采購訂單管理規(guī)范供應(yīng)商選用規(guī)定采購下單與催單辦法

本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改本資料為word版本——可編輯、可修改采購訂單治理規(guī)范1、目的規(guī)范采購治理工作，加強(qiáng)采購過程控制，強(qiáng)化供給商治理，保證適時、適價、適量地供給公司生產(chǎn)所需物料。2、適用范圍適用于公司生產(chǎn)物料的采購過程控制、對賬發(fā)票治理以及新開發(fā)廠商和合格供給商定期或不定期的評估選擇等。3、職責(zé)3.1采購文員：負(fù)責(zé)采購訂單的下達(dá)，物料的催貨，異常的追蹤，訂單對賬、請款和發(fā)票的催繳以及協(xié)助進(jìn)行供給商的評估等。3.2采購專員：負(fù)責(zé)物料價格的談判、定價，選擇合格的供給商，物料異常的處理、追蹤及異常信息的傳遞，對賬單、請款單的初審，物料采購成本的控制分析以及合作供給商關(guān)系的協(xié)調(diào)等。3.3供給治理員：根據(jù)物料供給商需求猜測分析，為采購專員提供經(jīng)評估合格的供給商供其選擇，供給商的定期或不定期評估結(jié)果的制定和傳達(dá)，跟進(jìn)新物料或新供給商的打樣情況。3.4計(jì)劃組主管：對物料采購訂單的審核，協(xié)調(diào)物料異常情況的處理和跟蹤處理結(jié)果，審核供給商的考評和選取，完善物料采購治理。3.5生產(chǎn)部經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購對賬單和請款單的批準(zhǔn)，物料采購成本控制的審核，供給商合作關(guān)系的協(xié)調(diào)，以及跨部門之間異常的協(xié)調(diào)。4、采購訂單治理流程（見附件）5、采購訂單治理內(nèi)容5.1供給商選用規(guī)定5.1.1采購專員根據(jù)訂單要求和供給商治理員提供的供給商評估報告，合理選擇合作廠商并進(jìn)行價格確認(rèn)。5.1.2采購專員必需選擇經(jīng)供給商治理評估合格的供給商或經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理核準(zhǔn)的選用供給商作為訂單下單的對象，未經(jīng)評估合格的供給商暫時不做考慮（非凡物料的供給商除外）。5.1.3合作供給商在未經(jīng)評估合格（非凡物料除外）的情況下選用的，造成的異常損失由下單人員負(fù)責(zé)并記錄個人考評。5.1.4采購訂單的供給商選擇和價格評定需由計(jì)劃組主管審核，生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后才能下單達(dá)給合作供給商。未經(jīng)供給商選用審核或批準(zhǔn)而下達(dá)的采購訂單，其造成的責(zé)任由下單人員負(fù)責(zé)，并記錄個人考評。5.2價格治理規(guī)定5.2.1采購專員依物料規(guī)格、交期、品質(zhì)要求及其它交易條件,選擇適當(dāng)?shù)墓┙o商,作詢價、比價、議價作業(yè)。5.2.2采購專員合理選擇供給商之后，根據(jù)其收集的市場信息跟供給商進(jìn)行價格談判（老供給商的物料進(jìn)行價格確認(rèn)）并確認(rèn)物料訂價。比價作業(yè)：在詢價作業(yè)完成后需有兩家以上供給商提供價格做比較,并考慮品質(zhì)、成本、交期等符合本公司需求的供給商,若客戶指定要求或獨(dú)有技術(shù)等非凡案件可不作比較范圍。議價作業(yè)：合格供給商只有獨(dú)家時則依供給商提供之價格,比照以往采購記錄及平時收集的價格信息,由采購專員與供給商議價。5.2.3采購文員根據(jù)采購專員和供給商最終確認(rèn)的價格列入采購訂單，并將采購訂單交由計(jì)劃組主管審核及生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。未經(jīng)采購價格審核和批準(zhǔn)的采購訂單不能下達(dá)給供給商，由此造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。5.3下單治理規(guī)定5.3.1采購專員在接到生管員的物料采購需求之后，及時核實(shí)訂單所要求的資料文件和供給商的工藝技術(shù)文件是否正確和齊全。并由采購文員整理歸檔，作為訂單下達(dá)的資料預(yù)備。