供應(yīng)商主數(shù)據(jù)最終用戶培訓(xùn)教材

供應(yīng)商主數(shù)據(jù)(維護(hù)和查詢)培訓(xùn)教材作者：董梅日期：2000/8/25審核：張建飛目錄流程介紹………………3基本概念………………6系統(tǒng)操作步驟…………7系統(tǒng)操作方法………2供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的查詢…………….供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)建…………….7供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改…………….19供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)……….…….21供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的刪除……………..24一、維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù)流程介紹:一、流程描述：為了向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)申請(qǐng)，完成采購(gòu)任務(wù)。需要在系統(tǒng)中創(chuàng)建并維護(hù)供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)。如果供應(yīng)商主數(shù)據(jù)發(fā)生變更，需要及時(shí)更改有關(guān)數(shù)據(jù)。主要活動(dòng)：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)維護(hù)流程主要包括以下內(nèi)容。產(chǎn)生維護(hù)新的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的需求。在系統(tǒng)中查找是否存在該供應(yīng)商的編碼；如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)范圍內(nèi)已經(jīng)存在，擴(kuò)展維護(hù)公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)；如果新的供應(yīng)商在集團(tuán)范圍內(nèi)不存在，在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。產(chǎn)生供應(yīng)商主數(shù)據(jù)變更需求。如果需要在集團(tuán)范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)，通知相關(guān)平臺(tái)后，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)；如果需要在公司范圍內(nèi)變更供應(yīng)商的公司代碼數(shù)據(jù)和采購(gòu)組織數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)中更改有關(guān)數(shù)據(jù)。需要凍結(jié)/刪除供應(yīng)商記錄時(shí)，在系統(tǒng)中進(jìn)行凍結(jié)/刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。二、基本概念：供應(yīng)商主數(shù)據(jù)包括三個(gè)層次：一般數(shù)據(jù)、公司代碼數(shù)據(jù)、采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。一般數(shù)據(jù)：是集團(tuán)公司內(nèi)部各子公司共同使用的數(shù)據(jù)。包括供應(yīng)商的地址、電話、與其進(jìn)行聯(lián)系所使用的語(yǔ)言、以及供應(yīng)商的銀行信息、稅務(wù)信息等。公司代碼數(shù)據(jù)：是公司一級(jí)的有關(guān)供應(yīng)商的會(huì)計(jì)信息。包括統(tǒng)馭科目、付款條款等。采購(gòu)組織數(shù)據(jù)：是存在于采購(gòu)組織一級(jí)的與采購(gòu)運(yùn)作有關(guān)的數(shù)據(jù)。包括定單貨幣、付款條款、合伙人功能等。三、系統(tǒng)操作步驟：在SAP系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商編碼。在SAP系統(tǒng)中創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。在SAP系統(tǒng)中查詢已經(jīng)維護(hù)了的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行更改。對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行凍結(jié)。對(duì)SAP系統(tǒng)中的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)進(jìn)行刪除。四、R/3系統(tǒng)操作方法(含所需單據(jù))在系統(tǒng)中查詢供應(yīng)商是否已經(jīng)存在：查詢某供應(yīng)商的一般數(shù)據(jù)是否在系統(tǒng)中存在？