(金富雅)規(guī)章制度管理辦法

規(guī)章制度管理辦法文件編號JFY—2015—003制訂日期2015年4月16日生效日期2015年5月10日編制會簽審核批準一、目的根據(jù)現(xiàn)代組織管理規(guī)范化、標準化建設要求和依法治企需要，為了更好地做好建章立制工作，促進規(guī)章制度有效發(fā)揮規(guī)范性、程序性、約束性、協(xié)調性作用，特制定本辦法。二、范圍本辦法適用于公司各單位在規(guī)章制度計劃、立項、起草、培訓考核、實施、監(jiān)察等各環(huán)節(jié)管理；外延涵蓋公司經(jīng)營管理所需的規(guī)定、辦法、標準等管理政策類文件，不包括體系文件。三、職責1.總辦：擬定作用為全公司層面的規(guī)章制度的制定計劃并承擔立項、起草、審核、修訂、清理任務；審查規(guī)章制度的合法性；統(tǒng)籌管理全公司規(guī)章制度。2.業(yè)務部門：擬定作用為本單位層面的規(guī)章制度的制定計劃并承擔立項、起草、實施、修訂、清理、報備的任務；會審、會簽涉及本單位職權的規(guī)章制度。3.監(jiān)察部門：監(jiān)督、檢查規(guī)章制度貫徹落實情況，查辦不嚴格遵守和執(zhí)行規(guī)章制度的現(xiàn)象。4.秘書/文員：各單位專職或兼職的秘書、文員為本單位規(guī)章制度歸口管理責任人，承擔起草、初審、校核、傳遞、存檔、保管等工作；未設相應職位的，由單位負責人承擔相應職責。四、定義規(guī)章制度：是指根據(jù)國家法律法規(guī)和公司經(jīng)營管理需要制定的，組織工作過程和進行工作管理的規(guī)則和制度的總稱，屬于規(guī)范性文件。五、原則1.合法性原則：規(guī)章制度內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)、政策政令，絕對不能違反、抵觸。2.程序性原則：建章立制必須經(jīng)過計劃、立項、起草、征求意見、審批、公布、實施等環(huán)節(jié)。其中，起草、審核、批準、公布、實施為必要環(huán)節(jié)；沒有按規(guī)定程序審批的無效。3.可行性原則：應當明確允許做什么、禁止做什么、必須做什么或工作程序并適時修訂；能詳細規(guī)定的，應盡可能明確、具體、細化；不能詳細規(guī)定的，應當提出原則、宗旨、精神。4.協(xié)調性原則：各級各類規(guī)章制度相互之間應銜接、協(xié)調，不能抵觸、矛盾。5.規(guī)范性原則：格式應當符合本文件規(guī)定；措辭恰當、語言簡明、邏輯嚴謹，程序暢通。6.民主性原則：涉及相關單位業(yè)務范疇、職責職能的應當征求意見、達成共識；涉及廣大員工切身利益的，應征求員工意見，并報經(jīng)營決策委員會（歸口管理）審查，呈公司領導批準。7.公開性原則：所有規(guī)章制度都應當在全公司范圍內(nèi)公開，沒有公開的自始至終沒有效力。8.先進性原則：符合現(xiàn)代企業(yè)管理理念，對經(jīng)營管理、發(fā)展改革能發(fā)揮積極正面的作用。9.穩(wěn)定性原則：規(guī)章制度在規(guī)定的范圍和時期內(nèi)適用，不允許朝令夕改或另立標準。10.效力性原則：規(guī)章制度在效力上，上位高于下位，新的優(yōu)于舊的，特別的大于一般的。六、種類規(guī)章制度包括以下14類：序號名稱定義/作用范圍1章程是說明組織宗旨、性質、組織原則、機構設置、職責范圍等的綱領性文件。2條例是對公司某方面重要工作的管理和處置做出比較全面、系統(tǒng)的規(guī)定。3規(guī)定對某些具體事務做出的明確的、具體的約束性要求。4辦法對某項工作業(yè)務提出切實可行的具體辦理方法和處理措施。5細則對條例、規(guī)定、辦法等提出進一步的更詳細、具體或補充說明。6制度對某項工作業(yè)務制定的，要求全體成員必須遵守的行為、管理、操作規(guī)范。