項(xiàng)目管理知識(shí)請(qǐng)不要忽視項(xiàng)目文檔管理

請(qǐng)不要忽略項(xiàng)目文檔管理這么些年來(lái)，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的推行項(xiàng)目，有一部分是輔助別人進(jìn)行項(xiàng)目的推行工作，有一部分是自己負(fù)責(zé)管理項(xiàng)目的推行工作，其他還有一部分是經(jīng)過(guò)各種渠道認(rèn)識(shí)的別人的項(xiàng)目推行工作，在這個(gè)過(guò)程中也在不斷地考慮一些管理方面的問(wèn)題。信息系統(tǒng)的推行工作是紛紛復(fù)雜的，走過(guò)了這么些年，令自己寬慰的是積累了一些成功的經(jīng)驗(yàn)，其他一個(gè)感想就是一次次發(fā)現(xiàn)可改良之處的驚喜和感悟，現(xiàn)在就將項(xiàng)目管理過(guò)程中自己對(duì)于文檔管理的一些潛質(zhì)拙見經(jīng)過(guò)本文進(jìn)行一個(gè)分享。在此前的對(duì)于信息系統(tǒng)的項(xiàng)目推行管理整個(gè)過(guò)程的文章中也提到過(guò)一些文檔管理的內(nèi)容，撰寫此文的目的在于更為詳實(shí)的表達(dá)我對(duì)項(xiàng)目管理過(guò)程中的文檔管理的一些理解。文檔管理的重要性素來(lái)以來(lái)，有好多的人都在說(shuō)文檔管理的重要性，耳熟能詳?shù)哪^(guò)于軟件項(xiàng)目中的人員改動(dòng)此后后邊的人無(wú)法鑒識(shí)以前的代碼，也許識(shí)其他成本較高。事實(shí)情況是，就算人員不改動(dòng)，時(shí)間長(zhǎng)了，當(dāng)時(shí)的編寫者也不會(huì)記合適時(shí)的思路是什么，由于時(shí)間會(huì)消磨一些東西，其他每個(gè)人的想法和思想方式也在發(fā)生變化。一個(gè)項(xiàng)目組織在進(jìn)行一些想法的交流時(shí)，由于個(gè)人知識(shí)構(gòu)造的不同樣、所處的地位立場(chǎng)不同樣樣原因也會(huì)致使對(duì)一個(gè)想法的終實(shí)現(xiàn)方案的認(rèn)知上存在差別，終落實(shí)到方案上也會(huì)有所不同樣，經(jīng)過(guò)一個(gè)書面的文檔能夠?qū)⒚總€(gè)人的認(rèn)知形成一個(gè)一致的認(rèn)知，減少不用要的交流阻擋。同時(shí)明確的文檔也能夠給參加者更多思慮的空間。為了達(dá)到一個(gè)好的交流交流方式，我們需要各式各種的文檔，在現(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目管理過(guò)程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個(gè)人都認(rèn)為文檔是重要的，可是當(dāng)真實(shí)文檔到來(lái)的時(shí)候又開始困擾了，會(huì)不自覺(jué)的有些討厭和無(wú)從下手。做文檔的過(guò)程是辛苦的，更是麻煩的，原來(lái)幾句話的事情在有了文檔此后變得異樣麻煩，需要對(duì)應(yīng)好格式，需要不同樣人員的審察和認(rèn)可，難免就會(huì)感覺(jué)麻煩；而在自己做完文檔此后發(fā)現(xiàn)可用性其實(shí)不如想象中的那么高，真實(shí)想要的文檔不知道到哪里去找，不同樣的文檔說(shuō)法不一致，等等諸這樣類的問(wèn)題讓使用者有點(diǎn)無(wú)從下手。也許是印證了一句話，叫做事情做的沒(méi)有眉目的時(shí)候就想到了管理，對(duì)于那些各式各種的文檔同樣不會(huì)例外。文檔管理的方式在文檔管理的過(guò)程中，需要掌握住一些重要的原則和方法，這樣能夠讓我們的文檔真實(shí)達(dá)到我們預(yù)期的目的。