查詢某供應(yīng)商在某個(gè)采購(gòu)組織下是否存在？路徑：后勤?物料管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?清單顯示?采購(gòu)清單操作說(shuō)明：進(jìn)入“供應(yīng)商清單：采購(gòu)”屏幕將光標(biāo)置于供應(yīng)商空白處，點(diǎn)擊圖標(biāo)出現(xiàn)檢索條件窗口。點(diǎn)擊圖標(biāo)選擇“按供應(yīng)商增殖稅登記號(hào)查詢”條件，進(jìn)行查詢。由于增殖稅號(hào)碼是唯一的，所以可以確定供應(yīng)商的唯一性輸入字段檢索詞：用于建立一個(gè)匹配碼的短名。檢索詞的命名規(guī)則：國(guó)外供應(yīng)商以供應(yīng)商英文名稱(chēng)的簡(jiǎn)稱(chēng)作為檢索詞。國(guó)內(nèi)供應(yīng)商以中文名稱(chēng)前六個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一字母命名。例如：國(guó)外供應(yīng)商TOSHIBACORPORATION的檢索詞為“TOSHIB”國(guó)內(nèi)供應(yīng)商上?；萜沼邢薰镜臋z索詞為“SHHPYX”。操作方法：1、直接在空白處輸入所要查詢的檢索詞，然后點(diǎn)擊圖標(biāo)。2、使用模糊查詢。如：要查詢所有檢索詞中帶有“H”的供應(yīng)商，需要在空白處輸入“*H*”，然后點(diǎn)擊圖標(biāo)。3、如果需要將所有供應(yīng)商全部列出，空白處不輸入任何內(nèi)容然后點(diǎn)擊圖標(biāo)。名稱(chēng)：供應(yīng)商名稱(chēng)操作方法與檢索詞相同增值稅代碼：供應(yīng)商的增殖稅代碼操作方法與檢索詞相同顯示查詢結(jié)果：如果所查詢的供應(yīng)商已經(jīng)存在，雙擊供應(yīng)商編號(hào)，再點(diǎn)擊圖標(biāo)顯示查詢結(jié)果。結(jié)果顯示該供應(yīng)商是在0107這個(gè)采購(gòu)組織下的，如果需要在0205LTL(沈陽(yáng))采購(gòu)組織下創(chuàng)建，就需要在0205這個(gè)采購(gòu)組織下繼續(xù)創(chuàng)建采購(gòu)組織數(shù)據(jù)。創(chuàng)建供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：創(chuàng)建一般數(shù)據(jù)：路徑：后勤?物料管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?中央的?創(chuàng)建操作說(shuō)明：一般數(shù)據(jù)包括地址、控制、收付交易。進(jìn)入創(chuàng)建供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1）、公司代碼：輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入。2）、采購(gòu)組織：輸入采購(gòu)組織，按鍵選擇輸入3）帳戶組：輸入帳戶組，或者按鍵選擇輸入。帳戶組分為集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商（如：香港聯(lián)想）、集團(tuán)外國(guó)內(nèi)供應(yīng)商（能夠開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的供應(yīng)商，如：上?；萜沼邢薰荆?、集團(tuán)外國(guó)外供應(yīng)商（如：東芝）、臨時(shí)供應(yīng)商（不能具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的供應(yīng)商）。4）參考：可以參考已經(jīng)創(chuàng)建好的供應(yīng)商的數(shù)據(jù)創(chuàng)建。I）供應(yīng)商：輸入要參考的供應(yīng)商ii）公司代碼：輸入要參考的供應(yīng)商所在公司代碼iii）采購(gòu)組織：輸入要參考的供應(yīng)商所關(guān)聯(lián)的采購(gòu)組織輸入所須項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏幕：輸入字段：名稱(chēng)：供應(yīng)商公司注冊(cè)名稱(chēng)。(必填)檢索詞：查詢所使用的短名。(必填)街道：作為地址部分的街道和房屋號(hào)碼。(必填)城市：作為地址部分的城市名稱(chēng)。(不帶”市”字)(必填)地址：對(duì)街道的補(bǔ)充。郵政編碼：注冊(cè)地址的郵政編碼。(必填)國(guó)家：在空白處輸入國(guó)家代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)地區(qū)：為供應(yīng)商所在的省份。在空白處輸入國(guó)家代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)語(yǔ)言代碼：在空白處輸入語(yǔ)言代碼，或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)電話：在空白處輸入電話號(hào)碼。傳真號(hào)：在空白處輸入傳真號(hào)碼。因特網(wǎng)地址：在空白處輸入因特網(wǎng)地址?