7規(guī)則為維護工作紀律和公共利益而制定的要求大家遵守的基本原則、程序。8規(guī)程主要指為了保證產(chǎn)品質量和安全生產(chǎn)，對機電設備類的操作制定的工作程序、方法。9守則在自覺自愿基礎上，經(jīng)充分討論達成一致意見，要求大家共同遵守的行為品德規(guī)范。10公約為維護秩序、促進團結，經(jīng)公開討論達成一致意見，要求大家共同遵守的規(guī)定。11須知為搞好某項活動或維護正常秩序而制定的要求成員務必知悉的事項或要求。12準則為加強思想道德教育，以道德之理所遵循的標準原則和道德準則。13標準是指某個具體事項處理程序所遵循的依據(jù)或對結果準確性作定性定量判定的準繩。14解釋在出現(xiàn)新情況時，對制度暫未沒有明確規(guī)定的提出指導性的處理意見、辦法或標準。說明解釋、標準、規(guī)定等可能以附件或通知形式出現(xiàn)。七、計劃建章立制年度計劃包括新建、修訂、廢止三個方面工作。各單位擬定的制定計劃應報總辦審核、公司領導批準后組織落實。規(guī)章制度新建、修訂和廢止的時機（條件）如下：1.出現(xiàn)以下情形之一，應當新建規(guī)章制度：（1）配合公司發(fā)展戰(zhàn)略，需用規(guī)章制度為管理改革搭橋鋪路、掃清障礙時；（2）涉及兩個以上單位的職權或工作業(yè)務存在交叉重疊，需明確分工、權限、職責等時；（3）工作流程較復雜或技術含量高，為方便理解、掌握、交接，需用規(guī)章制度清楚闡述時；（4）新增業(yè)務、職責、職能時，需規(guī)章制度規(guī)范、厘清的；（5）上位的制度有原則性、綱領性規(guī)定，需結合實際再細化的；（6）出現(xiàn)新情勢但缺少配套規(guī)章制度約束，需要填補、規(guī)范的；（7）其他有利于公司現(xiàn)代化、規(guī)范化、標準化建設的情形。2.出現(xiàn)以下情形之一，應當修訂規(guī)章制度：（1）國家法律法規(guī)、政策政令出現(xiàn)變化，現(xiàn)行規(guī)章制度與之相抵觸時；（2）組織結構或職責職能調整（含名稱變更），對職責、業(yè)務歸屬進行重新劃分時；（3）工作的主體、流程、結果的對象、標準出現(xiàn)調整，不再適用時；（4）引用條款、標準發(fā)生變化時；（5）同一制度前后表述重復矛盾或不同制度中的相同事項內(nèi)容出現(xiàn)沖突時；（6）內(nèi)容陳舊或與現(xiàn)行管理體制和文化理念不符時；（7）現(xiàn)行格式與新規(guī)定不一致時；（8）其他有修訂必要時的情形。3.出現(xiàn)以下情形之一，應當廢止規(guī)章制度：（1）內(nèi)容、原則、精神與經(jīng)營理念和方針政策相矛盾或不一致的；（2）目的、范圍已經(jīng)消失或內(nèi)容與現(xiàn)實情況完全不符合的；（3）被新版規(guī)章制度所取代或另有新規(guī)定的；（4）規(guī)定工作事項已經(jīng)執(zhí)行完畢或超過有效期限的；（5）情勢變遷無繼續(xù)實施必要的；（6）其他情形無保留或繼續(xù)實施必要的。八、立項立項是針對規(guī)章制度新建而言，包括以下內(nèi)容：（1）制度名稱；（2）制定目的；（3）主要內(nèi)容；（4）承辦主體；（5）完成時間。規(guī)章制度立項應當呈報單位負責人審核、總辦核準。九、起草 （一）格式要求1.封面：標題用36號、華文中宋、加粗；文件編號、制定日期、生效日期，以及編制、會審、審核、批準等項均使用宋體、四號、加粗，后項目不加粗。（注：本辦法即為格式范本）2.頁眉：公司log、公司名稱（黑體、五號、不加粗）；文件名稱（黑體、8號、不加粗，后項目用仿宋、五號、加粗）；文件編號、版次、頁次（均為黑體、8號、不加粗，后項目用仿宋、8號、不加粗）。四周沿頁邊距用矩形黑線框起來。3.內(nèi)容：一級標題，用“一、”表示（三號、黑體、加粗，上下空一行）；二級標題，用“（二）”表示（四號、宋體、加粗）；三級標題，用“3.”