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歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!歡迎閱讀本文檔,希望本文檔能對您有所幫助!繪制合理的工作流程流程繪制背景感謝您選擇新資源應急管理系統(tǒng),它將幫助您實現(xiàn)業(yè)務處理信息化和無紙化辦公,加強各部門之間的聯(lián)系和溝通,更好地完成各項工作。軟件平臺的實施是一項復雜工程,其中流程繪制是核心;合理的工作流程會大大提高工作效率,增強組織內部溝通,減少無謂的操作。常見的不合理流程缺點如下:流程步驟粒度過于細致,操作繁瑣;流程步驟粒度過于粗放,不能體現(xiàn)工作運行狀況;流程分支應用(判定/并行/或/閱示)不合理,運行不順暢;權限分配不合理,責任不清;公文指派及其權限不合理,導致公文丟失或操作無效;子流程應用不合理;自動步驟應用不合理;流程和現(xiàn)實脫節(jié);過分專注技術,忽視企業(yè)文化;流程繪制原則達成運行目標工作流程的運行并不能替代職員完成某項實際工作,它實際上是對現(xiàn)實工作的一個記錄,嚴格的描述了工作完成的軌跡和內容;所以繪制流程圖一定要遵循現(xiàn)實情況,適應現(xiàn)實工作,脫離現(xiàn)實會在使用BBEA時造成困惑,無法真正應用系統(tǒng)。實用不必強求繪制復雜,看起來好看的流程圖,現(xiàn)實工作往往更加簡單。如果一個步驟就可以完成,就避免使用并行,判斷,或等等復雜分支;如果步驟很少,就不必分離出子流程;如果人工可以完成,就避免自動節(jié)點。。。實用、簡單的工作流程在實際運行過程中操作更順暢,更簡單,更合理。正確識別獨立流程一個完整的流程圖應該覆蓋一件相對獨立的事務的全過程,如果人為地分為若干個獨立流程,也可以分別運行,最終完成工作,但是其間的數(shù)據(jù)共享,自動流轉都成為空談。例如:一個申請遞交給領導后,應該有反饋行為,同意怎么辦,不同意怎么辦,而不是把遞交申請和下發(fā)指示分割開來。當然,機械地把不相干的事務揉和在一起,建立某種無意義的關聯(lián),也會影響實際工作中的事務處理。一個完整的流程應該具有以下特點:獨立運行完成一件或幾件相關聯(lián)的有意義的任務包含了當前任務在系統(tǒng)覆蓋范圍內的主要相關內容和特性可以某個職員單獨完成,也可以多部門多人配合,協(xié)作完成由父流程和0-N個子流程組合而成可以多次重復運行把握粒度:簡化,完整,準確工作流分析是一個簡化工作的過程,并不是實施前期手工繪制的原始流程需要全部照搬進電腦,這里需要掌握一個原則:那些有數(shù)據(jù)需要共享,有判斷分支,有消耗需要統(tǒng)計,或者是作為監(jiān)控點等等,有具體的涵義的步驟才錄入電腦流程,真正地納入運轉流程。任何一個簡單的工作,都需要一系列復雜的操作才能完成;必須剔除其中無意義,不增值的環(huán)節(jié),做合并或忽略處理。例如:就可以簡化為:;如果再次合并:,就會造成粒度過粗,責任混淆,實際工作中無法運作。滿足以下因素的工作項可以劃分為不同的步驟:責任人不同需要作為一個里程碑記錄任務處理過程有判斷分支/并行分支等有共享數(shù)據(jù)(公文/附件)需要處理,或者需要劃分不同權限需要單獨統(tǒng)計消耗項需要獨立統(tǒng)計花費時間需要重點監(jiān)控或者審核優(yōu)先級較高的工作項需要保密的工作項定時自動啟動的工作項同時,描述一個流程和步驟的時候盡量做到完整和準確,仔細填寫各項屬性,不能有任何遺漏,也不能含糊其詞,描述不明確,以免造成實際運行中的錯誤。靈活使用各種步驟類型和分支BBEA支持各種步驟類型和分支類型:標準,判定,閱示,自動,子流程;條件分支,并行分支,或分支,合并分支,循環(huán)分支等等。繪制流程圖之前,一定要仔細了解各種步驟/分支的涵義,靈活應用;詳細內容請參看文檔《BBEA流程繪制標準》。舉例說明:可以修改為:,抄送財務部這個步驟就不占用時間,可以更加及時地執(zhí)行計劃。子流程是非常實用的選擇,一組相關的步驟可以作為一個子流程相對獨立存在,既保持了主流程的整潔,也可以獨立變化,同時應用于多個場景。數(shù)據(jù)共享各種形式的公文流轉支持是BBEA的一大特色,繪制流程圖過程中需要仔細的設計公文個數(shù)和權限,滿足實際工作需要。首先,BBEA支持運行中增加附件,區(qū)別于公文,附件是可以隨時添加,不限個數(shù)的;一些不確定的文檔可以利用附件功能,只有預先確定,例行公事的文檔才使用公文功能,加入到流程圖當中。其次,公文的權限需要仔細設計,有些保密文檔,如果設計不當,就會造成泄密。公文權限分為:創(chuàng)建,修改,只讀。另外,還有公文類型,是否痕跡保留等等選項需要仔細設定。業(yè)務流程優(yōu)化和重組繪制工作流的過程本身就是一個改進流程,改進工作機制的良好機會。業(yè)務重組(BPR)的一般過程如下:整體設計—〉現(xiàn)有流程診斷—〉設計新流程—〉實施新流程—〉評估和改善??梢钥闯?,BBEA的整體實施過程基本涵蓋了以上內容,關鍵就是如何診斷現(xiàn)有流程的弊病,有針對性地設計更加合理的工作流程。傳統(tǒng)業(yè)務流程具有以下弊端:面向職能分割運營模塊,各部門各自為政;串行方式導致效率低下,造成很多不必要的等待;多點接觸影響效率,一件事情需要通過很多個部
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