企業(yè)行政辦公(行政部)管理制度與考核辦法(附：27個表格模板)

企業(yè)（公司）行政辦公（行政部）管理制度與考核辦法（附：27個表格模板）1/36目錄第一節(jié) 會議管理制度 4一、會議管理規(guī)定 41、總則 42、范圍 43、會議分類及組織 44、例會執(zhí)行與安排 55、會議主持人職責 56、會議紀要管理規(guī)定 67、會議注意事項 6附表1：會議計劃表 7附表2：會議審核表 7附表3：會議議程表 8附表4：會議通知單 9附表5：會議記錄表 10附表6：會議發(fā)言要點記錄表 10二、會議室使用管理制度 11附表7：會議室使用申請表 12附表8：會議室使用登記簿 13第二節(jié) 印章管理制度 14一、印章管理制度 141、總則 142、印章刻制與該刻和廢止 143、印章的保管與使用 15附表9：印章使用申請單 15附表10：使用印章審批表 16二、介紹信管理制度 172/36第三節(jié) 辦公室管理制度 17一、文件資料管理制度 171、總則 172、適用范圍 173、職責 174、文件資料的編制與審批 185、文件資料登記與發(fā)放和回收 186、文件和資料的存檔 19附表12：受控文件清單 20附表13：資料管理清單 21附表14：發(fā)放回收登記表 21附表15：文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單 22附表16：文件修改記錄 23附表17：文件銷毀（留用）審批表 24附表18：文件和資料借閱登記表 25附表19：外來文件管制表 26二、文印管理制度 27三、辦公用品管理制度 27附表20：辦公用品采購計劃表 29附表21：辦公用品領(lǐng)用申請 30附表22：辦公用品耗用統(tǒng)計表 31附表23：重要辦公用品登記表 32附表24：辦公用品管理檢查表 33四、車輛管理制度 34附表25：車輛使用申請表 34附表26派車單 35附表27：車輛使用記錄表 35五、辦公管理制度 363/36第一節(jié)會議管理制度一、會議管理規(guī)定1、總則為加強對會議時間的控制，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。2、范圍本會議管理制度適用于公司主辦的各種行政辦公會議。3、會議分類及組織(1)公司級會議：參加人員為公司領(lǐng)導班子成員，每周召開一次。會議由公司總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理主持。（2）部門會議：系公司各部門、各所屬企業(yè)組織召開的工作例會，每周一召開。會議由部門負責人或企業(yè)經(jīng)理主持。（3）專業(yè)會議：系公司內(nèi)部的技術(shù)、銷售業(yè)務及業(yè)務綜合會（如經(jīng)營活動分析會、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)會、生產(chǎn)調(diào)度會和安全工作會等），根據(jù)需要不定期召開?？偛坑煞止芨笨偨?jīng)理或總工程師主持，所屬企業(yè)由分管副總經(jīng)理或總工程師主持。（4）臨時會議：根據(jù)工作需要，為解決某些重要問題而臨時召開的會議（如公司職工大會和公司黨、團員大會，以及各種代表大會等）。（5）定期匯報：4/36公司各部門和各所屬企業(yè)負責人，每月以書面形式向主管副經(jīng)理或總經(jīng)理匯報一次工作。4、例會執(zhí)行與安排⑴公司原則上每周召開工作例會一次。工作例會是各部門溝通信息的主要渠道之一，也是公司管理決策和實施工作指導的重要形式。為增強公司各部門管理人員的管理角色意識，發(fā)展管理人員的交流、溝通能力，每兩周工作例會實行“輪值主席制”，即每次工作例會由公司各部門負責人輪流出任會議主席，負責會議召集和主持。⑵會議主席制要求輪值主席在會前做好充分的準備，了解本次會議各部門需要匯報或討論的重要問題，形成書面的主持提綱。5、會議主持人職責⑴會議主持人應預先將會議內(nèi)容通知與會者使會議討論有的放矢。⑵會議開始后就議題的要旨必須做簡潔說明。⑶引導討論并在預定時間內(nèi)作出結(jié)論。⑷就會議討論整理出的結(jié)論交全體與會人員確認，需表決的應通過表決確認。⑸確定專人做好會議記錄，及時整理會議紀要、編號、下發(fā)及歸檔管理。5/366、會議紀要管理規(guī)定1）會議紀要的形式與簽發(fā)：⑴公司辦公例會會議紀要、決議，由行政管理部整理成文。⑵行政管理部根據(jù)會議內(nèi)容的需要在限定時間內(nèi)完成紀要和決議的整理工作。⑶會議紀要和決議形成后，參會的公司領(lǐng)導班子成員簽字確認。⑷會議紀要發(fā)放前應填寫（會議紀要發(fā)放審批單）。審批單內(nèi)容包括紀要編號、發(fā)放范圍、主管領(lǐng)導（主持會議的領(lǐng)導）審批意見。⑸會議紀要應有發(fā)文號，發(fā)放時應填寫〈文件簽收記錄表〉，并由接收人簽收。⑹會議紀要應分類存檔，并按重要程度確保保存期限。2）會議紀要的備忘：會議紀要作為公司的重要文件，備忘已研究決定的事項，發(fā)至參加會議全體人員，以便對照核查落實。7、會議注意事項⑴要求參加會議人員提前5分鐘到場。⑵實行會議人員簽到制度。⑶做好會議內(nèi)容準備，并做好會議記錄。⑷會議期間會議人員注意力集中，禁止打瞌睡或做與會議無關(guān)的事情。6/36⑸會議期間將通訊器材設(shè)定在靜音狀態(tài)或關(guān)機，非緊急事件應盡量避免接電話。附表1：會議計劃表會議名稱開會次數(shù)開會日期開會時間會議目的及宗旨與會人員司儀主席會議召集單位會議記錄總務與會者應備資料會場標示資料日前或事前的分發(fā)資料附表2：會議審核表注意要點 查核欄開本次的會議是否實際需要？會（是否只是流于形式的例行會議？有沒有其他更好的解決方的法？）目的7/36開會的目的是否正確？設(shè)開會的時機、時間是否妥當？定開會的場所是否恰當？要所邀請的與會人員是否恰當？項方面開是否對于與會人員確實通知妥當了？會對于開會的主旨、議題是否確實通知與會人員？通是否事先通知與會人員應當事先就議題做好準備呢？知是否通知與會人員事先備妥有關(guān)資料呢？方面會是否事先擬就議題進行順序及時間的分配呢？議事前是否應當分發(fā)參考資料呢？是否已經(jīng)做了應變的準備呢？的是否安排好會議記錄呢？準是否必須用到幻燈機或錄象機等的機械設(shè)備呢？備方面附表3：會議議程表XXX會議議程

