cx文件管理程序

PAGE**(集團(tuán))有限公司管理標(biāo)準(zhǔn)文件管理程序１目的對(duì)影響管理體系有效運(yùn)行的所有文件實(shí)施控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所及時(shí)獲得所需文件的有效版本，防止使用過(guò)期或作廢的文件。2適用范圍適用于與公司管理體系有關(guān)的所有文件和資料的控制。3術(shù)語(yǔ)與定義引用公司《管理手冊(cè)》中的術(shù)語(yǔ)和定義。4職責(zé)4.1辦公室4.1.1負(fù)責(zé)編制/修訂、解釋本程序，并監(jiān)督實(shí)施；4.1.2負(fù)責(zé)本單位有關(guān)文件的起草、核稿、呈批、編號(hào)、印制、用印、傳遞及收發(fā)、歸檔的管理。4.2企研室負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)、修改《管理手冊(cè)》、《管理體系程序文件》及其標(biāo)識(shí)、登記、發(fā)放、更改、控制及換版等管理。4.3信息中心負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)的管理，按文書(shū)運(yùn)轉(zhuǎn)有關(guān)規(guī)定和要求改進(jìn)完善相關(guān)軟件，根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展變化制定有關(guān)配套的管理辦法并負(fù)責(zé)解釋。4.4其他部門負(fù)責(zé)歸口管理的文件的起草、核稿、呈批、編號(hào)、用印、傳遞及收發(fā)、立卷。4.5分公司、項(xiàng)目部負(fù)責(zé)本單位有關(guān)文件的起草、核稿、呈批、編號(hào)、印制、用印、傳遞及收發(fā)、歸檔的管理。5工作程序5.1文件和資料的分類和形式5.1.1文件和資料分為內(nèi)部和外部文件兩類。外部文件和資料包括政府、上級(jí)單位、顧客、相關(guān)方等本公司以外的文件和資料，內(nèi)部文件和資料是本公司為確保管理有效運(yùn)行產(chǎn)生的文件和資料（包括技術(shù)性和管理性的文件和資料）。外部和內(nèi)部文件、資料都必須按規(guī)定進(jìn)行登記和處理。5.1.2與管理體系運(yùn)行有關(guān)的資料，樣本與翻譯本共同視為一份資料進(jìn)行管理。5.1.3文件可以是書(shū)面的、磁盤、硬考貝、電子文件等媒體形式。5.2文件的受控5.2.1發(fā)給正式使用部門/單位的與管理體系有關(guān)的文件必須是有效文件，由發(fā)放和使用部門按本程序予以控制。5.3文件的編寫(xiě)、審核與編號(hào)5.3.1文件的編寫(xiě)、審核及編號(hào)按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》《集團(tuán)公司電子公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行。5.3.2管理手冊(cè)和程序文件按以下方法進(jìn)行編號(hào)：修改狀態(tài)號(hào)QB/ZTWJ:SC--**—*[*]QB/ZTWJ:CX*—**—*[*]修改狀態(tài)號(hào)修改狀態(tài)號(hào)版本號(hào)編制年號(hào)版本號(hào)修改狀態(tài)號(hào)版本號(hào)編制年號(hào)版本號(hào)程序序號(hào)程序代號(hào)編制年號(hào)手冊(cè)代號(hào)程序序號(hào)程序代號(hào)編制年號(hào)手冊(cè)代號(hào)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)公司代號(hào)公司代號(hào)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)公司代號(hào)公司代號(hào)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)說(shuō)明：編制年號(hào)：為文件編制發(fā)布實(shí)施年，如2002、2003……；程序序號(hào)：為該程序在所有程序中的排序位置，用數(shù)字表示，如1、2、3……；版本號(hào)：對(duì)就某一版本標(biāo)準(zhǔn)的文件的換版次數(shù)，用大寫(xiě)英文字母表示，如A、B、C……；修改狀態(tài)號(hào)：表示某一版本文件的第幾次修改，用數(shù)字表示，如0、1、2、3……。5.3.2作業(yè)文件和記錄的編號(hào)：作業(yè)文件和記錄必須進(jìn)行編號(hào)，國(guó)家或行業(yè)有規(guī)定的按規(guī)定執(zhí)行，未明確規(guī)定的，按集團(tuán)公司相關(guān)文件和記錄編號(hào)要求進(jìn)行編號(hào)。