起重機制造行業(yè)如何規(guī)范銷售合同評審

起重機制造行業(yè)如何規(guī)范銷售合同評審“營銷員模式”——這種營銷模式在起重機行業(yè)是普遍存在的，隨著起重機向大噸位、電氣化集成控制方向發(fā)展的升級，起重機行業(yè)營銷人員應(yīng)該具備更高的專業(yè)技能，起重機行業(yè)應(yīng)該改變過去的營銷模式，企業(yè)應(yīng)該做品牌，親自把產(chǎn)品輸向終端，這樣更利于企業(yè)降低成本，拓展利潤空間。由于受營銷模式的限制，起重機制造行業(yè)普遍存在合同評審不嚴(yán)的情況，導(dǎo)致交期延誤、利潤空間下降。起重機行業(yè)如何規(guī)范合同評審，如何建立規(guī)范的合同評審體系呢？筆者最近對起重機行業(yè)龍頭企業(yè)衛(wèi)華集團從銷售訂單轉(zhuǎn)變到生產(chǎn)計劃過程進行了了解，現(xiàn)就銷售合同評審談?wù)勛约旱乃悸贰橐?guī)范銷售合同的評審，規(guī)避銷售合同延期、報價失誤的問題，為加強及重機制造信息化建設(shè)和流程優(yōu)化的整體要求，進一步規(guī)范對銷售合同操作流程的管理，規(guī)范銷售部對于銷售合同中技術(shù)工藝要求、設(shè)備配置、電氣控制及外協(xié)需求的評審流程，避免在信息查詢過程中和生產(chǎn)過程中，因溝通不暢而造成的信息流失或工作延誤，使銷售合同的操作簡潔高效，保障銷售合同的順利完成，現(xiàn)將各部門的職責(zé)進行界定，并將銷售合同操作流程規(guī)范如下：1銷售部在合同簽訂前必須經(jīng)過嚴(yán)格的合同評審。如果所簽合同、合同條款未經(jīng)評審或評審時間與簽約時間相隔過長，由此產(chǎn)生的一切損失由銷售部全部承擔(dān)。1.1業(yè)務(wù)需求的信息查詢業(yè)務(wù)前期操作階段，在技術(shù)工藝要求、設(shè)備配置、電氣控制及外協(xié)品需求等方面不能確定客戶的明確需求時，業(yè)務(wù)人員可以通過形式向銷售部咨詢最終客戶技術(shù)要求，或銷售部著重推薦公司當(dāng)前主要設(shè)備合作廠家、并根據(jù)公司的技術(shù)滿足能力和各生產(chǎn)現(xiàn)階段的產(chǎn)能狀況，以便于和業(yè)務(wù)人員的有效溝通。銷售部負責(zé)對業(yè)務(wù)人員的咨詢給予口頭回復(fù)，此類信息傳遞不作為合同簽訂前的評審，只作為一般的業(yè)務(wù)信息咨詢，為業(yè)務(wù)人員洽談業(yè)務(wù)提供參考。1.2銷售合同的評審1.2.1因在洽談現(xiàn)場無法進行書面評審的，可以通過以口頭形式評審，并在口頭評審結(jié)束后3個工作日內(nèi)補交書面評審。評審時銷售部應(yīng)提報的內(nèi)容包括：訂貨單位名稱、產(chǎn)品名稱、交貨時間；技術(shù)工藝要求、設(shè)備配置要求、電氣控制要求、交貨期以及超出公司常規(guī)供應(yīng)能力以外的特殊需求等等。要求銷售部提報的評審信息（尤其是客戶的特殊要求）務(wù)必詳細和準(zhǔn)確，與客戶的特殊約定事項如果未經(jīng)評審，造成合同不能正常履行的，違約責(zé)任由簽訂合同人承擔(dān)。