年 月日序號

程序

主持人

時間分配

備注18/36234567附表4：會議通知單被通知人

發(fā) 文文號

附件

日期議題開始時間

開會地點主持人

聯(lián)絡(luò)人（或

電話單位）擬聘請出（列）席單位及人員備注發(fā)文單位9/36回

月 日寄來關(guān)于

月

日召開

會議的通知單執(zhí)

收悉，本人屆時將到會。擬出席人：月日附表5：會議記錄表時間

月日時地點至月日時

年 月主持人

日 編號記錄人會議名稱參加會議議題

實施要點

期限

負責人

追蹤情況（時間）審核附表6：會議發(fā)言要點記錄表會議時間

月

日會議名稱[

]會議地點[

]發(fā)言者

主旨

發(fā)言要點

重要程度10/36主要反對意見 檢討事項二、會議室使用管理制度會議室是公司舉行會議、接待外賓和客戶的場所，為加強其使用管理，特制定本制度。⑴會議室由行政部歸口管理。⑵各部門需要使用會議室須事先向行政辦公室提出使用申請。會議室拘役申請方法如下：①各部門有重要會議需要使用大會議室時，需由會議主管部門事先填寫〈會議申請單〉經(jīng)行政辦公室主管批準方可使用。②審核之后的申請單需貼于會議室門口，會議完畢后由行政辦公室人員將此單收走。③其他部門如有重要會議與此預約相沖突時，由行政辦公室協(xié)調(diào)解決。11/36⑶會議室只限公司內(nèi)部各部門和子公司使用，外單位借用會議室需經(jīng)公司領(lǐng)導批準，并到行政辦公室辦理借用手續(xù)。任何部門和子公司無權(quán)將會議室借給外單位使用。⑷各部門和子公司使用會議室需經(jīng)行政辦公室同意，領(lǐng)取會議室后要鑰匙。⑸會議室布置前必須考慮周詳，根據(jù)布置任務來確定執(zhí)行人員，并做好明確分工。⑹會議現(xiàn)場要做好清潔保護工作。⑺會議室一切公物未經(jīng)行政辦公室主管許可，不得隨意搬離辦公室。⑻愛護會議室的設(shè)施，保持會議室清潔。附表7：會議室使用申請表日期

