醫(yī)藥連鎖公司庫存商品盤點制度盤點操作與差異處理規(guī)定

本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改庫存商品盤點制度全文目錄TOC\o"1-3"\h\z\u第一章：盤點操作規(guī)定 1一、總則 1二、盤點對象及范圍 1三、盤點責任主體 1四、盤點周期 1五、盤點人員分工 2六、盤點前預備工作 2七、盤點流程 3八、盤點要求 4九、盤點資料保存與確認 4十、對盤點過程的不定期檢查 4第二章：盤點結果及差異處理程序 4第三章：盤點工作的處罰規(guī)定 5一、處罰范圍 5二、處罰規(guī)定 5第一章：盤點操作規(guī)定一、總則為加強庫存商品的治理，明確相關人員的保管責任，避開公司的資產(chǎn)受到損失，保證庫存商品的真實、正確、有效，保證帳實相符，特制訂本制度。二、盤點對象及范圍盤點對象為重慶市萬家燕醫(yī)藥有限公司，重慶市誠勉商貿有限公司，重慶市聯(lián)誠醫(yī)藥有限公司，重慶市聯(lián)誠連鎖有限公司門店（以上單位統(tǒng)計萬家燕集團，下同）存放商品；范圍包括西藥、中藥（主要是指貴系和飲片）等各公司經(jīng)營商品，贈品、未配送商品。三、盤點責任主體公司財務治理中心是所有商品數(shù)據(jù)的最終確認者，負責對整個集團公司商品盤點數(shù)據(jù)進行最終核定，還可以按需要對庫存商品不定期組織抽盤；各公司是所有商品實物保管的最終責任主體，負責組織與指導庫存商品的定期盤點工作。對庫存商品的丟失、毀損，各公司總經(jīng)理是各公司的第一責任人并負直接治理責任；門店店長是門店商品治理和盤點的第一責任人，門店存放商品由門店店組長代為保管，對商品的丟失、毀損負直接責任。四、盤點周期1.例行盤點A、重慶市萬家燕醫(yī)藥有限公司、重慶市誠勉商貿有限公司、重慶市聯(lián)誠醫(yī)藥有限公司每月25日為固定盤點日，例行盤點不僅是商品治理的需要，同時也是倉庫開展自檢自查的過程。25日發(fā)貨結束后開始盤點，逢法定節(jié)假日另行通知，原則上為每月最后一周的周六盤點。B、重慶市聯(lián)誠連鎖有限公司各門店每兩月一次（非凡門店每月一次），盤點前一月由公司財務治理中心做盤點計劃表，盤點日期可由門店店長在上月10日前優(yōu)先協(xié)商選擇，一經(jīng)確定，不得變更。公司財務治理中心合理安排監(jiān)盤人員。C、所有例行盤點均需安排監(jiān)盤人員。監(jiān)盤人員一經(jīng)確定，無非凡理由，一律不得自行不予參加監(jiān)盤。2.其他事項臨時盤點1）門店店長、物流主任、倉庫主管、倉管員等與物流相關人員離職或工作調動時應組織盤點。2）按需要對各門店重點商品的抽盤。3）公司領導認為需要盤點時的盤點。五、盤點人員分工1參加人員1）物流配送中心：物流主任、倉庫主管、倉庫保管員、倉庫發(fā)貨員、倉庫復核員2）門店：門店店長、門店組長、營業(yè)員、收銀員3）監(jiān)盤人員：原則上由以下人員組成：公司財務治理中心全體人員、所有主管以上治理人員、各門店店長、其它臨時指派的員工等。2人員職責及分工1) 領導小組：領導小組由財務總監(jiān)、分公司總經(jīng)理、物流主任、財務部經(jīng)理組成，負責對盤存的總指揮與協(xié)調。2) 各盤點單位治理人員A、督查員：公司財務治理中心可派出督察員至某盤點單位檢查盤點工作，可以是公司督查員，也可以是領導小組臨時指定人員作為督查員。B、盤點負責人：負責現(xiàn)場盤點工作的指揮、協(xié)調、督導及異常事項向領導小組的通報；物流中心由物流主任擔任，門店由監(jiān)盤人擔任。