高等院校學(xué)生檔案管理辦法

高等院校學(xué)生檔案管理辦法第一章總則第一條學(xué)生檔案是指學(xué)生從高考錄取入校到畢業(yè)期間所形成的各種文件材料，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長的真實(shí)記錄。學(xué)生檔案管理旨在對學(xué)生在校期間所形成的各種材料進(jìn)行整理、歸檔及畢業(yè)學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞等工作。第二條為適應(yīng)xx學(xué)生檔案管理工作的需要，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理動態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化，確保學(xué)生檔案的安全及管理的嚴(yán)肅性、連續(xù)性和完整性，充分發(fā)揮學(xué)生檔案在學(xué)生管理工作的作用，根據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院實(shí)際，特制定本辦法。第三條我院學(xué)生檔案管理工作實(shí)施院、系二級管理體系，學(xué)生處是xx學(xué)生檔案管理的職能部門，學(xué)生處制定管理辦法并統(tǒng)一組織實(shí)施管理。各系具體管理本系學(xué)生檔案，接受學(xué)生處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查。輔導(dǎo)員應(yīng)積極做好所帶班級學(xué)生檔案材料的收集工作。第二章學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容第四條學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容應(yīng)包含以下內(nèi)容：(一)原高中學(xué)生檔案材料。（二）新生入學(xué)體檢表。（三）新生入學(xué)登記表。（四）學(xué)生在校期間學(xué)年鑒定表。（五）學(xué)生學(xué)籍變動材料：包括學(xué)生休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)等的有關(guān)申請材料及文件。（六）學(xué)生在校期間的各種獎懲材料：獎勵限校級及校級以上（含獎學(xué)金及各類先進(jìn)個(gè)人獎勵等）；處分為警告以上（含警告）。（七）學(xué)生在校期間黨團(tuán)籍材料：包括入團(tuán)志愿書、入黨志愿書、入黨申請書、入黨積極分子材料、思想?yún)R報(bào)、外調(diào)材料和轉(zhuǎn)正申請等。（八）畢業(yè)生檔案材料：包括高校畢業(yè)生登記表、學(xué)生在校期間成績表、畢業(yè)證號、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證第二聯(lián)、畢業(yè)生體檢表等。（九）其它經(jīng)xx審定認(rèn)為有必要?dú)w檔的材料。第三章學(xué)生檔案歸檔時(shí)間第五條新生入學(xué)后，各系負(fù)責(zé)將新生高考檔案收齊整理，更換xx統(tǒng)一印制的檔案袋，根據(jù)班級、學(xué)號等對新生檔案進(jìn)行資格審核、整理、編號。新生檔案的建檔工作自新生入學(xué)之日起一學(xué)期內(nèi)完成。第六條學(xué)生在校期間各種校級獎懲材料均應(yīng)填寫?yīng)剳偷怯洷砑跋嚓P(guān)材料，于文件下發(fā)之日起一個(gè)月內(nèi)歸入學(xué)生個(gè)人檔案。第七條學(xué)生入團(tuán)材料，于xx團(tuán)委批準(zhǔn)之日起一個(gè)月內(nèi)由各系歸入學(xué)生本人檔案；學(xué)生入黨材料由各系保管，在學(xué)生畢業(yè)前歸入學(xué)生個(gè)人檔案。第四章畢業(yè)生檔案的管理第八條畢業(yè)生檔案由各系安排人員于6月底前到學(xué)生檔案室整理完畢。第九條用人單位提取畢業(yè)生檔案時(shí)，必須持單位人事部門調(diào)檔函及本人身份證，方可提取檔案。第五章學(xué)生檔案管理要求第十條歸檔的材料不得使用圓珠筆、純藍(lán)墨水、鉛筆、復(fù)寫紙等書寫，除傳真件需復(fù)印存檔外，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。第十一條凡按規(guī)定應(yīng)由個(gè)人填寫的歸檔材料，必須由本人如實(shí)填寫。在署名時(shí)必須署本人戶口法定姓名且要與入學(xué)錄取名冊中的姓名相符，不得用同音字或不規(guī)范用字代替，不得未經(jīng)批準(zhǔn)擅自更改姓名。第十二條檔案整理過程中，要將檔案袋內(nèi)有關(guān)材料名稱填寫到檔案袋封面目錄一欄內(nèi)，材料名稱要求填寫完整、規(guī)范，并且保持內(nèi)外名稱一致、順序一致