5.4文件的審批和發(fā)布文件發(fā)布前必須經(jīng)過(guò)審批：5.4.1《管理手冊(cè)》由各部門會(huì)審，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。5.4.2《管理體系程序文件》由各部門會(huì)審，具體編寫(xiě)部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)發(fā)布。5.4.3公司、項(xiàng)目部、分公司編制的其他文件由相應(yīng)的分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.5文件和資料的發(fā)放與使用5.5.1文件由編寫(xiě)部門發(fā)放；其中屬于公司／項(xiàng)目部文件的，由公司／項(xiàng)目部辦公室發(fā)放。5.5.2文件領(lǐng)用人應(yīng)在《發(fā)文薄》上簽名；郵寄發(fā)出的,應(yīng)采用掛號(hào)形式,并將掛號(hào)號(hào)碼登記在《發(fā)文薄》上。5.5.3文件需要復(fù)印時(shí)，由文件管理部門批準(zhǔn)，并按5.5.1、5.5.2執(zhí)行。5.5.4當(dāng)文件破損或不清晰嚴(yán)重影響使用時(shí)，使用人應(yīng)到文件主管部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，更換新文件。新文件的分發(fā)號(hào)仍使用原文件分發(fā)號(hào)，文件管理人員將收回的破損文件銷毀。5.5.5當(dāng)文件丟失后，使用人應(yīng)及時(shí)向文件主管部門說(shuō)明理由，必要時(shí)作出檢查，重新辦理領(lǐng)用手續(xù)。補(bǔ)發(fā)的文件要按要求重新編號(hào)，原丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢，以防文件變更或改版后誤用。5.5.6文件持有者調(diào)離單位/崗位時(shí)，主動(dòng)向文件發(fā)放部門清退。調(diào)離者到新單位/崗位后再領(lǐng)取所需文件；工作崗位或性質(zhì)沒(méi)有變化的內(nèi)部調(diào)動(dòng)人員，因工作需要的文件，經(jīng)文件管理部門認(rèn)可，可不清退，但須辦理好登記手續(xù)，到新單位/崗位后不再領(lǐng)取文件。5.5.7新成立機(jī)構(gòu)和人員所缺的文件要及時(shí)配置齊全，屬于公司文件的向公司本部索取，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)提供。5.6文件和資料的更改5.6.1文件和資料應(yīng)該進(jìn)行評(píng)審，以確保文件和資料的有效性，評(píng)審時(shí)間根據(jù)需要確定。文件資料有不適應(yīng)的部分時(shí)必須更改，更改由申請(qǐng)部門提出報(bào)告。修改程序文件時(shí)，應(yīng)附有充分的證據(jù)，并進(jìn)行評(píng)審。5.6.2文件更改由原文件編寫(xiě)部門進(jìn)行，原審批人審批。如情況特殊指定更改部門時(shí)，執(zhí)行更改文件的部門必須獲得有關(guān)背景資料。如果原審批人不在職時(shí)，可由接替其崗位的人員審批，但同時(shí)也要獲得有關(guān)背景資料。5.6.3文件更改后，文件管理人員應(yīng)通過(guò)有效形式及時(shí)通知文件持有人負(fù)責(zé)更改。5.7文件和資料的換版和作廢5.7.1文件經(jīng)過(guò)多次更改以致影響閱讀，有可能造成理解失誤，或主要核心內(nèi)容更改的，必須重新更換版次，原版文件作廢，換發(fā)新版本，確保文件持有人及時(shí)得到現(xiàn)行有效版本。5.7.2文件和資料作廢需由承辦部門提出報(bào)告，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，以文件形式或其它有效形式及時(shí)通知到相關(guān)場(chǎng)所。5.7.3作廢文件持有部門／單位或個(gè)人應(yīng)及時(shí)向文件管理人員清退，經(jīng)原文件管理部門審批后，統(tǒng)一銷毀。5.7.4如需要作為資料保存的作廢文件，應(yīng)經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)，文件管理人員加蓋“作廢保留”印章后，方可留存。5.8文件修訂狀態(tài)與有效性管理5.8.1公司通過(guò)文件更改通知或文件修改一覽表及時(shí)標(biāo)識(shí)文件的修訂狀態(tài)。5.8.2通過(guò)編制《在用有效文件清單》，定期標(biāo)識(shí)在用有效文件：a)在每年4月底以前，公司本部各部門要對(duì)在用有效文件進(jìn)行一次清理，審核其有效性，并填寫(xiě)《在用有效文件清單》，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，送公司辦匯總，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后頒布實(shí)施。