文檔模板的管理面對(duì)各種紛紛復(fù)雜的文檔，若是各式各種，每個(gè)人一個(gè)風(fēng)格，無(wú)論從雅觀性和可讀性上都會(huì)有影響，所以在文檔管理中的過(guò)程中需要建議一套文檔的模板。在成立文檔模板時(shí)，需要對(duì)一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，保證文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中表現(xiàn)，比方文檔的頁(yè)眉頁(yè)腳、文檔改正歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。在成立文檔時(shí)，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個(gè)清楚的定義，使用者能夠清楚地知道實(shí)質(zhì)使用時(shí)要采用哪一種模板。若是是使用共享目錄方式管理文檔，需要在一個(gè)相對(duì)簡(jiǎn)單找到的文件夾目錄中寄存模板，若是是使用信息系統(tǒng)方式進(jìn)行模板管理，能夠在首頁(yè)進(jìn)行一個(gè)連結(jié)，也許是讓使用者能夠迅速的搜尋到。在成立分類時(shí)，需要含有一個(gè)共同類，也許叫做公用類，由于在實(shí)質(zhì)的使用過(guò)程中老是會(huì)有一些新的種類出現(xiàn)，也會(huì)有一些無(wú)法進(jìn)行分類的文檔，這個(gè)時(shí)候就能夠經(jīng)過(guò)共同類進(jìn)行管理。對(duì)于文檔模板的改正需要能夠做到實(shí)時(shí)見告使用者，并做好版本管理。文檔目錄的管理為了能夠在紛紛復(fù)雜的文檔中找到需要的文檔，需要在進(jìn)行文檔管理時(shí)成立一套完滿的文檔目錄系統(tǒng)，主要包括文檔的索引管理和文檔的分類管理。在進(jìn)行文檔管理前，需要對(duì)不同樣的文檔成立一個(gè)分類，建議不同樣的分類能夠便于文檔的查找，也能夠針對(duì)不同樣的分類制定不同樣的管理要求。若是是文件夾方式管理，還需要分別不同樣的文件夾內(nèi)容的安排以及權(quán)限的控制，由于文件夾管理的特別性，需要注意其權(quán)限管理的簡(jiǎn)短化；若是是采用信息系統(tǒng)管理，需要注意種類的編碼系統(tǒng)的成立。一個(gè)好的文檔分類系統(tǒng)能夠讓使用者方便地進(jìn)行文檔的歸類和查找，文檔的分類在一些管理過(guò)程中還需要注意歸檔管理的需求。對(duì)于文檔，需要成立一套索引系統(tǒng)，這里之所以特別提出索引系統(tǒng)，是由于在平時(shí)的文檔使用中，會(huì)發(fā)現(xiàn)一些好多近似的文檔，也許近似的內(nèi)容說(shuō)明，由于不同樣的撰寫者會(huì)對(duì)一些基本的見解也許原則的說(shuō)明會(huì)存在一些差別，這個(gè)時(shí)候就需要能夠有一個(gè)索引來(lái)明確什么是正確的，這一點(diǎn)在項(xiàng)目管理過(guò)程中特別重要，由于一個(gè)項(xiàng)目組經(jīng)常會(huì)時(shí)時(shí)的發(fā)生一些改動(dòng)，此后輩面對(duì)多個(gè)說(shuō)法時(shí)很難知道什么是對(duì)的，同時(shí)一些實(shí)質(zhì)情況也會(huì)發(fā)生改動(dòng)，一些說(shuō)法也需要進(jìn)行修正，而以前的一些文檔也無(wú)法進(jìn)行改正，所以這個(gè)時(shí)候也需要有一個(gè)索引來(lái)明確正確的說(shuō)法，這一點(diǎn)問(wèn)題也能夠經(jīng)過(guò)文檔版本的管理加以改良。其他對(duì)于那些紛紛復(fù)雜的文檔，有些可是事務(wù)性的，經(jīng)過(guò)一個(gè)索引的方式，能夠?qū)⒁恍┲攸c(diǎn)的內(nèi)容放在一個(gè)突出的地點(diǎn)，便于進(jìn)行檢索和閱覽。