高職院校檔案管理中的誤區(qū)與改進措施 - 教育理論

高職院校檔案管理中的誤區(qū)與改進措施-教育理論眾所周知，高職院校屬于高等教育的一個類型，“以效勞為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向〞，走的是產(chǎn)學(xué)結(jié)合開展的道路，旨在培養(yǎng)千百萬高素質(zhì)技能型專門人才。由此可見，對應(yīng)用性、特色教育的突出和強調(diào)是其應(yīng)有之義，其職能部門及職能輔助部門的運轉(zhuǎn)也應(yīng)該緊緊圍繞這一宗旨。比方，檔案管理部門也要千方百計圍繞“效勞宗旨，就業(yè)導(dǎo)向〞來展動工作。然而由于認識上以及體制設(shè)計上的誤區(qū)，高職院校的檔案管理工作未能體現(xiàn)這一特征。具體表現(xiàn)在：檔案收集整理環(huán)節(jié)被動、守舊，主動性不足，創(chuàng)新性缺乏；檔案利用環(huán)節(jié)以寄發(fā)、轉(zhuǎn)接為主，效勞運用功能幾近空白；檔案管理制度不夠健全、體系運作乏力，亟待加強。

一、檔案整理環(huán)節(jié)誤區(qū)及改良措施

檔案收集整理環(huán)節(jié)以等、靠為主，主動性不足

高職院校檔案收集工作是整個檔案工作程序的第一個環(huán)節(jié)，是高校檔案工作的根底。它關(guān)系到學(xué)校檔案工作的效能。然而，因為主動效勞意識不強的認識誤區(qū)，檔案整理工作以等、靠為主，沒能主動發(fā)現(xiàn)，積極搜集，更不用說進行專題檔案、特色檔案的收集整理了。

另外，由于檔案整理工作的特點，任務(wù)集中的時候加班加點而日常工作那么松渙散散，難免造成一些文件未能及時歸檔，而整理出來的檔案材料有時那么會漏洞百出，難以經(jīng)得起檢驗。比方在辦公桌上時常會看到：文件冗雜、積壓、散亂，有時可能一學(xué)年下來的文件還堆放在一起無人管理，對局部文件相關(guān)人員基本就不重視，認為不重要就置之不理。還有，就是固守傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案材料的收集，對于網(wǎng)絡(luò)新媒介等產(chǎn)生的檔案材料重視不夠。

檔案收集整理環(huán)節(jié)的改良措施

這些不足整理的檔案，既不合乎檔案收集的根本要求，也嚴重影響到檔案作用的發(fā)揮。我們有必要加強教育增強檔案管理員的主動效勞性意識，使檔案整理工作走上標準化的軌道。首先，我們要強調(diào)把功夫用在平時，調(diào)動效勞對象如教師和學(xué)生的參與積極性，鍛煉學(xué)生的動手能力，圍繞學(xué)院和系部的工作整理檔案，讓檔案材料運轉(zhuǎn)起來，形成專題檔案及特色檔案，真正為教學(xué)和就業(yè)效勞。

其次，還要創(chuàng)新收集整理的伎倆，把大量的數(shù)字化文件、數(shù)字化檔案信息資源加以拓展和利用，使之成為檔案收集、整理的內(nèi)容，健全檔案的檢索工具，匯編各種能反映學(xué)校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理辦法科學(xué)化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作規(guī)范化，不斷增強檔案室的綜合效勞功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學(xué)和學(xué)生就業(yè)效勞。

二、檔案利用環(huán)節(jié)誤區(qū)及改良措施

檔案利用環(huán)節(jié)保留、轉(zhuǎn)接為主，效勞運用意識欠缺

在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保輕用、利用缺乏的現(xiàn)象。相當多的檔案工作者扮演的是保管員的角色，注重檔案的管理，不注重效勞。由于效勞意識不強，高校的檔案絕大多數(shù)被束之高閣，無人問津，檔案的價值只體現(xiàn)在保留上，而不是為學(xué)校各項工作效勞上。在一些同志看來，檔案工作做得好不好，主要是看其保留是否完整，而不是看其借閱頻率，不看其實際發(fā)揮作用的大小。

由此產(chǎn)生一些弊端：大批檔案得不到充沛的利用，甚至有些很有價值的檔案變成了一文不值的廢紙，造成檔案浪費；領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面地了解情況，有效地利用檔案；檔案管理人員的管理價值也難以在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。高職院校的檔案利用方面，效勞職能急需跟進。

檔案利用環(huán)節(jié)誤區(qū)的改良措施

上述情況說明，檔案部門首先要改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策效勞勢在必行。只有加強檔案管理工作，加強效勞意識，讓檔案工作主動為教學(xué)、科研、就業(yè)和學(xué)校建設(shè)開展效勞才能凸顯檔案的功能和作用。比方，為凸顯效勞性的職能，不妨圍繞就業(yè)這一主題，為學(xué)生提供簡歷方面的原始檔案材料，在學(xué)生畢業(yè)離校前發(fā)出致學(xué)生的一封信，召開檔案管理表明會，以喜聞樂見的方式吸引大家到場聆聽，為大家釋疑解惑。