表示，（四號、楷體，加粗）；四級標題，用“（4）”表示（仿宋、加粗、小四號）；正文（仿宋、小四、不加粗）。部分制度也可以采用條文形式：編（二號，黑體，加粗）、章（三號、宋體、加粗）、條（小四號，仿宋、不加粗）4.版幅：A4紙，頁邊設置為上下左右均為1.5cm。5.版次：用“次/版”表示。其中，“次”用阿拉伯數(shù)字表示第幾次修改；“版”用大寫英文字母表示第幾版本。6.頁碼：用“分頁/總頁”表示，分頁表示第幾頁，總頁表示頁碼總數(shù)。（二）內(nèi)容要求1.總體要求：觀點鮮明、用詞精準、語言簡明、表述嚴謹、邏輯嚴密、引用準確。2.構成要素：（1）名稱（必備要素。制度主體+制度類別，言簡意賅，易于區(qū)別，剔除不必要的細節(jié)）（2）目的（必備要素。制定的動機、意圖或必要性，按照從抽象到具體、從宏觀到微觀的邏輯順序簡要敘述）（3）范圍（必備要素。包括制度的適用主體范圍和內(nèi)容涵蓋范圍）（4）職責（可選要素。明確界定相關責任主體承擔的角色、任務、責任和權限）（5）定義（可選要素。對未普遍使用的關鍵詞或有特定含義的詞語加以解釋說明）（6）規(guī)定（必備要素。包括工作內(nèi)容、要求、流程、標準等）（7）附則（必備要素。說明由誰編制、解釋；生效日期等）（8）附件（可選要素。貫徹執(zhí)行所需的表單、記錄等）（9）附錄（可選要素。幫助正確理解制度內(nèi)容，以便正確執(zhí)行，包括：范例；所引用的專業(yè)術語詳細解釋或系統(tǒng)介紹；內(nèi)容相關的說明資料或指導性資料）(10)終結線（必備要素。在最后條款后面印兩條實線）。（三）起草要項1.起草主體（1）涉及全公司范疇的綜合性規(guī)章制度由總辦起草（部分也可委托相關業(yè)務部門代擬）。（2）涉及某方面具體業(yè)務的專業(yè)性規(guī)章制度由業(yè)務主管部門負責起草。（3）職權、業(yè)務交叉重疊，涉及兩個及以上部門的多重性規(guī)章制度，由多方共同起草。共同起草時，相關單位應以工作目標為導向，以切實解決問題為原則對存在分歧部分進行友好協(xié)商。協(xié)商不成的應呈報雙方共同上級裁決，務必達成一致意見方可頒布實施。2.起草要求（1）必須符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)、政策政令，確認沒有法律風險；（2）與公司現(xiàn)行規(guī)章制度保持銜接、協(xié)調，避免出現(xiàn)矛盾、抵觸；（3）確保與公司現(xiàn)行的領導體制、管理機制和組織結構相吻合；（4）符合公司當前實際情況和發(fā)展改革要求，具有可行性和穩(wěn)定性；（5）確保與其他制度類似部分表述方式和語言措辭一致或意思相同；（6）表述多一些標準，少一些概念；多一些定量，少一些定性；（7）同一概念與同一術語之間應保持唯一的對應關系；（8）對同一事項在不同制度中有不同規(guī)定的應專門給出合理的解釋說明；（9）各事項、各條款運用的理論、依據(jù)充分，參照、引用標準準確；（10）體現(xiàn)權、責、利對等和統(tǒng)一；（11）語言表達邏輯嚴密，流程順暢并形成閉環(huán)；（12）結構、條款、措辭、圖表、符號、項目等要素應符合格式要求；（13）明確規(guī)定規(guī)章制度實施生效時間。3.起草步驟（1）收集整理資料，了解法律法規(guī)等相關要求，參照同行相關規(guī)定；（2）研究分析，針對問題提出切實可行的解決辦法和操作措施；（3）編撰草案（征求意見稿）；（4）將草案分發(fā)至公司相關單位征求意見；（5）分類、整理、匯總意見，修改草案，形成定稿。十、征求意見征求意見時應注意以下幾點：1.不涉及相關職權業(yè)務的專業(yè)性文件可以不用征求意見，如財務核算準則；2.根據(jù)涉及業(yè)務、職權范疇確定需要征求意見的對象，可以是部分單位也可以是公司全體；3.