1.2.2銷售部對評審信息的受理1.2.2.1公司常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)車不需要經(jīng)過技術(shù)部、工藝部的評審；常規(guī)款式、常備設(shè)備配置經(jīng)查實可以滿足需求，產(chǎn)能負荷能夠滿足要求，生產(chǎn)周期≥40天的常規(guī)標(biāo)準(zhǔn)車，銷售部可以直接簽訂合同，但是銷售部應(yīng)以《合同評審單》的形式將評審的信息書面?zhèn)鬟f給技術(shù)部、生產(chǎn)部、工藝部、采購部，以便于各部門及時安排各自對該合同圖紙設(shè)計、工藝流程、生產(chǎn)進度安排、設(shè)備配件的采購的相關(guān)支持工作。1.2.2.2上述條件以外的銷售合同，銷售部需要****技術(shù)部、工藝部、生產(chǎn)部、采購部進行合同評審，并將業(yè)務(wù)人員提報的訂單信息形成詳細的記錄以《合同評審單》的形式向技術(shù)部、工藝部、生產(chǎn)部、采購部進行書面的評審信息傳遞。評審?fù)ㄟ^后，銷售部才能簽訂合同。因業(yè)務(wù)人員在洽談現(xiàn)場需要立即回復(fù)評審結(jié)果的，銷售部可以通過形式將業(yè)務(wù)人員提報的訂單信息向各相關(guān)部門進行口頭評審。口頭評審?fù)ㄟ^后，銷售部在第一時間通知業(yè)務(wù)人員簽訂合同外，還應(yīng)以《合同評審單》的形式將口頭評審的信息在不遲于口頭評審后的工作日內(nèi)向各部門進行書面的補充傳遞。在正常工作時間內(nèi)，如不能按時進行對《合同評審單》的補充傳遞，對銷售部門每次處以分的處罰。1.2.2.3參與評審的各主管單位要在《合同評審單》上對其所回復(fù)的評審信息進行簽字確認，并按以下的時間要求將信息反饋給銷售部：技術(shù)部接到《合同評審單》后，應(yīng)在半個工作日內(nèi)評審?fù)戤吅髠鬟f給工藝部，工藝部在半個工作日內(nèi)評審?fù)戤厒鬟f采購部，采購部在半個工作日內(nèi)評審?fù)戤厒鬟f生產(chǎn)部、生產(chǎn)部在半個工作日內(nèi)評審?fù)戤厒鬟f銷售部。對于不按時間規(guī)定進行傳遞，責(zé)任人每次處以分處罰。由銷售部向總經(jīng)理進行提報。1.3技術(shù)部進行圖紙設(shè)計時間、技術(shù)要求滿足情況的評審1.3.1若需重新設(shè)計，銷售部要第一時間與技術(shù)部、工藝部進行協(xié)商，主要內(nèi)容：技術(shù)要求、工藝標(biāo)準(zhǔn)我公司是否具備生產(chǎn)能力?？蛻魬?yīng)給出明確的技術(shù)要求、操作需求，技術(shù)部在設(shè)計過程中應(yīng)該按照我司現(xiàn)有配套廠家的配套產(chǎn)品和銷售投標(biāo)價格進行設(shè)計。1.3.2對于需制作投標(biāo)書和設(shè)計圖紙的，銷售部要將技術(shù)要求、工藝要求、設(shè)備配置選型等信息準(zhǔn)確地通知技術(shù)部。技術(shù)部投標(biāo)標(biāo)書制作和圖紙設(shè)計過程中，設(shè)備配置價格銷售部要與采購部溝通，以便投標(biāo)時進行準(zhǔn)確報價。銷售部應(yīng)分別與采購部和生產(chǎn)部進行工作銜接，交貨日期主要由投標(biāo)要求時間決定。1.3.3對于有特殊情況，技術(shù)部需征得客戶意見時，應(yīng)在第一時間將信息反饋給銷售部，銷售部應(yīng)****負責(zé)的業(yè)務(wù)人員協(xié)助并應(yīng)盡快給予答復(fù)。