無(wú)論是文件夾方式仍是信息系統(tǒng)方式，都需要注意對(duì)文檔的權(quán)限管理，特別是對(duì)一些歸檔的文檔，防范歸檔的文檔被不正確的改正也許刪除。文檔的命名規(guī)范各種文檔，若是名稱多樣，也許名稱含義模糊將會(huì)造成使用和交流上的不便，需要成立一套有效的命名規(guī)范系統(tǒng)。對(duì)于文檔的名稱，第一需要名稱能夠簡(jiǎn)單鑒識(shí)，有些使用者不是很注意文檔的名稱，經(jīng)常直接用文件的默認(rèn)名稱，也許就是一個(gè)自己的姓名、項(xiàng)目的名稱等，其他的使用者很難鑒識(shí)是什么種類的文檔。在文檔的使用過(guò)程中，能夠規(guī)定在文檔的某些部位必定放置文檔的種類也許某些其他重點(diǎn)字，比方將要求將文檔的種類放在文件名的頭部，對(duì)于月度性的文檔，規(guī)定頭部必定放某年某月，等等。對(duì)于一些分不同樣版本的文檔，能夠要求分不同樣的版本進(jìn)行管理，文件名稱中注明版本號(hào)，對(duì)于終稿等一些標(biāo)志性的內(nèi)容能夠加一些特其他表記，這樣能夠明確其重要性和聲威性。這些方式將有助于文檔的文件名的齊整和清楚，使用者在查找時(shí)也較為方便。在進(jìn)行文檔的交互調(diào)整過(guò)程中，也能夠增加一些日期也許改正者的表記來(lái)進(jìn)行傳達(dá)，主要的目的在于能夠一鑒識(shí)一個(gè)文檔，減少互相交流的阻擋。文檔的改正管理文檔在使用過(guò)程中發(fā)生改正是很常有的現(xiàn)象，對(duì)于發(fā)生改正的文檔，需要經(jīng)過(guò)手段加以拘束，常用的方法就是版本的管理，對(duì)于形成的文檔實(shí)時(shí)進(jìn)行歸檔保留。文檔發(fā)生改正時(shí)，需要能夠做到兩點(diǎn)：，文檔有清楚的改正記錄，主若是針對(duì)變化的部分，不能夠讓每個(gè)使用者在文檔發(fā)生變化后都需要把文件通篇讀一遍；第二，文檔的終版本要能方便的閱覽，若是出現(xiàn)只漂亮改正歷史才知道終版本的話將大大提高使用成本。在文檔發(fā)生改正時(shí)，需要能夠經(jīng)過(guò)必要的路子通知有關(guān)人，比方經(jīng)過(guò)郵件通知也許通知通知的方式，防范新的文檔產(chǎn)生后還有大量的使用者使用舊的文檔，在實(shí)質(zhì)操作環(huán)境中，ISO9000管理使用的署名回收重要文檔的方式很值得借鑒，自然對(duì)一些電子文檔需要采用一些其他變通的方式來(lái)辦理。文檔的審察制度好多文檔作為一種指導(dǎo)性文件，需要有必然的嚴(yán)肅性和聲威性，所以對(duì)文檔進(jìn)行必要的審察是必定的。文檔的審察機(jī)會(huì)一般為文檔成立刻和文檔發(fā)生改正時(shí)，對(duì)于文檔的合用范圍的改正也應(yīng)當(dāng)進(jìn)行必要的審察。經(jīng)過(guò)文檔的審察，能夠檢查可否存在錯(cuò)誤的事項(xiàng)也許一些不合理的事項(xiàng)，撰寫者和審察者所處的崗位不同樣、知識(shí)構(gòu)造不同樣，對(duì)于一個(gè)文檔怎樣撰寫的角度和見解也會(huì)不同樣，在后續(xù)的審察過(guò)程中能夠很好的進(jìn)行文檔的校正。同時(shí)，文檔的審察系統(tǒng)也能夠明確各自崗位的責(zé)任。后記信息系統(tǒng)的推行是一個(gè)負(fù)責(zé)的管理過(guò)程，需要方方面面的管理工作配合到位，文檔作為一種平時(shí)交流的重要依據(jù)和工作成就的總結(jié)顯得特別重要，在文檔管理的過(guò)程中既要注意嚴(yán)肅性，又要能兼顧靈便性，要本著在達(dá)到正常的規(guī)范性的基礎(chǔ)上盡可能地方便使用者的使用和交流，提高使用效率。內(nèi)容總結(jié)

（1）請(qǐng)不要忽略項(xiàng)目文檔管理

這么些年來(lái)，大大小小經(jīng)歷了一些信息系統(tǒng)的推