采購與付款內(nèi)部控制制度建設(shè) （企業(yè)內(nèi)部控制）

采購與付款內(nèi)部控制訂立框架協(xié)議或采購合同、管理供應(yīng)過程框架協(xié)議是企業(yè)與供應(yīng)商之間為建立長期物資購銷關(guān)系而作出的一種約定。采購合同是指企業(yè)根據(jù)采購需要、確定的供應(yīng)商、采購方式、采購價格等情況與供應(yīng)商簽訂的具有法律約束力的協(xié)議，該協(xié)議對雙方的權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任等情況作出了明確規(guī)定（企業(yè)向供應(yīng)商支付合同規(guī)定的金額、結(jié)算方式，供應(yīng)商按照約定時間、期限、數(shù)量與質(zhì)量、規(guī)格交付物資給采購方）。01——CONTENTS——含義風(fēng)險框架協(xié)議簽訂不當(dāng)，可能導(dǎo)致物資采購不順暢；未經(jīng)授權(quán)對外訂立采購合同，合同對方主體資格、履約能力等未達(dá)到要求、合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐，可能導(dǎo)致企業(yè)合法權(quán)益受到侵害。第一,對供應(yīng)商的主體資格、信用狀況等進(jìn)行風(fēng)險評估,確保供應(yīng)商具備履約能力。第二,擬訂采購合同,準(zhǔn)確描述合同條款,明確雙方權(quán)利、義務(wù)和違約責(zé)任,第三，對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,應(yīng)當(dāng)組織專家參與。第四,對重要物資驗(yàn)收量與合同量之間允許的差異,應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一規(guī)定。第五，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限簽訂合同。管控措施案例某公司采購合同的管理措施措施一根據(jù)公司管理信息系統(tǒng)中標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬訂合同文本，標(biāo)準(zhǔn)合同模板業(yè)經(jīng)法律事務(wù)處確認(rèn)，合同蓋章生效前，需經(jīng)法律事務(wù)處審核。措施二經(jīng)辦人形成合同文本；采辦部主任、商務(wù)部中心主任分別對合同內(nèi)容進(jìn)行審核；法律事務(wù)處審核確認(rèn)；公司主管經(jīng)理審批生效后法律事務(wù)處蓋章。措施三采辦部主管主任、采辦部主任、商務(wù)部中心主任分別對采購價格進(jìn)行審核。措施三作用為了防范采購合同價格未經(jīng)審批的風(fēng)險管理供應(yīng)過程，主要是指企業(yè)建立嚴(yán)格的采購合同跟蹤制度，科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況，并根據(jù)合理選擇的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜，實(shí)時掌握物資采購供應(yīng)過程的情況。02——CONTENTS——管理供應(yīng)過程風(fēng)險 可能導(dǎo)致采購物資損失或無法保證供應(yīng)對采購合同中主要條款的履行情況沒有有效跟蹤，不能及時發(fā)現(xiàn)、及時解決影響生產(chǎn)或工程進(jìn)度的異常情況運(yùn)輸部門為了中飽私囊，在運(yùn)輸途中轉(zhuǎn)移物資，而對企業(yè)上報謊稱損耗運(yùn)輸方式選擇不合理，忽視運(yùn)輸過程保險風(fēng)險，對重要物資建立并執(zhí)行合同履約過程中的巡視、點(diǎn)檢和監(jiān)造制度全過程登記或信息化管理,確保采購過程可追溯21擇優(yōu)確定監(jiān)造單位簽訂監(jiān)造合同落實(shí)監(jiān)造責(zé)任人審核確認(rèn)監(jiān)造大綱審定監(jiān)造報告，并及時向技術(shù)等部門通報選擇合理的運(yùn)輸工具和運(yùn)輸方式，辦理運(yùn)輸、投保等事宜43嚴(yán)格合同跟蹤制度,科學(xué)評價供應(yīng)商的供貨情況管控措施采購與付款內(nèi)部控制采購與付款內(nèi)部控制制度建設(shè)編制需求計劃和采購計劃、請購一般程序需求部門向采購部門提出物資需求計劃；采購部門根據(jù)需求計劃歸類匯總后，根據(jù)現(xiàn)有庫存安排采購計劃；采購計劃按規(guī)定的權(quán)限的程序進(jìn)行審批。風(fēng)險030201需求或采購計劃不合理不按實(shí)際需求安排采購或隨意超計劃采購與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃不協(xié)調(diào)采購計劃安排不合理，市場變化趨勢預(yù)測不準(zhǔn)確，造成庫存短缺或積壓，可能導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費(fèi)。