會計檔案管理制度會計檔案管理制度

會計檔案治理制度會計檔案治理制度第一章總則第一條制定目的和內(nèi)容：為了加強(qiáng)檔案治理，統(tǒng)一會計檔案治理制度，依據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法的規(guī)定》，結(jié)合本公司實際及內(nèi)部治理需要，制定本制度。其次條本制度適用的范圍，為會計檔案治理部門。第三條本制度由公司財務(wù)負(fù)責(zé)人行使監(jiān)察權(quán)力。其次章會計檔案治理要求第一條會計檔案由以下局部組成：〔一〕會計憑證：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證；〔二〕會計賬簿：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬和其它關(guān)心賬簿；〔三〕會計報表：包括年度決算表、月報表和半年報表以及報表附表、附注和會計狀況說明書；其次條會計檔案的治理第三條會計檔案的整理一、會計憑證的整理〔三〕每本憑證應(yīng)加制封面、封底，憑證封面和每冊憑證背脊對各欄內(nèi)容必需填寫齊全，蓋章清楚?！菜摹逞b訂好的憑證應(yīng)套上憑證盒，并填寫好憑證盒上各欄內(nèi)容。二、會計賬簿的整理〔二〕賬簿裝訂要求訂牢不松，折疊整齊，不缺不漏，賬頁多的科目應(yīng)單獨(dú)分冊裝訂，賬頁少的科目可與其他科目賬頁合并裝訂，多科目賬頁合并裝訂時，同一科目的賬頁應(yīng)集中在一本賬冊內(nèi)，不能將其分散裝訂在多本賬冊中。〔三〕2加蓋名章。三、會計報表的整理、裝訂〔一〕在辦完年終決算的其次個月應(yīng)對各種報表進(jìn)展整理、裝訂，檢查報表是否齊全，張數(shù)有否短缺，名章是否蓋全?！捕掣鞣N月度報表應(yīng)按月裝訂成冊，年度決算報表應(yīng)單獨(dú)裝訂成冊?！踩撤謨灾谱鲌蟊砻?，加制封面封底，封面上填明單位名稱，會計年度，所屬月份，報表名稱，蓋妥裝訂人員的騎縫名章。第四條會計檔案的移交與保管公司的當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計人員保管一年，期滿之后，各種會計檔案移交給公司會計檔案室，不得自行封包保存。承受電子計算機(jī)進(jìn)展會計核算的，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，做到妥當(dāng)保管、存放有序、查找便利，保證會計檔案的完整無缺，并嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。第五條會計檔案保存要求：一、防止檔案的損壞，延長檔案使用壽命，維護(hù)檔案安全。二、做好檔案的防火、防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等工作。第六條會計檔案的保管年限序號檔案名稱保管期限備注一會計憑證類??115?215?315??415515?61525758159310度財務(wù)報告〔決算〕永久包括文字分析四其他類??11會計移交清冊15年?12?13?145?155第七條會計檔案的查閱由于工作需要調(diào)閱會計檔案，須遵守以下規(guī)定：一、公司內(nèi)部人員需調(diào)閱會計檔案，必需填寫“會計檔案查閱申請單”，先由本部門負(fù)責(zé)人簽字后，再由會計檔案治理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可調(diào)閱；其中，機(jī)密級以上檔案經(jīng)會計總監(jiān)或總經(jīng)理簽字同意后，方可調(diào)閱。二、審計、財稅部門因?qū)徲嫼筒橘~事項需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具審計或查賬公文，并由公司接待部門填寫“會計檔案查閱申請單”，申請單經(jīng)公司會計檔案治理部門負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱；其中，機(jī)密級以上檔案的調(diào)閱，須經(jīng)會計總監(jiān)批準(zhǔn)。三、公安、檢察、法院、工商等部門因?qū)硐嚓P(guān)案件需調(diào)閱會計檔案時，應(yīng)出具正式公文或介紹信，經(jīng)公司法務(wù)部門審核認(rèn)可后填寫“會計檔案查閱申請單”，經(jīng)會計檔案治理負(fù)責(zé)人簽章同意后，方可查閱。查閱取證時可以抄錄、照相或復(fù)印，但不得將檔案帶走。四、外單位人員調(diào)閱檔案，需由會計部門人員伴隨，查閱完畢，應(yīng)馬上歸還檔案室。向外單位供給利用時，須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及會計負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，會計檔案原則上不得借出。五、查閱檔案時，嚴(yán)禁拆散原卷并不得把檔案原件抽走、涂改、勾劃或損壞，查閱后，應(yīng)由查閱人在檔案封底備查欄內(nèi)注明日期和緣由。第八條會計檔案的鑒定和銷毀一、會計檔案的鑒定。每年年初應(yīng)由會計檔案主管部門和公司稽核部門對上年度會計檔案共同進(jìn)展一次綜合鑒定。對債權(quán)債務(wù)未結(jié)清的檔案應(yīng)抽出重裝訂，直到債權(quán)債務(wù)了結(jié)后再作銷毀。假設(shè)保管期限不全都但裝訂在一起的會計檔案應(yīng)在上述兩部門的見證下將要銷毀的憑證抽出后重裝訂。二、會計檔案的銷毀。經(jīng)鑒定后需要銷毀的會計檔案應(yīng)由會計檔案治理員提交銷毀申請報告，并造具“會計檔案銷毀清冊”，經(jīng)會計檔案主管部門和稽核部門審核后按法定程序銷毀。并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。四、會計檔案銷毀時，會計檔案主管部門和稽核部門應(yīng)派專人到現(xiàn)場監(jiān)視整個銷毀過程。第三章會計電算化要求內(nèi)容第一條書面會計檔案治理一、會計檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、賬冊、報表，必需有會計主管的簽章才能存檔保管。二、打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案治理方法》規(guī)定的保管期限和治理方法治理。三、機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時，必需補(bǔ)充打印，操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章，會計主管簽字蓋章認(rèn)可。四、任何人不得偽造、非法涂轉(zhuǎn)變更、有意毀壞憑證、賬冊、報表等書面檔案。其次條會計電算化具體要求一、現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)和銀行收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金帳頁和銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后，出納和主管會計簽字蓋章，裝訂成冊，年終將現(xiàn)金和銀行日記賬依據(jù)挨次裝訂成冊，并加蓋封印，妥為保管。二、轉(zhuǎn)賬憑證的輸入和保管，有關(guān)會計人員應(yīng)準(zhǔn)時將審核無誤的原始憑證，輸入計算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計算機(jī)后要打印輸出，妥為保管。四、科目匯總表、賬簿打印時間?！惨弧超F(xiàn)金、銀行日記賬每月打印一次?！捕炽y行余額調(diào)整表每月打印一次?！踩晨偡诸愘~和各種明細(xì)分類賬每年打印一次?！菜摹硶媹蟊?、計算表、分析表，按要求和時間打印。第三條電算化數(shù)據(jù)備份治理一、必需常常進(jìn)展會計核算數(shù)據(jù)的備份工作，避開意外和人為的錯誤造成數(shù)據(jù)喪失；發(fā)生會計數(shù)據(jù)喪失時，必需準(zhǔn)時用備份數(shù)據(jù)進(jìn)展恢復(fù)。二、需要做備份的文件包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他