；剀?chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。輸入字段：客戶：如果該供應(yīng)商既是我公司的供應(yīng)商又是我公司的客戶，則點(diǎn)擊圖標(biāo)選擇客戶類(lèi)型。目前暫不使用此功能。稅務(wù)代碼1：此處輸入該供應(yīng)商的增值稅代碼。國(guó)外供應(yīng)商此處不填.(15位)(必填)回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。在國(guó)家空白處輸入國(guó)家代碼或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。然后將光標(biāo)置于銀行戶主空白處，按回車(chē)鍵彈出銀行數(shù)據(jù)窗口。在空白處輸入銀行的名稱(chēng)(必填)、地區(qū)、街道、城市、分行信息，然后按回車(chē)鍵進(jìn)入下一窗口。在銀行帳戶空白處輸入相關(guān)信息.(必填)在銀行戶主空白處填寫(xiě)完全的帳號(hào)的科目。(必填)點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。銀行戶主是銀行帳戶的全集,銀行帳戶是銀行戶主的子集.如圖所示:然后按回車(chē)鍵進(jìn)入下一窗口排序碼：此處選擇014，即訂單號(hào)。(必填)統(tǒng)馭科目:2030100,即應(yīng)付帳款-集團(tuán)外(必填)回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。付款條款：向供應(yīng)商付款的期限。(必填)容差組：選擇103，即應(yīng)付帳款。(必填)檢查雙重發(fā)票:選中.(必填)回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。信函功能暫不使用?；剀?chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。催款程序：LXJT（必添項(xiàng)）回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。創(chuàng)建采購(gòu)組織數(shù)據(jù)：訂單貨幣：在空白處輸入或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。(必填)付款條件：應(yīng)向供應(yīng)商付款的日期。在空白處輸入或者點(diǎn)擊圖標(biāo)進(jìn)行選擇。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)在某一時(shí)點(diǎn)應(yīng)向供應(yīng)商付款的總金額。(必填)國(guó)際貿(mào)易條件：如果是國(guó)外供應(yīng)商，在第一個(gè)空白處選擇貿(mào)易條件。在第二個(gè)空白處填入補(bǔ)充條件。例如：在第一個(gè)空白處輸入CIF，在第二個(gè)空白處輸入“北京”。方案組,供應(yīng)商：平臺(tái)向北京采購(gòu)使用的供應(yīng)商選擇2“公司間采購(gòu)”，其他情況不選。銷(xiāo)售員：供應(yīng)商銷(xiāo)售員的名稱(chēng)。電話：供應(yīng)商銷(xiāo)售人員的電話。控制數(shù)據(jù)：基于收貨的發(fā)票校驗(yàn)：收貨以后才能進(jìn)行發(fā)票校驗(yàn)(必填)回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，進(jìn)入下一屏。系統(tǒng)提供了多項(xiàng)合伙人功能。當(dāng)商品供應(yīng)商、發(fā)票提供者、承運(yùn)方與供應(yīng)商不同時(shí)，將該供應(yīng)商的編號(hào)輸入在號(hào)碼空白處。例如：發(fā)票提供者為“董梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商，財(cái)務(wù)部將應(yīng)付帳款計(jì)到“董梅的集成東芝測(cè)試供應(yīng)商”而不是“新進(jìn)電腦系統(tǒng)（上海）有限公司”身上。回車(chē)或者點(diǎn)擊圖標(biāo)，屏幕顯示產(chǎn)生一個(gè)新的供應(yīng)商。系統(tǒng)信息欄顯示在該公司代碼下的某采購(gòu)組織下創(chuàng)建了編號(hào)為XXXX的一個(gè)供應(yīng)商。創(chuàng)建結(jié)束。在SAP系統(tǒng)中顯示已經(jīng)維護(hù)的供應(yīng)商主數(shù)據(jù)。路徑：后勤?物料管理?庫(kù)存管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?中央的?顯示操作說(shuō)明：根據(jù)SAP菜單路徑操作，將出現(xiàn)初始屏幕1、顯示供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段1）供應(yīng)商：輸入要顯示的供應(yīng)商的編碼，或按鍵選擇輸入2）公司代碼：輸入公司代碼，或者按鍵選擇輸入3）采購(gòu)組織：輸入采購(gòu)組織的編號(hào)，或按鍵選擇輸入4）一般數(shù)據(jù)：如須顯示，用“√”選擇I）地址：如須顯示，用“√”選擇ii）控制：如須顯示，用“√”選擇iii）收付交易：如須顯示，用“√”選擇5）公司代碼控制I）會(huì)計(jì)信息：如須顯示，用“√”選擇ii）受付交易：如須顯示，用“√”選擇iii）信函：如須顯示，用“√”選擇iiii）預(yù)扣稅：不選擇。