管控措施第一，生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等部門，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際需求準(zhǔn)確、及時編制需求計劃。不能指定或變相指定供應(yīng)商;對獨(dú)家代理、專有、專利等特殊產(chǎn)品應(yīng)提供相應(yīng)資料，經(jīng)專業(yè)技術(shù)部門研討后，經(jīng)具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批。第二，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)發(fā)展目標(biāo)實(shí)際需要，結(jié)合庫存和在途情況，科學(xué)安排采購計劃，防止采購過高或過低。第三，采購計劃應(yīng)納入采購預(yù)算管理，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，作為企業(yè)剛性指令嚴(yán)格執(zhí)行。請購是指企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營部門根據(jù)采購計劃和實(shí)際需要，提出的采購申請。02——CONTENTS——請購、一般程序風(fēng)險缺乏采購申請制度請購未經(jīng)適當(dāng)審批或越權(quán)審批8888888811100000可能導(dǎo)致采購物資過量或短缺，影響正常生產(chǎn)經(jīng)營。管控措施建立采購申請制度,依據(jù)購買物資或接受勞務(wù)的類型，確定歸口管理部門，授予相應(yīng)的請購權(quán)，明確相關(guān)部門或人員的職責(zé)權(quán)限及相應(yīng)的請購程序；具有請購權(quán)的部門對于預(yù)算內(nèi)采購項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度，并根據(jù)市場變化提出合理采購申請；超預(yù)算和預(yù)算外采購項(xiàng)目,應(yīng)先履行預(yù)算調(diào)整程序,經(jīng)審批后,再行辦理請購手續(xù)。具備相應(yīng)審批權(quán)限的部門或人員審批采購申請時，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注采購申請內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，是否符合生產(chǎn)經(jīng)營需要，是否符合采購計劃，是否在采購預(yù)算范圍內(nèi)等。案例2000年，山東萊州市的很多工業(yè)企業(yè)特別是國有企業(yè)把加強(qiáng)采購管理作為從嚴(yán)治企，增強(qiáng)企業(yè)市場的競爭力的手段，全面推行比價采購和招標(biāo)采購制度。按照規(guī)定，所有采購計劃由供應(yīng)部門匯總，生產(chǎn)、審計、供應(yīng)等部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，供應(yīng)部門根據(jù)批準(zhǔn)的計劃填列采購物資價格申請單，申請單包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量單價等，審計部門根據(jù)市場動態(tài)，對申請單進(jìn)行審核，為制定采購價格提供依據(jù)，經(jīng)經(jīng)理（廠長）辦公會研究同意后方可實(shí)施。對購進(jìn)的物資，必須由質(zhì)檢部門進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量檢查，對質(zhì)量不合格的產(chǎn)品要求退貨，而所有采購物資的支付款項(xiàng)，未蓋審計專用章的，財務(wù)部門一律拒絕付款。山東萊州市這些企業(yè)采購業(yè)務(wù)中的前兩個環(huán)節(jié)的控制內(nèi)容供應(yīng)部門根據(jù)現(xiàn)有存貨及生產(chǎn)情況提出采購申請，這樣既能保證存貨的及時供應(yīng)，又能保證存貨不會過量儲存導(dǎo)致儲存成本上升或者存貨浪費(fèi)。采購申請由生產(chǎn)、審計和供應(yīng)部門審核，可以防止供應(yīng)部門由于沒有其他部門的監(jiān)督而獨(dú)斷專行導(dǎo)致采購的浪費(fèi)行為。再次，部門可以從該部門的角度參與購貨申請計劃是否合理的決策當(dāng)中，這樣就能更好保證采購的合理性。案例采購與付款內(nèi)部控制選擇供應(yīng)商選擇供應(yīng)商，也就是確定采購渠道。它是企業(yè)采購業(yè)務(wù)流程中非常重要的環(huán)節(jié)。