時間

會議名稱主持人

地點

年月日人數(shù)

備注————申請使用單位名稱 填表人

主管

管理人

管理單位事務科長

副經(jīng)理12/36附表8：會議室使用登記簿時刻7891011121314151617181920備日期注1日2日3日4日5日13/36第二節(jié)印章管理制度一、印章管理制度1、總則為保證公司印章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，有效地維護公司利益，杜絕違法行為的發(fā)生，特制定本制度。2、印章刻制與該刻和廢止⑴公司印章的刻制、該刻與廢止的方案由總經(jīng)理辦公室和總經(jīng)理審批。其他單位或人員未經(jīng)批準嚴禁私自刻制印章。⑵公司各單位內(nèi)部印章，必須持公司證明，到公安部門指定的刻字單位制作。并由公司總經(jīng)理辦公室備案。⑶廢止的印章應交總經(jīng)理辦公室保存，保存期限一般為三年。⑷公司的印章在遇到散失、損毀或被盜時，各管理者應迅速向14/36總經(jīng)理提交說明原因的報告書，由總經(jīng)理根據(jù)具體情況做出處理決定。3、印章的保管與使用⑴工程項目部實行印章保管、使用登記制度。⑵印章要指定專人負責保管，并存柜加鎖，要建立印章保管登記冊，載明什么印章、印文、印模和保管人姓名等項。⑶印章保管人員要明確責任，保證印章的正常使用和絕對安全，防止印章被濫用或盜用。印章保管人員不得委托他人代取代用。⑷一旦發(fā)現(xiàn)保管的印章有異常情況或丟失，印章保管人員應及時保護現(xiàn)場并報告有關(guān)部門。⑸用印時，印章保管人員首先應檢查是否有部門負責人批準的用印章批單，再審閱了解用印內(nèi)容，杜絕未經(jīng)審閱其內(nèi)容盲目蓋印的現(xiàn)象。每次蓋印都應進行登記。附表9：印章使用申請單單位用印類別