1.3.4對于非標(biāo)車或有特殊要求的情況，技術(shù)部未告知客戶的情況下，不得私自進行設(shè)計內(nèi)容的技術(shù)改動和設(shè)備配置，否則由此造成的損失由技術(shù)部承擔(dān)。技術(shù)部對于非標(biāo)的設(shè)計應(yīng)基于我們現(xiàn)有的加工工藝，若生產(chǎn)工藝不能實現(xiàn)加工或雖然能加工卻增加成本造成的損失均由技術(shù)部承擔(dān)。技術(shù)部對必須在《合同評審單》中注明“預(yù)計設(shè)計結(jié)束時間”，若技術(shù)要求不明確的應(yīng)與銷售部進行及時溝通，由于客戶技術(shù)要求不明確設(shè)計出圖時間順延，責(zé)任由客戶承擔(dān)，但是技術(shù)部應(yīng)該與客戶進行書面溝通。1.3.6技術(shù)部將合同評審?fù)旰髴?yīng)及時傳遞給生產(chǎn)部。1.4工藝設(shè)備部進行生產(chǎn)工藝性、工藝制作標(biāo)準(zhǔn)完成時間的評審1.5采購部進行原材料、設(shè)備配置、電氣控制采購價格、采購周期、供應(yīng)滿足能力評審1.5.1當(dāng)銷售部向采購部進行口頭評審時，采購部能夠當(dāng)場回復(fù)的立即向銷售部回復(fù)；采購部不能當(dāng)場回復(fù)而需查詢供應(yīng)商的，正常情況下1個工作日內(nèi)進行回復(fù)；對于有特殊難度的需求，采購部應(yīng)在半個工作日內(nèi)通知銷售部能夠回復(fù)的時間和可能解決的方案，但是最遲不能超過兩個工作日。1.5.2采購部接到《合同評審單》后，按照《關(guān)于采購部內(nèi)部合同評審工作流程》，在規(guī)定的時間內(nèi)評審?fù)戤?，傳遞至生產(chǎn)部。并在內(nèi)部評審?fù)ㄟ^后按照評審的采購時間進行配套設(shè)備、電氣控制產(chǎn)品、毛胚件的采購和外協(xié)加工的安排。若不能按時完成采購，按照采供績效考核辦法進行考核。由生產(chǎn)部負責(zé)采購物料進度的跟蹤，并總經(jīng)理進行提報。1.6生產(chǎn)部進行生產(chǎn)完成時間、加工制作能力的評審1.6.1當(dāng)銷售部向生產(chǎn)部進行口頭評審時，生產(chǎn)部根據(jù)銷售部提供的訂單信息參與現(xiàn)有訂單進行試排產(chǎn)，如果試排產(chǎn)可行，半個工作日內(nèi)回復(fù)可行。1.6.2如果試排產(chǎn)不可行，提供如下可能解決方案：a、建議車間加班或調(diào)整訂單瓶頸生產(chǎn)能力；b、建議本訂單延期交貨日期或提供其他訂單延期交貨日期，半個工作日內(nèi)給予回復(fù)和可能解決方案，等待重新評審。1.6.3生產(chǎn)部接到《合同評審單》后，由計劃員記錄接收時間，并對評審單上的內(nèi)容進行登記。根據(jù)評審單上提供的（1）原材料、設(shè)備、外協(xié)加工到貨（備齊）時間（2）預(yù)計圖紙設(shè)計完成時間并整完技術(shù)工藝準(zhǔn)備情況，確定是否能按期交貨，并在《合同評審單》上填寫評審意見、評審人姓名、評審時間。評審?fù)戤吅螅媱潌T將合同評審單回傳的具體時間進行記錄，并傳遞回銷售部。1.7銷售部根據(jù)采購部提供的各種主要配置物資價格對評審后的合同進行價格計算，對客戶進行報價。2.