MS-PROJECT在水利水電多項目成本管理中的應(yīng)用

MSPROJECT在水利水電多項目成本管理中的應(yīng)用杭州華辰電力控制工程有限公司310000項目管理是一個多目標(biāo)的復(fù)雜的系統(tǒng)工程。進(jìn)度、資金、質(zhì)量與人、機(jī)、料、能等單項管理很難在企業(yè)管理中獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。利用MSProject軟件可以協(xié)助項目管理人員構(gòu)建和管理多項目、多任務(wù)和多項目成員。可以增強(qiáng)計劃的可執(zhí)行性，提高資源的有效配置，進(jìn)而提高項目的管理水平。作為成本管理人員，我們通過Project2003項目管理軟件可以加強(qiáng)成本管理，節(jié)約資金，提高企業(yè)的競爭能力。多項目管理可以利用MSProjectServer，制定項目計劃，根據(jù)人力資源忙閑狀態(tài)進(jìn)行項目任務(wù)的分派，實時跟蹤、掌控項目進(jìn)度和項目狀態(tài)等。使用此軟件對多項目進(jìn)行管理，有許多諸如可分層設(shè)置用戶與組及相應(yīng)的權(quán)限、信息發(fā)布和共享、使項目管理的工作計劃與分配、溝通和信息交換管理工作便捷、高效，但也帶來了相應(yīng)的成本：A）使用此軟件對多項目管理提高了應(yīng)用成本；B）使用此軟件對多項目進(jìn)行管理，對網(wǎng)絡(luò)提出了新的要求，即提高了網(wǎng)絡(luò)和服務(wù)器的成本；C）使用此軟件對多項目進(jìn)行管理，對項目經(jīng)理和操作人員提出了新的要求，即提高了管理的培訓(xùn)成本。針對公司項目管理剛剛起步的現(xiàn)狀，我們在不具備MSProjectServer，僅利用MSProject研究簡單高效的多項目管理工作。多項目管理是指企業(yè)同時對多個項目進(jìn)行評估、決策、計劃、實施，控制、以及收尾等各項工作，還包括對多項目中的人力資源成本進(jìn)行核算，從而使所有項目在公司管理下的綜合執(zhí)行效果達(dá)到最優(yōu)的項目管理方式。多項目管理與單一項目管理最大的不同是：多項目管理以公司經(jīng)營方針為導(dǎo)向，更注重公司的整體利益，講究整體性、協(xié)調(diào)性、系統(tǒng)性，追求資源利用率的最大化。從成本管理的角度出發(fā)，多項目管理對人、機(jī)、料、能的成本核算提出了更高的要求。其中人力成本核算又分為一人參與多項目的成本核算與多人參與多項目的成本核算，下面結(jié)合具體的工程案例進(jìn)行闡述。一、MSProject項目管理軟件的應(yīng)用MSProject是由微軟公司推出的目前最為流行的項目管理工具軟件之一。主要功能包括項目的范圍管理、進(jìn)度管理、成本管理、資源管理及信息管理等方面。本文闡述MSProject在杭州華辰電力控制工程有限公司水利水電多項目成本管理中的應(yīng)用。二、成本管理成本管理是項目管理三大目標(biāo)（成本、進(jìn)度、質(zhì)量）之一，就是在工程項目實施過程中對生產(chǎn)經(jīng)營所發(fā)生的費(fèi)用，進(jìn)行科學(xué)管理，有效監(jiān)督，時時調(diào)節(jié)和有效控制，并及時糾正將要發(fā)生和已經(jīng)發(fā)生的偏差，把各項工程項目費(fèi)用控制在預(yù)算時的計劃成本范圍之內(nèi)，以保證成本目標(biāo)的有效實現(xiàn)。1、成本管理的內(nèi)容在運(yùn)用Project2003管理軟件進(jìn)行成本管理中，首先要分清成本的兩個類別，一類是固定成本，另一類是資源成本，兩者相加便得到項目的總成本。