某大酒店采購(gòu)管理制度

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購(gòu)管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-01目的；制度：采購(gòu)管理制度1、采購(gòu)部的工作職責(zé)采購(gòu)部是保證酒店經(jīng)營(yíng)所需物資供應(yīng)的職能部門。它的工作職責(zé)是以最佳的質(zhì)量/價(jià)格比，及時(shí)適量地為酒店經(jīng)營(yíng)管理提供適用的物資物品，并參與成本、費(fèi)用、庫(kù)存的控制，負(fù)責(zé)進(jìn)口物質(zhì)的審批、報(bào)關(guān)手續(xù)。2、采購(gòu)部的組織機(jī)構(gòu)采購(gòu)部設(shè)經(jīng)理一名。負(fù)責(zé)制定本部門工作計(jì)劃、人員分工及工作安排，主管采購(gòu)部的一切日常工作，向總經(jīng)理負(fù)責(zé)并負(fù)擔(dān)管理責(zé)任。采購(gòu)部下設(shè)食品采購(gòu)、物料采購(gòu)、能源及維修件采購(gòu)、文員各一名。各采購(gòu)員有分工但不分家地完成采購(gòu)部經(jīng)理安排的工作，向采購(gòu)部經(jīng)理負(fù)責(zé)并承擔(dān)工作責(zé)任。采購(gòu)工作規(guī)定各部門/倉(cāng)庫(kù)申請(qǐng)采購(gòu)的物品一律須填制“請(qǐng)購(gòu)單”，交采購(gòu)部報(bào)價(jià)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。未經(jīng)批準(zhǔn)有效的申請(qǐng)，采購(gòu)部不予受理，驗(yàn)收部不予驗(yàn)收。采購(gòu)部接到請(qǐng)購(gòu)單后，應(yīng)按申請(qǐng)部門的要求，盡可能多的掌握市場(chǎng)、供應(yīng)商的資料后，根據(jù)以下必須考慮的因素?fù)駜?yōu)推薦：─貨品的品質(zhì)：達(dá)不到酒店的要求會(huì)降低酒店的服務(wù)規(guī)格，過高的品質(zhì)供應(yīng)可能會(huì)造成費(fèi)用的超支，在價(jià)格相差不多的情況下，品質(zhì)系數(shù)是最重要的；─貨品的價(jià)錢：在滿足酒店品質(zhì)要求的前提下，價(jià)錢是最重要的；─供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、品質(zhì)保證能力及經(jīng)濟(jì)實(shí)力、原材料來源等背景資料；─售后服務(wù)與支持。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購(gòu)管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-02所有向供應(yīng)商的定貨，盡可能用合同/訂單形式。采購(gòu)部應(yīng)設(shè)計(jì)、制定和完善酒店“訂貨單”，除常規(guī)內(nèi)容外，應(yīng)注意：─貨品的詳細(xì)要求描述（材料、件重、規(guī)格、工藝、色標(biāo)號(hào)碼、圖案圖樣、打樣核準(zhǔn)要求、較樣/發(fā)貨日期要求）；外包裝（外箱材料、內(nèi)盒、箱麥）—數(shù)量誤差容忍程度。所有要求，應(yīng)量化、樣板化，盡量避免“最好的”、“高級(jí)”、“進(jìn)口”等無法核定或很難核實(shí)或可做多種不同解釋的約定。采購(gòu)人員應(yīng)不斷提高自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素質(zhì)水平，工作中避免個(gè)人感情辦事，不得以權(quán)謀私。注意與供應(yīng)商保持工作距離，不允許有過多的工作外交往。采購(gòu)人員應(yīng)定期、不定期地參與市場(chǎng)、供應(yīng)商的調(diào)查，及時(shí)掌握第一手市場(chǎng)變化信息及供應(yīng)商情況資料，及時(shí)更換更符合酒店供貨要求的供應(yīng)商，以求最大限度地控制采購(gòu)成本。采購(gòu)人員一般可以借用適量的備用金以作周轉(zhuǎn)使用，特殊采購(gòu)時(shí)，還允許臨時(shí)借支部分需用的款額，該臨時(shí)借款應(yīng)于采購(gòu)工作完成后及時(shí)與財(cái)務(wù)部結(jié)清，不得無故拖欠。