3）各具體盤點實施小組（各盤點小組最少必須由三人以上組成）：A、盤點人：負責有順序的進行盤點并記錄B、監(jiān)盤人：負責復核、監(jiān)督盤點人盤點與記錄的一致；負責檢查錄入結果的正確C、錄入人：負責本次盤點結果的錄入；物流配送中心由副主任或倉庫主管擔任，門店由門店收銀員或店長指定的人員擔任。六、盤點前預備工作1. 在盤點前一周內做好各治理貨位未做或者調整陳列后的架位，以便正確，快速的找到商品。各倉庫保管員、門店店員將商品按品類、品牌、型號整潔擺放；必須對本治理貨位的所有商品進行清查，并將其放到相應的貨架上，不能留出死角，保證商品架位的唯一性。2. 物流中心主任或門店店長檢查所有出入庫單據(jù)，檢查本治理貨位電腦系統(tǒng)中外調調入入庫單據(jù)，外調調出出庫單據(jù)，損溢單據(jù)（其他出庫單據(jù)），積分兌換單據(jù)，商品折零單據(jù)。另庫房必須檢查是否還有入庫到公司的門店還沒有出庫的單據(jù)，且?guī)旆吭诒P點過程中，門店不能使用公共賬號。監(jiān)盤人員對數(shù)據(jù)進行確認。3. 代管、殘次商品（殘次商品的電腦、手工保管帳必須建立）均單獨堆放，與正常庫存商品分開；4. 盤點開始后停止所有商品的進出庫動作；門店盤點前應停止電腦銷售，上傳銷售數(shù)據(jù)并做好日清。假如盤點過程中有電腦銷售的，在盤點未結束前不能日清。5. 盤點負責人安排好人員協(xié)助盤點、搬運工作；6. 打印盤點表：在監(jiān)盤人員的監(jiān)督下，打印出盤點表，并將庫存數(shù)裁剪下來，把只有商品信息的表格交給各盤點人員進行數(shù)量清點。七、盤點流程（一）盤點1. 盤點按品類進行組織盤點；員工拿到盤點表后必須按實物擺放順序盤，不能按盤點表盤。2. 盤點時分區(qū)，分架位，從上往下，從左到右，看貨抄單，看貨時注重商品編號，名稱，規(guī)格，單位，廠家，批號，效期。3. 初盤完成后簽字確認，并交監(jiān)盤人員核實并簽字，對有差異商品進行復盤。4. 復盤時，同一區(qū)域由不同的人員進行復盤并簽字，并交由監(jiān)盤人員進行二次復核。5. 監(jiān)盤人員對差異商品進行抽盤復核。（二）錄入數(shù)據(jù)復核后在時空軟件中進行數(shù)據(jù)錄入，有多個批號的商品，把數(shù)量錄入到最近批號，其他批號錄入零。（三）盤點對賬完成錄入操作后，存盤。在單據(jù)查詢中心—存貨治理查詢—盤點歷史查詢頁面中進行對賬，發(fā)現(xiàn)輸入錯誤，及時進行正確的輸入。確認無誤，盤點對賬完成。（四）生成盈虧對賬結束后，生成盤點盈虧和當前庫存余額，實盤庫存金額-賬面庫存金額>0,則盤盈,實盤庫存金額-賬面庫存金額<0,則盤虧。（五）制作盤點表盤點結束后，在時空系統(tǒng)打印出《盤存報表》（后列附表1）作為整個盤點表的封面，《盤存報表》必須在盤點結束時就馬上打印，各簽字確認的盤點表作為《盤存報表》的附件；監(jiān)查員、總盤人、盤點人、記錄人、監(jiān)盤人分別在《盤存報表》上簽字確認；（六）盤虧確認盤點負責人將《盤存報表》及其附件交回公司財務治理中心，財務部人員對《盤存報表》進行確認；按照審批程序執(zhí)行報損、報溢流程，作帳務調整。（七）盤存考核盤點結束后，盤點負責人同時填寫《（部門/門店）盤存考核匯總表》（該表在時空系統(tǒng)中打?。ㄒ姼奖?），并交門店店長或物流中心主任簽字確認后，交回財務治理中心。未交回該表的對盤點負責人處以50元/次罰款。八、盤點要求1. 盤點時按照商品實物地理位置逐一清點，按順序見貨盤點，不準跳躍式盤點，嚴禁有意少盤、有意漏盤、抄盤、有物不盤，減少人為的盤點差錯；2. 