申請日期份數(shù)文件名稱及說明

年月日印鑒留存 核準 申請人15/36附表10：使用印章審批表用印單位用印人姓名用印時間用何印章用印事由領(lǐng)導批示簽名：填表人：月/日編號

填表日期： 年 月 日內(nèi)容批準用印承辦監(jiān)印用印保留歸存摘要人 單位人 人 數(shù) 材料處所注：除了單位介紹信有存根，發(fā)文有發(fā)文登記簿而不用登記外，其他每次用印，不論大事或小事都應進行登記。填表人： 填表日期： 年月 日16/36二、介紹信管理制度⑴公司職員出差或到外單位辦事，一律持公司介紹信并加蓋公司印章。⑵開具單位介信要先填寫簽批單，經(jīng)部門批準后，由總經(jīng)理辦公室據(jù)此單填寫介紹信，蓋章后交給需用人。⑶介紹信要編號和存根，存根和發(fā)出的信要一致。⑷對未使用的介紹信要及時收回。第三節(jié)辦公室管理制度一、文件資料管理制度1、總則為保證項目施工現(xiàn)場使用的文件和資料得到有效管理，特制定本制度。2、適用范圍本制度適用于對公司實施項目管理體系要求所形成的全部文件和資料，包括適當范圍的外來文件和資料的管理。3、職責⑴經(jīng)理辦公室負責組織貫徹實施本制度。⑵經(jīng)理辦公室綜合檔案室負責公司項目掛你文件的收發(fā)，文件和資料的貯存和管理。⑶各職能部門負責職責范圍內(nèi)支持性文件和資料以及作業(yè)指導書的編制、發(fā)放、更改的控制和管理。⑷項目經(jīng)理部負責對接收的文件、資料和施工過程中形成記錄17/36的控制和管理。4、文件資料的編制與審批⑴各職能部門按項目管理職責編制相應文件。⑵文件擬稿要求一律使用碳素墨水或藍黑墨水，字跡清楚。⑶文件底稿應保留，并附在一份印制的文件后面由經(jīng)理辦公室綜合檔案室存檔備查。⑷項目管理職能部門編制的支持性文件，由職能部門領(lǐng)導審批，必要時，由公司主管領(lǐng)導審批。納入公司項目管理體系支持性文件范圍的國家法律以及上級部門頒發(fā)的有關(guān)管理辦法、文件等，各職能部門領(lǐng)導確定。⑸文件和資料內(nèi)容需進行更改，由制定該文件的部門負責實施。文件和資料經(jīng)多次或大面積內(nèi)容更改后，要重新印制。⑹文件和資料更改的審批由原審批部門或人員進行。若指定其他部門或人員審批時，該部門或人員要獲得原審批部門或人員所依據(jù)的有關(guān)背景資料。禁止未經(jīng)授權(quán)和批準的任意更改。⑺文件更改時，與更改文件有關(guān)的其他文件的相關(guān)內(nèi)容必須同時修改，以保證相關(guān)文件的有效性。⑻各職能部門編制〈文件修改記錄〉，記錄文件的修改情況。⑼對項目管理體系有效運行起重要作用的各個工作場所，都得使用相應文件的有效版本，及時撤出作廢文件。5、文件資料登記與發(fā)放和回收1）文件和資料登記18/36項目管理職能部門、項目經(jīng)理部的資料員按文件編號、文件名稱等項目，填寫〈受控文件清單〉。項目經(jīng)理部與業(yè)主、設(shè)計單位、監(jiān)理單位之間涉及工程項目的來往函件也要進行登記，按本單位實際情況對文件、資料分門別類進行登記。2）文件的收發(fā)⑴文件餓發(fā)放范圍，由該文件的批準人決定。資料員按規(guī)定發(fā)放，收文人員必須在〈發(fā)放回收登記表〉上簽字，以便備查。⑵項目經(jīng)理部需要分發(fā)的文件和資料，如目標、指標及管理方案等，由主管領(lǐng)導確定發(fā)放范圍，資料員負責發(fā)放，并填寫〈發(fā)放回收登記表〉。⑶各職能部門下發(fā)的支持性文件應及時通知公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。3）文件資料的回收⑴資料員對被替代或作廢、失效文件和資料，按發(fā)放范圍及時回收，并在〈發(fā)放回收登記表〉上注明回收日期。⑵資料員對調(diào)離本單位人員領(lǐng)取的文件和資料予以回收。⑶項目經(jīng)理部解體時，各職能部門對其領(lǐng)用的文件和資料予以回收。6、文件和資料的存檔⑴項目管理職能部門和項目經(jīng)理部的資料員每半年檢查一次在用文件和資料的有效性，并將檢查結(jié)果報送公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室。19/36⑵作為資料留存的作廢文件和資料，由資料員將其及時交回公司經(jīng)理辦公室綜合檔案室，并在登記此文件的相關(guān)表格上標識出“該文件作廢”字樣。該文件由發(fā)放部門銷毀。⑶經(jīng)理辦公室綜合檔案室保管體系管理文件和職能部門移交的全部文件和資料。⑷綜合檔案室于次年一季度前收回替代或作廢、失效的管理文件。填寫〈文件銷毀（留用）申請表〉，報部門領(lǐng)導批準后統(tǒng)一銷毀。附表12：受控文件清單序號 文件編號 文件名稱 份數(shù) 備注注：文件作廢或換版時，在備注欄中注明。20/36附表13：資料管理清單類別目錄資料盒設(shè)立備注收文規(guī)范性文件文項目部發(fā)文件部門聯(lián)系單（函）外來文件發(fā)文對外報告對內(nèi)報告申請部門事項聯(lián)系單ISO9002宣傳資料宣傳資料采購資料采購資料資合同資料合同資料料供應商資料供應商資料對供應商的選擇、評價質(zhì)量資料材質(zhì)書各類質(zhì)量記錄表往來帳戶往來帳戶報表報表其他資料其他資料附表14：發(fā)放回收登記表序號

