河南豫信招標-招標項目管理-項目管理-保證金管理-部門收支-信息化解決方案案例

河南區(qū)陳景霞

電話南豫信招標有限責任公司實施總結(jié)目錄場景案例3實施創(chuàng)新4客戶背景1應(yīng)用特點2亮點總結(jié)5實施小結(jié)6客戶背景

河南豫信招標有限責任公司是河南省最大的招標代理機構(gòu)之一。經(jīng)營業(yè)務(wù)在前10名以內(nèi)；公司業(yè)務(wù)涉及到：城市基礎(chǔ)設(shè)施、科技、衛(wèi)生、教育、文化、體育、旅游、社會福利、生態(tài)環(huán)境保護、商品住宅及其它公用事業(yè)等多個領(lǐng)域，為國家重點項目節(jié)約資金約10%左右，取得了校好的社會效益和經(jīng)濟效益，受到了業(yè)主單位和有關(guān)部門的好評。管理現(xiàn)狀1、日常溝通：主要使用電子郵件、會議、口頭傳達、手工、電話、QQ等溝通方式，各業(yè)務(wù)部門之前經(jīng)常存在推諉現(xiàn)象；2、業(yè)務(wù)審批：以紙質(zhì)人工找領(lǐng)導審批的方式，領(lǐng)導外出時事務(wù)審批滯后。3、部門收支控制：由于各業(yè)務(wù)部門為費用包干制，手工簽批及會計核算的不夠細化，造成經(jīng)常超支及調(diào)整預(yù)算情況。4、保證金管理：由于行業(yè)性質(zhì)，對一些大型的國家建設(shè)工程項目，一個標段開標收取的保證金高達幾千萬元，保證金的退還經(jīng)常存在多退、少退現(xiàn)象。目錄場景案例3實施創(chuàng)新4客戶背景1應(yīng)用特點2亮點總結(jié)5實施小結(jié)6應(yīng)用特點1、實現(xiàn)招標項目的過程管控，如項目立項、招標文件審批、中標通知書發(fā)出等；2、建立投標人信息庫、專家信息庫、標段信息庫、保證金臺賬、部門收支臺賬；3、實現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門收入的分解、歸屬、稅金分擔，及相應(yīng)的查詢與統(tǒng)計。4、解決項目部異地辦公問題。5、解決領(lǐng)導出差在外不能及時審批文件、溝通不便的問題。6、實現(xiàn)各部門業(yè)務(wù)支出的各類費用控制，并生成相應(yīng)的統(tǒng)計表。目錄場景案例3實施創(chuàng)新4客戶背景1應(yīng)用特點2亮點總結(jié)5實施小結(jié)6招標項目管理流程2023/3/26利用業(yè)務(wù)生成器搭建招標項目管理系統(tǒng)2023/3/26場景案例-項目管理通過預(yù)約申請與查詢可以很直接避免矛盾沖突，讓各業(yè)務(wù)部門很直觀地看到可以被借出的資質(zhì)及材料要求。立項時有各業(yè)務(wù)部主任對收入與稅金的分解比例進行審批與控制，流程結(jié)束后到了收費環(huán)節(jié)系統(tǒng)會自動按比例進行分拆。從發(fā)布項目資審文件/公告-->招標公告-->招標文件，系統(tǒng)自動編號，避免手工編制的重號、錯號；規(guī)范對外發(fā)布文件的審批過程。系統(tǒng)設(shè)置與招標文件關(guān)聯(lián)，嚴控中標公告及通知書的發(fā)布。中標通知書流程結(jié)束后系統(tǒng)自動觸發(fā)項目歸檔檢查流程，提醒項目負責人匯編項目檔案。2023/3/26從項目立項、招標文件、中標通知書等業(yè)務(wù)流程，公司領(lǐng)導及各部門負責人可以實時查詢到各標段的進度。數(shù)據(jù)查詢、篩選、顯示，依需調(diào)整。2023/3/26場景案例-保證金管理2023/3/26建立保證金臺賬，建立時只允許輸入應(yīng)繳保證金，實繳、應(yīng)退、已退、中標服務(wù)費、保證金余額均為系統(tǒng)自動回寫或計算。從源頭控制標段保證金數(shù)據(jù)的真實、準確性。2023/3/26發(fā)起保證金收取通知單時從保證金臺賬庫中調(diào)出，提交財務(wù)收款；財務(wù)核定實收保證金時，確定收款人及收款時間。