采購(gòu)人員應(yīng)注意日常采購(gòu)工作完成后購(gòu)入憑證（發(fā)票）、驗(yàn)收憑證（收貨單）的催收、銷帳工作，及時(shí)核銷預(yù)付/借支的支票、款項(xiàng)等，以利財(cái)務(wù)清帳。4、驗(yàn)收及付款任何進(jìn)入酒店的采購(gòu)物資必須經(jīng)過倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收，驗(yàn)收手續(xù)、要求、驗(yàn)收問題的解決及付款申請(qǐng)，按酒店采購(gòu)、驗(yàn)收、付款的規(guī)定執(zhí)行。5、工作流程請(qǐng)購(gòu)各部門/倉(cāng)庫(kù)申請(qǐng)采購(gòu)的物品一律須填制“請(qǐng)購(gòu)單”一式四份，由部門經(jīng)理簽字后,交采購(gòu)部詢價(jià),采購(gòu)部一般應(yīng)提供三個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，且須在請(qǐng)購(gòu)單上推薦供應(yīng)商，并說明理由，由財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。緊急采購(gòu)申請(qǐng)時(shí),由請(qǐng)購(gòu)部門在“請(qǐng)購(gòu)單”上蓋“緊急”章,并直接報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,交采購(gòu)部辦理。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：采購(gòu)管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B005-03驗(yàn)收A、采購(gòu)貨品到達(dá)酒店后，必須由采購(gòu)部、使用部門、財(cái)務(wù)驗(yàn)收人員共同驗(yàn)收，各方驗(yàn)收的主要職責(zé)是；（附件一）B、驗(yàn)收員應(yīng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單上經(jīng)批準(zhǔn)的數(shù)量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)錢、供應(yīng)商等要求，核對(duì)無誤后，開出驗(yàn)收單一式五份，一份交采購(gòu)部，一份交財(cái)務(wù)部應(yīng)付帳會(huì)計(jì)，一份交成本部,一份交請(qǐng)購(gòu)部門；所收貨品，由請(qǐng)購(gòu)部門及時(shí)接納；C、沒有請(qǐng)購(gòu)單的貨品，不予驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)發(fā)現(xiàn)有數(shù)量、品質(zhì)、交貨期等問題時(shí)，驗(yàn)收部應(yīng)開出“驗(yàn)收問題聯(lián)系單”，交采購(gòu)部及使用部門，報(bào)財(cái)務(wù)部備案，并應(yīng)于聯(lián)系單所規(guī)定的時(shí)間內(nèi)得到采購(gòu)部/使用部門的處理意見，拖延解決的，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理處理；（4）付款A(yù)、采購(gòu)/使用部門申請(qǐng)轉(zhuǎn)帳付款時(shí)，須填制“用款申請(qǐng)單”，注明請(qǐng)購(gòu)單號(hào)碼，由部門經(jīng)理簽字后，先交應(yīng)付帳會(huì)計(jì)作好記錄，核對(duì)請(qǐng)購(gòu)單與驗(yàn)收單/發(fā)票內(nèi)容無誤后，在用款申請(qǐng)單上簽字，并附發(fā)票、驗(yàn)收單交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)付款。B、采購(gòu)/使用部門申請(qǐng)現(xiàn)金報(bào)銷時(shí)，須填制“現(xiàn)金報(bào)銷單”，其要求及報(bào)銷手續(xù)同。