其次，檔案工作要在發(fā)揮“管好〞檔案職能的同時，要更好地發(fā)揮“用好〞檔案的職能。要在保證真實可靠的前提下，將有價值的，可以公開的學(xué)校相關(guān)信息通過一定的加工、處理后公之于眾，加強對學(xué)校各項工作的宣傳，提升檔案的效勞水平，變被動提供查閱為主動提供信息，提高檔案的價值，使其發(fā)揮更大的作用?？梢哉f，在高職院校里，更好地發(fā)揮檔案的效勞功能，就是要發(fā)揮其資源作用、憑證作用、宣傳作用、教育作用。此外，要加強對檔案管理的效果評估，將其作為檢驗檔案管理效益和效率的根本途徑，通過正式與非正式評估、內(nèi)部與外部評估、

事前事中和事后評估、量化與非量化評估，到達有效配置資源、提高效勞水平的目的。三、檔案管理體制效勞性匱乏的誤區(qū)及改良檔案管理體制效勞性匱乏，體系運作乏力檔案是高職院校開展的歷史記錄，是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，是國家檔案事業(yè)的重要組成局部。然而，在不少高職院校里其配套的管理體制和經(jīng)費支持卻相對滯后，要人乏人、要物乏物，在這一效勞性的職能部門建設(shè)中重視不夠，或者說從體制上不足效勞性的照顧。比方，檔案人員職責(zé)沒有落實到位，部門領(lǐng)導(dǎo)往往將一些責(zé)任心不強的人員安頓在檔案工作崗位上。從制度、管理上削弱檔案工作。導(dǎo)致了檔案管理人才配備方面流動性大，大多管理檔的人員業(yè)務(wù)不精，甚至只是把這個崗位作為一個跳板。再比方，領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系。此外，檔案工作技術(shù)和設(shè)備的落后，又不足外在壓力和內(nèi)在的推力，造成了檔案管理整體工作處于乏力狀態(tài)。

檔案管理體制效勞性匱乏的改良措施

1.制度優(yōu)先，明確責(zé)任。

高職院校檔案管理工作人員及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)經(jīng)常學(xué)習(xí)?中華人民共和國檔案法》，用國家法律法規(guī)標準自己的行為，約束自己的一舉一動，并規(guī)定每周工作例會后集體學(xué)習(xí)一次?檔案法》，杜絕請假。針對高職院校檔案來源渠道多的特點，工作人員應(yīng)及時調(diào)整理順，各院系要劃清楚確的責(zé)任人，檔案每到一個地方都要求經(jīng)手人簽字，嚴防作弊，保證檔案的真實可靠性。高校內(nèi)部應(yīng)制定一些制度措施，如?高校檔案管理工作制度》、?保管制度》、?移交制度》、?工作人員職責(zé)》等，用法律和制度標準每個人的工作，實行標準化的管理，確保檔案管理工作發(fā)展有序。

2.用好人才，提升水平。

主動向上級主管部門和主管領(lǐng)導(dǎo)匯報工作，力爭得到上級部門從資金、政策等方面對檔案工作給予大力支持，盡最大努力改善學(xué)校檔案工作的軟、硬件設(shè)施，為檔案人員提供良好的工作環(huán)境。對高?，F(xiàn)有的檔案管理工作人員，應(yīng)定期培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)，加大對計算機方面的知識培訓(xùn)力度，同時不可無視思想政治方面的教育，提高綜合素質(zhì)，了解檔案專業(yè)的最新開展動態(tài)等。今后對新進來的人員應(yīng)嚴格考核制度，不是本專業(yè)的堅定不予錄用，把住人才進口關(guān)。對所有工作人員應(yīng)實行一年一考核，對于不合格者下崗或待崗，引入競爭機制，打破原有的干與不干一個樣，干多干少一個樣的局面。檔案工作是一項長期實踐經(jīng)驗的積累過程，因此，對于優(yōu)秀的員工或愛崗敬業(yè)的員工，應(yīng)大力表彰，并適當給予精神獎勵和物質(zhì)獎勵，穩(wěn)定檔案工作人員隊伍。

3.加強檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查，以法制化推動檔案工作健康開展。

要把進一步提高教育部門，特別是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案意識提高到一個極為重要的層面，積極向上級主管領(lǐng)導(dǎo)爭取，力爭把院系檔案工作納入對檔案人員的年度考核的內(nèi)容，使其把做好檔案工作的責(zé)任落到實處，強化日常監(jiān)督，統(tǒng)籌檔案工作在本單位、本部門的分配布置，確保檔案工作同本部門業(yè)務(wù)工作、中心工作齊抓共管，檔案人員保持相對穩(wěn)定，使其有時間和精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，提高檔案管理水平，更好地為本單位各項工作效勞。把加強日常監(jiān)管同注重提高質(zhì)量結(jié)合起來，使檔案監(jiān)管常態(tài)化，形成人人支持檔案工作的自覺行動。

結(jié)語

綜上所述，我們必須從高職院校檔案管理的特點出發(fā)，將自身定位在為應(yīng)用性人才培養(yǎng)提供支持效勞上，走有自己特色的開展之路。畢竟，高職院校要提高自身的核心競爭力，不可忽略檔案資料的輔助作用。作為一名檔案管理工作人員，應(yīng)本著對過去、現(xiàn)在和將來負責(zé)任的態(tài)度，主動效勞，不斷探索，尋求