6）采購(gòu)組織數(shù)據(jù)I）采購(gòu)數(shù)據(jù)：如須顯示，用“√”選擇II）合伙人功能：如須顯示，用“√”選擇點(diǎn)擊圖標(biāo)全選。填入須填項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏：顯示供應(yīng)商：地址連續(xù)按鍵可查詢?cè)诔跏计聊恢兴x各項(xiàng)目的明細(xì)信息。查詢后，按鍵退出操作。4、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的更改：路徑：后勤?物料管理?庫(kù)存管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?采購(gòu)?中央的?修改操作說(shuō)明：更改供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段選擇需要修改的字段，用“√”選擇。方法與顯示相同。進(jìn)入需要修改的屏幕后對(duì)有關(guān)字段進(jìn)行修改。按鍵結(jié)束操作。5、供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的凍結(jié)路徑：后勤?物料管理?庫(kù)存管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?中央的?凍結(jié)操作說(shuō)明：凍結(jié)/解凍供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入2、公司代碼：按鍵選擇輸入3、采購(gòu)組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)組織，或按鍵選擇輸入輸入完畢，按鍵進(jìn)入下一屏幕：2、凍結(jié)/解凍供應(yīng)商：細(xì)節(jié)記帳凍結(jié)I）所有的公司代碼：在所有的公司代碼下凍結(jié)。ii）指定的公司代碼：選中指定的公司代碼下進(jìn)行凍結(jié)。解除凍結(jié)時(shí)，則將√”取消。2）采購(gòu)凍結(jié)：所有的采購(gòu)組織：如果要在所有的采購(gòu)組織范圍內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用“√”選擇此項(xiàng)；如果要解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“√”取消。II）選擇的采購(gòu)組織：如果在某采購(gòu)組織內(nèi)凍結(jié)某一供應(yīng)商，則用“√”選擇此項(xiàng)；如果在某采購(gòu)組織內(nèi)解除某一供應(yīng)商的凍結(jié)，則將“√”取消。3）由于質(zhì)量原因而凍結(jié)：按鍵選擇。如解除凍結(jié)時(shí)，此處空白。操作完畢后，按鍵回到初始屏幕：在此屏幕下的信息欄有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。6、刪除供應(yīng)商主數(shù)據(jù)：路徑：后勤?物料管理?庫(kù)存管理?采購(gòu)?主數(shù)據(jù)?供應(yīng)商?中央的?刪除標(biāo)記操作說(shuō)明：待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：初始屏幕輸入字段：1、供應(yīng)商：輸入已知供應(yīng)商編號(hào)，或按鍵選擇輸入2、公司代碼：按鍵選擇輸入3、采購(gòu)組織：輸入供應(yīng)商所對(duì)應(yīng)的采購(gòu)組織，或按鍵選擇輸入輸入須輸入的項(xiàng)后，按鍵進(jìn)入下一屏幕：2、待刪除標(biāo)記供應(yīng)商：細(xì)節(jié)刪除標(biāo)記：所有范圍：若對(duì)某供應(yīng)商刪除的動(dòng)作在全集團(tuán)范圍內(nèi)進(jìn)行，用“√”選擇此項(xiàng)；公司代碼的刪除標(biāo)記：若刪除有關(guān)公司代碼數(shù)據(jù)時(shí)，用“√”選擇此項(xiàng)；選擇的采購(gòu)組織：若對(duì)某供應(yīng)商刪除的動(dòng)作針對(duì)某采購(gòu)組織進(jìn)行，用“√”選擇此項(xiàng)；按鍵，再按鍵回到初始屏幕：在刪除供應(yīng)商主記錄前在此屏幕下的信息區(qū)有“變化已經(jīng)發(fā)生”的信息出現(xiàn)按鍵結(jié)束操作。附表：供應(yīng)商申請(qǐng)表事業(yè)部:申請(qǐng)日期:年月日名稱(chēng)集團(tuán)內(nèi)供應(yīng)商集團(tuán)外國(guó)內(nèi)供應(yīng)商集團(tuán)外國(guó)外供應(yīng)商臨時(shí)供應(yīng)商供應(yīng)商碼公司代碼采購(gòu)組織賬戶組10203040供應(yīng)商注冊(cè)名稱(chēng)檢索詞供應(yīng)商注冊(cè)地址城市郵編國(guó)家CNCN語(yǔ)言ZHZH/ENZH電話傳真增值稅碼銀行國(guó)別銀行名稱(chēng)銀行賬號(hào)統(tǒng)馭科目203020020301002030100排序碼1.0142.0031.0142.0031.0142.003容差組103103103是否檢查發(fā)票XXX訂單貨幣付款條件國(guó)際貿(mào)易條件國(guó)際貿(mào)易條件(地