文件編文件名稱號

接收人簽字

接收日期

回收日備注期21/36附表15：文件和資料現(xiàn)行狀態(tài)清單序號 文件名稱 修訂次數(shù) 生效日期 現(xiàn)行狀態(tài)22/36附表16：文件修改記錄序號 文件編號 文件名稱 修改時間 修改性質(zhì) 備注23/36附表17：文件銷毀（留用）審批表序號文件編號文件名批準人批準時原因 份數(shù) 備注稱 間24/36附表18：文件和資料借閱登記表序名稱及編號領(lǐng)導簽批借閱者借閱日期歸還時間備注號25/36附表19：外來文件管制表序號 文件名稱文件編號份數(shù) 版本 持有部門登記日期26/36二、文印管理制度⑴文件資料的復印、打印須經(jīng)所在部門負責人簽字同意后才予辦理。部門經(jīng)理不在時，可經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任同意后辦理（機密件除外）。⑵私人資料不得在公司打印、復印。⑶文印室工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務。對收到的文件資料，文印室工作人員應及時給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時通知有關(guān)人員到文印室取回，不得延誤。⑷文印室工作人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、復印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或企業(yè)管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。⑸對送來打印、復印、傳真的文件資料，文印室工作人員應做好登記，并在月終統(tǒng)計核算。涉密文件的復印廢件應及時銷毀。⑹不得擅自復印絕密文件和個人資料。復印機密文件需經(jīng)公司領(lǐng)導批準。⑺復印機由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開機。⑻文印室工作人員應按規(guī)程操作文印設(shè)備，定期對設(shè)備進行維護、檢測、保養(yǎng)，下班時注意檢查設(shè)備電源的關(guān)閉情況，斷開電源。三、辦公用品管理制度為規(guī)范辦公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度。⑴公司辦公用品采用定額預算管理制。27/36⑵公司各部門必須將所需辦公用品提前半個月報至行政辦公室，行政辦公室根據(jù)實際用量和庫存情況制定購置計劃，經(jīng)總經(jīng)理批準后購置。⑶每月月底前，物資部統(tǒng)計各部門的辦公用品清單報行政辦公室。⑷對于預算限額內(nèi)的辦公用品領(lǐng)用，職員須填寫〈辦公用品申領(lǐng)單〉，經(jīng)部門經(jīng)理根據(jù)預算審核簽字后，直接到物資采購中心領(lǐng)取。⑸備品發(fā)放采取定期發(fā)放制度，每月的1日和15日辦理，其他時間不予辦理。⑹備品倉庫設(shè)專人負責：備品入庫需根據(jù)〈入庫單〉嚴格檢查品種、數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、單價是否與〈進貨單〉相符，按手續(xù)驗收入庫，登記入帳。為辦入庫手續(xù)，財務一律不予報銷。⑺備品保管要材料清、帳目清、數(shù)量清，擺放整齊、庫房整齊，帳、卡、物一致，做到日清月結(jié)。⑻做好出庫管理：在日清月結(jié)的條件下，倉庫負責人月末必須對所有單據(jù)按部門統(tǒng)計，及時轉(zhuǎn)到財務部結(jié)算。⑼各部門設(shè)立耐用辦公用品檔案卡，由行政辦公室定期檢查使用情況，如非正常損壞或丟失，由當事人賠償。⑽公司員工離職時，須如數(shù)退還辦公用品（易耗品除外）。如有28/36遺失按公司規(guī)定賠償，否則，不予辦理離職手續(xù)。附表20：辦公用品采購計劃表填表日期： 年 月 日采購辦公用品明細辦公用品名稱 規(guī)格 使用目的 備注領(lǐng)導意見 簽字：29/36附表21：辦公用品領(lǐng)用申請?zhí)畋砣掌冢耗暝氯丈暾埲诵彰?/p>

工作崗位

職稱領(lǐng)用辦公用品明細辦公用品名

規(guī)格

領(lǐng)用目的

備注稱領(lǐng)導意見 簽字：30/36附表22：辦公用品耗用統(tǒng)計表部門代 名稱號

上月耗用本月耗用差異額差異人金額（元）金額（元）（元）率%數(shù)

說明總務部經(jīng)理：注：差異額為本月耗用金額減去上月耗用金額的代數(shù)差。

經(jīng)辦人：31/36附表23：重要辦公用品登記表管理部門：總經(jīng)理辦公室使用部門：名稱編號規(guī)范廠名或牌名構(gòu)造附屬設(shè)備存放地點耐用年限原價增加價值日期憑證號數(shù)單位數(shù)量增加減損結(jié)存年月日年月日年月日年月日