所有數(shù)據(jù)均以實物盤點數(shù)為準，嚴禁未經(jīng)過實盤就以帳面數(shù)代替商品的實存數(shù)；3. 盤點表格內信息項不得修改，若確有需要必須經(jīng)所有盤點人員簽字確認，方能生效，否則將追究相關人員責任；4. 盤點結束后，參加盤點人員必須經(jīng)盤點負責人批準后方可離開崗位；5. 參加盤點的人員在盤點當日一律停止休假，并依時間提前達到指定工作地點，如有非凡情況，應事先請示核準，否則以曠工論處；6. 發(fā)生盤盈、盤虧情況后，倉庫保管員（門店人員）應協(xié)助物流主任（門店店長）查明原因，并在盤點表中注明，否則將追究其責任。7. 盤點員不得在盤點過程中查看電腦庫存，門店不得私自打印盤點表。九、盤點資料保存與確認1. 盤點資料的保存：盤點的現(xiàn)場記錄表與盤點表經(jīng)盤點人、記錄人、監(jiān)盤人、總盤人、督查員簽字確認后保存在財務。2. 每月盤點資料，包括盤點紙片、《盤點表》、《盤存報表》（經(jīng)由財務人員確認的），財務人員將其相應整理后留存原件。十、對盤點過程的不定期檢查財務治理中心視實際情況，隨時指派人員對商品盤點情況進行抽查。第二章：盤點結果及差異處理程序財務部人員根據(jù)《盤存報表》（見附表1）、《盤存匯總報表》（見附表2及附表3）及時空系統(tǒng)，結合公司前期制訂的《中藥損耗率細則》，剔除合理的中藥損耗后，次月3日前匯總上月盤點結果，掛其它應收款/盤虧賠償并調整庫存，盤點結果匯總表交財務總監(jiān)簽字后傳人力資源部及各分管總經(jīng)理。各分公司將盤虧結果落實賠償責任人并于次月7日前傳至人力資源部，在發(fā)放工資中在責任人工資兌現(xiàn)；若未落實賠償責任人，在分公司總經(jīng)理工資中兌現(xiàn)。財務部收到賠款（罰金）后進行賬務處理。屬于因意外事故、天災人禍、被盜等客觀原因造成的，應向保險公司索賠；其他因治理不善、制度執(zhí)行不到位而造成的丟失和毀壞，應由責任人負責賠償；并追究分公司治理團隊的治理責任。第三章：盤點工作的處罰規(guī)定為了保證公司盤點工作的規(guī)范，保證盤點工作的嚴厲性，特對盤點中的違規(guī)行為制定如下處罰規(guī)定：一、處罰范圍本盤點工作的處罰規(guī)定適用于全公司門店、倉庫（物流部門配送中心和其他部門的倉庫）。二、處罰規(guī)定（一）、盤存前1. 盤點前沒有對相關人員進行組織落實的，門店店長或物流中心主任處以100元罰款；即盤點前，沒有規(guī)劃，沒有計劃某某某該負責盤存哪些區(qū)域即盤點前，沒有規(guī)劃，沒有計劃某某某該負責盤存哪些區(qū)域2. 沒有按照盤點要求進行歸類的，處以倉管員（營業(yè)員）50—100元罰款；即按架位號陳列和擺放，假如某一商品東一處西一處，門店要求擺放在花車上除外，就視為沒有進行歸類。整件也應歸類。即按架位號陳列和擺放，假如某一商品東一處西一處，門店要求擺放在花車上除外，就視為沒有進行歸類。整件也應歸類。3. 沒有及時進行移庫操作，造成盤點失實的，倉管員（營業(yè)員）罰款50—100元；已移庫的物品，賬和實不相符。分賬已移貨未移和貨已移賬未移兩種。已移庫的物品，賬和實不相符。分賬已移貨未移和貨已移賬未移兩種。4. 對未按規(guī)定檢查并落實商品歸類工作的物流主任、門店店長，均處罰100元；物流主任和店長未檢查以上一二三條的情形物流主任和店長未檢查以上一二三條的情形5. 各位人員私自出具數(shù)據(jù)盤點表，處罰300元；由財務部負責盤存的人員在時空系統(tǒng)中查詢打印或瀏覽記錄由財務部負責盤存的人員在時空系統(tǒng)中查詢打印或瀏覽記錄6. 盤點前必須清理完畢所有單據(jù)，對因單據(jù)不齊產(chǎn)生盤點帳務不符的，處以相關責任人50—200元罰款；（二）、盤存中1. 