②采購部門、使用部門對供應(yīng)商進(jìn)行比質(zhì)比價④采購部組織現(xiàn)場評審，相關(guān)部門參與。③采購部提出《候選供應(yīng)商名單》，報采購部經(jīng)理審核。①采購部收集供應(yīng)商信息⑥采購部根據(jù)審核結(jié)果確定《供應(yīng)商名單》，報采購部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。⑤現(xiàn)場評審后，采購部匯總評價結(jié)果，并編寫《現(xiàn)場評審報告》。一般程序供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購的物資質(zhì)次價高，甚至出現(xiàn)舞弊行為。風(fēng)險控制措施第一，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準(zhǔn)入制度。第二，采購部門應(yīng)當(dāng)按照公平、公正和競爭的原則，擇優(yōu)確定供應(yīng)商，在切實(shí)防范舞弊風(fēng)險的基礎(chǔ)上，與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議。第三，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)和供應(yīng)商淘汰制度。案例-利達(dá)玩具召回門案例2007年8月2日，美國最大玩具商美泰公司（Mattellnc）向美國消費(fèi)者安全委員會提出召回佛山利達(dá)生產(chǎn)的96.7萬件塑料玩具，理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標(biāo)，對兒童的腦部發(fā)展會造成很大影響，美國環(huán)保組織塞拉俱樂部認(rèn)為危及兒童安全?！痹斐蛇@次事件最大的問題在于玩具所使用的有毒油漆的采購上。此次向利達(dá)公司提供不達(dá)標(biāo)油漆的企業(yè)，是與利達(dá)公司僅有一墻之隔的東興公司，該公司老板恰恰是張樹鴻多年的好友梁儀彬。兩家公司合作數(shù)年來，一直沒有問題。利達(dá)向佛山市出入境檢驗(yàn)檢疫局匯報稱，這次含鉛超標(biāo)色粉的使用，是東興為了盡快給利達(dá)公司供貨，就省略了檢測的環(huán)節(jié)。但沒料到這批色粉含鉛量超標(biāo)，而其供應(yīng)商——東莞眾鑫色粉廠則是在網(wǎng)上查找到的，其提供的認(rèn)證資料都是假的。通過本案例可以看出，利達(dá)公司失敗的原因是采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的缺失，具體體現(xiàn)在供應(yīng)商的選擇上。利達(dá)在供應(yīng)商的選擇上沒有一套科學(xué)的評價和選擇機(jī)制，僅憑“朋友關(guān)系”決定供應(yīng)關(guān)系，而且供應(yīng)商的單一也加大了其采購風(fēng)險；而其供應(yīng)商東興更是為了盡快交貨，在網(wǎng)上查找到供應(yīng)商，在未經(jīng)任何檢測的情況下，盲目而草率地確定了上游供應(yīng)商。案例-利達(dá)玩具召回門案例采購與付款內(nèi)部控制確定采購價格確定采購價格如何以最優(yōu)“性價比”采購到符合需求的物資，是采購部門的永恒主題。風(fēng)險030201采購定價機(jī)制不科學(xué)采購定價方式選擇不當(dāng)缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監(jiān)控引起采購價格不合理，可能造成企業(yè)資金損失第一，科學(xué)合理地確定采購價格健全采購定價機(jī)制，采取協(xié)議采購、招標(biāo)采購、詢比價采購、動態(tài)競價采購等多種方式，科學(xué)合理地確定采購價格；采購價格的確定要經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徍?、審批。對?biāo)準(zhǔn)化程度高、需求計劃性強(qiáng)、價格相對穩(wěn)定的物資，通過招標(biāo)、聯(lián)合談判等公開、競爭方式簽訂框架協(xié)議。第二，建立采購價格數(shù)據(jù)庫。采購部門應(yīng)當(dāng)定期研究大宗通用重要物資的成本構(gòu)成與市場價格變動趨勢,確定重要物資品種的采購執(zhí)行價格或參考價格。建立采購價格數(shù)據(jù)庫，定期開展重要物資的市場供求形勢及價格走勢商情分析并合理利用。03——CONTENTS——管控措施案例[資料]從l998年3月開始，漯河卷煙廠試行輔料公開競標(biāo)采購，堵住了隱性流失的“漏洞”，既保證了采購輔料的數(shù)量和質(zhì)量，又杜絕了因回扣導(dǎo)致腐敗行為發(fā)生，取得了良好的社會和經(jīng)濟(jì)效益。而采購質(zhì)量的提高，保證了產(chǎn)品質(zhì)量的提高。