行政公文管理制度行政公文管理制度

行政公文管理制度行政公文管理制度行政管理制度行政管理制度行政管理制度一、目的為使公司的行政處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，進(jìn)一步提高行政處理的效率、質(zhì)量，加強(qiáng)密級的保密制度建設(shè)，同時做好對行政傳達(dá)、落實的督促檢查工作，提升執(zhí)行力，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于各職能部門、各子公司可參照本辦法制定相應(yīng)的行政處理及督查辦法。三、職責(zé)權(quán)限1、行政管理部是行政處理的管理部門，負(fù)責(zé)公司的處理、督查，并指導(dǎo)各部門及各分（子）公司的處理工作。2、各職能部門、分（子）公司負(fù)責(zé)本單位的處理及督辦。四、管控說明（一）定義1、處理指的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。2、督查工作指對集團(tuán)公司、各分（子）公司內(nèi)部、對外發(fā)文、外部來文辦理情況的督促檢查。（二）發(fā)文形式1、凡是制度性的、指導(dǎo)全公司工作的重要決定、決議、公告、通告、通報、通知等文件，都要以公司名義發(fā)文。2、凡是公司專業(yè)部門開展的日常性工作、組織開展的活動通知、專業(yè)體系內(nèi)的一般性工作通報及部門會議形成的會議紀(jì)要等，可以發(fā)部門文件，但部門文件一律不準(zhǔn)對外行文。（三）種類1、決定一一適用于對重要事項或重大行動做出安排，對有關(guān)部門及人員的獎懲，組織變更或人事任免等。2、決議一一適用于經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項。3、通告、通知（或公告）一一適用于公布規(guī)章制度、轉(zhuǎn)發(fā)外來文件、公開發(fā)布全體員工應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項。（內(nèi)部通知用內(nèi)部文件格式、外部通知用格式并加蓋公章）通報一一適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要情況。報告一一適用于下級向上級部門匯報工作、反映情況、提出申請或建議。請示一一適用于下級向上級或政府部門請求批示、批準(zhǔn)、批復(fù)的事項。函一一適用于對外溝通，對內(nèi)用于各公司之間商洽工作或協(xié)作處理有關(guān)事項（工作函、聯(lián)系函）。規(guī)定（或辦法）一一適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范、規(guī)章制度。會議紀(jì)要一一適用于記載、督辦、傳達(dá)會議情況和議定事項。（四）格式及規(guī)則1、一般由秘密等級、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、成文日期、主題詞、抄送單位、擬文部門、份數(shù)和印發(fā)日期等部分組成。（1）涉及公司秘密的應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。（2）緊急應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。（3）發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱，統(tǒng)一使用標(biāo)宋字體。（4）發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括代字、年份、序號。（5）標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括的主要內(nèi)容，并標(biāo)明種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文單位，標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。（6）主送單位指的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（7）成文日期以簽發(fā)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。（8）對外除“會議紀(jì)要”外，以紅頭文件下發(fā)的對外均應(yīng)當(dāng)加蓋印章。聯(lián)合上報的，由主辦單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)加蓋印章（部門文件除外）。（9）如有附件，應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。（10）抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉的其他單位（個人），應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。2、用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，雙面打印，左側(cè)裝訂。張貼的用紙大小，根據(jù)實際需要確定。3、部門之間對相關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自對外行文。（五）發(fā)文辦理及督查1、發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、用印、登記、分發(fā)等程序。2、擬稿、發(fā)文（1）以公司名義擬發(fā)的文件，經(jīng)總裁簽發(fā)后，由行政管理部按發(fā)文規(guī)則編號、印制、用印、分發(fā)，同時做好文件簽收登記。文件起草部門在擬文稿紙中明確主送單位、所要發(fā)到的層面及文件中末說明的其它要求。（2）以公司各部門名義擬發(fā)的文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由所在部門編號、印制、分發(fā)。3、簽發(fā)時限根據(jù)擬發(fā)的緩急程度將發(fā)文分為平件、急件、特急件限時辦理。