即：項目的總成本=項目的固定成本+項目的資源成本.1.1項目的固定成本項目的固定成本是無論項目任務(wù)工期或者資源完成的工時是多少，始終保持為常量的一組任務(wù)成本。比如項目經(jīng)理的管理費(fèi)用，必須付給項目經(jīng)理，它是固定不變的，不受任務(wù)工期和資源多少的影響。1.2項目的資源成本項目的資源成本是使用資源所帶來的項目成本。資源成本是一種可變成本。所以項目成本的動態(tài)計算，主要是對資源成本的計算。資源是推動項目的原動力，包括人力、物力、財力、機(jī)器和設(shè)備等。資源管理是Project軟件的一個非常重要的內(nèi)容，利用它可以管理項目中每個資源的詳盡信息，編制資源庫，并按類別組織起來，把資源分配到各個任務(wù)上，同時幫助檢查分配的資源是否超出了現(xiàn)有的強(qiáng)度，以及調(diào)配平衡資源。在Project運(yùn)用中還應(yīng)注意區(qū)分資源的類別，即資源可以分為兩類：一類是材料類資源，另一類是工時類資源。同樣：資源成本=材料類資源成本+工時類資源成本.1.2.1材料類資源成本a、材料類資源成本的組成與管理流程材料類資源成本有固定成本和可變成本組成。材料的每次使用成本被稱為固定成本，而資源的材料費(fèi)用與材料用量被稱為可變成本，例如項目打印用紙、辦公用品等。為提高企業(yè)管理效率，一般采用將材料類資源成本中的可變成本匯總，再按項目大小分?jǐn)偟礁鱾€項目中。杭州華辰電力控制工程有限公司――是一家主要從事電站機(jī)電設(shè)備總承包以及水利樞紐等的計算機(jī)監(jiān)控系統(tǒng)、繼電保護(hù)系統(tǒng)等軟件開發(fā)、系統(tǒng)集成等業(yè)務(wù)的公司。公司承接的水利水電工程項目，通常具有工程任務(wù)多、施工單位多、相互干擾大、影響因素多等特點(diǎn)。歷經(jīng)十余載，我們通過不斷管理實踐，形成了一套適合公司生產(chǎn)的操作流程。其中，材料類資源可變成本的管理流程為：◆目經(jīng)理根據(jù)簽訂的項目合同要求，提交相應(yīng)材料設(shè)備采購清單?！糁饕糠植牧显O(shè)備經(jīng)公司相關(guān)人員（包括公司總工、經(jīng)營人員、采購人員、項目經(jīng)理等）綜合評估確定，再提交給公司采購部門統(tǒng)一采購。（材料設(shè)備品牌的選定是根據(jù)公司多年積累形成的供應(yīng)商體系，并結(jié)合各項目產(chǎn)品要求及實際生產(chǎn)應(yīng)用經(jīng)驗來確定的。這樣可以避免很多問題：例如綜合評選避免了選型不合理，不符合項目適應(yīng)性、經(jīng)濟(jì)性要求等問題。）◆公司預(yù)算部門負(fù)責(zé)編制各個項目的材料類資源成本作為正式的文本文件下發(fā)項目經(jīng)理進(jìn)行項目運(yùn)轉(zhuǎn)。如圖所示。b、通過project軟件管理材料類資源成本把材料類資源成本輸入到project軟件中進(jìn)行管理，具體操作如下：在[甘特圖]視圖中，執(zhí)行[視圖]→[表（B）：成本][-]→[成本]命令。然后在任務(wù)對應(yīng)的[固定成本]域中輸入固定成本值即可，如圖所示。在Project中，還可以為摘要任務(wù)輸入固定成本值。這里需要注意的是：無論是摘要任務(wù)，還是摘要任務(wù)的子任務(wù)，他們各自的固定成本只屬于自己，并不是子任務(wù)的固定成本累加后變成他們摘要任務(wù)的固定成本。1.2.2、工時類資源成本管理工時類資源成本管理可以通俗的理解為人工成本管理，也由固定成本和可變成本組成。工時資源包括資源費(fèi)率、資源工作時間與資源數(shù)量等。