（5）商品采購(gòu)商品采購(gòu)的所有請(qǐng)購(gòu)、驗(yàn)收、付款手續(xù)及審批權(quán)限，按照以上規(guī)定辦理，由商品部人員組織采購(gòu)、驗(yàn)收入倉(cāng)，并由商品部申請(qǐng)付款，報(bào)批手續(xù)相同。附件一驗(yàn)收人員驗(yàn)收的主要職責(zé)采購(gòu)部合同的執(zhí)行情況，品質(zhì)，價(jià)錢，定貨要求使用部門品質(zhì)，使用和購(gòu)買要求驗(yàn)收員請(qǐng)購(gòu)條件，數(shù)量精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：庫(kù)房管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B007-01目的：加強(qiáng)庫(kù)房管理，提高庫(kù)房使用效率，保證物資周轉(zhuǎn)流通，提高經(jīng)濟(jì)效益。制度：庫(kù)房管理制度1、倉(cāng)管管理的基本任務(wù)和原則基本任務(wù)：采用科學(xué)的方法，不斷提高管理水平，做到保管好，損耗少，節(jié)約費(fèi)用，保證安全，提高效益。庫(kù)房管理的原則是：適量、及時(shí)、準(zhǔn)確、經(jīng)濟(jì)、安全。2、原材料、物資的保管和記錄庫(kù)房按原材料和物資大類分別管理，現(xiàn)分為物料倉(cāng)、食品倉(cāng)、冷庫(kù)、營(yíng)業(yè)用具倉(cāng)。各倉(cāng)設(shè)立專職倉(cāng)管員、倉(cāng)管員職責(zé)：保管所管原材料、物資，記原材料、物資明細(xì)帳，驗(yàn)收進(jìn)倉(cāng)原材料、物資和出倉(cāng)原材料、物資的發(fā)貨。存?zhèn)}原材料、物資要貫徹執(zhí)行“先進(jìn)先出，定期每季翻堆”的庫(kù)房管理規(guī)定。要節(jié)約倉(cāng)容、合理使用倉(cāng)容。重載物資與輕拋物資不得混堆，有揮發(fā)性和物資不得與易吸潮物資混堆。庫(kù)房對(duì)進(jìn)倉(cāng)儲(chǔ)存的物資，必須按固定堆位存儲(chǔ)，并編列堆號(hào)，在每個(gè)堆位存放物資的貨位上設(shè)立“進(jìn)、出、存貨卡”，凡出入倉(cāng)物資應(yīng)于當(dāng)天在貨卡登記，并結(jié)出存貨數(shù)，以便與物資明細(xì)帳對(duì)口。存?zhèn)}物資必須做到“三對(duì)口”，即存?zhèn)}物資與貨卡相符，貨卡結(jié)存數(shù)與物資明細(xì)帳余額相符。每月末倉(cāng)管員應(yīng)根據(jù)物資明細(xì)帳記錄的收、付發(fā)生額和余額數(shù)字，編制“進(jìn)、銷、調(diào)、存月報(bào)表”，分送財(cái)務(wù)部，采購(gòu)部和餐飲部，并辦理結(jié)帳手續(xù)。每季度盤點(diǎn)一次，并向財(cái)務(wù)部報(bào)送盤點(diǎn)表。倉(cāng)管員對(duì)所保管的物資，應(yīng)經(jīng)常檢查，對(duì)滯存在庫(kù)房時(shí)間較長(zhǎng)的物資，要主動(dòng)向業(yè)務(wù)部門反映滯存情況；對(duì)存?zhèn)}物資，發(fā)現(xiàn)霉變，破損或超保管期限，應(yīng)及時(shí)提出處理意見，并填制“物資殘損（霉變）處理報(bào)告書”，或“超期存?zhèn)}物資報(bào)告表”，送交業(yè)務(wù)部門和財(cái)務(wù)部各一份，以便有關(guān)部門會(huì)同財(cái)務(wù)部及時(shí)研究作出處理意見。3、原材料，物資進(jìn)出倉(cāng)規(guī)定：倉(cāng)庫(kù)管理人員對(duì)進(jìn)倉(cāng)物資，憑“物資收貨記錄單”記明細(xì)帳。并逐一核對(duì)物資的規(guī)格，數(shù)量，質(zhì)量。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：庫(kù)房管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B007-02（2）倉(cāng)管人員對(duì)不符合質(zhì)量要求及規(guī)格，數(shù)量、與發(fā)票或采購(gòu)，申購(gòu)部門的要求不相符的原材料、物料，必須拒絕進(jìn)倉(cāng)，并及時(shí)向申購(gòu)部門、采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部門報(bào)告。