（1）平件應(yīng)于擬稿之日起（不包括擬稿日，下同）2個工作日內(nèi)簽發(fā)。（2）急件應(yīng)于擬稿當(dāng)日簽發(fā)。（3）特急件應(yīng)在擬稿完成后隨報隨簽。4、以公司名義發(fā)送的電子文件，由行政管理部用相關(guān)途徑發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要求及簽發(fā)時限要求進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向行政管理部反饋辦結(jié)情況；以公司部門名義發(fā)送的電子文件，由文件擬發(fā)部門負(fù)責(zé)發(fā)送至文件主送單位，主送單位收到文件后根據(jù)文件發(fā)送要求及簽發(fā)時限要求進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)或辦理，并向文件印發(fā)部門反饋辦結(jié)情況。（六）發(fā)文辦理及督查收文辦理指對公司收到內(nèi)部、外部來文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。凡外來文件，均由行政管理部統(tǒng)一運轉(zhuǎn)；對于公司內(nèi)部來文，由文件制發(fā)單位、部門按審批管理權(quán)限自行運轉(zhuǎn)；對于收到的密級文件應(yīng)減少運轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、縮小涉密范圍。1、簽收。行政管理部對收到的文件進(jìn)行簽收清點，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時向發(fā)文單位查詢，必要時可采取相應(yīng)的處理措施。各部門、各分（子）公司收到行政管理部下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件后要簽收，電子版文件要回復(fù)接收情況。2、登記。登記項目包括收文編號、收文日期、發(fā)文單位、文號、標(biāo)題、份數(shù)，并將辦理結(jié)果予以登記。3、擬辦。對于外部來文，由行政管理部按文件內(nèi)容和緩急程度填好收文處理單，行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。具體程序如下：（1）對于一般性文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)閱批。（2）對于外部來文及重要性文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出擬辦意見，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。（3）對于涉及有關(guān)專業(yè)內(nèi)容的文件，由行政管理部負(fù)責(zé)人提出轉(zhuǎn)辦意見，專業(yè)部門負(fù)責(zé)人提出辦理意見，報該部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審閱后，報總裁閱批。4、批辦時限。行政管理部根據(jù)文件要求的時限在收文處理單上標(biāo)明緩急程度。（1）平件應(yīng)于文件送達(dá)之日起2個工作日內(nèi)閱批。（2）急件應(yīng)于文件送達(dá)當(dāng)日內(nèi)閱批。（3）特急件應(yīng)隨送隨閱批。（4）對于綜合性較強(qiáng)，需調(diào)查或需集體研究的事關(guān)重大的文件，最晚在文件要求時限前2日閱批完。5、傳閱。行政管理部根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的閱批意見，按一定的程序?qū)⑽募瓦_(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或閱示。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件要求及文件辦理時限閱覽并簽署意見。行政管理部要隨時掌握文件去向，避免漏傳、誤傳、橫傳。6、承辦。行政管理部按相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批示，將文件送達(dá)有關(guān)部門辦理。承辦部門應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，及時辦理不得延誤。承辦人辦結(jié)后，在收文處理單上填寫辦結(jié)反饋情況。7、催辦。行政管理部按規(guī)定的時間提前向承辦部門詢問辦理結(jié)果，以保證及時辦理完畢。（七）歸檔1、辦理完畢后，應(yīng)當(dāng)及時整理（立卷）、歸檔，發(fā)文的擬稿紙（立即銷毀）、正式文件原件、修改稿原件全部存檔，個人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的。2、聯(lián)合辦理的，原件由主辦部門整理（立卷）、歸檔。（八）管理1、由行政管理部、各部門的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。2、不具備歸檔和存查價值的，經(jīng)過鑒別并經(jīng)相關(guān)部門、公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。3、銷毀秘密應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。4、相關(guān)部門合并時，全部應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；部門撤銷時，將需要歸檔的整理后，移交行政管理部檔案室。5、工作人員調(diào)離工作崗位時，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的移交、清退。（九）附則1、本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行。2、各部門、各分（子）公司按照給定的模板行文，將LOGO和公司名稱替換。3、本辦法由集團(tuán)行政管理部負(fù)責(zé)解釋。附件：1、對內(nèi)文件格式XZ-BG-