對按有數(shù)據(jù)的盤點表進行盤點和沒有按規(guī)定對商品逐個進行盤點的，對盤存人處罰100元；物流主任、門店店長各連帶處罰50元；監(jiān)盤人員發(fā)現(xiàn)了未制止的處罰監(jiān)盤人100元。2. 在盤點過程中，盤點人，復盤人，由于不仔細造成的盤點差錯品種在5個以上的按2元一個遞增進行考核。錄入員由于不仔細造成的錄入差錯按5元/條進行考核。3. 監(jiān)盤人員對于以上問題未上報公司財務治理中心或未給予考核的，追加50元/次考核。4. 盤點未結束前，盤點員未經(jīng)盤存負責人同意就私自離開，100元/人處罰。5. 盤存表無盤存人，監(jiān)盤人及復盤人、錄入人員簽字的，或差頁的，每頁5元處罰監(jiān)盤人員。盤點未結束前經(jīng)主管及監(jiān)盤人員離開的盤點員未簽字的，由物流中心主任或門店店長代簽。6. 監(jiān)盤人員未將盤存底稿（現(xiàn)場的盤點表，有簽字的）帶回公司財務治理中心的，處監(jiān)盤人員50元/次罰款。（三）獎勵1、盤點過程中盤點員、復盤員無差錯的給予50元/人/次獎勵，錄入員錄入無差錯的給予10元/人的獎勵（僅限于公司組織的盤存，不包含平時的盤存）。2、盈虧金額每次在盤點總庫存金額0.03％內的給予100元獎勵公司以中藥、西藥區(qū)分。誠勉以1個貨位算，門店也以1個貨位算。（僅限于公司組織的盤存，不包含平時的盤存）。公司以中藥、西藥區(qū)分。誠勉以1個貨位算，門店也以1個貨位算。3、公司財務治理中心每一季度對門店存貨治理（按存貨治理評定）進行評選，評選出優(yōu)秀存貨治理前6名，每名給予每名300元/季度進行獎勵;評選出最后五名給予每名100元/季度進行考核。4、公司財務治理中心每年年初對上一年度以季度累加方式對存貨治理進行年度優(yōu)異獎進行評定，給予500元/年/次獎勵;對年度最后一名進行300元/年/次進行考核。本制度自2012年12月1日起執(zhí)行，原相關制度自行中止，本制度由財務治理中心進行解釋修改工作。重慶市聯(lián)誠醫(yī)藥有限公司2012年11月30日附表1：XX（貨位）×年×月×日盤存報表起止時間段：種類統(tǒng)計盤前金額盤后金額盤存盈虧金額盤后品種數(shù)藥品類西藥0中藥貴系0中藥飲片0贈品類贈品0合計0000盤點開始日期時間：盤點結束日期時間：監(jiān)盤員簽字：店組長簽字：盤點人員簽字：附表2：XX（貨位）×年×月盤存匯總報表貨位名稱：起址時間段：種類日期藥品類贈品總計西藥中藥貴系中藥飲片中藥小計合計2012年12月1日2012年12月5日合計按月度匯總的西藥，中藥小計，贈品金額分別計算，如盤虧就計賠，不能互相相抵。附表3：XX（貨位）×年×月盤存匯總報表起址時間段：種類貨位名稱藥品類贈品總計西藥中藥貴系中藥飲片中藥小計合計聯(lián)誠西藥庫陽明店天爾店合計按月度匯總的西藥，中藥小計，贈品金額分別計算，如盤虧就計賠，不能互相相抵。附表4：（部門/門店）盤存考核匯總表序號項目考核人被考核人被考核金額1盤存前盤點前沒有對相關人員進行組織落實的，門店店長或物流中心主任處以100元罰款；

2沒有按照盤點要求進行歸類的，處以倉管員（營業(yè)員）50—100元罰款；

3沒有及時進行移庫操作，造成盤點失實的，倉管員（營業(yè)員不用移庫）罰款50—100元；

4對未按規(guī)定檢查并落實商品歸類工作的物流主任、門店店長，均處罰100元；

5各位人員私自出具數(shù)據(jù)盤點表，處罰300元；

6盤點前必須清理完畢所有單據(jù)，對因單據(jù)不齊產(chǎn)生盤點帳務不符的，處以相關責任人50—200元罰款；7盤存中1.