐標B類軟飲類60元/人現(xiàn)場點餐白酒、紅酒、啤酒均可可樂、雪碧、果汁 招待或特批招待按實際費用菜品數(shù)量人數(shù)-14人招待餐果第十四條陪同人員規(guī)定1.來賓應(yīng)由歸口部門接待，因業(yè)務(wù)需要需其他部門陪同時，可說明原因、目的，提前在招待計劃中申報，總經(jīng)理批準后方可參與。2.陪同人員應(yīng)嚴格控制，非相關(guān)人員一律不允許參加，來賓5人以下的陪同人員不超過3人，來賓5~10人的，陪同人員不超過5人。特殊情況須提前請示總其它第十五條計劃與準備公司歸口部門在接到來訪預(yù)約后確認來訪目的、來訪人員姓名、性別、職務(wù)、人數(shù)、行程安排等，辦公室協(xié)助擬定接待計劃，填寫《接待申請單》(見附頁)，提交總經(jīng)理審核。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的應(yīng)提前3天告知辦公室通知領(lǐng)導(dǎo)安排接待時間，對于時間緊迫的臨時重要接待任務(wù)，可現(xiàn)在電話中請示，經(jīng)總經(jīng)理同意后實施，在接待任務(wù)完成后三天內(nèi)補辦手續(xù)。《接待申請單》標明來訪目的，來訪人員姓名、性別、職務(wù)、來訪人員數(shù)量、來訪日期、來訪行程安排，來訪是否需要安排車輛接送，主要接待部門，相關(guān)配合部門，接待人員分工及職責(zé)，接待領(lǐng)導(dǎo)及陪同人員名單，會談場所，參觀路線，會場布置，歡迎條幅、標語，是否安排禮儀，是否安排攝像、照安排游覽、娛樂，是否安排贈送禮品，禮金等。第十六條行為規(guī)范舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。言語：語氣溫和，禮貌文雅。態(tài)度：熱情誠懇，不卑不亢。2.接待人員引見介紹主賓時注意順序；接受名片時要以恭敬的態(tài)度雙手接受默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時通常走在客人右前方，不是左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；進電梯時告訴客人上幾樓，讓客人先進先出；客人落座后要以雙手奉茶，先客人后主人，先領(lǐng)導(dǎo)后同事；送客時若送至大門口、車旁，招手待客遠去方可離開。3.接待中涉及機要事務(wù)應(yīng)注意保密，對不宜攝影照相及參觀的場所應(yīng)向參觀人員。第十七條招待費用管理及報銷1.在申報接待申請單同時填寫借款申請單，依據(jù)接待標準而借款。2.辦公室結(jié)算招待費開具發(fā)票、收據(jù)等時，主要接待部門負責(zé)明確附上用餐或住3.辦公室在接待結(jié)束后(按協(xié)議月結(jié)的每月25日結(jié)算)三日內(nèi)按照公司財務(wù)規(guī)定填寫報銷單，附明細，提交總經(jīng)理審批后到財務(wù)報銷，報銷費用繼續(xù)做備用金使用，財務(wù)進行賬務(wù)處理。接待申請單三、來訪人員(姓名、性別、職務(wù))：1、中級、高級接待(三星級□四星級□五星級□)：2