采購管理制度流程

采買管理制度一、擬訂目的：為規(guī)范企業(yè)采買流程，降低采買成本，提升采買工作效率，特擬訂該管理制度。二、合用范圍：合用于各企業(yè)各樣采買管理。三、基本職責(zé)區(qū)分：企業(yè)采買職能由采買部詳細負責(zé)，主要由保存員依據(jù)企業(yè)各部門的物質(zhì)領(lǐng)用計劃、庫房庫存狀況，聯(lián)合實質(zhì)經(jīng)營狀況，擬訂采買計劃（書面形式），提交企業(yè)總監(jiān)審批后交由采購部履行采買工作，由財務(wù)部主要負責(zé)對采買部的采買過程進行控制與監(jiān)察。四、詳細內(nèi)容（一）采買物質(zhì)分類1、依據(jù)物件市場品種分類：該分類方式為采買部履行采買職能時對供給商的選定供給依照。1.1物質(zhì)采買包含：沐足易耗品，水吧用品，各種五金類配件工具、易損件，廚房設(shè)備，糧油，作業(yè)勞保用品，辦公用品等其余各種低值易耗品等。1.2辦公用品采買包含：辦公耗材、電腦及配件、其余零星物質(zhì)等。1.3生活用品采買包含：生活日用品、環(huán)境衛(wèi)生潔凈物件、食堂用品、營業(yè)設(shè)備及易耗品等。2、依據(jù)企業(yè)實質(zhì)使用狀況和申購方式分類：該分類方式為各部門物質(zhì)申購時的申購方式供給依照。主要包含：計劃內(nèi)物件領(lǐng)用類，計劃外物件領(lǐng)用類，部門專用類和加急請購類四種。（二）物質(zhì)采買申請方式及詳細流程：1、各部門經(jīng)過填寫采買計劃申請。該申請合用于各部門物質(zhì)計劃請購。詳細流程以下：1.1各科室聯(lián)合物質(zhì)實質(zhì)需討狀況，擬訂采買計劃申請單，要求對需求物質(zhì)的需求原由和需求時間進行說明并由有關(guān)部門負責(zé)人審批署名，擬訂好后上交指定部門處。1.2指定部門要求聯(lián)合各部門的申請，進行需討狀況的把關(guān)和檢查，達成對各部門的采買計劃的整合、同意并報總監(jiān)審批。1.3總監(jiān)將同意的“采買計劃”交采買部。采買部聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對物質(zhì)申購的合理性進行再把關(guān)和初步的市場認識和購置時間確立，并進行采買工作。2、財務(wù)科經(jīng)過填寫“加急采買計劃”申請；該申請方式為月內(nèi)加急請購。詳細申購流程以下：2.1對月內(nèi)有部門急需領(lǐng)用的物質(zhì)庫房無作請購計劃又無庫存或數(shù)目不足或暫時增補庫存所需的，可填寫“加急采買計劃”進行加急采買。2.2各部門依照“加急采買計劃”的填寫要求，寫明質(zhì)量要求、申購原由等，由部門負責(zé)人署名同意后，交給總監(jiān)署名審批。2.3總監(jiān)審批后交財務(wù)部。財務(wù)部聯(lián)合物質(zhì)的需討狀況，對物質(zhì)進行初步的市場認識和購置時間確立，安排采買工作。3、計劃內(nèi)物件領(lǐng)用類，計劃外物件領(lǐng)用類，部門專用類采買流程參照第一條履行物質(zhì)采買申請方式基本流程圖1