涉及員工核心權益的應當廣泛聽取員工意見、建議，并報經(jīng)營決策委員會審定；4.提出意見時應以維護公司利益或有利于解決問題為原則和目標，是建設性、傾向性的。十一、審核1.審核的重點是：（1）起草主體是否超越自身權限；（2）是否符合前面所述的基本原則、格式要求、內(nèi)容要求和起草要求；（3）是否已經(jīng)征求意見；（4）參與會審的單位審核涉及本單位職權是否符合規(guī)定要求。2.審核的主體是：起草人所在單位的上級領導或上級單位；涉及職權參與會審的相關單位。十二、修訂、廢止、清理1.修訂、廢止的條件分別見第七項“計劃”中的第2條、第3條。2.修訂、廢止的主體即為起草主體。3.必要時，修訂后應當以通知的形式簡要說明修訂的原因、條款等；廢止后也應當以通知的形式說明廢止的原因及取代的新版實施情況或對相關業(yè)務如何處理。4.清理根據(jù)前面第七項“計劃”中的新建、修訂、廢止條件實施。需要注意的是，對規(guī)范同類事項的規(guī)章制度應最大限度精簡、合并，以減少文件數(shù)量。十三、審批程序為了防止政出多門，保證政令暢通，規(guī)章制度必須按照以下程序審批：1.由總辦起草的作用為全公司范圍的綜合性規(guī)章制度：總辦主任審核副總經(jīng)理審核總經(jīng)理批準總辦存檔。2.由各業(yè)務主管單位起草的作用為本單位的專業(yè)性規(guī)章制度：業(yè)務單位負責人審核總辦審查上級分管副總經(jīng)理審批總辦備案。3.由多個單位共同起草的作用為多方單位的多重性規(guī)章制度：多方單位負責人會審雙方共同上級審核總辦審查副總經(jīng)理復核總經(jīng)理批準總辦備案。4.受總辦委托由相關業(yè)務單位代理起草的規(guī)章制度：起草單位負責人審核總辦審查副總經(jīng)理復核總經(jīng)理批準總辦備案。十四、公布所有簽發(fā)生效的規(guī)章制度，都必須將電子版在OA系統(tǒng)規(guī)章制度欄公布，必要時應將電子版通過騰訊通在全公司范圍內(nèi)公開。國家法規(guī)政令明確規(guī)定公開形式的且涉及廣大員工切身利益的，應當保證人手一冊或在宣傳欄顯著處公示不少于60天，其他規(guī)章制度不少于30天。十五、培訓、考核規(guī)章制度在頒發(fā)后，制定主體應當組織相關人員培訓學習，人力資源部協(xié)調應當協(xié)助、配合。涉及重要思想格局教育或業(yè)務流程操作的，人力資源部應當組織測驗、考核，將考核結果存檔備案并應用到相關人員的績效考核、職務晉升、薪資調整等方面。十六、實施1.實施包括貫徹、落實和執(zhí)行等三種形式。貫徹是指透徹理解，徹底實現(xiàn)或體現(xiàn)意圖和精神；落實是指將工作落地和實踐，以結果形式呈現(xiàn)；執(zhí)行是指按照既定標準和要求組織實施。2.所有規(guī)章制度一經(jīng)頒布，即為公司管理法規(guī)，作用范圍的約束對象必須嚴格貫徹、落實或執(zhí)行，不得違反，違者視情節(jié)按相關規(guī)定予以處分。3.已頒布的規(guī)章制度，在沒有正式修訂前，任何單位和個人貫徹、落實、執(zhí)行不得找借口、講條件、談價錢、搞變通、打折扣。4.實施方式：（1）規(guī)章制度中對相關實施主體、對象、時間、地點、程序、標準、方式、方法、結果等有明確規(guī)定且不需要再將規(guī)定作進一步細化明確的，嚴格遵照執(zhí)行即可；（2）明確了相關職責、職能、任務等，應當根據(jù)要求組織落實；（3）只有綱領性、原則性規(guī)定且需細化的，應在不違反要求的情況下再結合實際細化規(guī)定；沒有明確規(guī)定且不需細化時應當貫徹原則、宗旨和精神。十七、監(jiān)察1.監(jiān)察部門主要負責對作用為全公司范圍內(nèi)規(guī)章制度的實施情況進行監(jiān)督檢查和處理，也受理其他單位擬定的規(guī)章制度的實施情況