a、人工成本管理與概念項目人工成本管理是指項目組織按照擬訂的計劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過各種方法，對項目實施過程中發(fā)生的實際人工成本和計劃進(jìn)度進(jìn)行對比、檢查、監(jiān)督和糾正，使實際人工成本控制在預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。在不同行業(yè)的項目中，人工成本所占比例存在很大差異，在知識密集型的項目中，人工成本比例很高，如信息化項目、ERP項目，這類項目只需要少量的設(shè)備費(fèi)、原材料費(fèi)，主要支出是軟件或知識產(chǎn)權(quán)的研發(fā)費(fèi)用和人工費(fèi)。公司“抽水蓄能電站智能輔助系統(tǒng)應(yīng)用研究”這個項目就是典型的研究型項目；而在工程項目中，原材料費(fèi)和設(shè)備費(fèi)占主要地位。例如“土耳其MIDILLI購銷合同”，主要以設(shè)備費(fèi)為主。在多項目環(huán)境中，往往人力資源的使用狀況很復(fù)雜，各個項目的人力資源負(fù)荷不均衡，項目間有時難以實現(xiàn)人力資源調(diào)配，個別人員利用率不高，甚至造成人力資源浪費(fèi)，導(dǎo)致人工成本增加。這種情況下我們正希望通過運(yùn)用MSP軟件進(jìn)行項目管理來解決這些問題。b、項目人工成本管理◆人工成本構(gòu)成項目人工成本是以任務(wù)工時費(fèi)、外派津貼、工資為主，附加差旅費(fèi)、住宿費(fèi)等構(gòu)成?！羧斯こ杀竟芾碇黧w每個項目都是獨(dú)立核算單位，人工成本管理的責(zé)任主體一般是項目經(jīng)理?！羧斯こ杀竟芾韺ο筇攸c(diǎn)項目組是臨時性的組織，項目成員的工作也具有臨時性的特點(diǎn)，當(dāng)其完成了承擔(dān)的項目任務(wù)后，就從項目組撤離。人力資源變動頻繁，控制對象動態(tài)變化，增加了人工成本管理難度。C、利用Projebt軟件進(jìn)行項目人工成本管理公司成本管理研究小組經(jīng)過很長一段時間研究討論，通過理論操作與公司實際情況結(jié)合，形成了一套簡便有效的制度：公司對各項目編制工時類資源成本概算。工時類資源成本概算與材料類資源成本概算一樣，是公司成本管理工作流程的重要環(huán)節(jié)。編制工時類資源成本概算時，對工時類資源成本中的人工總工時數(shù)、工時總費(fèi)用、項目經(jīng)理管理費(fèi)（包括差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等）分類作出規(guī)定。項目經(jīng)理接到項目概算后，按照規(guī)定進(jìn)行項目管理。如圖所示。2、PROJECT軟件應(yīng)用◆計劃工時與公司概算工時問題的對策以往，計劃工時與公司概算工時通常為兩個互不相干的概念，即公司概算工時只是作為公司結(jié)算的依據(jù)，而計劃工時則是項目經(jīng)理開展工作憑經(jīng)驗預(yù)估的數(shù)值，二者互不干涉。這就導(dǎo)致了公司無法掌握資源的利用情況。并且項目計劃變更頻繁，隨意性大，最終很難確定計劃工期和變更工期，同時因為計劃變更不能及時反應(yīng)在項目管理中，導(dǎo)致人力成本難以統(tǒng)計、成本核算困難等問題。為了解決這個問題，我們通過反復(fù)練習(xí)、實踐后得出：在編制PROJECT計劃時，使計劃工時數(shù)與公司概算工時總數(shù)保持一致。例如：桐柏抽蓄上庫2號改造項目，公司下發(fā)工時資源成本概算中工時總數(shù)為280工時，則編制PROJECT計劃時，相應(yīng)工時即按280編制。