2

3

4

5各部門填寫計劃外采買計劃

采買部聯(lián)合領(lǐng)用的庫存狀況填寫采買計劃

部門專用采購計劃

各部門填寫專用資暫時采買計劃

物

各部門填寫加急采買計部門負責(zé)人

總監(jiān)審批

總監(jiān)審批

總監(jiān)審批

總監(jiān)審批初審整合總監(jiān)審查采買部執(zhí)采買部執(zhí)采買部執(zhí)采買部執(zhí)行采買行采買行采買行采買采買部履行采買（三）物質(zhì)采買方式及詳細流程：采買部在接到企業(yè)下達的物質(zhì)計劃采買、各加急請購的任務(wù)后，剖析物件的市場品種，確立采買方式。主要包含現(xiàn)付采買方式、月結(jié)付款采買方式和簽署合約采買方式三種。1、現(xiàn)付采買方式：即采買物質(zhì)時現(xiàn)場付款并獲得付款發(fā)票、收條作為物質(zhì)入庫、報賬的依照。該方式主要用于對低值零星物質(zhì)的采買。如潔凈器具、耗費品、零星工程用料、五金工具及配件等。詳細采買流程以下：1.1詢價、比價、議價：采買部在確立物質(zhì)為現(xiàn)付采買方式后，對已掌握供給信息的物質(zhì)，進行電話詢價；對一些比較少用未掌握供給信息的物質(zhì)，則到市場中找尋，現(xiàn)場詢價。依照質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由采買部進行詢價、比價統(tǒng)計。1.2請款方式：物質(zhì)采買請款方式主要有兩種：一是進行計劃預(yù)付，主要合用于采買計劃；二是依照借錢規(guī)定借錢采買，主要合用于月內(nèi)加急請購物質(zhì)，企業(yè)對借錢權(quán)限作了明確規(guī)定，購置物質(zhì)借錢超出1000元的，需提交給總部審批。1.3選定、采買：供給部經(jīng)過議價后，選定采買供給商，請款工作達成后，安排出車采買。在采買物件的同時需現(xiàn)場獲得款額發(fā)票或收條，作為物件入庫辦理的依照。1.4入庫辦理：采買部將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票或收條一同拿到財務(wù)庫房辦理入庫，倉管員聯(lián)合采買計劃申請表進行查對能否有該項物質(zhì)的申購，并對物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)部保存，對賬聯(lián)交供給部報銷用。1.5報銷程序：采買部達成入庫辦理工作后，在3天內(nèi)，填寫并粘貼相應(yīng)的單據(jù)，依照企業(yè)的規(guī)定填寫進行賬務(wù)報銷。1.6采買統(tǒng)計管理：采買部履行企業(yè)全部物質(zhì)的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進行，采買部對每一項物質(zhì)采買的達成狀況進行統(tǒng)計、跟進和匯總。2、月結(jié)付款采買方式：企業(yè)與相應(yīng)物質(zhì)的供給商成立長久合作的方式，采買的物質(zhì)到月底時進行對賬、開具發(fā)票、付款結(jié)算。該方式主要用于對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營常用、易耗、數(shù)目大物質(zhì)的采買。如易耗品、五金備件、勞護用品、辦公耗材、電腦及配件等。詳細采買流程以下：2.1詢價、比價、議價：供給部在平時的采買工作中，要經(jīng)常剖析供給商的產(chǎn)品價錢、質(zhì)量、供貨能力、銷售業(yè)績、售后服務(wù)等狀況，選定長久合作的月結(jié)付款采買供給商。接到采買任務(wù)，在確立物質(zhì)為月結(jié)付款采買方式后，選用相應(yīng)的月結(jié)付款供給商，進行電話詢價；依照質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。由采買部進行詢價、比價統(tǒng)計。2.2選定、采買：采買部經(jīng)過議價后，選定采買供給商，按計劃安排出車采買。在采買物件的同時需現(xiàn)場獲得對賬單（對賬單需采買經(jīng)手人署名確認），作為物件入庫辦理的依照。2.3入庫辦理：采買部將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)對賬單調(diào)同拿到財務(wù)庫房辦理入庫，倉管員聯(lián)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進行查對能否有該項物質(zhì)的申購，并對物件的質(zhì)量、數(shù)目、規(guī)格型號等進行檢查，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)部保存，對賬聯(lián)交采買部統(tǒng)計做賬。2.4賬目統(tǒng)計管理：供給部需將月結(jié)付款采買的物質(zhì)進行賬目統(tǒng)計和分類匯總，并分類整理好對賬單、入庫單，交財務(wù)部月底與供給商對賬結(jié)算用。3、簽署合同采買方式：即與供給商以簽署合同的方式進行物質(zhì)購置。該方式主要用于質(zhì)量要求高、價值高的物質(zhì)的采買。如大型生產(chǎn)設(shè)備、原資料、高額財產(chǎn)等。詳細采買流程以下：3.1詢價、比價、議價：采買部在確立物質(zhì)為簽署合同采買方式后，經(jīng)過查問過去購銷合同、網(wǎng)上查問、人際關(guān)系網(wǎng)認識等方式找尋供給商。依照質(zhì)量第一、價錢第二和貨比三家的原則，追求物美價廉的目標。往常由采買部、副經(jīng)理以上一同找尋供給商，進行詢價、比價和議價，并起擬產(chǎn)品購銷合同，合同需明確產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標準、保修限期、付款方式、糾葛辦理等問題。達成后提交總監(jiān)審批、打印和簽署，合同簽署好后遞交復(fù)印件給采買部和財務(wù)部，作為采買和付款的依照。3.2請款方式：依照合同商定的支付方式，由采買部填寫支付證明單交給財務(wù)部，而后交總監(jiān)審批，再交給財務(wù)部付款。3.3入庫辦理：供給部將物質(zhì)采買回企業(yè)后，伴同相應(yīng)物質(zhì)的發(fā)票一同拿到財務(wù)庫房辦理入庫，倉管員聯(lián)合請購計劃申請表（財務(wù)聯(lián)）進行查對能否有該項物質(zhì)的申購，確認無誤后填寫入庫單，入庫單需倉管員、送貨人署名確認，手續(xù)達成后，存根聯(lián)、財務(wù)聯(lián)由財務(wù)科保存，對賬聯(lián)交供給部統(tǒng)計做賬。3.4采買統(tǒng)計管理：采買部履行企業(yè)全部物質(zhì)的采買職能，需保證采買工作的有序、高效地進行，采買部對每一項物