評審?fù)ㄟ^后，銷售部在簽訂合同時應(yīng)嚴(yán)格按照評審的交貨時間、評審價格進行合同簽訂。2.1評審?fù)ㄟ^后，如果銷售部與業(yè)務(wù)人員沒有在“合同預(yù)計簽約時間”內(nèi)簽訂合同，銷售部應(yīng)在“預(yù)計簽約時間”后的7個工作日內(nèi)以書面形式通知參加合同評審的相關(guān)部門。否則，每次對銷售部處以分處罰，由生產(chǎn)部向總經(jīng)理提報。2.2評審?fù)ㄟ^后，如果該合同因為客戶原因或業(yè)務(wù)人員自身失誤造成不能執(zhí)行，由此產(chǎn)生的損失和庫存積壓，銷售部應(yīng)通過其他的訂單予以消化。否則，按照積壓產(chǎn)品占用資金向銷售部收取利息，由采購部向總經(jīng)理進行提報。2.4合同簽訂后，銷售部嚴(yán)格按照公司規(guī)定收取合同預(yù)付款，如報價失誤產(chǎn)生損失則銷售部應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)損失，損失過大可按照相應(yīng)比例進行處罰。3.銷售部與業(yè)務(wù)人員簽訂合同后，嚴(yán)格按照規(guī)定記錄合同信息，將合同及技術(shù)協(xié)議抄送技術(shù)部、采購部，并進行客戶檔案的整理工作。技術(shù)協(xié)議必須明確，若因技術(shù)協(xié)議不清晰導(dǎo)致圖紙無法設(shè)計責(zé)任由客戶承擔(dān)。3.1技術(shù)部根據(jù)《合同評審單》中“預(yù)計設(shè)計結(jié)束時間”，安排設(shè)計進度，并在規(guī)定時間內(nèi)將圖紙、配置下發(fā)到資料室，并在圖紙、配置下發(fā)結(jié)束后，注明該車圖紙下發(fā)完畢。3.1.1.設(shè)計部應(yīng)制定各種車設(shè)計時間表。3.1.2.合同加急或客戶需求變化較大的非標(biāo)車，評審時生產(chǎn)部要求圖紙、配置清單務(wù)必在其要求的時間內(nèi)下達的，銷售部應(yīng)在《合同評審單》中向技術(shù)部明確說明生產(chǎn)部要求圖紙、配置清單下達的時間；技術(shù)部應(yīng)在《合同評審單》中要求的時間內(nèi)完成圖紙、配置的下達。3.1.3客觀原因造成的圖紙、配置清單不能在規(guī)定時間內(nèi)下達，但可以在下浮3個工作日的時間內(nèi)下達的，技術(shù)部設(shè)計人員須在3.1.1和3.1.2要求的時間之前向生產(chǎn)部、采購部說明原因。如在下浮3個工作日仍不能完成的，必須向生產(chǎn)部、采購部提交書面的原因說明，以及能夠完成圖紙、配置清單下達的準(zhǔn)確時間。3.1.4.技術(shù)部若沒有按時完成圖紙、配置清單的下達，每次處以分處罰，部門負責(zé)人承擔(dān)40%，責(zé)任人承擔(dān)60%，由生產(chǎn)部、采購部向總經(jīng)理提報。4.生產(chǎn)部根據(jù)技術(shù)部下達的圖紙，安排生產(chǎn)計劃在1個工作日內(nèi)完成：根據(jù)交貨期的要求和采購部提報的配套物資和外協(xié)外購物資到貨（備齊）時間以及生產(chǎn)廠排產(chǎn)情況安排生產(chǎn)加工進度，若計劃下達不及時、下達錯誤，每次處以分的處罰，由銷售部向總經(jīng)理提報；采購部到貨周期延誤，每次處以分的處罰，由生產(chǎn)部向總經(jīng)理提報。5.生產(chǎn)部接到生產(chǎn)