原材料、物資出倉(cāng)，必須先辦妥出倉(cāng)手續(xù)，憑領(lǐng)料單或調(diào)撥單，并驗(yàn)明規(guī)格，數(shù)量經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽注，才給予發(fā)貨，同時(shí)要及時(shí)登記明細(xì)帳，并將領(lǐng)料單或調(diào)撥單報(bào)送財(cái)務(wù)部出帳。庫(kù)房對(duì)任何部門均應(yīng)按正式出倉(cāng)單證發(fā)貨，嚴(yán)禁先出貨，后補(bǔ)辦手續(xù)的錯(cuò)誤做法，嚴(yán)禁白條發(fā)貨。為保證庫(kù)房安全，庫(kù)房發(fā)貨必須在庫(kù)房辦公地方發(fā)貨，不得在庫(kù)房?jī)?nèi)發(fā)貨，商品及物資在發(fā)貨地點(diǎn)由提貨方點(diǎn)驗(yàn)離開后發(fā)生的短缺，概由收貨方自負(fù)，庫(kù)房不負(fù)補(bǔ)償責(zé)任。4、庫(kù)房的存量管理庫(kù)房實(shí)行存量管理。庫(kù)房的最高存量和最低存量由財(cái)務(wù)部和成控部、采購(gòu)部研究制定并報(bào)酒店管理當(dāng)局批準(zhǔn)后，交庫(kù)房執(zhí)行。所有庫(kù)房物資均應(yīng)在存貨帳、存貨卡上標(biāo)明最高存量和最低存量。月末，庫(kù)房應(yīng)編制“超存量庫(kù)存表”，列明所有超過最高存量的存貨明細(xì)情況，報(bào)財(cái)務(wù)部經(jīng)理、采購(gòu)部經(jīng)理和成本控制經(jīng)理。5、庫(kù)房的請(qǐng)購(gòu)存?zhèn)}物資達(dá)到最低存量時(shí)，庫(kù)房應(yīng)及時(shí)填制“請(qǐng)購(gòu)單”，交采購(gòu)部購(gòu)買，沒有及時(shí)提出購(gòu)買以致存貨供應(yīng)中斷的，有關(guān)庫(kù)房人員要承擔(dān)工作責(zé)任。不超過最高存量的請(qǐng)購(gòu)，由采購(gòu)部直接受理。超過最高存量的請(qǐng)購(gòu)，須按酒店（流動(dòng)資金管理制度）的審批權(quán)限，批準(zhǔn)后交采購(gòu)部購(gòu)買。6、庫(kù)房的盤點(diǎn)（1）庫(kù)房物資流動(dòng)性大，為保證貨、卡、賬核對(duì)相符，隨時(shí)掌握物資變動(dòng)情況，避免短缺丟失和超儲(chǔ)積壓，必須進(jìn)行經(jīng)常和定期的清倉(cāng)盤點(diǎn)工作。經(jīng)常的盤點(diǎn)由庫(kù)房領(lǐng)班和倉(cāng)管員在日常進(jìn)行，針對(duì)收發(fā)頻繁和容易變質(zhì)的物品，需增加盤點(diǎn)和察看的次數(shù)。定期的盤點(diǎn)每月進(jìn)行一次，由成控部組織，財(cái)務(wù)部派員參與，發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧，應(yīng)查明原因，說明情況，提出處理意見，填制“存貨盤點(diǎn)報(bào)告”，上報(bào)酒店處理。對(duì)于盤虧/報(bào)損的物資，須查明原因，屬保管人員工作責(zé)任的，應(yīng)由有關(guān)人員承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。經(jīng)常發(fā)現(xiàn)失職行為的，應(yīng)調(diào)離工作崗位，發(fā)現(xiàn)偷盜等違法行為的，交酒店保安部處理。7、其他有關(guān)規(guī)定：庫(kù)房系商品和物資保管重地，除倉(cāng)管人員和因業(yè)務(wù)、工作需要的有關(guān)人員外，任何人未經(jīng)批準(zhǔn)，不得進(jìn)入庫(kù)房。泉州湖心大酒店規(guī)章制度內(nèi)容：庫(kù)房管理制度部門：財(cái)務(wù)部崗位：生效日期：編號(hào)：2B007-03因業(yè)務(wù)，工作需要而進(jìn)入庫(kù)房的人員，在進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須先辦理入倉(cāng)登記手續(xù)，并要有