2023/3/26通過協(xié)同發(fā)起保證金退還申請，減少與財務(wù)對賬環(huán)節(jié)；有效地規(guī)避多退少、少退的風險。從保證金收取、退還、余額及代理費開票查詢，一目了然。2023/3/26保證金收取、退還，可以按標段或投標人分別進行統(tǒng)計。2023/3/26場景案例-部門收支2023/3/26按年度、部門分別創(chuàng)建部門收支底表除部門名稱、年度外，其余數(shù)據(jù)全為系統(tǒng)自動回寫或計算。2023/3/26資審費、標書費、代理費（中標服務(wù)費）發(fā)起時隱藏收入及稅負分解，當財務(wù)收款確認為系統(tǒng)按項目立項時定義的比例自動計算。按年度、部門分配各部門可支配費用（類似于部門預(yù)算），同時扣除稅金及發(fā)展基金；按年度、月度、部門分配各部門房屋、水電費歸屬；按年度、月度、部門分配各部門勞動報酬歸屬；2023/3/26咨詢費用、專家費用、用車費用、辦公用品、日常費用、分解費用、固定資產(chǎn)購置等審批單，流程審批完成后自動更新部門收支底表，扣除部門年度可支配費用、分解費用、發(fā)展基金。查詢統(tǒng)計表按發(fā)生時段、部門、經(jīng)辦人、項目標段、投標人等多種維度均可自動生成您想要的數(shù)據(jù)。一張張查詢統(tǒng)計表，多維度（發(fā)生時段、部門、經(jīng)辦人、費用類型等）查詢統(tǒng)計，自動生成部門收支匯總表。2023/3/26場景案例-客戶應(yīng)用效果該客戶從2014-1-13日至16日中午，共發(fā)起表單97條，自由協(xié)同214條，項目113個，標段233個，投標人554個，保證金實收1038萬，標書實收20.96萬元，中標服務(wù)費實收267.5萬元上線第4天目錄場景案例3實施創(chuàng)新4客戶背景1應(yīng)用特點2亮點總結(jié)5實施小結(jié)61、通過表單發(fā)起的信息控制，減少項目管理過程的不規(guī)范，比如項目立項（分解比例）、招標文件審批、中標通知書等。2、通過立項中收入及稅負分解比例的核定，資審費、標書費、代理費收取時系統(tǒng)自動計算并拆分業(yè)績。3、通過搭建部門收支底表，解決業(yè)務(wù)部門財務(wù)收支核算的精細管理。（因招標項目多，會計核算不能設(shè)置的精細）4、通過M1移動辦公系統(tǒng)，使領(lǐng)導及項目部隨時隨地移動辦公。亮點總結(jié)目錄場景案例3實施創(chuàng)新4客戶背景1應(yīng)用特點2亮點總結(jié)5實施小結(jié)6意見及建議1、數(shù)據(jù)回寫：枚舉值、部門、人員不能正確回寫2、有流程表單審批后不能自動創(chuàng)建信息底表，如項目立項，需立項流程結(jié)束才，手動建立項目基礎(chǔ)底表。3、無流程表單被其他表調(diào)用，容易出現(xiàn)死循環(huán)，造成表單出錯，需重做。4、重復(fù)表中調(diào)用無流程表單不能多選，例如發(fā)布招標文件時，一般都是多標段聯(lián)合招標，但需要在系統(tǒng)中多次搜索多次選擇才可以。5、小地球備份與恢復(fù)時（mysql數(shù)據(jù)庫），不可預(yù)見會發(fā)生數(shù)據(jù)庫表損壞，這個問題請客服部的同事幫忙解決過，但不知是否存在其他隱患。實施小結(jié)售前階段：剛進場的時候合同還未簽定，銷售人員移交過來的信息很簡單，幾張表單錄入項目標段的收費即可。經(jīng)過與客戶方總經(jīng)理的2次溝通，客戶決定同時增購M1和業(yè)務(wù)生成器，并在溝通的過程確定實施的范圍及內(nèi)容。********實施顧問的咨詢能力可以提升合同金額。需求調(diào)研階段：最痛苦是客戶方給安排的系統(tǒng)管理員，招標公司業(yè)務(wù)很忙，對方一張表格都沒有提供，只提供總經(jīng)理手工在幾張紙寫的各審批流程。我僅憑工作經(jīng)驗在一天內(nèi)把調(diào)研表格（30張左右）做成初稿僅客戶參考，尋找與客戶方總經(jīng)理的面談機會，用自己的企業(yè)管理知識與其溝通，讓對方愿意并主動與我交流企業(yè)的內(nèi)