如實際小于280工時，則效率提高；大于280工時，則說明效率降低。這樣，通過軟件的運(yùn)用，我們加強(qiáng)了計劃管理，使公司的資源管理趨于可控，將變更反映到項目管理中，進(jìn)而反映在成本核算中，體現(xiàn)了成本管理的科學(xué)性和真實性?！敉ㄟ^實際項目完成情況計算節(jié)約或超支工時。這樣既可以對項目進(jìn)度進(jìn)行管理，同時成本管理內(nèi)容也簡單容易計算，如按概算工時數(shù)完成，則按概算正常計算；如有節(jié)約或超時現(xiàn)場，則分別統(tǒng)計節(jié)約與超時量，根據(jù)公司制度，節(jié)約達(dá)到多少工時，公司予以獎勵，而項目經(jīng)理可以提前進(jìn)入下一項目，創(chuàng)造業(yè)績；反之，超時的話，采取相應(yīng)措施或予以調(diào)配資源，另行計算相應(yīng)增加的工資等費(fèi)用，作為考核指標(biāo)?！舨榭促Y源成本信息?？梢酝ㄟ^視圖或是對話框進(jìn)行資源成本查看。Project軟件提供了豐富的可視報表模板，如任務(wù)分配狀況、資源使用狀況、工作分配使用狀況等共6個類別。執(zhí)行報表--可視報表命令即可打開報表。如圖所示。3、項目人工成本管理的幾點(diǎn)注意事項由于項目人工成本與資源約束、項目進(jìn)度、質(zhì)量要求等因素存在相互依賴與制約關(guān)系，所以，控制人工成本具有一定的難度，在實踐中，利用Project軟件進(jìn)行項目人工成本管理應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：◆預(yù)算約束原則人工成本預(yù)算是人工成本使用計劃和控制標(biāo)準(zhǔn)，編制合理的項目人工成本預(yù)算是進(jìn)行人工成本控制的基礎(chǔ)。預(yù)算中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定每個活動投入的人員種類與數(shù)量，并與項目進(jìn)度計劃結(jié)合起來，將成本預(yù)算合理分解到整個工期內(nèi)。預(yù)算一旦得到批準(zhǔn)，就成為一個剛性約束，項目組應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，有效控制預(yù)算外支出。公司人工成本預(yù)算首先是以書面形式進(jìn)行相應(yīng)管理，正式確定，待項目經(jīng)理編project項目計劃時，則把書面人工預(yù)算成本中相應(yīng)各項列入相應(yīng)成本框內(nèi)?！繇椖扛饕乇３制胶忭椖砍杀九c進(jìn)度、項目質(zhì)量、項目范圍之間存在復(fù)雜的關(guān)系，在編制預(yù)算時這幾個要素之間保持平衡。不能片面強(qiáng)調(diào)壓縮人工成本而導(dǎo)致項目質(zhì)量下降或工期拖延。在預(yù)算內(nèi)完成項目是項目團(tuán)隊的直接目標(biāo)。人工成本管理應(yīng)充分考慮多種因素，在保證項目目標(biāo)實現(xiàn)的前提下，合理加以控制?！魢?yán)格控制項目變更項目變更是引起成本上升的重要因素，包括項目范圍變更，設(shè)計內(nèi)容、進(jìn)度計劃調(diào)整和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變化等，都可能影響到對人力資源的需求變化，產(chǎn)生額外的人工成本。因此，每個項目都應(yīng)防止出現(xiàn)不正確的、未核準(zhǔn)的變更。對必需的項目變更申請，通過變更管理流程進(jìn)行評審，估算其對人工成本的影響?！