經(jīng)上級質(zhì)檢部門多次對該廠抽檢，產(chǎn)品質(zhì)量合格率一直保持在100％。1．改革采購制度，走出“暗箱”操作。2．實(shí)施“透明工程”，公開競爭招標(biāo)。3．建立健全管理制度。采購與付款內(nèi)部控制會計系統(tǒng)控制、案例分析缺乏有效的采購會計系統(tǒng)控制，未能全面真實(shí)地記錄和反映企業(yè)采購各環(huán)節(jié)的資金流和實(shí)物流情況；相關(guān)會計記錄與相關(guān)采購記錄、倉儲記錄不一致，可能導(dǎo)致企業(yè)采購業(yè)務(wù)未能如實(shí)反映，影響財務(wù)報告的真實(shí)性，以及采購物資和資金受損。01——CONTENTS——會計系統(tǒng)控制、風(fēng)險第一，加強(qiáng)對購買、驗(yàn)收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商、采購申請、采購合同、采購?fù)ㄖ?、?yàn)收證明、入庫憑證、退貨情況、商業(yè)票據(jù)、款項(xiàng)支付等情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致；第二，指定專人通過函證等方式，定期與供應(yīng)商對賬，核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)、預(yù)付賬款等往來款項(xiàng)，對賬有異議的，應(yīng)及時查明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后，做出相應(yīng)調(diào)整。管控措施案例分析-齊齊哈爾第二制藥有限公司假藥案例2006年4月24日起，中山大學(xué)附屬第三醫(yī)院因使用了齊齊哈爾第二制藥有限公司生產(chǎn)的“亮菌甲素注射液”，導(dǎo)致多名患者腎功能衰竭，其中11人死亡，引起了國務(wù)院、國家食品藥品監(jiān)督管理局和廣東省委、省政府領(lǐng)導(dǎo)的高度關(guān)注和重視。5月9日初步查明齊二藥生產(chǎn)的“亮菌甲素注射液”使用了假的輔料丙二醇。假藥過程-低價買進(jìn)以中國地質(zhì)礦業(yè)總公司泰興化工總廠的名義偽造藥品生產(chǎn)許可證等證件，將工業(yè)用的丙二醇假冒藥用級別的丙二醇銷售給齊齊哈爾第二制藥有限公司。江蘇省泰市王桂平齊齊哈爾第二制藥有限公司采購員鈕忠仁既未向泰興化工總廠索取資質(zhì)證明，也沒有到廠查看，就以低價買進(jìn)假冒藥用丙二醇。假藥過程2違規(guī)驗(yàn)收驗(yàn)收時未將檢測圖譜與“藥用標(biāo)準(zhǔn)丙二醇圖譜”進(jìn)行對比檢測，發(fā)現(xiàn)檢驗(yàn)樣品“相對密度值”與標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)重不符的情況下將其改為正常值，簽發(fā)合格證。3低價中標(biāo)2006年，廣東省實(shí)行新一輪藥品集中招標(biāo)采購，齊二藥生產(chǎn)的亮菌甲素因投標(biāo)價格最低而中標(biāo)，“亮菌甲素注射液”順利進(jìn)入市場；廣州中山三院和廣東龍川縣中醫(yī)院使用此假藥，11名患者出現(xiàn)急性腎功能衰竭并死亡。假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險剖析1、未進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制；2、確定無資質(zhì)的供應(yīng)商；3、付款流程不符合規(guī)定；4、材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式；5、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)總體偏低，內(nèi)控意識薄弱。1、未進(jìn)行不相容職務(wù)分離控制；詢價資質(zhì)驗(yàn)證確定供應(yīng)商采購人員沒有采購經(jīng)理、主管和采購人員構(gòu)成的采購團(tuán)隊(duì)，沒有任何的監(jiān)控和制衡機(jī)制。假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險剖析假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險剖析確定無資質(zhì)的供應(yīng)商僅憑互聯(lián)網(wǎng)上的供應(yīng)信息和幾次電話溝通就確定了供應(yīng)商。沒有對供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)流程以及設(shè)備等進(jìn)行實(shí)地考察；也沒有供應(yīng)商提供的樣本進(jìn)行檢測。貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境3、付款流程不符合規(guī)定；供貨方發(fā)貨日期2005年9月19日齊二藥付款日期2005年9月19日出具偽造的丙二醇質(zhì)檢報告日期2005年9月21日供貨方開具發(fā)票日期2006年2月14日（1）付款日期與發(fā)貨日期相同并且先于驗(yàn)收日期，即沒有通過驗(yàn)收便付款，付款的依據(jù)既不是發(fā)票也不是驗(yàn)收單據(jù)，根本沒有對所購材料的質(zhì)量風(fēng)險有防范作用。（2）供貨方發(fā)票開具單位為江蘇美奇精細(xì)化工有限公司，付款對象和發(fā)票開具單位不一致，更是違反了基本的貨幣資金控制原則。4、材料驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式齊二藥作為一個通過“良好作業(yè)規(guī)范GMP”認(rèn)證的企業(yè)，理應(yīng)有著良好的作業(yè)規(guī)范，但在其材料檢驗(yàn)過程中，將所購材料進(jìn)行“無對照物”的檢驗(yàn)，僅在其形式上完成了檢驗(yàn)，關(guān)鍵的質(zhì)量控制活動未能實(shí)施，致使質(zhì)量控制是失效。假藥案采購環(huán)節(jié)風(fēng)險剖析5、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)總體偏低，內(nèi)控意識薄弱負(fù)責(zé)采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)的人員缺乏專業(yè)知識，對內(nèi)部控制的基本要求也不了解。（1）采購員鈕忠仁說自己根本看不懂化驗(yàn)資料；（2）驗(yàn)藥的化驗(yàn)室主任陳桂芬學(xué)歷是初中一年級，并自稱“沒受過什么（化學(xué)）培訓(xùn)”。采購與付款內(nèi)部控制驗(yàn)收、付款驗(yàn)收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗(yàn)接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。01——CONTENTS——驗(yàn)收管理確定檢驗(yàn)方式、驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)，專門的驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員驗(yàn)收，出具證明采購標(biāo)的抵達(dá)后，對照訂單或合同進(jìn)行核對。驗(yàn)收完畢，正常貨物應(yīng)當(dāng)出具驗(yàn)收報告，貨物交倉管員或相關(guān)人員進(jìn)行記錄、保管或使用；有異常的貨物要及時報告，做專項(xiàng)處理，及時解決。注意：對無對應(yīng)采購申請表的貨物，不得簽收。嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；貨物的外觀、內(nèi)部性能均應(yīng)檢驗(yàn)，必要時送交專家檢驗(yàn)；對于批量大，非貴重貨物可抽驗(yàn)。一般程序風(fēng)險030201驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)不明確驗(yàn)收程序不規(guī)范驗(yàn)收中存在的異常情況不作處理可能造成賬實(shí)不符、采購物資損失管控措施1明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確定檢驗(yàn)方式，由專職機(jī)構(gòu)或小組對采購品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等驗(yàn)收，出具驗(yàn)收報告，驗(yàn)收報告的內(nèi)容要真實(shí)，數(shù)據(jù)要準(zhǔn)確；2驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行核對對驗(yàn)收合格的物資，填制入庫憑證，加蓋物資“收訖章”，登記實(shí)物賬，及時將入庫憑證傳遞給財會部門物資入庫前，采購部門須檢查質(zhì)量保證書、商檢證書或合格證等證明文件驗(yàn)收時涉及技術(shù)性強(qiáng)的、大宗的和新、特物資，還應(yīng)進(jìn)行專業(yè)測試，必要時可委托具有檢驗(yàn)資質(zhì)的機(jī)構(gòu)或聘請外部專家協(xié)助驗(yàn)收3驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的處理無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗(yàn)收機(jī)構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機(jī)構(gòu)報告，相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗(yàn)結(jié)果辦理讓