采購專員對資料不全或有錯誤的訂單需及時協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)員或研發(fā)組主管進(jìn)行確認(rèn)，未經(jīng)確認(rèn)前需及時傳達(dá)信息給生管員和物控員進(jìn)行訂單調(diào)整。5.3.2采購專員根據(jù)供給商治理員提供的<供給商綜合評估表>以及備用合格新供給商名單，合理選擇物料供給商，并依據(jù)價格治理規(guī)定對供給商進(jìn)行價格確認(rèn)。5.3.3采購文員根據(jù)采購專員提供的物料供給商和確認(rèn)的價格及時編制采購訂單，并由計(jì)劃組主管審核和生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后交由采購專員蓋章并下達(dá)給供給商。采購文員需確認(rèn)訂單是否下達(dá)到供給商，需追蹤供給商的訂單回傳并存檔。5.3.4未經(jīng)確認(rèn)的采購訂單不得下達(dá)給供給商，由此而造成的損失由下單人員負(fù)責(zé)。5.4催單治理規(guī)定5.4.1采購文員需根據(jù)采購計(jì)劃的要求，及時跟進(jìn)供給商的生產(chǎn)加工情況和供貨期安排，對供給商反映的異常信息及時告知采購專員。5.4.2采購專員及時協(xié)調(diào)并確認(rèn)供給商異常情況，并將異常信息反饋給物控員和生管員進(jìn)行處理。5.4.3采購專員對供給商由于異常情況而不能及時交貨的信息及時告知計(jì)劃組主管，計(jì)劃組主管安排供給商治理員對供給商進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)查并確認(rèn)異常狀況。5.4.4生管員根據(jù)信息及時和業(yè)務(wù)員協(xié)調(diào)訂單貨期安排，并將協(xié)調(diào)結(jié)果告知計(jì)劃組主管。5.4.5計(jì)劃組主管將綜合協(xié)調(diào)結(jié)果告知生產(chǎn)部經(jīng)理，協(xié)調(diào)未果的由生產(chǎn)部經(jīng)理組織各部門進(jìn)行處理。5.5采購物料到料治理規(guī)定5.5.1采購文員根據(jù)物料治理員交來的送貨單，及時核實(shí)送貨單、實(shí)物和采購訂單的要求是否相符，核實(shí)無誤的及時收貨入賬，有異常的及時按5.6進(jìn)行處理。5.5.2采購專員及時核實(shí)物料到料異常處理情況，貨期需延遲的及時和生管員、物控員協(xié)調(diào)處理方案并和供給商確定最終送貨期。當(dāng)物料無法按時到料時（或延期時），需及時填寫<內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單>（需分析物料異常原因和填寫處理意見）交計(jì)劃組主管審核后，通知生管員和物控員及時調(diào)整計(jì)劃。5.6采購物料來料異常治理規(guī)定5.6.1數(shù)量不符：當(dāng)?shù)搅蠑?shù)量不符和采購要求的，采購文員應(yīng)及時通知供給商補(bǔ)貨并確認(rèn)最終送貨期，并將協(xié)商結(jié)果及時通知物控員。5.6.2質(zhì)量異常：當(dāng)貨品與訂單不符、產(chǎn)品質(zhì)量異常時，采購專員應(yīng)根據(jù)物料治理員提供的異常報告（經(jīng)工程組判定）和供給商協(xié)調(diào)處理異常，并確認(rèn)最終到貨期。采購文員需根據(jù)采購專員和供給商協(xié)商的處理方案和確認(rèn)的重新到貨期，及時將異常信息告知物控員和生管員。5.7請款對帳治理規(guī)定5.7.1對帳：月底采購文員整理送貨單、進(jìn)倉單、退貨單、出倉單（異常單）與廠商對帳，對帳單雙方簽字確認(rèn)后，采購文員填寫請款單交與生產(chǎn)部經(jīng)理簽字確認(rèn)。簽字完成后采購文員交送貨單、進(jìn)倉單、退貨單、出倉單（異常單）交與財(cái)務(wù)作帳。5.7.2發(fā)票：供給商統(tǒng)一交發(fā)票到采購文員處，在付款月份15號前由采購文員交于總賬會計(jì)。5.7.3預(yù)付款：個別物料采購文員可以根據(jù)需要申請預(yù)付，需填寫請款單和請購單，交生產(chǎn)部經(jīng)理確認(rèn)后交總賬會計(jì)。5.7.4現(xiàn)金：一些需要現(xiàn)付