b)各單位根據(jù)公司《在用有效文件清單》對(duì)公司文件資料進(jìn)行清理，并對(duì)本單位文件資料進(jìn)行清理審核，形成本單位的《在用有效文件清單》，頒布實(shí)施。5.9外來(lái)文件管理5.9.1外來(lái)文件按收文處理程序進(jìn)行管理。5.9.2國(guó)家和相關(guān)行業(yè)發(fā)布的與管理體系有關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等文件，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)識(shí)別、評(píng)價(jià)其適用性，確定使用范圍，并予公布或發(fā)放。這些文件的適用性評(píng)價(jià)，按《法律法規(guī)及其他要求識(shí)別與獲取程序》執(zhí)行。5.9.3來(lái)自具體項(xiàng)目的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位及項(xiàng)目所在地政府主管部門的文件，由項(xiàng)目部或分公司進(jìn)行管理。5.10文件資料的歸檔5.10.1應(yīng)歸檔的受控文件，按檔案管理有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.10.2文件資料處理完畢后，承辦人要及時(shí)移交本部門文件管理人員，個(gè)人不得保管。各部門應(yīng)于次年二季度前將應(yīng)歸檔的文件資料整理立卷，移交公司辦檔案科。5.10.3項(xiàng)目部檔案按有關(guān)規(guī)定及時(shí)立卷，項(xiàng)目部撤銷時(shí)，移交公司辦檔案科。5.10.4電子郵件等非書(shū)面形式的文件,在不能滿足歸檔要求的情況下,打印后按紙質(zhì)文件歸檔要求辦理。5.10.5檔案人員要加強(qiáng)對(duì)立卷工作的指導(dǎo)，確保檔案質(zhì)量。6相關(guān)文件a)《法律法規(guī)及其他要求識(shí)別與獲取程序》（QB/ZTWJ：CX5-2002-A[0]）b)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(中鐵五辦[2000]465號(hào))c)《集團(tuán)公司電子公文處理辦法》（中鐵五辦[2001]469號(hào)）d)《機(jī)關(guān)公文格式》（中鐵五辦[2000]160號(hào)）f)《文書(shū)檔案管理工作實(shí)施細(xì)則》（鐵五辦[1983]879號(hào)、局政發(fā)[1983]416號(hào)）g)《科學(xué)技術(shù)檔案管理辦法》（Q/G.ZTWJ021-2001）h)《機(jī)械設(shè)備生產(chǎn)技術(shù)檔案管理辦法(試行)》（鐵五辦[1984]671號(hào)）j)《文書(shū)檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》和《科技檔案案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》(局辦檔[1986]9號(hào))7相關(guān)記錄（根據(jù)工作需要自行設(shè)置建冊(cè)）a)發(fā)文簿b)收文簿c)文件更改申請(qǐng)報(bào)告d)在用有效文件清單e)文件資料借閱登記表f)復(fù)制文件登記表8發(fā)文處理程序和收文處理程序發(fā)文處理程序起草起草核稿：辦公室負(fù)責(zé)核稿：辦公室負(fù)責(zé)簽發(fā):呈分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)簽發(fā):呈分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)登記編號(hào)、核定份數(shù)登記編號(hào)、核定份數(shù)印制印制用印用印分發(fā)分發(fā)歸檔：核對(duì)清樣、附件齊全后造冊(cè)按部門歸檔歸檔：核對(duì)清樣、附件齊全后造冊(cè)按部門歸檔收文處理程序簽收簽收開(kāi)封：開(kāi)封：除親收件外，一律按封核閱登記：分類逐件登記登記：分類逐件登記擬辦：將收文送文件管理部門負(fù)責(zé)同志閱批擬辦：將收文送文件管理部門負(fù)責(zé)同志閱批傳遞領(lǐng)導(dǎo)傳閱分卷：按閱批意見(jiàn)分別裝入領(lǐng)導(dǎo)卷傳遞領(lǐng)導(dǎo)傳閱分卷：按閱批意見(jiàn)分別裝入領(lǐng)導(dǎo)卷呈批：把分好的文件卷分別呈呈批：把分好的文件卷分別呈送領(lǐng)導(dǎo)閱批對(duì)需要復(fù)制的文件進(jìn)行復(fù)制分發(fā)