艚㈨椖块g人力資源配置平臺由于項目分布范圍廣，每個項目獨(dú)立運(yùn)作，其人員配置及工作負(fù)荷信息是相互孤立與封閉的。平行進(jìn)行的項目間沒有隸屬關(guān)系，項目經(jīng)理無權(quán)從其他項目中直接調(diào)配人員。在企業(yè)層面建立項目間人力資源配置平臺，及時掌握各項目的人力資源負(fù)荷情況，進(jìn)行跨項目的人力配置，能提高項目人員使用率，減少人工浪費(fèi)。◆建立企業(yè)項目管理信息系統(tǒng)企業(yè)要想對多個項目進(jìn)行有效的監(jiān)控，必須解決三個問題：一是及時獲取項目中關(guān)于進(jìn)度、質(zhì)量、成本的信息。二是及時處理、分析這些信息，發(fā)現(xiàn)問題，提出應(yīng)對方法、策略。三是指令能夠快速高效地反饋到項目組，并能對項目組的執(zhí)行情況進(jìn)行追蹤。如果企業(yè)自身項目管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)完善，那么就能迅速獲取信息，并傳達(dá)信息，就能有效地實施管理，達(dá)到節(jié)約成本的目的。◆資源共享企業(yè)實施的多個項目在業(yè)務(wù)內(nèi)容或技術(shù)上存在共性，則實施過程中出現(xiàn)的技術(shù)難點(diǎn)、實施過程也具有共性。因此，可以把相關(guān)項目共性的知識梳理出來，建立一個完備的知識管理系統(tǒng)，提供給項目組借鑒，各項目組通過知識系統(tǒng)獲取所需的知識，這樣可以大大節(jié)約共性知識搜索的時間及成本。知識系統(tǒng)中不能解決的某些問題，再匯總并通過公司層面來解決。三、項目管理存在的其他問題及對策在沒有應(yīng)用MS項目管理軟件之前，項目經(jīng)理按合同工期進(jìn)行項目計劃編制，在項目進(jìn)行中，經(jīng)常出現(xiàn)計劃跟著項目走的情況，即項目實施推遲了，項目計劃也跟著推遲。例如：某項目因為業(yè)主要求推遲一個月交貨，項目經(jīng)理就按推遲后的時間安排生產(chǎn)工作，而中間空余時間往往因為計劃的空缺造成了浪費(fèi)，導(dǎo)致公司整體生產(chǎn)力偏低。公司理想的狀態(tài)是：不能因為外部因素變化造成公司資源的浪費(fèi)及效益降低，通過項目管理，把項目進(jìn)度、成本、質(zhì)量控制在要求范圍內(nèi)，提高公司的整體效益。自MSProject軟件應(yīng)用后，我們充分考慮之前項目管理中的問題，有針對性的進(jìn)行設(shè)計，得出以下幾點(diǎn)經(jīng)驗：1、工期的正確定義與應(yīng)用項目工期可以分成很多，包括建設(shè)工期，施工工期等。每個項目工期的編制都應(yīng)根據(jù)合同簽訂的具體工期進(jìn)行編制。舉例說明：每個項目都有相應(yīng)合同工期，合同工期在我國基本為日歷工期，即包括星期六、星期天及節(jié)假日在內(nèi)的工期；而國外項目工期很多是不包括休息天在內(nèi)的工期。這個對我們編制計劃有很重要的指導(dǎo)作用。如果合同寫明按日歷天計算，在編制計劃時，應(yīng)把默認(rèn)的工作時間重新設(shè)置為包括星期六、星期天在內(nèi)，否則工期會產(chǎn)生很大的偏差，任務(wù)進(jìn)度也難以進(jìn)行控制。2、工時計算需要根據(jù)各公司管理水平確定Project中默認(rèn)工時單位是小時。因為MSProject軟件是國外的薪酬體系，基本上是按小時為單位計算，但我國的實際情況，目前還主要以工日薪酬計算，兩者看起來只是單位不同，但實際增加了管理難度。這就要求我們應(yīng)